第一章
總則
第一條
為加強本小額貸款有限責任公司（以下簡稱公司）財務管理，根據《企業財務通則》、《金融企業財務制度》、《**小額貸款有限責任公司章程》、《關於小額貸款公司試點的指導意見》和税法等法律、法規規定，特制定本制度。
第二條
公司財務實行收支兩條線管理。
第三條
公司應依法自主經營、自負盈虧、自擔風險、自我約束，其財務管理以提高經濟效益為中心，建立健全內部財務制度，規範財務行為，如實反映經營狀況，維護投資者和債權人的合法權益。
第四條
公司財務工作實行總經理負責制，同時接受廣大股東的民主管理和監督。重大財務事項、年度財務預算和財務決算方案、利潤分配方案和虧損彌補方案必須經股東大會審議批准，並按年向股東大會報告財務狀況。
第五條
公司應遵守國家法律、法規和財政、金融政策，並按現行税收法律、法規的規定，依法計算和繳納國家税收，接受税務機關的税收、財務監督管理。
第六條
公司收入、成本的確定，應遵循權責發生制原則。
第二章
所有者權益和負債
第七條
所有者權益是投資者對公司淨資產的所有權，包括實收資本、資本公積、盈餘公積和未分配利潤。
第八條
公司的實收資本是指股東繳納的股本金和公司資本公積、盈餘公積按法定程序轉增形成的資本金。
第九條
股東應按照出資比例或公司章程規定，分享收益和承擔風險。
第十條
股東投入公司的資本，按實際投入數額計價。公司對實收資本依法享有經營權。
第十一條
公司資本公積包括：在籌集資本過程中，投資者實際繳付的出資額超出其認繳出資額的差額；接受捐贈的資產；按國家規定增加的資本公積。資本公積可以按法定程序轉增資本金。
第十二條
公司盈餘公積是從税後利潤中提取的法定盈餘公積和公益金。法定盈餘公積可用於彌補虧損和轉增資本金。法定盈餘公積按規定轉增資本金後，留存的法定盈餘公積不少於註冊資本的25%。
第十三條
公司未分配利潤是留於以後年度分配的利潤或待分配利潤。
第十四條
公司的負債包括各項借入資金、各種應付款項和其他負債等。負債按承擔經濟義務的期限長短，分為流動負債和長期負債。其中：流動負債為期限在1年期（含1年）以下的各項負債；長期負債為期限在1年期以上的各項負債。各項負債按實際發生額計價。
第三章
固定資產
第十五條
固定資產是指公司生產經營、提供勞務、出租或者經營管理而持有的，使用年限超過12個月的非貨幣性資產，包括房屋、建築物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產經營活動有關的設備、器具、工具等。
當一項固定資產的某組成部分在使用效能上與該項資產相對獨立，並且具有不同使用年限時，應將該組成部分單獨確認為固定資產。
公司因業務需要而購建的大、中型計算機網絡（包括硬件購置費及軟件開發、購置費），應作為固定資產進行管理。
第十六條
固定資產按以下原則計價：
（一）外購的固定資產，以購買價款和支付的相關税費以及直接歸屬於使該項資產達到預定用途發生的其他支出為計價基礎；
（二）自行建造的固定資產，以竣工結算前發生的支出為計價基礎；
（三）在原有固定資產基礎上改建、擴建的，按原固定資產的價值加上改建、擴建發生的實際支出，扣除改建、擴建過程中產生的變價收入後的金額計價。
（四）接受捐贈的固定資產，按所附票據或資產驗收清單所列金額，加上由本社負擔的運輸、保險、安裝等費用計價。無發票賬單的，根據同類固定資產的公允價值計價。
（五）融資租入的固定資產（房屋、建築物等不動產除外），按租賃合同或協議確定的價款加上支付的運輸費、途中保險費、包裝費、安裝費、利息支出和外幣摺合差額等計價。
（六）盤盈的固定資產，按照同類固定資產的重置價值（指按公允價值重新購置某項固定資產所需支付的金額）計價。
（七）換取的固定資產，是指用本社固定資產，交換取得其他企業、單位或個人資產，作為本社的固定資產。
換取的固定資產，以重置價值為原值，以換出的固定資產的合同或協議確定的價值加上（或減去）另外支付（或收取）的金額為淨值。換出固定資產的合同或協議確定的價值與其賬面淨值的差額作為當期損益。
第十七條
