一、目的
為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平台進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，
具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閲
1、調閲員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閲申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閲需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閲其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閲。
5、調閲檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閲。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管
批准。借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，
借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閲檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
發出部門：行政人事部
借用、查閲人事檔案審批表
公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司
人事檔案管理辦法
20xx年9月
1．人力資源信息管理
1.1為保障合理配置人才，公司行政人事部組建人力資源信息中心，並做好人才儲備工作，即建立內部人才和外部人才信息庫。
1.2內部人才信息庫是對公司內各類管理或專業人才進行動態掌握，包括對員工簡歷、考核資料、培訓記錄以及其它材料的整理歸檔。外部人才信息庫是在本公司外部人才市場上，對公司目前需求或預期需求的各類管理或專業人才，尤其是同行業甚至競爭對手的人才的信息收集情況。
1.3公司將藉助現代化的人力資源管理軟件，逐步實現人力資源管理信息化。
2．人事檔案管理的基本要求
2.1公司行政人事部負責人事檔案工作的歸口管理。
2.2人事檔案管理必須嚴格確保材料保密。
3．確立兩級檔案管理制度
3.1一級檔案為本辦法所指人事檔案，是員工入司隨轉的人事檔案材料；
3.2二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況複印件備查材料
4．人事檔案分類
第一類：履歷材料；
第二類：自傳材料；
第三類：鑑定、考核、考察材料；
第四類：學歷和評聘材料；
第五類：政治面貌材料；
第六類：獎勵材料；
第七類：處分材料；
第八類：錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；
1.認清形勢，統一思想
1.1做好檔案工作，是服務大局的需要。
近時期政府把“推進城市化、加快工業化、全面發展各項事業”作為工作重點來抓。檔案工作是服從和服務於整體，並且在服務的同時要更快、更好的發展。鑑於此，檔案工作人員必須要發揮自身優勢，開發、利用好檔案信息資源，以便更好的為領導決策，做好輔助工作，為經濟更好發展、現代化更好建設服好務。以史資政、服務大局的作用得以有效發揮。為更好發展檔案工作有所作為、與時俱進，不斷的提高成績。
1.2準確分析和把握思想狀況，做好檔案工作。
文書檔案管理的現代化現在已經引起檔案界的高度重視，在實踐中已經取得了初步成效。從理論上説進行了激烈的討論和探討。但是在多篇文章裏面還是存在少數脱離實際的傾向，如有是現代化的理論在其中，缺少檔案行業真實特色，關於思想狀況的科學具體結論有兩點，一方面是細緻周到的研究調查，另一方面是鄧小平關於初級階段論述。檔案管理是一個比較偏冷的專業，與生產和經濟前沿差距大。與科技研發、熱點新聞不直接相關。
檔案工作是廣集、整理、鑑定、保管、檢索、編研、利用和統計工作程序，工作方法、工作技能，真正能勝任是職業道德的要求也是事業發展的需要，更是為了檔案事業能取得今後成就的保證。這樣的工作作風以及敬業的精神要堅持下去、發揚下去，要認清在一段歷史時期以內，手寫檔案是各級綜合檔案的庫藏主體。
2.不斷提高檔案幹部隊伍素質
檔案工作是以提供檔案為形式，來服務各項事業的工作。這項工作的要求專業技術性很強。從事這項工作的人員不但要能甘當無名英雄，而且還要有比較高的政治思想、業務等素質。
3.在現階段，如果想做好檔案管理服務，應該做到：
3.1要精通檔案專業、掌握外語知識、有較強的政治理論、政策水平和較高的文化素質以及現代經濟、科技、法律、管理和計算機知識，領導重視、支持是做好檔案工作、促進發展提前。
3.2是檔案工作要競爭考核上崗，開展公開挑選檔案幹部，選拔出高素質檔案幹部，更重要的是這樣才能形成健康向上的導向，優秀人才能嶄露頭角。實現檔案事業的發展還在於專業技能教育，可用的教育的方式為，全面開展檔案人員崗位培訓，同時可以開展廣播、電視、函授、自學考試等遠程教育，對職工進行全面的培訓。這樣才能成為一名稱職的檔案工作者，另外檔案專業知識的培訓外還應做到理論知識與實踐相結合，實現學有所用的目的。
4.加強掌握運用新技術的能力
科學技術在飛速發展，電腦、網絡等已經在檔案工作中不可缺少，這就要求檔案工作者必須學好這項技能。如計算機、掃描儀、無線上網等各類新技術，必須做到信息數據不能丟、機密不能泄露。檔案工作者會使用計算機的同時，在使用過程中電腦出現問題，要知道是什麼原因，從而保證數據不丟失。
檔案工作者在計算機檔案管理系統的使用中要學會電子數據安全保護。只有這樣才能確保數據不會丟失。在應用計算機進行檔案的編目、著錄、檢索、統計等工作時，通過軟件設置口令密碼，設定不同操作人員對不同內容的訪問權。對不同密級的檔案應設置不同的保護措施，或對高密級的檔案除設置多級密碼保護之外，還應對文件內容進行數據加密。
。5建立健全檔案管理制度
當前要做好新時代檔案管理工作，建立建全各項規章制度是關鍵，只有規章制度健全，實現現代化、規範化、標準化的檔案管理才指日可待。檔案工作人員還要明確檔案管理規定範圍、管理原則和管理方法，基層的檔案管理工作才能做到有章可循。
一是制定歸檔制度。
歸檔制度要明確，各種文件材料歸檔原則、範圍、文件需要及時歸檔，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。
二是安全保管制度。
做好檔案保管工作是實現維護好檔案完整、安全的主要方式。安全保管制度必須要考慮好現有客觀條件，和與之相適應的安全保管措施。
三是建立檔案保密制度
對檔案的保密措施、檔案人員的保密要求。
四是建立檔案借閲制度。
借閲制度應明確規定借閲檔案時所應具備的各種手續及借閲時對檔案保護等的要求以及複製、抄錄、反饋登記等制度。
6.檔案現代化管理要實現法制化
檔案現代化建設必須貫徹執行《檔案法》。實現檔案管理法制化，一是要轉變觀念、提高認識、積極進取、迎接挑戰。二是看清社會發展形式，擺正自己的位置觀念，牢固樹立服務意識。三是要主動出擊，充分發揮潛力，加快提高服務質量和工作效率；四是要充分提供現代化的設備。
隨着檔案數量的迅速增加，檔案種類變得的多樣化，傳統的工作方式不能滿足人們對檔案的要求。因此，需要引進先進的技術，使用現代化的工作設備是十分必需的。實現了這些物質條件，檔案工作做到現代化管理模式。將進一步拓寬檔案工作的服務領域，它將能更好地解決檔案工作由被動服務轉向主動服務的問題。
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據（以下簡稱）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構）的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。
第一條為加強和規範員工檔案管理
依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《幹部檔案工作條例》，制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。
檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡後滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。
對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑑別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閲、借閲、和轉遞手續；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關事項。
第五條人事檔案的內容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經歷、家庭情況、社會關係、成長曆史等自傳材料；
