1、目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務於公司各項工作。
2、適用範圍
本制度適用於集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材採購和管理。
3、職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理，採購與報廢的審核，辦用品的收發管理。
3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、並有責任愛護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁（總經理）負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備採購、維修、保養、報廢確認，網絡安全的管理。
3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監控。
4、辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品：
4.1.1辦公傢俱，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦枱、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、複印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、塗改液、剪刀、釘書釘、複寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、複印紙等。
4.2.2生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5、辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請處理。
5.2各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，批准後統一由行政助理負責採購。
5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批後再由人力資源及行政部實施採購。
5.5辦公設備及用品採購回公司，管理部門應先建檔登記，並及時通知相關部門領用。
6、辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續。
6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，並對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監督。
6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7、辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2個人使用電腦、複印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商來公司進行檢修。
7.3故障解決後填寫《辦公設備報修記錄表》，並由報修人簽字確認後，由人力資源及行政部存檔。
7.4經相關技術人員鑑定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；
7.4.2私自拆裝電腦、複印機等設備的；
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的；
7.4.4人為的損壞。
8、辦公設備的報廢
8.1凡屬於正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，説明原因和理由，部門負責人審核，並由信息部技術人員鑑定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，並在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見後交主管副總裁審批。
8.3經主管副總裁審批後《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，複印給財務部、辦理報廢手續，進行帳務處理，並辦理補充新設備的申購或領用手續。
9、辦公設備的外借，必須經公司主管副總裁批准後，到人力資源及行政部辦理外借登記手續。
10、辦公用品及設備的盤點制度
10.1行政助理每月底統計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。
10.2為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。
10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11、記錄表單
11.1個人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
為了分局辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用效率，特制定本制度。
一、適用範圍
本制度所指辦公設備主要包括電話、傳真機、電腦、打印機、複印機、照相機、桌椅、文件櫃等。
二、辦公設備日常使用和保養
1、使用設備前應詳細閲讀操作手冊，嚴格按照操作規範操作使用，指定固定資產管理人員主管負責監督檢查。
2、固定資產管理員對辦公設備保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。
3、辦公設備發生故障無法自行修理的，設備使用人應填寫設備維修單，經分局長簽字後，交固定資產管理員實施。
5、所有公用辦公設備由固定資產管理員統一管理。
5、固定資產管理員負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查，對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。
三、辦公設備分類管理
1、電腦的使用管理
實行專人專管。使用人負責日常操作，非本設備使用人員不得隨意使用。嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩遊戲。不得使用未經病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。嚴禁私自拷貝、泄露涉及分局有關涉密的文件資料。任何人未經他人同意，不得使用他人私人電腦。
2、電話的使用管理
電話由各辦公室統一負責管理，各工作人員負責監督並控制使用。通話應簡潔扼要，以免耗時佔線、浪費資金。禁止私事撥打長途電話
3、打印機、複印機的管理
個人所配打印機由使用人員負責日常管理；
公用複印機由當日值班人員負責管理，固定資產管理員負責監督檢查。
為確保複印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。
打印或者複印完成後，必須及時取走文件，防止失密。
4、傳真機使用管理
傳真機當日值班人員負責管理，固定資產管理員負責監督檢查。
不得使用傳真傳送個人資料，機密文件需經領導批准。
每天下班後，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。
四、其他辦公設備的使用管理專管專用，所有辦公設備都要指定專人使用，其他人員使用必須經設備設備負責人同意。
辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。
辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
辦公設備管理制度3
1、工作人員要妥善保管辦公設備（及所有附件），因個人管理和使用不當，導致設備丟失、損壞，影響正常工作，責任自負。
2、正常使用中（非人為因素），設備出現故障，由使用者告知領導，申請維修。