公司要定期或不定期地對固定資產進行全面的盤點、清查，每年不得少於一次。對盤盈、盤虧、報廢、毀損的固定資產，應查明原因，明確責任，及時處理。
固定資產有償轉讓、清理、報廢和盤盈、盤虧、毀損的淨收益或淨損失，計入營業外收入或營業外支出。
第十八條
發生的固定資產產權轉移、兼併、清算等事宜，均應對固定資產價值進行評估。
第十九條
在建工程包括施工前期準備、正在施工中和雖已完工但尚未交付使用的建築工程和安裝工程。在建工程按實際成本計價。
第二十條
在建工程發生毀損或報廢，在扣除殘料價值和過失人或者保險公司等賠款後的淨損失，計入施工的工程成本。單項工程報廢以及由於非常原因造成的毀損或者報廢的淨損失在籌建期間發生的，計入開辦費，在投入使用以後發生的，計入營業外支出。
第二十一條
雖已交付使用但尚未辦理竣工決算的工程，自交付使用之日起，按照工程預算、造價或者工程成本等資料，估價轉入固定資產，並按規定計提折舊。竣工決算辦理完畢後，按照決算數調整估價和已計提的折舊。
第二十二條
應按月（或季）計提固定資產折舊，計入當期成本。當月投入使用的固定資產，從投入使用月份的次月起計提折舊；當月停止使用的固定資產，從停用月份的次月起停止計提折舊。
第二十三條
下列固定資產計提折舊：
（一）房屋和建築物；
（二）在用的各類設備；
（三）季節性停用、維修停用的設備；
（四）以經營租賃方式租出的固定資產；
（五）以融資租賃方式租入（房屋、建築物等不動產除外）的固定資產。
第二十四條
下列固定資產不計提折舊：
（一）已估價單獨入賬的土地；
（二）房屋和建築物以外的未使用、不需用的固定資產；
（三）建設工程交付使用前的固定資產；
（四）以經營租賃方式租入的固定資產；
（五）已提足折舊繼續使用的固定資產；
（六）提前報廢和淘汰的固定資產；
（七）經批准已在管理費列支的固定資產；
（八）國家規定其他不計提折舊的固定資產。
第二十五條
固定資產折舊率應按固定資產原值、預計淨殘值率和分類折舊年限計算確定。淨殘值率一般按固定資產原值的3%--5%確定（對清理費用大於或等於殘值的，淨殘值率可以從簡不計）。
固定資產折舊年限按以下年限掌握：
（一）房屋、建築物為20年；
（二）機器、機械及其他設備為10年；
（三）電子設備、運輸工具、器具、傢俱等為5年。
第二十六條
公司採用平均年限折舊方法計提固定資產折舊。
其計算方式如下：
年折舊率=（1-預計淨殘值率）÷折舊年限×100%
季折舊額=原值×年折舊率÷4
月折舊額=原值×年折舊率÷12
第二十七條
發生的固定資產修理費（包括裝修費）支出，計入當期成本。修理費用發生不均衡的，可作為遞延資產分期攤入成本。
第二十八條
公司應指定固定資產日常管理部門，負責固定資產的採購、驗收、維修、盤點、處置。建立健全專人負責和維修保養制度。固定資產原則上由使用人負責保管，發生人為損壞，應由有關責任人負責賠償。
第二十九條
購置固定資產，應由使用部門向固定資產管理部門提出申請，經公司董事會研究同意後購置，大宗物品應採用招標形式採購。第四章
現金資產
第三十條
現金資產包括庫存現金、存放同業款項。
第三十一條
公司應配備專職出納人員，負責現金的收繳、支出和存放同業存款的賬務核算及對賬工作。
第三十二條
辦理現金出納業務，必須做到錢賬分管，及時核對庫款，賬款相符。
第三十三條
出納長短款的`處理按公司相關崗責任制規定執行。
第四章
投資及證券
第三十四條
公司可以採用購買國債、金融債券等有價憑證的形式開展投資業務，也可以向有關辦理結算和資金清算業務的服務機構投資入股。公 司對外投資包括短期投資和長期投資。
短期投資是指公司購入的各種準備隨時變現，持有時間在1年以內（含1年）的有價證券。
長期投資是指公司購入的在1年內不能變現的或不準備隨時變現的有價證券和股權投資。
第三十五條
公司購買的有價證券按經營目的不同，分為投資性證券和經營性證券。投資性證券是指長期持有，到期收回本息，以獲取利息為目的而購入的有價證券；經營性證券是指通過市場買賣以賺取差價為目的而購入的有價證券。
第四十條
公司的各種投資應按實際成本計價。出售經營性證券應採用加權平均法確定其實際成本。
第三十六條