（三）、本人自我鑑定，組織鑑定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別複查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業務）及各種先進事蹟材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《幹部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷燬
一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。
五、按規定需要銷燬檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批准，並編制銷燬清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號後存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第七條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閲檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批准後，方可查閲。
二、本公司各部門因工作需要查閲員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批准後方可查閲。
三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閲員工檔案。
四、建立檔案查閲登記制度，對查閲職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閲。如必須借出查閲時，應提交報告，分管領導批准，嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閲或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閲檔案必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務後一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或户口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，並履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，並密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。
第八條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。
接收檔案後，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內註銷員工基本檔案情況。
第九條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《幹部檔案工作條例》辦理。
第十條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分，須有一名領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導彙報，以便及時瞭解檔案工作動向，掌握房產測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領導負責，對檔案員進行業務指導，在檔案移交時檢驗案卷質量。
4、遵照“集中統一管理”的原則，測繪檔案應集中存放在測繪檔案室，實行統一管理。
5、根據國家有關檔案管理的規定，結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔範圍等。
6、建立以檔案員為骨幹的檔案工作網絡，定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具，積極為測繪管理提供便利，及時做好登記和統計工作。
8、檔案人員應加強學習，不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識，使測繪檔案工作更趨規範化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規定的各項條款，依法辦事；認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑑定和登記、統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作，維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業務知識，提高業務能力和學術水平，努力實現檔案管理科學化、現代化。
7、遵守保密制度。未經批准，不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍，不得泄露檔案的機密和內容，確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委託測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔範疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一，應列檔案員的職責範圍，建立崗位責任制，同時搞好檔案集中和統一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料，均應整理立卷後歸檔，由檔案室統一管理，不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前，檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案，並將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收，移交時應履行移交手續，填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創造條件實現檔案現代化管理，使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理，並負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，並每月檢查一次，發現問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限，實行分類分櫃存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥櫃，並被有必要的安全保護設施，以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房，查閲檔案不得在庫房內進行。
7、庫房內不得堆放其他物品，以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衞制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神聖職責。
2、檔案室設專用檔案庫房，配置專用檔案櫥櫃存放檔案。
3、檔案室內應設置閲覽檔案室，建立監閲制度，防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥櫃必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時，必須辦理交接手續。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、複印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密；不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙處理或銷燬。
7、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閲制度
根據《檔案法》和有關規定，特制定本制度。
1、外單位查閲檔案，應持單位介紹信。
2、查閲各種檔案必須在查閲室進行，未經同意，不準私自帶走。
3、凡查閲利用本單位重要的機密檔案或在一定範圍內控制使用的檔案，應經單位領導同意。
4、檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經本單位領導批准，借出時間一般不得超過三天。借閲期間，要確保檔案的安全。
5、利用檔案者，必須注意保守機密，不得任意瀉漏和向外公佈。
6、查閲檔案，必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批註、勾畫、污損，更不得拆卷抽取；撕毀原件，違者將依據《檔案法》規定追究責任。
7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例，利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷燬制度
