公司檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了提高XXXXXX有限公司（以下簡稱XXXXXX）檔案管理水平，充分發揮檔案在儲備糧管理工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、國家有關法規及XXXXXX、XXXXXX有關要求，結合XXXXXX的實際情況，制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案是指XXXXXX在XXXX管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，是XXXXXX各項工作的真實記錄和寶貴的信息資源，必須集中統一管理，以確保檔案的真實性、完整性，可追溯性和安全性。

第三條本辦法適用於XXXXXX各科室的文書、人事、會計、基本建設、審計、聲像、實物、設備、科研等各類檔案管理。

第二章管理體制

第四條檔案工作管理體系

XXXXXX檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。

綜合人事監察科是XXXXXX檔案管理工作科室，對檔案工作行使統等規劃，統一制度，組織協調，督促歸檔和業務指導的管理職能。

條件允許的情況下可以根據實際情況，設人事檔案分室、文書檔案分室、會計（審計）檔案分室、黨建檔案分室、購銷和倉儲統計檔案分室、基本建設檔案分室。

第五條檔案人員配備及要求

各科室設兼職檔案員，綜合人事監察科設專職檔案員，依靠屬地檔案管理部門加強人員專業化培訓。

檔案人員應遵紀守法、忠於職守，具備專科以上學歷，檔案

管理專業知識及技能，定期接受檔案業務培訓。

專職檔案員因特殊原因無法履行檔案管理工作，需要提前三個月提出申請，經科室分管領導批難，抽調人員進行檔案管理工作，辦理工作移交，各科室兼職檔案員因特珠原因無法理行職責範圖內的檔案管理工作，需提前一個月提出申請，經科室分管領導批准，委託其他人員進行檔案管理工作，辦理工作移交。

第六條檔案科室職責

XXXXXX的聲像、實物，科研、專項檔案由檔案室統一管程，人事、文書、黨建、會計（審計）、統計（購銷及倉儲類）、設備、基本建設檔案由其責任科室保管，由各科室兼職檔案員管理好，進行雙鎖管理，即檔案室門鎖由專職檔案員管理，各科室檔案存放櫃鑰匙由各科室兼職檔案員管理。

（一）檔案室主要職責

1.宣傳貫徹國家檔案工作的法律，法規和有關規章制度，組織制定檔案管理制度。

2.負責XXXXXX檔案的收集、整理，保管和提供利用工作，負責格定的安全、保密和權限管理。

3.負責組織檔案信息化建設。

4.負責組織公司內部，兼職檔案人員培訓。

（二）人事檔案分室主要職責

人事檔案分室設在人事檔案專櫃由管理人事人員負責檔案櫃管理，主要職責是：

1.負責人事檔案的收集，整理、保管、利用。

2.負責人事檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責人力資源管理類文件的收集、整理，向檔案室歸檔。

（三）文書檔案分室主要職責

文書檔案分室設在文書檔案櫃，主要職責是：

1.負責文書檔案（包括收發文、總經理辦公會會議記錄及紀要）的收集、整理、保管利用。

2.負責文書檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責文書類文件的收集、整理，向檔案室歸檔。

（四）黨建檔案分室主要職責

1.負責黨建檔案（按照規範化標準化要求對發文、黨組織會議記錄、會議紀要及相關資料）的收集、整理、保管利用。

2.負責黨建檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責黨建類文件的收集、整理，向檔案室歸檔。

（五）會計檔案分室主要職責

會計檔案分室設在財務檔案櫃，主要職責是：

1.負責會計檔案的夥集、整理，保管利用。

2.負責會計檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責財務管理類文件的收集，整理，向檔案室歸檔。

（六）基本建設分室主要職責

基本建設檔案分室設在建設檔案櫃，主要職責是：

1.負責基本建設檔案的收集、整理、保管利用。

2.負責基本建設檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責基本建設管理類文件的收集、整理，向檔案室歸檔。