公司投資業務的賬務核算及投資收益或投資損失的損益處理按《企業會計制度》及相關《準則》執行。
第五章
其他類資產
第三十七條
公司的其他類資產包括無形資產、遞延資產和其他資產。
第三十八條
無形資產是公司長期使用但是沒有實物形態的資產，包括專利權、著作權、租賃權、土地使用權、商譽和非專利技術等。
第三十九條
無形資產按取得時的實際成本計價：
（一）購入的無形資產按照實際支付的價款計價。
（二）接受捐贈的無形資產，按所附單證或參照同類無形資產市場價格計價。
（三）自行開發並已取得法律承認的無形資產，按開發過程中的實際成本計價，如計算機軟件開發。
第四十條
無形資產自開始使用之日起在有效使用期內平均攤入成本。
（一）計算機軟件費用攤銷期不短於2年。
（二）土地使用權費用攤銷期不短於10年。
第四十一條
公司轉讓無形資產取得的淨收入，除國家另有規定外，計入其他營業收入。
第四十二條
無形資產的賬務核算執行《企業財務制度》的相關規定。
第四十三條
開辦費自營業之日起一次攤入營業費用，以經營租賃方式租入的固定資產改良支出，按照有效租賃期限和耐用期限孰短的原則分期攤銷。
第六章
收入
第四十四條
公司的收入是指從事資金運作、諮詢等業務和為股東、客户提供管理服務取得的收入。包括貸款利息收入、存放金融機構款項收入、手續費收入、其他營業收入、投資收入、營業外收入等。
（一）貸款利息收入是指公司發放貸款利息收入和逾期罰息收入，存放金融機構款項收入
是指公司存入銀行及其他金融機構資金的利息收入。
（二）手續費收入是指公司辦理承兑匯票貼現取得的息差、手續費和為股東、客户提供的科技支持等服務取得的手續費收入。
（三）其他營業收入
是指公司開展諮詢業務等取得的收入。
（四）投資收益
是指公司購買債券的實收和應收利息以及投資入股分得的利潤。
（五）營業外收入
是指公司辦理其它事項時取得的收入，如固定資產經營性租賃收入、固定資產盤盈、固定資產清理淨收益、教育費附加返還款、出納長款收入、因債權人的特殊原因確實無法支付的應付款項等。
第四十五條
公司應依法合規取得各項收入，並即時納入會計賬核算。除行政管理費收入外，其他各項收入賬務核算範圍及方法執行税收法規的相關規定。
第七章
成本費用
第四十六條
成本費用是指公司從事資金運作、諮詢等業務和為股東、客户提供管理服務支付的費用。包括借款利息支出、匯票貼現差額支出、行政管理費支出、手續費支出、營業費用、其他營業支出、營業税及附加、營業外支出、所得税、以前年度損益調整等。
（一）借款利息支出
指公司向銀行及其他金融機構之間在政策允許範圍內融入資金髮生的利息支出等。其中如有當年應支付而未支付的利息，應逐筆計算應付利息，計入當年損益。
（二）業務及管理費支出
是指公司的基本職能所發生的各項費用。
1、宣傳費
開展各項業務宣傳活動支付的費用。
2、印刷費
印刷業務報表、文件資料等支付的費用。
3、電子設備運轉費
購置計算機的配套設備、專用紙張、色帶、軟盤等費用。
4、保險費
向保險公司投保支付的保險費。
5、郵電費
電話安裝費、月租費、電話費、線路租用費、郵費等支出。
6、諮詢費
聘請經濟技術顧問、法律顧問、律師等支付的費用。
7、職工工資
職工、臨時工的工資、各種津貼、獎金、補貼等。
8、職工福利費
職工的醫藥費、集體福利費等開支。
9、職工培訓及教育費
對轄內職工進行教育培訓的費用和培訓基地的教育費開支。
10、勞動保護費
按照國家有關規定支付的勞動保護費。
11、勞動、醫療及失業保險金
職工異地安家補助費、六個月以上病假人員工資、死亡喪葬補助費、撫卹金、離退休人員經費、按規定提取支付的職工養老保險金、失業保險金、醫療保險等費用。
12、辦公費
購置辦公用品、訂閲公用書報雜誌等費用。
13、差旅費
職工因公出差、工作調動或探親等，報銷的車、船、飛機費及出差補助費、住宿費等。
14、水電費
公用水電費支出。
15、會議費
各項會議費用，包括會議支付的伙食費、住宿費、場租費及文具、紙張等其他費用。
16、交通用具費
使用和修理維護工作車輛開支的費用。
17、租賃費
因管理工作需要以經營租賃方式租入辦公用房、電子設備、汽車及其他固定資產所支付的租金。
