讓而不爭、勤而不怨、盡心正務是祕書的本分。祕書熬更守夜、傷神累心、加班加點是家常便飯,但由於崗位的特殊性,還要堅持高標準、嚴要求。做祕書應提倡早來一點,晚走一點,多幹一點,幹好一點,對工作要盡心盡力,不能推三阻四。平時在做計劃安排時,要考慮自身的侷限性,量力而行,留有餘地,話不講滿。但凡定下來的事就要立説立行,説到做到,做一件成一件,不能虎頭蛇尾,半途而廢。要精益求精,慎重周詳,抓綱舉目,不出紕漏。一旦出現問題和差錯,也要敢於面對現實,承擔責任。
1、協助領導統籌/管理各個職能部門的工作落實,合理調配各部門之間的工作銜接,有效協助/解決各部門的工作難點;
2、負責公司大客户關係維護、公關、接待、商務洽談,有效促進公司各項業務合作,樹立良好的客户口碑;
3、對接公司對外各渠道資源引進、合作,如:政府單位、商會、媒體等,拓寬/推進公司對外宣傳信息;
4、負責辦公室文件檢查、分送和催辦,嚴格執行保密度對處理完畢的文件做好保管、清退或歸檔工作;
5、負責相關文稿的撰寫,協助領導起草各類信函、報告、通知、合同等文件並歸檔;
6、協助辦公室大、小型會議與外聯會議籌備工作、做好會前準備、會中服務、會後整理等工作;
7、完成領導交辦的其他任務;
(一)職責
1、認真執行黨和國家的方針政策與法律法規及公司各項規章制度。
2、協助領導做好各部門之間的綜合協調,負責本部行政管理和日常事務,當好領導的參謀助手。
3、綜合掌握全公司各項工作開展情況,負責綜合性的調研工作,及時收集處理有關信息,為領導決策提出建議。
4、組織總經理辦公會議及其他綜合性會議,組織起草半年、年度工作計劃、工作總結和全面性文件。組織編印公司信息、大事記。
5、負責組織全公司發文的審核稿和來往文、電的收發、呈報、傳遞、文印、分送等事項,檢查文電辦理情況;負責管理全公司印信。
6、協助公司領導加強對外聯絡,拓展公共關係,協調處理突發事件;組織處理信訪工作。負責本部室的安全生產工作。
7、負責組織綜合管理、法制、檔案、保密、法制、新聞宣傳、文史、督辦等工作。
8、負責本部室員的思想政治工作,管理、幫助、培養、激勵和督促下屬,造就高素質的忠誠員工。
完成領導交辦的其他工作。
(二)權限
1、受法人代表委託,對外代表企業、對內代表總經理,行使組織、協調的權限。
2、以公司名義發文的核稿確認權。
3、來人來賓接待標準的審批權,全公司會議的報批管理和經費決定權。
4、全公司辦公用品、設備計劃內經費的使用支配權。
5、全公司辦公、生產用房及員工宿舍的安排、使用、調整權。
6、全公司行政車輛的調度權。
7、依據物業管理合同對物業管理部門進行監督檢查考核權。
8、對公司內任何部門違反國家政策、法律的行為有權隨時予以糾正。
9、對公司內重大違反國家法律法規的行為,有權向公司領導出具法律意見書。
10、代理公司內處理法律事務,有權要求任何一個部門予以配合。
11、在相應職權範圍內的經濟合同的審批簽訂。
12、對本部員工崗位的調整權及職務聘任。解聘。獎懲的建議權。
13、對本部室員工績效考核基礎上的工資獎金分配權。
負責總經理日常事務安排。
負責總經理會議的準備和會議紀要。
負責總經理對各部門工作的傳達和督辦。
負責各部門子公司工作情況和信息收集彙總。
負責起草集團公司階段和年度工作總結報告。
配合總經理的對外聯絡和來賓接待。
配合總經理對外合作談判。
1、招聘:根據公司實際情況開展招聘工作,確定人員結構合理,保證公司人員供求平衡
2、薪酬和績效考核:根據公司實際情況,進行績效考核修改和推行
3、企業文化:幫助建立員工關係,組織員工的活動等
4、做好人事行政日常事務;
5、完成上級交辦的其他事宜。
1、總經辦接待工作:接聽電話;引導客人進入會議室,倒茶,通知相關人員會見;簽收信件快遞等;
2、各類行政公文(通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等)的起草、呈送、複印、分發、催辦、登記、清退、歸檔;
3、填報開發公司月報表,於次月12日上交報表;
4、編制房地產市場月報表;
5、填報統計(番禺統計)局房地產統計報表,每月月底前上交;統計年報於次年1月前上報;
6、公司各類檔案管理工作(歸檔、分發合同、借閲等);
7、公司營業執照年審,填報年檢報告書,準備年檢材料;
8、聯繫保險公司,購買公司車輛強制險及商業險;
9、公司網絡、辦公設備(電腦、複印機、打印機、指紋機等)維護、管理與報修;
10、跟進各部門合同審批單審批流程,合同款付款申請;
11、負責打掃會議室、總經辦衞生,以及會議室與總經辦花草的護理;
12、核算工地後勤費用、每月辦公室物業水電費;
13、制定月度物資使用計劃,做好物資的採購、驗收、入庫、發放和管理工作;
14、公司固定資產的管理,定期進行盤點;
15、每週預定團隊活動場地,準備相關物資(球、水等);
16、總經理、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。
由於祕書緊跟領導,身居要位,眾星捧月,難免有時飄飄然。因此祕書應時時注意把握分寸,不事張揚,始終保持低調。有的祕書頭腦發脹,忘乎所以,對上曲意逢迎,對下作威作福,陽奉陰違,自以為是,這樣遲早會翻車。祕書要眼觀六路,耳聽八方,見機行事,守土有責,找準自己的位置。遇到急難險重任務和突發事件時,一定要往前上,不能自亂方寸,畏首畏尾,或臨陣退縮。祕書在領導身邊協助工作,主要是為領導服務,要當好參謀助手,而不能行使領導職權。