（七）統計（購銷及倉儲類）檔案分室主要職責

文書檔案分室設在文書檔案櫃，主要職責是：

1.負責統計檔案（包括報表、收購、出入庫票據等）的收集、整理、保管利用。

2.負責統計檔案的安全、保密及鎖好檔案櫃工作。

3.負責統計類文件的收集、整理，向檔案室歸檔。

（八）不設檔案分室的各班組、業務，由科室負責人指定專人任兼職書案員，其主要職責是：

1.收集、整理崗位業務相關的文件檔量，向檔案室移交歸檔。

2.負責本人崗位業務文件檔案的安全，保密工作。

第三章檔案管理要求

第七條文件材料的形成、積累、整理。歸核是XXXXXX各項工作的重要組成部分，應納入各科室崗位責任和考核範圍

第八條檔案分類

XXXXXX檔案分為人事、文書、黨建、會計（審計）、統計（購銷及倉儲類）、基本建設、聲像、實物、設備、科研、專項檔案共計十一類。

第九條文件材料歸檔範圍和保管期限

文書、聲像、實物類文件材料歸檔範圍及保管期限表見附件。

會計（審計）檔案、黨建檔案、人事檔案、基本建設檔案及保帶期照按照國家和上級單位的有關規定執行。

第十條文件歸檔要求

XXXXXX在經營管理等各項工作中形成的具有保存，利用價值的文件均應歸檔，統一管理，任何部門和個人不得將應歸檔的文件材料據為已有或拒絕歸檔。

（一）掃檔時間

1.開始暫立卷保存的文件材料於次年3月底前向檔案室歸檔。

2.審計文件在審計完畢後，在責任科室保存一年，次年3月底前歸檔。

3.建設項目文件在項目驗收，項目竣工財務決算批覆後歸檔。

4.產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件隨時歸檔。

5.外購設備儀器或引進項目的文件在開箱驗收或接收後即時登記歸檔。

6.光盤、照片及底片、膠片等載體形式的文件在工作結來後整理歸檔，或與相應內容的紙質文件一併歸檔。

7.更新、補充的文件。內部組織機構變動和幹部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件等，隨時歸檔。

（二）歸檔份數

文件材料一般歸檔一份，重要的、利用頻繁的和有專門有要的可適當增加份數。

（三）歸格要求

1.各科室班組形成、處理的文件材料在歸入檔案案前，由各科室的檔案管理員負責收集、整理。

2.歸檔的文件材料應是原件，特殊情況無法提供原件，可以歸檔複印件，但必須註明原件出處。

3.具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿。

4.歸檔的文件材料要保證完整、準確和系統，發文稿紙、收文處理單等簽署齊全。其製成材料應有利於長久保存，圖文字跡清晰，不得使用鉛筆、圓球筆、紅基水成純置墨水起草和籤批文件。

5.與紙質文件或其他載體形式相對應文件的電子版也一併歸檔。並檢查其一致性。歸檔的電子文件應拷貝至耐久性好的載體上，脱機保存。

6.文件材料移交。歸檔履行交接手續，交接雙方在《歸檔文件修交單》（見附件1）簽字。檔案員在接收檔案時應認真核對，並檢查檔案質量。對不符合要求的，提出整改意見，道回有關科室限期整改。

第十一條工作文件的移交

（一）XXXXXX人員因長時間公工外出或者學習。考察和外出參加重要會議所形成，獲得的文件材料，應由當事人在考察活動和會議結束後及時歸檔。

（二）XXXXXX工作人員變動工作時，必須將屬於的歸檔範圍的文件材料全部移交檔案室或本科室兼職檔案員。

第十二條XXXXXX重大投資項目，以下文件應歸檔：

（一）立項報告。可行性研究報告、初步設計方案、概算調整等請示、報告、批覆文份。

（二）XXXXXX決策、中標通知書、上級審批文件。

（三）投資各方的資質文件。

（西）城市規劃意見、規劃選址意見書，項目用地預審意見等政府機關出具的有關文件。

（五）銀行貸款承諾函，融資意向書、投資意向書，投資各方企業的資金信用證明等項目資金來源證明文件。

（六）其它重要文件材料。

第十三條特殊情況處理

（一）兩個以上科室協作完成的項目，由主辦科室牽頭組織各相關科室歸檔文件材料，協辦科室只歸檔所承擔任務的有關部分。

（二）暫停或中止項目的文件材料在有關程序辦理完畢後整理歸檔。

（三）為開展工作收集的國家政策法規、制度、標準。市場信息等，作為檔案室或科室資料保存。

第十四條為保證中儲根集國公司文件柿案齊全究整，在與合作方簽訂合同，協議時應明確標註對方類供文件的內容、時間、份數、

第四章檔案的保密管理

第十五條檔案的保密管理

（一）會體員工要樹立高度的責任心，自覺遵守中儲糧XXXXXX、XXXXXX及XXXXXX的保密規定，共同做好檔案的保密工作，杜絕發生失泄密事缺。

（二）密級文件的管理

XXXXXX檔案密級定為絕密、機密、祕密、商密、普通五個級別。

1.收文中涉及國家祕密的文件，按文件標定的密級管理。

2.發文中涉及國家祕密的文件，由文件形成者標定密級，檔案管理科室按文件標定的密級管理。

3.絕密檔案單櫃保存。

（三）檔案利用權限設置

各科室歸檔文件時，應根據保密規定設定利用權限。

第五章檔案的利用

第十六條檔案佛間管理

1.檔案室保存的檔案主要為公司內部提供利用，一股情況下檔案不向外部單位或人員提供借閲。

2.查閲檔案應在檔案室內進行，借閲人員必須愛護檔案，不得損壞或拆散檔案，不得在檔案上塗改或批註。

3.利用檔案應在《檔案借閲登記表》上登記，並做好利用效果記錄。

4.《檔案借閲登記表》按年度整理，統一保存。

第十七條檔案借閲審批

（一）借閲普通檔案

1.在職人員查閲、借閲其業務範圍內的非涉密檔案，需填寫《檔案借閲登記表》，辦理借閲手續，查閲、借閲其他科室，主管業務範圍外的檔的，經填寫《檔案借閲審批表》（見附件2），經綜合人事監察科，文件歸檔科室負責人批准。