18、修理費
包括固定資產和低值易耗品的修理費用。
19、取暖及降温費
取暖和降温開支的費用。
20、固定資產購置費
因工作需要並經董事會批准後購置固定資產支付的費用。
21、困難補助費
對股東、職工個人的困難補助費用。
22、其他支出
經批准的其他支出。如業務接待費、安全防衞費、訴訟費、公證費、審計費等。
（三）營業費用
是指公司在在辦理科技支持等服務過程中發生的費用。
（四）手續費支出
是指公司在辦理科技支持等服務過程中發生的手續費。
（五）其他營業支出
是指公司開展業務過程中不屬於以上三項的其他成本支出，包括固定資產折舊、呆賬準備、流動資產盤虧及毀損、投資業務發生的損失等。
（六）營業税金及附加
是指公司按税法規定交納的税金，如營業税、城市建設維護税、教育費附加、水利建設資金、綜合規費等。
（七）營業外支出
是指公司辦理其它事項時發生的費用，如非常損失、固定資產盤虧及清理損失、出納賠款等。
（八）所得税
是指公司按規定交納的所得税。
（九）以前年度損益調整
是指公司本年度發生的調整以前年度損益事項。
第四十七條
公司應建立分級授權的審批制度。第五十五條
行政管理費核算、其他成本費用的核算，應執行税法和公司章程相關規定。
第八章
利潤及分配
第四十八條公司利潤包括營業利潤、投資收益以及營業外收支淨額。公司發生的年度虧損，可以用下一年度的利潤在税前彌補；下一年度利潤彌補不足的，可以在5年內延續彌補；5年內不足彌補的，用税後利潤彌補。
第四十九條
公司依法納税，税後可分配利潤按下列順序分配：
1、彌補以前年度虧損；
2、按10%提取盈餘公積；
3、按10%提取公益金；
6、向股東分配利潤。
第九章
財務報告
第五十條
財務報告是公司反映財務狀況和經營成果的總結性書面文件，包括財務報表和財務情況説明書。
第五十一條
財務報表包括業務狀況表、資產負債表、損益表、現金流量表及其附表。
第五十二條
財務報表和財務情況説明書應列示的項目和內容，按公司章程的有關規定辦理。
第五十三條
財務部門要按季向公司理事會報告財務收支情況。
第五十四條
公司按年向股東大會以及有關部門提供財務報告。
1、營業執照或事業、社會團體等機構證明（複印件）
2、法定代表人身份證明或法人授權委託證明書（原件或複印件）、簽字樣本（原件），法人代表更換文件，董事簽字樣本（原件）
3、法人（組織機構）代碼證（複印件）、税務登記證明（複印件）、生產經營許可證（複印件）、產品質量認證書（複印件）等
4、貸款卡（證)(複印件）、最近貸款卡查詢記錄和企業信用等級認定書
5、公司合同或章程（複印件）、成立文件
6、會計事務所出具的驗資報告，企業主要資產明細材料
7、客户近3年及近期的財務報告（原件或複印件），以及有權部門對年度財務報表的審查證明、
8、信貸業務申報書
9、開户證明（複印件）
10、有權部門批准成立事業單位機構設置的文件（複印件）
13、信貸資產風險分類認定工作底稿和客户背景材料
14、與本公司簽定的信貸業務合作協議
15、企業分立、合併、轉制（全套材料）、更名等文件
16、企業主要資產的權屬證明材料
17、建築安裝企業另需材料：承建資格證書（複印件）、資質等級證書（複印件）、建築安裝企業施工安全資質證（複印件）
18、房地產企業另需材料：資質等級證書（複印件）、土地使用權證或土地使用出讓合同、建設工程規劃許可證、建設用地規劃許可證、建設工程開工許可證、商品房（預)銷售許可證(如有）
21、信貸業務申請書及附件（原件），有效的商品購銷合同
22、董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明（原件）
23、第三方提供保證所需文件：
（1）同意保證意向書（原件）
（2）董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明（原件）
（3)保證人基本情況材料，包括：營業執照（複印件）、法定代表人身份證明（原件或複印件）、簽字樣本（原件）、法人組織機構代碼證（複印件）、貸款證（卡）(複印件）、公司合同或章程（複印件）、客户近3年及近期財會報告（原件或複印件）、有權部門批准成立事業單位機構設置的文件（複印件）、擔保評價報告（原件）、履行保證責任通知書
