在第一階段質量管理體系策劃時應包括管理評審的策劃,管理評審的時機可根據公司實際情況而定。但在第三方認證前須進行一次,另在企業組織架構、資源有重大變化時可適當增加管理評審次數。
管理評審策劃內容包括:管理評審的目的、依據、內容、評審方法、時間安排、與會人員及準備工作要求等。策劃結果應形成書面文件,以管理評審年度計劃和管理評審實施計劃的形式發至參加評審人員及相關部門。管理評審會議由最高管理者主持。
“組織的知識”在新版質量管理體系標準中是一個新條款,雖然目前企業在實際運作過程中或多或少有了一點應用,但是和標準要求還存在一定距離,例如:還存在着保留大量數據未進行分析;同類問題在組織內部重複發生;解決問題後並未納入規範;重要的隱性知識掌握在少數幾個員工手中,又無防止流失的措施等現象,為此筆者根據自己的工作經驗和對標準的理解,對組織知識管理工作提出以上建議,供參考,不足之處敬請讀者諒解,也請讀者批評指正。
2.1體系文件編制
為驗證公司建立體系文件與質量管理體系標準的符合性和有效性,識別改進的機會。在體系文件試運行期間進行一次內部審核,審核的依據是:ISO/TS16949標準、質量手冊、程序文件及法律法規等。審核前由質量管理者代表任命審核組長,審核組長負責組建審核組、編制審核實施計劃及審核提問表等,審核提問表需提前發放至受審核部門。審核員不得審核自己的工作。
審核過程發現的問題由審核員發出不符合項報告,責任部門限期整改。對審核中發現文件與標準條款不一致或文件不可操作等問題則與文件試運行的問題一併整改。
為確保工作順利開展,每項工作的開展均應參照PDCA模式在開始前進行策劃,質量管理體系建設也一樣。應成立由公司高層領導參與的質量體系推進小組,小組的主要職責是:編制體系建設計劃、制訂質量方針和目標、體系文件的編制和評審、確定體系的範圍以及是否需請諮詢公司等。
3.1 體系文件試運行
初版體系文件生效後先試運行,試運行時間一般2~3個月。
文件生效後文件編制負責人務必對相關人員進行內容宣貫,必要時進行宣貫效果測試。試運行期間,各部門主管要監督指導部門員工按體系文件要求作業,並收集試運行相關信息。在試運行1個月後總結試運行情況並形成報告,在體系運行彙報會時進行討論交流。
體系文件試運行期間質量部負責進行一次全面檢查,檢查內容包括:文件與實際操作的一致性、實際使用表單與隨文件生效表單的一致性以及文件運行過程中產生的問題等。並對發現的問題及時與責任部門溝通整改。
文件試運行結束後由質量部彙總各部門運行中的問題,統一規劃整改。