2.外部人員查閲、借閲檔案，須持單位介紹信及本人身份證，填寫《檔案借閲審批表》，經分管彬案工作的公司領導批准，委託相關職能科室代為辦理。

3.借出非密檔案原件，須填寫《檔案借閲審批表》，經綜合人事監察科負責人批准，借出檔案一週之內歸還。

4.借閲檔案歸還時，檔案管理人員應當面核對，填寫相應的歸還信息，做好利用效果的統計工作，並將所歸還的檔案及時入庫歸位。

5.需延長借閲時間的，應重新辦理借閲手續，檔案借閲者公出、出國、休假成調動工作時、應及時將所借檔案全部歸還。

（二）借閲檔案

1.借閲總經理辦公會文件，財務檔案，人事檔案等，需經科室分管領導簽字審批。

2.涉密檔案一般不借出。

（三）複製、摘錄檔案

XXXXXX檔案未經允許嚴禁複製、摘錄、帶出檔案室與他人查看，如需複印必須由檔案管理員進行復印。

第十八條檔案信息編研

應根據管理工作需要，對檔案信息進行分類彙總、分析研究，形成專題彙編，如規章制度彙編、專題文件彙編、大事記、年鑑、組織沿革，科研成果簡介，工程項目簡介等。

第六章檔案保管要求

第十九條檔案定置定位管理

檔案室檔案應分類存放保管，並穩定庫房內檔案的排列方法和位置，編制檔案排架（檔案櫃）位置表。

第二十條檔案安全管理

（一）嚴格履行“八防”措施，做好檔案的防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠等安全防護工作，及時發現和消除檔案保管中的隱患，確保檔案安全。

（二）保持庫房整潔，庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品，不準堆放雜物。

（三）檔案人員離開庫房前，要進行安全檢查。

（四）加強檔案信息系統安全維護，加強移動存儲介質的使用管理，防止失竊密事件發生，如發現丟失、竊密、泄密事件要及時向有關科室報告，並保護好現場。

第七章檔案的統計、鑑定與銷燬

第二十一條各科室檔案管理員填報好各自的檔案統計報表，綜合人事監察科負責做好統計數據分析，並按需求上報。

第二十二條檔案鑑定工作原則上十年進行一次，由檔案鑑定小組對保管期限到期的檔案重新進行價值鑑定，剔除、銷燬失去保存價值的檔案，並在備考表中註明，檔案鑑定小組由綜合人事監察科和文件形成科室負責人組成，編制銷燬檔案清冊，形成鑑定報告和銷燬報告，報企業主管領導審批。

會計檔案銷燬程序按會計檔案管理辦法執行。

第二十三條經鑑定後沒有保存價值的檔案可以進行銷燬，銷燬檔案時應嚴格執行保密規定，兩人以上監銷，並在銷燬檔案清冊上簽字。未經鑑定，任何人均不得隨意銷燬檔案。銷燬檔案審批表及銷燬檔案清冊永久保存。

《檔案銷燬審批表》詳見附件3。

第八章獎懲措施

第二十四條符合下列情況之一的科室或個人，應給予獎勵：

（一）積極主動開發與提供利用檔案，增加了經濟效益或社會效益，對企業發展做出重要貢獻的。

（二）主動將重要或珍貴檔案捐贈給公司的。

（三）同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭並表現突出的。

第二十五條對有下列行為的科室和個人，根據管理權限，對直接責任者給予通報批評，建議給予行政處分，構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任：

（一）塗改、損毀、偽造、丟失或銷燬屬於國家所有檔案的。

（二）擅自提供、公佈、出賣、銷燬屬於國家所有的檔案的。

（三）玩忽職守，造成檔案損失的。

第九章檔案信息化和數字檔案館建設

第二十六條檔案信息化建設納入企業信息化項目建設整體方案中，堅持“統籌規劃，統一管理，分步推進、安全保密”的原則，要建立符合標準規範、安全保密管理要求的檔案管理系統，建設安全的網絡基礎設施，保證檔案實體安全、數據安全和網絡安全。

第二十七條加強數字檔案室的建設力度，通過接收電子檔案，對檔案進行數字化處理等方法，建設檔案全文數據庫和多媒體數據庫，積極推進檔案資源存量數字化、增量電子化、信息標準化、利用網絡化。

第二十八條加強電子文件收集、整理、歸檔、管理控制等工作，規範電子文件移交流程，確保電子檔案的長久保存和長久可讀。建立與數字檔案室相適應的電子文件存儲備份中心，推進文檔一體化管理，打通各業務系統與數字化檔案管理系統的通道，提升檔案管理水平。

第十章附則

第二十九條本辦法由XXXXXX綜合人事監察科負責解釋。

第三十條本辦法自2022年4月21日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。

附件：

1.歸檔文件移交單

2.檔案借閲審批表

3.檔案銷燬審批表

4.卷內備考表

5.卷內目錄

6.歸檔範圍和保管期限參考表

XX檔案鑑定小組