24、抵押或質押方式所需文件：
（1）同意抵、質押意向書（原件）
（2)抵押（質）物評估報告(原件）
（3）評估單位資格證明（複印件）
（4）抵押物（質物）權利證書，如土地使用權證、房屋產權使用證（複印件）
（5)有處分權人同意抵押（質押）的證明文件，包括：董事會同意抵（質）押的決議或具有同等效力的證明（原件）、第三人同意提供抵（質）押的書面申明（原件）、全體共有人同意抵（質）押的證明（原件）、海關同意抵（質）押的聲明等（原件）、國有資產管理部門對企業關鍵設備同意抵押的證明（原件）、其它有權機構同意抵（質）押的證明(原件）
（6)抵（質）押人有關身份證明(原件或複印件）
（7)抵（質）押物保險單據(原件或複印件）
（8)抵（質）押登記證明(原件）
（9）質物不予掛失的登記證明（原件）
25、信貸業務評價報告（原件）
26、信貸審批決策文件（原件）
27、各類信貸合同（原件）
28、各類保證合同、抵押合同、質押合同（原件）
29、核定貸款指標通知單（放款通知書）
30、貸款轉存憑證（提款通知單）
31、信貸業務發放（辦理）後至回收期間
（1）歷次信貸資產檢查報告及信貸後評價報告（原件）
（2）提前還款申請書
（3）調整利率通知書
（4）信貸到期通知書
（5）提前歸還貸款通知書
（6）催收利息通知書
（7）逾期貸款（墊款）催收通知書及回執
（8）貸款展期申請書及調查評價報告（原件）
（9）展期還款協議書及擔保文件（原件）
（10）貸款還款憑證。
（11）不良資產化解專題報告（原件）
（12）擔保物、償債物領用、退回、變更保管通知書（原件）
（13）起訴通知書回執（原件）
（14）涉及訴訟、仲裁等法律文件（原件），包括委託代理協議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調解書、上訴狀、撤訴申請書、財產保全申請書、支付保全申請書、破產清償申請書、強制執行申請書、財產處理情況、裁定書及資產管理報告等文件材料
（15）還款記錄、收回本息結清憑證（複印件）
（16）其他需要歸檔的材料
33、企業歷次重大投資、經營決策、資產重組、兼併等事項對本公司信貸資產質量影響分析報告
34、有權部門下達的下年度投資框架計劃或建設單位提出的下年度投資建議計劃（複印件）
35、設備、材料訂貨合同清單
1、交存保證金的會計憑證（原件）
2、出具保函協議書（原件）
3、反擔保函
4、墊款通知單
5、收回並註銷的保函（原件）
6、企業存款帳户對賬單（複印件）
7、其它有關材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等
貸後管理可以分為檔案管理、跟蹤檢查、年審、動態管理等業務類型，其中檔案管理工作貫穿信貸業務始終，是保證信貸業務制度化、規範化，信貸資產安全性的基礎工作。加強信貸檔案管理，做到妥善歸檔、資料完整，可以有效防範信貸風險。實務中，制度化的信貸業務檔案管理，不僅可以在理念上面向核心業務，保護企業資信權益，樹立和傳承企業文化，更可以在架構上適應小貸公司業務流程，促進管理技術創新，充分發揮檔案信息效用，完善信貸業務流程。
一、概念解析
信貸檔案指本公司在信貸業務的受理、調查評價、審批、發放和貸後管理過程中形成的具有法律意義、史料價值及查考利用價值的資料，檔案資料有紙質、實物、圖文印象等多樣化存在，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等各類信貸業務的檔案資料範圍。
按照是否具備法律要素可以分為法律要件檔案和業務管理檔案兩類：
1法律要素檔案
法律要件檔案是約定雙方權利義務的各類合約和收執以備主張權利所需的各種憑證依據。主要是合同書、重要物權和權利憑證、證明書、通知書、申請書、承諾書等。
(1)初步接觸階段：企業提交的各類主體資質證明文件和填寫的貸款擔保申請書；
(2)調查評審階段：調查評審協議和企業提交的相關業務、財務證明文件；