1、檔案銷燬必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷燬的檔案必須編造清冊，並撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告。
3、銷燬檔案時必須有兩人以上進行監銷，在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和日期，並需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案櫃、資料架要統一編號，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，
重點檔案和一般檔案要分別保管並定期檢查，對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和複製。
2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易
燃品，庫房內外放置滅火器材，以應急需；庫房門窗要裝置防盜設備，及時關開、上鎖，鑰匙由專人專櫃保管，不得隨身攜帶；經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衞生；注意觀測庫房温濕度，儘量控制在規定標準；每年四月份放置一次殺蟲劑，並視情況及時採取措施，防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經常進行保養，防止鏽蝕，保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查，並作記錄。
(九)檔案統計與彙報制度
檔案統計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標誌。為進一步加強檔案統計工作，特製度如下統計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作；負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作；負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎，應結合實際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統計台帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷燬和室內各種情況數據，按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數據不得弄虛作假。
5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑑定、移出、銷燬、利用等各項日常工作中進行，隨時保證檔案與帳目相符；每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計，形成完整的統計資料。
一、規範公文處理，把好公文形成關
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敍的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規範的處理公文，細緻的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。
公文的草案擬製是公文形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬製部門各不相同，有些單位的公文草案擬製是由相關辦公室統一擬製，有些則是由相關的部門先立草案然後遞交給辦公室負責印製。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對於公文擬製所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬製的文件質量上不盡人意。主要存在着以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區分；一份公文卻請示多個事件；沒有按照規則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標註出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標註不明確，不便查閲。
4、公文中沒用規範的使用數字。
以上情況，對於公文轉變成檔案的立卷和歸檔有着較大影響。因此，負責公文起草擬製的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要儘快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關事務處理結束之後，便可以將公文進行保存，並把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標註，以備隨時查閲。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：
1、對於這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的'管理規範熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重複，使檔案管理更便捷、科學。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。
3、作為公文文祕要時常學習新的專業知識，及不斷提高自身的職業素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業書籍，時常範圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閲其他附屬資料，如果發現公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一公文中有個別公文沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的複查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起
對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑑別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨着現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑑和利用，因此應按檔案整理規範要求，用不鏽鋼釘子重新裝訂，後進行傳閲，閲辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閲。
2檔案整理工作應注重細節
對於單位的文件以及領導簽發後，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整並統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給後期的查閲工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閲，瞭解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數據；也是向社會各界證明其單位優越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。
做好檔案的管理工作不僅僅是對於單位有益，對於整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現目前不斷的發展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創新，以更創新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對於不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑藉自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創造性的進行歸檔，但切記要根據相關規範來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。
五、結語
檔案管理工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對於檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規範化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。
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