3、未經設備責任人許可，其他人員不得擅自使用他人設備。對因此而導致設備丟失、損壞、重要數據受損，影響正常工作，追究相關人員責任。
4、本社區設備為工作需要配備，任何人員不得擅自出借給外單位、部門或個人。確因工作需要，由借用單位、部門或個人書面申請，報經主管領導審批。未經許可，擅自借用保管設備，責任自負。
5、設備超出正常使用年限，無法保證工作需要，由使用者提出配件更換、升級或新設備採購計劃，報經領導審批。不再繼續使用的設備，及時入庫。
6、移動辦公設備外出使用，應妥善保管、使用，謹防遺失、損壞。
7、自覺遵守設備使用、保養規則，做好防水、防火、防震、防盜等安全，保障設備正常使用年限。
第一章、總則
第一條、為了加強公司辦公設備的管理，確保合理有效使用，特制訂本制度。
第二條、本制度中的辦公設備包括以下：計算機、打印機、複印機、掃描儀、傳真機、電話機等。
第二章、辦公設備的申請
第三條、因工作需要購買辦公設備的部門於當月20日前提出辦公設備需求申請，報辦公室、財務部、主管副總審核批准後，由辦公室統一列入下一月度預算。
第三章、辦公設備的採購
第四條、辦公設備原則上嚴格實行預算管理，統一採購。如有緊急情況，允許按預算外費用申請程序實施緊急採購，需總經理審批後採購。
第五條、預算獲批後，由辦公室執行採購，並辦理出入庫手續。第六條、貨物送達後，由辦公室文員負責進行核對、驗收，確定無誤後，辦理入庫手續。
第四章、辦公設備的領用
第七條、各科室填寫物品採購申請單，經辦公室、財務部負責人簽字後交行辦公室管理員，管理員核對後，在領用登記冊上做好登記，辦理出庫手續。
第八條、移動硬盤、筆記本電腦等便攜式辦公設備要辦理固定資
產借用單，在規定的使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司範圍內調動辦公設備“機隨人走”，公司範圍外調動的，辦公設備必須上交公司，同時撤回固定資產借用單。
第五章辦公設備的使用
辦公設備的管理和維護
第八條、辦公設備領取後，將開箱驗收記錄及説明書、保修卡等隨機資料移交辦公室存檔。
第九條、公司按照“誰使用，誰管理”的原則，對辦公設備進行日常管理，在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
第十條、辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類編號，並建立辦公設備管理台帳，每半年盤點清查一次，作到帳物相符。
第十一條、辦公室負責公司所有辦公設備的日常維修與保養。
第六章、報廢審核。
對於各部門提交的報廢物品清單，信息員要認真審核，確認不能再次利用後，經辦公室、財務部負責人簽字後方可作報廢處理。
第十二條、對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
第十三條、報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
為了加強辦公室設備的管理，提高辦公設備的使用效率和使用壽命，確保辦公設備安全、可靠、穩定的運行，根據超市的具體情況，特制定本規定。
1、辦公室祕書、各部門負責人為本超市辦公設備保管和使用的第一責任人，對本室辦公設備保管和使用工作負完全責任。
2、愛護辦公設備，嚴守操作規程，嚴禁私自拆卸和利用辦公設備辦私事、玩電遊等。
3、未經領導同意，不得將辦公設備外借或另作它用。
4、任何人未經領導批准，不能將專用辦公設備帶出辦公地點。
5、注意用電安全，做到人離電關。
一、電腦的使用管理規定
為了滿足辦公自動化管理的需要，提高電腦的使用效率，加強對電腦的管理和維護，特制定本規定：
1、辦公電腦分為系統專用電腦和對超市員工辦公開放電腦。
2、系統專用電腦實行專人負責保管，非保管員不得使用系統專用電腦，特殊工作需要除外，但需請示辦公室負責人。
3、上機人員必須掌握電腦操作技能，嚴格遵守電腦操作規程，注意安全操作，以防設備損壞。
4、指定專人負責電腦的使用和維護，未經電腦管理人的同意，不得擅自上機操作；未經許可，操作人員不得進行工作以外的操作。
5、禁止在電腦上玩遊戲，禁止登陸和下載不健康的內容，禁止從事其他與辦公無關的工作。
6、要愛護機器設備，發生故障及時報告並進行維修，建立微機檔案，對微機的相關軟硬件設備的使用及維護等進行登記。
7、注意防止電腦病毒感染，定期用病毒測試軟件進行檢測，一旦發現病毒要進行清理，若不能達到清理效果，應向領導報告，聘請有關專家處理。
8、凡涉祕材料的存貯和微機操作系統中的有關密碼均應採取相應的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉祕材料等。
9、注意維持機房整潔，機房內嚴禁堆放雜物和吸煙，經常對機房、機器進行必要的整理清掃，做好防塵、防濕、防高温工作。
二、打印機使用管理規定
打印機是為提高工作效率，適應辦公自動化配置的設備之一，為規範對打印機的管理，切實保證打印機的安全、正常、合理使用，特作如下規定：
1、打印機作為內部辦公設備，打印辦公資料、文件，不得對外開放。
2、複印、打印文件、資料時，必須登記、簽名，並註明所用紙張數
3、辦公室祕書負責打印機的管理、使用和保養，祕書不在時，超市員工如因工作需要可按正常操作規程使用打印機，使用後需登記。
4、打印機實行專人保管維護，非保管人員不得拆卸打印機。
5、超市員工打印大量資料時，須請示辦公室負責人。
6、全體超市員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。
三、辦公電話使用管理規定
為加強電話的管理，保證各項工作的正常進行，特如下規定。
1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。
2、因工作需要需通國內、國際長話或發傳真時，必須超市經理批准。
3、通話要簡明，避免長時間佔用線路。
4、非工作人員，未經許可，不得使用本超市電話設備。
5、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。
四、本規定自發布之日起執行。
遵照上級指示精神，為進一步加強本辦辦公信息系統管理，保證電腦、複印機設備良好運行，以充分發揮其作用和功能，現結合實際，制定本規定：
一、各處室的電腦及附屬設備由所在處室負責管理，綜合處按固定資產造冊登記。工作人員要加強電腦知識的學習，按規範要求正確操作使用，注意電腦設備的保養和維護，嚴防病毒侵入，保證正常運轉。工作時間不得利用電腦設備玩遊戲、看光盤，未經辦主任批准，任何處室不得自行調換、拆卸、處理電腦及附屬設備。
二、本辦複印機只為本辦正常辦公提供複印服務，凡與辦公無關的文件、資料一律不準複印。中央文件和機密級以上的文件一律不得複印。
為了厲行節約，複印文件的頁數和份數的總和在30張以上的，原則上到文印中心辦理。
複印機使用完畢，需切斷電源，防止事故隱患，將廢舊的紙張進行清理，以保持機器周圍的整潔。
三、本辦各處室配置的音響、投影、攝像、照相機等設備，要專人保管，專人使用。
四、新購置辦公設備須按經費開支規定報辦領導批准後方可辦理。
五、本辦所有辦公設備的保養維修，需報綜合處由綜合處聯繫設備維修的有關事宜。
為了保證公司辦公設備正常運轉，提高辦公設備工作效率和使用效率，特制定本制度：（本制度辦公設備包括電話、電腦、打印機、收銀機、驗鈔機、空調等）
一、每台電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。
二、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬於公司機密，未經批准不得向任何人泄露。
三、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項。
四、上班時間人員短時間離開電腦，必須設置為密碼保護界面，下班後所有設備（服務器除外）必須關閉。
五、辦公室空調不得隨意開啟，嚴禁出現辦公室無人情況下的運轉。
六、打印機、複印機嚴禁長時間打複印。收貨部打印機使用頻率較高，紙屑產生較多，致使散熱效果變差。為了避免機器温度過高而影響使用壽命，需要關閉電源後進行定期清掃。（每週一次）
七、設備出現故障，嚴禁私自拆卸，第一時間上報且由專業人員來完成維修。
八、愛護設備，不得野蠻使用。原則上採用“誰使用、誰負責”。