(3)擔保階段：擔保流程審批文件、擔保協議、各類反擔保合同及其附件等、記錄和合約簽署行為真實合法的證明資料；與銀行簽署的保證合同和放款憑證等；應當收執的各項物權、權利憑證以及承諾書等；
(4)監控階段：新增和變更權利義務的相關合約文本和輔助資料等，有利於保證公司權益的新證據。
2業務管理檔案
業務管理檔案是記錄反映業務過程的各種報告、記錄、説明、表格等圖文資料。包括調查報告、評估報告、檢查報告，統計、記錄、情況説明等。
(1)初步接觸階段：擔保申請企業法人營業執照、企業章程、企業情況介紹等原件和複印件，企業上年度年報、上月月報等；(注重合法性細節)
(2)調查評審階段：申請企業具體的資金需要用途、還款計劃、項目可行性分析、調查評審報告及其附件、各種價值評估報告；(注重真實性細節)
(3)擔保期間：保後監控檢查報告、企業補充的其他相關資料等。
二、信貸檔案管理
信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔和保管的過程。
信貸檔案管理原則首先，信貸檔案管理應該遵循“統一領導、專人專管”的主要原則，所謂統一領導，就是對本公司所有檔案工作實行全面規劃和統籌安排，制定統一檔案管理辦法和業務標準，實行統一的指導、監督和檢查。所謂專人專管，安排專人負責管理。
其次，信貸檔案管理還應遵循以下原則：
(一)真實性原則。
借款人的證件應該真實有效；信貸檔案材料原則上應為正本、原稿，不得另行編寫與修改。對只能收集複印件的重要檔案，收集人員與原件核對後，在加蓋客户公章的複印件上註明“與原件核對一致”並簽章確認。如：企業法人營業執照、組織機構代碼證、税務登記證、法人代表身份證明等；
(二)完整性原則。
完整記錄信貸業務流程，有利於明確信貸經營責任和信貸管理責任；維護檔案的完整，有兩方面的含義：
1、從數量上要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。保證借款申請書、合同、協議、承諾書、徵信查詢報告、資信調查表、授權書、身份核實證明、審批表、相關複印件等資料齊全。
2、另一方面，從質量上，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯繫，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，檔案資料上的要素填寫要完整、規範；相關人員要全部簽章；資信調查表信息與評級表信息要銜接，符合邏輯。
(三)時間性原則。
1、及時性原則。整個信貸管理流程中形成的檔案須按要求及時更新，按時歸檔。
2、順序性順序。資料時間順序應嚴格按照：資信調查表→授信評級審批表→徵信查詢報告→相關合同文本→借據→貸後跟蹤檢查表→年審表→催收回執，若發現上述資料日期未按時間順序的，屬逆程序操作。
(四)保密性原則。
對涉及國家機密、公司和客户商業機密的信貸檔案均須嚴格執行保密制度。
(五)安全性原則。
1、在信貸檔案管理過程中，要力求保證檔案本身不受損壞，保證檔案管理物質安全，延長檔案壽命。此外，要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。
2、管理部門在貸款本息結清或信貸業務執行完畢前，由風險管理部指定專(兼)職信貸檔案管理人員負責信貸檔案管理，並負責本公司信貸檔案的收集、整理、保管和移交歸檔工作。在貸款本息結清或信貸業務執行完畢以後，統一移交綜合管理部歸檔。
3、檔案管理流程
步驟1、移交歸檔
(1)各類信貸業務檔案材料均應在放貸時由信貸業務員收集齊全填寫檔案移交清單一併移交風險部檔案管理人員，經雙方核對無誤後，雙方在移交清單上簽字，由檔案管理人員整理歸檔。移交清單一式二份，一份業務部留存，一份隨資料進入檔案。
(2)對貸款本息結清或信貸業務執行完畢的信貸檔案每月整理一次。信貸檔案管理員應於次月10日前，將上月執行完畢的信貸業務檔案整理完畢，移交綜合管理部。
步驟2、整理立卷
