一、規範公文處理，把好公文形成關
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敍的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規範的處理公文，細緻的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。
公文的草案擬製是公文形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬製部門各不相同，有些單位的公文草案擬製是由相關辦公室統一擬製，有些則是由相關的部門先立草案然後遞交給辦公室負責印製。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對於公文擬製所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬製的文件質量上不盡人意。主要存在着以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區分；一份公文卻請示多個事件；沒有按照規則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標註出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標註不明確，不便查閲。
4、公文中沒用規範的使用數字。
以上情況，對於公文轉變成檔案的立卷和歸檔有着較大影響。因此，負責公文起草擬製的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要儘快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關事務處理結束之後，便可以將公文進行保存，並把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標註，以備隨時查閲。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：
1、對於這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的'管理規範熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重複，使檔案管理更便捷、科學。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。
3、作為公文文祕要時常學習新的專業知識，及不斷提高自身的職業素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業書籍，時常範圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閲其他附屬資料，如果發現公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一公文中有個別公文沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的複查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起
對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑑別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨着現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑑和利用，因此應按檔案整理規範要求，用不鏽鋼釘子重新裝訂，後進行傳閲，閲辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閲。
2檔案整理工作應注重細節
對於單位的文件以及領導簽發後，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整並統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給後期的查閲工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閲，瞭解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數據；也是向社會各界證明其單位優越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。
做好檔案的管理工作不僅僅是對於單位有益，對於整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現目前不斷的發展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創新，以更創新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對於不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑藉自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創造性的進行歸檔，但切記要根據相關規範來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。
五、結語
檔案管理工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對於檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規範化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。
第十七條國家檔案館的下列館藏檔案，應當向社會開放，涉及國家祕密、商業祕密、個人隱私以及按國家規定不宜開放的除外：
（一）建國以前形成的檔案；
（二）建國以後形成的檔案，時間已滿30年的；
（三）屬於政府信息公開範圍的檔案；
（四）經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案；
（五）重大活動檔案，進館滿6個月的。
國家檔案館開放個人捐贈的檔案，應當徵得捐贈人同意。
第十八條國家檔案館開放檔案，應當組織鑑定小組對擬開放的檔案進行鑑定；經鑑定符合開放條件，並經同級檔案行政管理部門審核同意的，一律予以開放。
第十九條國家檔案館應當採取設立閲覽室、檔案網站等多種方式，向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。
1.為規範機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。
2.文印工作必須堅持"統一管理，分級負責"的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。
3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷燬。
4.公司行文程序規定如下：
根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會籤後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並打印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章後由檔案室存檔。
5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿後交付簽發和打印。
