1.電話
（1）公司電話設備專為保障公司各項業務工作得以順利進行而配備，必須嚴格按規定使用，無故損壞應賠償；
（2）公司各部門辦公區域，因公事要求申請安裝電話，須由部門或個人提出申請，辦公室統一辦理，報總經理審批後，交工程部實施。
（3）公司各部門職員辦公用電話，除總經理辦公室電話及傳真機外，其餘均不具有國際、國內長途功能，任何人不得以任何理由申請開啟ddd、idd功能，確因公需撥打長途的，應填寫長途申請單，經辦公室審批後指定撥發。
（4）不準用公司電話聊天及處理私人事務。
2.傳真機
為確保公司傳真機暢通，未經許可，任何人不得使用傳真機掛拔市內及長途電話。公司傳真機使用管理規則同長途電話管理規則。
複印、電腦、打印機
（1）複印、打字是公司文書機要崗位，工作人員應嚴守崗位，非指定人員不得使用；
（2）複印機保證每天上午8:15開機，下午5:30關機；
（3）使用複印機、電腦、打印機應遵守操作規程，注意愛護。
公司所有計算機及相關設備均屬公司為支持各部門日常工作而配備，員工應愛護公司各種辦公設備，定期維護和清潔，保持機器運轉正常，並嚴格履行本規定中所述條款：
1、本制度所指的辦公設備包括：計算機、交換機、路由器、防火牆、UPS電源、複印機、打印機、掃描儀、裝訂機、空調、辦公桌、椅、飲水機等；
2、所有辦公設備均由辦公室網絡管理員登記《辦公設備設施明細賬》，並指定相關部門專人負責；
3、各部門後勤人員負責組織本部門所有員工對本人所使用設備每月25日前統一進行全面維護一次，包括設備清潔、系統維護、殺毒升級、安全檢查、資料備份等，如不按規定維護者，造成損失由責任人承擔因此造成的維修費用；
4、辦公用電腦及相關設備為方便辦公而設置，任何時間均不準瀏覽無關網站、聊天，不準打電腦遊戲或看與工作無關的東西；
5、操作計算機時不準吸煙，保持操作鍵盤的清潔、乾淨，飲水時遠離計算機；
6、部門經理負責督導員工進行設備安全防範，要求每台電腦必須設置密碼保護，未經授權，其他使用者不得私自進行電腦操作。若發現未經本人許可，操作他人設備造成設備損壞或影響正常工作的，由責任人承擔，造成經濟損失時按損失情況賠償；
7、部門經理對本部門計算機及相關設備的安全承擔責任，非特別理由並經領導批准不準外借，否則一切責任由設備所在部門經理或主管承擔；
8、公司全體員工要愛護並主動維護公司各類辦公設備，凡發現故意損壞公司辦公室設備的，除按規定處罰外，由責任人承擔因此造成的損失及後果；
9、凡各部門更新或新增電腦、電腦附件等辦公設備，須及時向公司領導提出申請，經核准後，報辦公室統一安排購買，任何人未經批准擅自購買電腦及相關設備，則視為個人行為，一切費用由個人承擔；
10、員工離職時，部門經理負責安排其與本部門人員提前做好辦公設備移交工作。
11、為維護公司安全環境，消除各類安全隱患，同時加強成本控制，杜絕無謂浪費，特對辦公設備做以下規範：
1)電腦、複印件、傳真機等辦公機具待機時間規範
各部門應盡力減少各種辦公機具待機時間，人離開電腦超過10分鐘以上的，需關閉顯示器電源；離開電腦超過半個小時的，需關閉主機或將電腦轉入休眠狀態。中午、下午下班時，所有電腦、打印機、傳真機、飲水機（中午根據工作需要可不關閉電腦主機，飲水機）等需關閉。對於未按規定關閉電腦主機、顯示器、筆記本電腦、打印機、傳真機、飲水機等辦公機具的，每人次罰款10元。
2)照明燈具開關規定
白天室內能見度達到正常辦公需要時，請關閉照明燈具。每天中午、下午下班時，室內有人工作需要加班除外，需將室內照明燈關閉。未按規定關閉照明燈的，每房間/次罰款10-30元（按照房間大小計算，每小間10元）。
3)空調開關規定
夏季室温高於26℃，冬季室温低於15℃時，方可開啟空調。空調設定温度，夏季不得低於26℃，冬季不得高於20℃。下班後（加班除外）須關閉空調。未按規定使用空調者，每次罰款20元；未按規定關閉空調者，每次罰款50元。
4)公司內部（含各科室，生產車間，會議室，傳達室，員工宿舍，浴室，衞生間，走廊等）嚴禁使用各類如電磁爐，電飯煲，電暖氣，電熱水器等私備電器（員工宿舍居住人員可到傳達室打熱水），違者罰款50元，造成損失的，當事人同時承擔全部責任。在公司居住員工違規，除上述處罰外，同時取消其在公司居住資格；
5)自來水使用規定：
全體員工請節約使用水資源，洗手或洗碗時，請將水流開至適中，離開時，隨手關閉水龍頭。使用後不關閉水龍頭者，每發現一次罰款20元。
以上規範的執行由公司辦公室組織隨機檢查結果為準，對於有明確責任人的辦公機具違規使用，以責任人為處罰對象；對於各區域公共機具的違規使用，對所屬房間的負責人處罰。
辦公室設備管理規定
1.目的
規範辦公設備管理，保證辦公設備的正常使用，合理控制辦公費用。
2.適用範圍
本規定適用於能多次重複使用並保持原有實物形態，正常使用壽命在1年以上的辦公設備及用品的使用和管理。
3.職責
