第一章 總則
為了加強會計檔案 管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章 會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司、必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度 ，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章 會計檔案歸檔的範圍
1、會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告：包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的'主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4、其他會計核算資料：凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5、增值税專用發票和普通發票。
第四章 會計檔案的整理
會計年終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其他內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿支空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面—賬簿啟用表—賬户目錄—按本賬簿頁數順序裝訂賬頁—會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分户明細賬、輔助賬。
3、會計報表
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閲使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閲手續。
3、借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷燬
1、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章 附則
本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。
第一章總則
第一條為加強興隆縣匯豐物流配送有限公司（以下簡稱“各單位”）的會計檔案管理，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，結合各公司實際情況，制定本制度。
第二條本制度適用於興隆縣匯豐物流配送有限公司各單位。
第三條各單位財務部門及各單位檔案室共同負責會計檔案的管理工作。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防損毀、散失和泄密。
第二章會計檔案的分類
第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3、財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明、其他財務報告。
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，軟件數據資料、程序資料及存儲於磁性介質上的會計數據、程序文件等。
第三章會計檔案的保管
第五條各單位每年形成的會計檔案，應當由各單位財務部門按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
在會計年度終了後，會計檔案可暫由各單位財務部門保管，保管期限為1年。期滿之後，應當由各單位財務部門編制移交清冊，移交檔案室統一保管。移交檔案室保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。
第六條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人和財務負責人同時批准，可以提供查閲或者複製，並辦理登記手續。查閲或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
各單位應當建立健全會計檔案查閲、複製登記制度。
第七條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
第八條本制度規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本制度附表所列期限執行。
各單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第四章會計檔案的銷燬
第九條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十條規定的情形外，可以按照以下程序銷燬：
1、由各單位檔案室會同財務部門提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。
2、單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。
3、銷燬會計檔案時，應當由各單位檔案室、財務部門共同派員監銷。
4、監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案，銷燬後應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。
第五章特殊情況的處置
第十條保管期滿但未結清債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。
第十一條採用電子計算機進行會計核算的各單位，在年底時要保存電算化檔案一式三份（電腦、移動硬盤、光盤均可）。
第十二條單位因撤銷或者其他原因而終止的，在終止之前形成的會計檔案，由檔案室保管。
第六章會計檔案的移交
第十三條各單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計
檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人和財務負責人同時負責監交。交接完畢，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者簽章。
第七章附則
第十四條各單位要按照本制度的規定執行，不需再另行制定實施細則。
第十五條本制度需要貫徹到各單位財務處相關人員。
第十六條本制度的附件有：
附件一：會計檔案保管期限表
附件二：會計檔案查閲流程圖
附件三：會計檔案移交流程圖
附件四：會計檔案銷燬流程圖
附件五：制度執行情況檢查計劃及制度培訓計劃表
第十七條本制度由建龍鋼鐵控股有限公司財務管理部負責解釋、修訂。
第十八條本制度自發布之日起執行。
附件一：會計檔案保管期限表
附件二：會計檔案查閲流程圖
第一章總則 為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計 法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位實際 情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門 1.單位檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。
會計檔案 的具體管理工作由財務部門負責， 由財務部門指定專人負責在專門地點保管。
保管地點應具 備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計 檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的範圍 1.會計憑證。
包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑 證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。
年度終了都 必須按照規定歸檔。
2、會計賬簿。
包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告。
《會計制度》 包括 規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報， 月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。
上級主管部門對報告的批覆及社會審計的 審計報告。
4、其它會計核算資料。
凡與會計核算緊密相關的， 由會計部門負責辦理的有參考價值的 數據資料。
5、增值税專用發票和普通發票。
第四章會計檔案的整理 會計年度終了後， 應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。
各種會計檔案應按會計檔案 材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號 碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不 填其它內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全， 是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做 封面、封底，裝訂成冊。
不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序： 會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬户目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿 裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的`封口處，應加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借）款日 記賬、分户明細賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成並按時報送後， 留存報表均應按月裝訂成冊， 年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管 1.當年的會計檔案在會計年度終了後， 可暫由財務部門保管一年， 期滿後存入檔案並由 專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時， 應辦理交接手續， 由原管理人員編制會計檔案移交 清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閲使用 1.財務部建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閲手續。
3、借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需 需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。
第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管 15 年。
2、會計賬簿保存 15 年，其中現金和銀行存款日記賬保存 25 年。
3、會計報表保存 10 年，其中年度決算表永久保存。
第八章 會計檔案的銷燬 1.會會計檔案保管期滿， 需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單， 匯同財務部門共同鑑定 後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。
對其中未了 結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時 為止。
2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人 在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以 書面形式報告有關領導。
第九章 附則 1.本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。
第一章總則
為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的範圍
1、會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2、會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4、其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5、增值税專用發票和普通發票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬户目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分户明細賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閲使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閲手續。
3、借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需
需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。
第七章各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發貨票保管5年。
第八章會計檔案的銷燬
1、會會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章附則
1、本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。
2、附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。
一、目的
根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用範圍：
本制度用於財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。
三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案範圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。
1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證；
2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附註及文字説明，其他財務報告；
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，以及有關的電子數據和相應軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
1)分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
2)檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一； 3)、管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1)分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； 2)、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數；
3)摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閲保持數字完整；
4)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全；
5)記賬憑證上有關人員的印章是否齊全；
6)會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲；
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
c、裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。
7)會計憑證裝訂後的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
b、在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬户是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；
2)然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬户目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊；
b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
3)在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章；
4)賬簿裝訂後的其他要求:
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象；
b、封面應齊全、平整、並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分户明細賬；
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會計檔案的移交歸檔
1)每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了後，可暫由本會計部門保管一年。期滿之後，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管；
2)移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會計檔案的保管
1)會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了後的第一天算起；
2)會計檔案室的要求:應選擇在乾燥防水的`地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材；室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，並防止潮濕；
3)會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找；
4)設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
5)使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會計檔案的借閲
1)會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閲或者複印；
2)外部借閲會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員和公司領導批准後，方可辦理借閲手續；由檔案部門建立健全會計檔案查閲、複製、登記制度；
3)借閲手續：借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；
4)借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。
7、會計檔案的銷燬
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷燬：
1)會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定，編制會計檔案銷燬清冊（註明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容），經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬；
2)銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷燬前清點所要銷燬的會計檔案；銷燬後，經辦人應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章；註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查；
3)會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清單和會計檔案保管清冊中列明；
4)在建設期間的會計檔案，不得銷燬。
六、本制度解釋權歸本公司財務部。
蒙田範文網