學校檔案管理辦法

學校檔案管理辦法

第一章總則

第一條 為了加強對學校檔案工作的領導，提高各類檔案的管理水平，有效的保護和利用檔案，為了學校各項工作服務，為社會服務，根據《中華人民共和國檔案法》制定本辦法。

第二條檔案包括建校以來學校在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄材料，它是黨和國家的寶貴財富，由學校綜合檔案室集中統一保管。

第三條學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是學校各項工作的重要組成部分，是反映和維護學校歷史真實面貌的一項重要事業。學校應把檔案工作納入總體發展規劃，納入議事日程、納入教學、科研和行政管理人員職責範圍；在佈置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，佈置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第四條綜合檔案室必須嚴格執行國家、學校保密制度，在確保檔案安全和國家機密的前提下，按規定搞好對外開放利用。

第二章檔案機構設置與職責

第五條學校設綜合檔案室負責全校的檔案管理工作。學校辦、部、處、院、館、中心應有一位負責人分管本部門的檔案工作。綜合檔案室既是學校檔案工作的的職能管理部門，又是永久保存和提供利用學校檔案的科學文化事業機構。

第六條校綜合檔案室主要職責是：

（一）宣傳、貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策規定，並完成上級主管部門下達的有關檔案業務工作。

（二）負責規劃、協調全校檔案工作，負責對全校各部、處、院、館、中心等部門檔案工作進行監督、指導和檢查。

（三）制定和組織實施學校關於檔案工作的有關規定，加強檔案工作規範化、標準化建設，提高現代化管理水平。

（四）負責接收（徵集）、整理、分類、統計和保管全校各類檔案及有關資料。

（五）嚴格執行保密制度，做好檔案的鑑定工作，及時組織對已超過保管或保密期限檔案的鑑定工作。

（六）維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防範、修復、複製、保護工作。

（七）負責組織全校專、兼職檔案人員的業務學習和培訓，指導專兼職檔案人員做好檔案工作。

（八）開展檔案理論和檔案業務的學術研究，組織和參加校內外檔案業務研討、交流和協作活動。

第七條 學校各部門兼職檔案人員，要積極配合綜合檔案室宣傳、貫徹執行國家關於檔案工作法令、政策和規定及本校的檔案工作規章制度；實施學校檔案工作計劃、規劃；負責本部門形成的檔案材料的收集、整理、立卷和向綜合檔案室移交等工作。

第三章檔案工作人員

第八條 學校專、兼職檔案工作人員要努力學習馬列主義理論，堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針、政策、遵紀守法、保守黨和國家機密；熱愛檔案事業，忠於職守，埋頭苦幹；刻苦鑽研業務，具有一定的檔案專業知識和科學文化知識。

第九條各級領導應為檔案工作人員提高政治、業務素質和生活待遇創造條件，關心他們的思想、工作與生活。

第十條 學校檔案工作人員屬檔案專業技術人員，其職稱和待遇按國家有關規定執行。

第四章經費、庫房和設備

第十一條學校要確保檔案工作的設備經費的需要。所需經費應列入學校預算。

第十二條 學校遵循方便利用、安全保管、有利發展的原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房。

第十三條 學校要有計劃地為綜合檔案室配備必要的設備，以逐步實現檔案管理現代化，落實檔案保護措施。

第五章文件材料的收集、整理和歸檔驗收

第十四條 建立和不斷完善歸檔制度，納入教學、科研和黨政管理人員的職責範圍，做到應歸檔的文件材料必須完整、準確、系統地歸檔保存。

第十五條學校各部門應做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即在佈置、檢查、驗收、總結各項工作的同時，要佈置、檢查、驗收、總結檔案工作。

第十六條學校實行部門立卷制度。校部機關、院、部、所、中心、教輔單位等相當於處級建制的立卷單位，其下屬機構均由上述各單位統一立卷。部門立卷人按文件材料形成的規律，加以系統整理組卷，編排頁號，填寫卷內目錄，擬定案卷標題,綜合檔案室負責指導立卷工作和案卷的質量檢查，合格後立卷人方可向學校綜合檔案室移交。

第十七條 文件材料的歸檔範圍

（一）黨政檔案

主要包括校黨委、校行政及所轄範圍的各個部門的各種會議文件會議記錄、會議紀要、工作計劃、規劃、方案、彙報、總結、規章制度、統計報表；特別是全局性、綜合性的文件材料及上級來文中針對學校的指示性、指導性文件。

（二）教學檔案

主要包括綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍、課堂教學與實踐、學位工作、畢業生工作、教材以及在教學管理、教學實踐和教學研究活動中形成文件材料，特別是教學實踐各環節中形成的不同載體的文件材料。