副總經理負責審批各部門辦公設備的申購及報廢。
辦公室與財務部負責建立健全辦公設備管理制度，並監督落實相關工作。
各部門負責人負責本部門辦公設備的申購及監控管理。品質管理部負責組織辦公設備維修保養分包服務的評價與選擇。
行政祕書負責責任範圍內辦公設備的維保和責任範圍外辦公設備監督管理。
網絡管理員負責協助辦公設備分包服務與日常管理的監控。辦公設備領用人負責所領用辦公設備的保管和日常維護。
4．內容及過程控制辦公設備範圍：
辦公設備包括計算機及附屬設備、網絡設施、打印機、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、採訪機、錄音筆、投影儀等專用於公司辦公、會務及培訓所用的資訊設備。
辦公設備的申購和領用
各部門、維修站根據工作需要通過《固定資產申購單》形式申購辦公設備，經分管領導、總經理審批後，交採購管理員統一採購。
新購入的辦公設備驗收合格入庫後，由倉庫管理員通知申購部門領用，並在《固定資產/低值易耗品出庫登記表》上做好登記。
各部門後勤管理員每月根據倉庫提供的《固定資產/低值易耗品出庫登記表》，錄入部門《資產台帳》中；領用部門對辦公設備指定專人保管，建立《公司資產個人管理登記卡》並辦理保管手續。
保管人因工作變動需將辦公設備轉交他人，由部門負責人指定接管人，並負責監交，暫時沒有接管人的物品，統一由後勤管理員接管。移交完畢後，詳細填寫《資產移交單》，經部門負責人、原保管人、接管人簽字後，在部門後勤管理員處重新辦理《公司資產個人保管登記卡》變更手續。
辦公設備維修維護分包
各部門根據實際情況，以書面形式向總經理提出辦公設備維修維護分包服務需求，批准後由品質管理部安排分包服務方評價選擇工作，詳見《物業服務分包管理程序》。公司本部相關分包需求由人事行政部統一提出。
各部門後勤管理員按照《辦公設備維護保養分包服務合同》監控辦公設備維修維護分包服務質量，結算分包服務費，並對不合格服務方提出更換申請。
辦公設備使用與維護：保管人/使用人應定期聯繫設備維護服務商對辦公設備進行檢測、維護，並在《辦公設備維護保養記錄單》做好維護保養記錄；
計算機及附屬設備的使用與維護
1）計算機由使用人辦理保管手續後，保管責任移交至使用人。
2）嚴格按計算機操作規定進行操作。
3）保持計算機及相關設備整潔、無灰塵。
4）計算機出現故障後，應立即通知分包方或後勤管理員聯繫維修，計算機及附屬設
備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、
更換配置、隨意搬離辦公地點。
5）計算機使用人須遵守公司保密管理規定，做好計算機資料的保
密措施，不得向公司外部人員泄露。
6）計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，如有特殊要求，可刻制光盤作永久性保存。
7）計算機使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實後，按照原價賠償。
8）打印機的日常使用中，色帶、墨盒用完需及時更換，更換時嚴格按操作説明操作。
複印機、傳真機的使用與維護
1）由各部門指定專人負責對機器進行管理，定期保養；
2）嚴格按照規定規程進行操作；
3）保持設備的乾淨整潔；
4）若違規操作導致設備損壞，應追究使用人相應責任並根據情況進行賠償；
辦公設備的維修
所有辦公設備，在保修期內，參照《公共設備維修保養分包服務協議書》執行；保修期外，參照《物業服務分包管理程序》，安排外包辦公設備維修服務商進行維修。
辦公設備在使用過程中出現故障，保管/使用人應及時聯繫設備維護方對設備進行檢測、檢修，並填寫在《機器故障表》做好維護保養記錄，設備維修時若涉及到更換配件，須經公司專業人員核驗後，報歸口部門經理審批後方可維修。修好後，保管/使用人、公司專業人員須在《機器故障表》上簽字、確認。
辦公設備的報廢認定與處理
辦公設備故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫《物品報廢單》，經部門經理審批後交人事行政部進行審核，報總經理批准。
批准報廢的辦公設備交倉庫管理員入庫並登記。後勤管理員出售或報廢處理物品時應填寫《資產處置申請表》交歸口部門經理審核後，再進行出售或報廢處理。
後勤管理員出售或報廢處理的辦公設備，其收入上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行帳務處理。
5.文件
無
6.質量記錄
《固定資產申購單》OA流程
《資產台帳》以電子文本形式或帳本形式記錄
《資產移交單》
《公司資產個人保管登記卡》
《機器故障表》
《物品報廢單》
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