每筆信貸業務發生後，經辦人員應及時將信貸檔案材料向風險部指定的檔案管理人員移交併辦理交接手續，風險部對本公司執行中信貸業務檔案集中管理，貸款本息結清或信貸業務執行完畢的信貸檔案材料，風險管理部在規定的時間內整理，移交到綜合管理部檔案管理員處。
信貸檔案的整理立卷要求如下：
(1)信貸檔案以每筆業務為單位組卷，材料多的可組成多個卷。卷內資料按信貸業務管理和操作順序進行排列。
(2)每個案卷，均應編制《信貸檔案卷內目錄》(見附件2)。
(3)將案卷按照“信貸項目—客户—信貸業務發生時間”的順序進行分類排列。即首先將全部信貸檔案按不同的信貸項目分開，然後區分不同的客户，再按照信貸業務發生的先後順序依次進行排列。
(4)按以下要求逐卷填寫卷盒脊背各項目：
①、合同編號。
②、項目類別。
③、客户名稱。小企業類客户填寫單位全稱，個人類客户填寫姓名。
立卷完成後，對於信貸業務從發放至貸款本息結清或信貸業務執行完畢期間形成的後續歸檔材料，信貸檔案管理員應隨時進行補充歸檔。
信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責。發現缺件，信貸檔案管理人員有權要求信貸業務經辦人員按規定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業務經辦人員應對缺件原因作出書面説明。
步驟3、清退銷燬
對於保管期滿的信貸檔案，應由綜合管理部、風險管理部、信貸業務部共同組成的鑑定小組進行鑑定，提出存毀意見。對經鑑定需銷燬的信貸檔案，應經分管副總籤批後方可銷燬；對保管期滿但仍具有一定查考利用價值的信貸檔案，應視情況繼續保管二年以上，確無保存價值時方可進行銷燬。
注意各類信貸檔案的管理期限有所差別，大體分為貸款本息結清或信貸業務執行完畢前後二種。各類信貸檔案的保管期限如下：
1、正在執行中的小企業流動資金貸款、個人貸款及其它信貸項目的檔案材料，應按照五級分類管理辦法及時調整進行管理。
2、對貸款本息結清或信貸業務已經執行完畢的信貸檔案的。保管期限為3年(從貸款本息結清或信貸業務執行完畢的下一年開始計算)。
步驟4、檔案借閲
辦理檔案借閲時，應嚴格按借閲範圍查閲、借用並辦理借閲手續，檔案管理人員負責登記借閲人員姓名、時間、借閲內容和借閲用途，借閲人簽字確認並按要求履行審批手續，保證檔案的完整和安全。
1、公司內部人員借閲信貸檔案資料。借閲本人經辦的業務資料須經風險部負責人批准。公司其他人員因工作需要借閲信貸檔案的，須借閲人出具借條，經主管副總批准後方可借閲。借閲的檔案不得塗改、圈劃、拆散原卷冊，用完必須及時歸還。
2、公司外部人員借閲信貸業務檔案。本公司保存的各類信貸檔案主要是供本公司內部使用，原則上不對外借閲，若遇特殊情況，如出現經濟糾紛、案件等，法律、法規明確規定的有權機關依法需查閲、影印時，必須持有協助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閲人的工作證明，並經分管副總批准。查閲時，本公司人員在場陪同，嚴禁將原件借出。
三、企業自查
小貸公司可以本章的內容完成自檢、完善和新舊標準對接工作。具體説來，根據規範要求自行對照檢查，找出差距和不足；按照標準進行自我完善；在適當時候，由檔案行政管理部門實施效果的認證(或評估、認定)辦法。
附件1信貸檔案的歸檔範圍
（一）基本材料
1.營業執照或事業、社會團體等機構證明(複印件)
2.法定代表人身份證明或法人授權委託證明書(原件或複印件)、簽字樣本(原件)，法人代表更換文件，董事簽字樣本(原件)
3.法人(組織機構)代碼證(複印件)、税務登記證明(複印件)、生產經營許可證(複印件)、產品質量認證書(複印件)等
4.貸款卡(證)(複印件)、最近貸款卡查詢記錄和企業信用等級認定書
5.公司合同或章程(複印件)、成立文件
6.會計事務所出具的驗資報告，企業主要資產明細材料
7.客户近3年及近期的財務報告(原件或複印件)，以及有權部門對年度財務報表的審查證明、
8.信貸業務申報書
9.開户證明(複印件)
10.有權部門批准成立事業單位機構設置的文件(複印件)