九、如出現上述情況的任何一項，每次考核20元。
十、本制度從下發之日起執行
xxx
20xx年xx月xx日
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用，並進一步提高員工的計算機應用水平，把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程，特制定本制度。
2.0、範圍
計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等專用於公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。
3.0、職責
3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。
3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的採購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。
3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。
3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
4.0、作業內容
4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。（詳見流程圖）
4.2、流程圖相關事項説明
4.2.1、辦公設備請購
、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認後提交信息管理課（若同一部門多個員工均須請購，則由部門彙總、部長簽字，統一提交信息管理課）。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見（包括預計費用），依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排採購（若有庫存貨，則直接按領用程序領用）；在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批後，由信息管理課安排採購（若有庫存貨，則直接按領用程序領用）。採購審批權限參照《財務審批制度》。
4.2.2、辦公設備入庫、驗收
、採購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格後，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設備領用與配置
、計算機等辦公設備專用於員工辦公使用，不得挪於非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務説明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批後，到信息管理課領用。
、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長簽字後，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長、分管總監簽字，提交人力資源總監審核，報總裁批准後，交信息管理課負責辦理。
4.2.3、辦公設備使用與維護
、計算機及附屬設備的使用與維護
、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動（調崗、離職等），辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。
、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處於整潔、無灰塵的狀態。
、規定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種遊戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，並對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執行。
、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒後，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。
、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。
、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。
、電腦使用人須遵守公司的保密規定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。
、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。
、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規範進行關機。
、電腦使用人須經信息管理課確認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗（參見《員工培訓管理制度》）。非計算機使用人不得上機操作，如有發現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切後果自負。
、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料彙總做成光盤作永久性保存。
、打印機的日常使用中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作説明操作。
、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護
、以上辦公設備操作，詳見《使用説明書》，出現故障須叫專業人員維修。
、若使用過程中出現人為損壞，經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。
4.2.4、辦公設備的維修
、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯繫單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯繫單”安排技術人員進行維修。修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”上簽字、確認。
、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”；若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯繫單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修服務聯繫單”安排相關技術人員維修，修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”確認、簽字。
、所有辦公設備，在保修期內，參照《設備保修協議》執行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員（可以外請，涉及費用須事先上報核准）進行維修。
4.2.5、辦公設備的'報廢認定與處理
、計算機、打印機、複印機、傳真機等辦公用品，由於故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。
、資材管理部確認無誤後，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，進行出售或報廢處理。
、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。
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