6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。
7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。
8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。
9.嚴格履行文件閲辦手續。凡需借閲、傳閲文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閲本公司公文案卷，必須持介紹信。查閲一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批；查閲重要公文和重要資料須經公司總經理審批。
11.歸檔公文和資料的複印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成複印或複製工作。
12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，文祕人員應按時上交標密文件。
13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。
一、為了維護庫房管理秩序，保證檔案資料的完整與安全，非庫房管理人員不得進入庫房。
二、認真做好防高温高濕、防光、防盜、防黴、防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作。加強電源、消防器材管理。庫內嚴禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品。庫房窗、門要及時關閉上鎖。做好對平時温濕度測試和記錄，採取有效措施調節庫房的温濕度。
三、對庫房內檔案的保管情況，每月進行一次抽查，每季進行一次大查，並做好檢查記錄。發現問題及時向領導報告，並進行妥善處理。
四、接收、移出、借閲、銷燬檔案資料和工作人員調動必須嚴格嚴格手續。檔案資料要進行消毒、殺蟲處理，定期更換防蟲藥物。建立檔案資料、檢索工具、設施設備的統計台帳，做到帳物相符。
五、檔案資料排放要整齊有序，調出的案卷入時入庫、對號入座，不得放在辦公室。保持庫房內外清潔衞生，不準堆放公私雜物。
六、檔案管理人員要忠於職守，充分履行自己的職責；不失密、不泄密，不得私自將檔案資料帶出庫外或摘抄有關內容。對違反規定造成不良後果者追究其責任。
檔案查閲利用制度
一、查閲利用我館檔案資料，利用者須憑本人在工作單位或鄉鎮、村委會、居委會介紹信；查閲利用開放檔案亦可憑本人身份證。
二、查閲檔案資料，利用者須填寫查閲利用檔案資料申請單。
三、利用者領出、交還檔案必須當面清點，並只能在查閲室查閲檔案；不得抄閲與介紹信和申請單上無關的檔案資料；不得將檔案資料轉給他人抄閲。
四、查閲檔案時不準在閲覽室吸煙、喝茶、喧鬧；不準在檔案資料上圈點、劃線、摺疊、抽頁、裁剪；不準在檔案原件和檔案館出示的檔案證明上塗改。違者造成不良後果的依法追究責任。
五、摘抄、複製檔案資料須經接待人員同意並使用檔案館統一印製的檔案史料摘錄卡。制發檔案證明由接待人員摘抄或複印，經核對無誤後加蓋業務專用章，否則不能作憑證使用。
六、查閲機密性質的檔案，必須經縣委主管檔案工作的領導批准，否則不予接待。
七、館藏檔案的公佈、出版權屬於我館所有，未經我館同意，任何機關和個人無權公佈、出版。
檔案銷燬制度
一、為了提高館藏質量，有效地保護檔案，對確認失去保管價值的檔案，應當進行銷燬。
二、銷燬檔案必須經本館鑑定小組嚴格鑑定後進行，嚴禁任何個人擅自銷燬。
三、檔案銷燬前，必須造具銷燬清冊，輸審批手續，報縣委分管檔案工作的領導批准，銷燬1949年以前的歷史檔案，必須同時報國家檔案局批准。
四、銷燬檔案時，必須指定銷燬地點，並派出兩個以後監銷人員實施。檔案銷燬後，監銷人員須在銷燬清冊上簽字，並註明銷燬方式和日期。
五、嚴禁將需要銷燬的檔案作廢品賣給收購商，或作其它用途，嚴防泄密。
六、銷燬清冊應歸檔保存，以便日後查考。
“十防措施”
為了切實做好防高温、高濕、防火、防光、防盜、防黴、防蟲、防鼠、防塵、防有害氣體、防雷擊（含防震）工作，根據衡東氣候特點及我館實際情況，特制訂如下措施：
一、庫房温濕度常測記，適時通風和密閉，使用空調去濕機、使用木炭、化學吸濕劑。
二、庫內使用白熾燈，安裝鐵窗、鐵門，報警器。
三、建立消防安全隊，加強培訓，提高技能，嚴禁煙、火，防止事故發生；庫外設立安全區，消防器材和電源落實到人管理。
四、建立值班責任制，加強巡邏保安全，庫房管理設專人，無關人員不入內；接待查閲設專人，防止檔案被盜、丟失、撕頁、裁剪和塗改。
五、櫃內常換防黴防蟲藥，檔案資料進館先消毒；管理人員勤清掃、勤檢查，防止黴菌、蟲卵入庫內。
六、定期放鼠藥，隨時關門窗，防止老鼠入庫內。
七、庫內、庫外、查閲室清潔衞生常保持，檔案資料、檢索工具、檔案用品常除塵。
八、庫房周圍搞綠化，美化環境，淨化空氣，減少有害氣體。
九、安裝避雷設施，及時檢維修，確保安全有效。
消防安全人員
領導小組
第一負責人：法人代表 局長
組長：分管副局長
副組長：檔案管理股股長
消防安全員：檔案管理股全體人員
防火負責人職責
一、認真貫徹上級有關消防安全工作的指示、規定，將防火安全工作納入議事日程與行政管理制度規劃，做到同計劃、同佈置、同檢查、同總結、同評比。
二、抓好乾部、職工的法制教育和防火安全教育，以增強全員法制觀念和防火安全意識。
三、組織制訂防火安全制度，並認真部署貫徹。
四、認真組織防火檢查、監督，主持研究整改火險隱患。
五、按消防安全法規，配備和管理好消防安全設施，定期組織消防訓練，豐富全員消防安全知識，以達到自防、自救、自衞和自治的需要。
六、對本單位的火災事故，積極組織羣眾加以撲救，並負責查明原因，提出處理意見。
第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財税方面的資料，由財務部保存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閲制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閲。
2、借閲檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閲檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閲檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閲時間、借閲單位或借閲人，以便查閲和催還。
6、借閲檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閲，必須借閲的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從20xx年x月x日起執行。
1.本局所有檔案由檔案室統一存檔管理，各股室每年所形成的各種文件、資料，由各科室按照歸檔要求，在次年4月底前送檔案室組卷保管。
2.檔案室對各股、室移交的各種檔案、資料，要辦好移交、接收手續。
3.檔案室對於集中保管的檔案，要統一編制檢索目錄、案卷目錄等，做到科學保管、存放有序、查找方便。
4.對存放的檔案，要做到“六防三無”，確保檔案的質量和絕對安全。
5.檔案管理要嚴格遵守保密守則，無關人員不得隨意進出檔案室。查閲檔案資料，需按有關查閲規定辦理，並進行登記。在查閲時必須有檔案管理人員在場，並在檔案室內查閲，不得翻閲無關資料。如確需把檔案帶離檔案室或複印的。，應經局領導同意，並辦理好借閲手續。
6.檔案鑑定、銷燬按有關規定執行。7.檔案室管理人員因故變動或離職時，應在領導的監督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續。
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