13.信貸資產風險分類認定工作底稿和客户背景材料
14.與本公司簽定的信貸業務合作協議
15.企業分立、合併、轉制(全套材料)、更名等文件
16.企業主要資產的權屬證明材料
17.建築安裝企業另需材料：承建資格證書(複印件)、資質等級證書(複印件)、建築安裝企業施工安全資質證(複印件)
18.房地產企業另需材料：資質等級證書(複印件)、土地使用權證或土地使用出讓合同、建設工程規劃許可證、建設用地規劃許可證、建設工程開工許可證、商品房(預)銷售許可證(如有)
21.信貸業務申請書及附件(原件)，有效的商品購銷合同
22.董事會等同意申請信貸的證明或具有同等效力的證明(原件)
23.第三方提供保證所需文件：
(1)同意保證意向書(原件)
(2)董事會同意提供擔保的決議或具有同等效力的證明(原件)
(3)保證人基本情況材料，包括：營業執照(複印件)、法定代表人身份證明(原件或複印件)、簽字樣本(原件)、法人組織機構代碼證(複印件)、貸款證(卡)(複印件)、公司合同或章程(複印件)、客户近3年及近期財會報告(原件或複印件)、有權部門批准成立事業單位機構設置的文件(複印件)、擔保評價報告(原件)、履行保證責任通知書
24.抵押或質押方式所需文件：
(1)同意抵、質押意向書(原件)
(2)抵押(質)物評估報告(原件)
(3)評估單位資格證明(複印件)
(4)抵押物(質物)權利證書，如土地使用權證、房屋產權使用證(複印件)
(5)有處分權人同意抵押(質押)的證明文件，包括：董事會同意抵(質)押的決議或具有同等效力的證明(原件)、第三人同意提供抵(質)押的書面申明(原件)、全體共有人同意抵(質)押的證明(原件)、海關同意抵(質)押的聲明等(原件)、國有資產管理部門對企業關鍵設備同意抵押的證明(原件)、其它有權機構同意抵(質)押的證明(原件)
(6)抵(質)押人有關身份證明(原件或複印件)
(7)抵(質)押物保險單據(原件或複印件)
(8)抵(質)押登記證明(原件)
(9)質物不予掛失的登記證明(原件)
25.信貸業務評價報告(原件)
26.信貸審批決策文件(原件)
27.各類信貸合同(原件)
28.各類保證合同、抵押合同、質押合同(原件)
29.核定貸款指標通知單(放款通知書)
30.貸款轉存憑證(提款通知單)
31.信貸業務發放(辦理)後至回收期間
(1)歷次信貸資產檢查報告及信貸後評價報告(原件)
(2)提前還款申請書
(3)調整利率通知書
(4)信貸到期通知書
(5)提前歸還貸款通知書
(6)催收利息通知書
(7)逾期貸款(墊款)催收通知書及回執
(8)貸款展期申請書及調查評價報告(原件)
(9)展期還款協議書及擔保文件(原件)
(10)貸款還款憑證。
(11)不良資產化解專題報告(原件)
(12)擔保物、償債物領用、退回、變更保管通知書(原件)
(13)起訴通知書回執(原件)
(14)涉及訴訟、仲裁等法律文件(原件)，包括委託代理協議、起訴狀、立案通知書、答辯狀、判決書、調解書、上訴狀、撤訴申請書、財產保全申請書、支付保全申請書、破產清償申請書、強制執行申請書、財產處理情況、裁定書及資產管理報告等文件材料
(15)還款記錄、收回本息結清憑證(複印件)
(16)其他需要歸檔的材料
33.企業歷次重大投資、經營決策、資產重組、兼併等事項對本公司信貸資產質量影響分析報告
34.有權部門下達的下年度投資框架計劃或建設單位提出的下年度投資建議計劃(複印件)
35.設備、材料訂貨合同清單
（二）、保證業務另需材料
1.交存保證金的會計憑證(原件)
2.出具保函協議書(原件)
3.反擔保函
4.墊款通知單
5.收回並註銷的保函(原件)
6.企業存款帳户對賬單(複印件)
7.其它有關材料如投標須知、中標通知、邀請投標通知等
小貸公司可以本章的`內容完成自檢、完善和新舊標準對接工作。具體説來，根據規範要求自行對照檢查，找出差距和不足；按照標準進行自我完善；在適當時候，由檔案行政管理部門實施效果的認證（或評估、認定）辦法。
附件1信貸檔案的歸檔範圍
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