（三）科研檔案

主要包括綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑑定、申報獎勵、推廣應用等方面活動中形成的文件材料。重點是學校承擔的科研項目，特別是研究實驗階段形成的作為研究結果依據的原始材料。

（四）基建檔案

主要包括綜合管理、可行性研究 、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等包括竣工圖在內的全套圖紙。

（五）設備檔案

主要包括綜合管理、儀器設備項目令據性材料、開箱驗收、安裝調試、運行維修隨機圖樣等的文件材料，特別是價值5萬元以上的儀器設備項目各環節形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機技術文件。

（六）出版檔案

主要包括綜合管理和學校編輯出版的學報、校報和學術刊物以及出版物的審稿單、樣書等，重點是出版活動各個階段形成不同載體的文件材料。

（七）外事檔案

主要包括綜合管理材料、全校人員出席國際學術會議、出國考察、講學、合作研究、訪問、進修；學校聘請的外教專家、港澳台專家與教師在教學、科研及其他活動中形成的文件材料；留學生學籍、成績及留學生工作等活動中形成的不同載體的文件材料。

（八）財會檔案

主要包括綜合管理文件、會計賬簿、會計報表、工資清冊等。以上各類檔案的歸檔範圍詳見《中國政法大學檔案歸檔範圍和保管期限表》。

第十八條歸檔的文件材料應質地優良、書繪工整、藍或黑墨水書寫、聲像清晰，文件材料符合有關規範和標準要求。

第十九條歸檔時間與檔案移交手續

（一）歸檔時間

1.校部機關當年形成的檔案和能按年度歸檔的部門，於次年五月底前歸檔。

2.教學部門和能按年度歸檔的部門，應在次學年度十一月底前歸檔。

3.科研、基建、學校論文等應在鑑定、竣工和授予學位後的三個月內歸檔。

（二）檔案移交接收手續

檔案綜合室接收檔案時，首先應檢查案卷質量，符合要求後，方可進行收卷。移交時檔案工作人員與移交人共同清點，經查對無誤，方可辦理登記與簽收手續。

第二十條學校科研成果、基建工程、設備開箱等進行鑑定、驗收時，對應檔案的文件材料檔案部門加以審查、簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予上報成果、不予評獎。

第二十一條 凡由校、院、所等與其他單位分工協作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將複製件送主辦單位保存。

第二十二條 個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按統一的移交時間，交給本單位檔案人員歸檔移交校綜合檔案室集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。對個人在其非職務活動中形成的重要文書材料，綜合檔案室要注意向他們徵集或接收捐贈，對捐贈的檔案，視診貴程度，學校給予獎勵。

第六章檔案的管理

第二十三條 綜合檔案室按照便於保管、方便利用的原則，對檔案進行分類、編號和排列，各庫房應具有檔案資料存放標誌。

第二十四條 綜合檔案室要落實檔案的保護措施，健全檔案的安全保密制度，切實做好防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防高温、防爆曬等工作。對已破損、褪色的檔案，應進行修復或複製，學校要為檔案保護提供必要條件。

第二十五條檔案的鑑定與銷燬

（一）檔案鑑定工作在校主管領導下，由綜合檔案室檔案形成部門的負責人組成鑑定小組，負責對保密期限已滿的檔案進行鑑定，作出處理決定。

（二）需要銷燬的檔案，應造冊、報請分管檔案工作的領導批准後，方可銷燬。銷燬歷史檔案，必須同時報國家檔案局批准，任何單位和個人不能擅自銷燬任何檔案。

第二十六條 學校各類檔案按其價值確定保管期限為永久，長期和短期三種；

（一）永久：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）長期：凡是反映學校一般活動，在較長時間內對本校工作有考察利用價值文件材料，列為長期保管，保管期限為十六至五十年左右。

（三）短期：凡在短期內學校需要查考利用的檔案，列為短期保管，其保管期限為十五年以內。

短期保管的檔案由檔案形成部門視情況自行決定存毀，不向綜合檔案室移交。

第二十七條 檔案的統計

綜合檔案室要對檔案的收進、移出、案卷數量、檔案的利用等情況進行統計。按照有關規定向有關部門報送檔案工作基本情況統計表。

第七章檔案的提供利用

第二十八條 檔案工作人員應掌握學校及本部門的歷史和工作情況及所管理的檔案，積極提供檔案為領導和各項工作服務。

第二十九條綜合檔案室根據需要，加強對檔案史料的研究整理，編寫專題資料和全宗介紹，大事記、基礎數學彙編等。

第三十條 查、借閲利用檔案必須遵守綜合檔案室的有關查、借閲制度。屬個人利用檔案應交納一定的檔案利用保護費（按學校辦字［2002］10號執行）。

第八章考核、獎勵和處罰

第三十一條根據學校綜合檔案室關於檔案工作的規定製度，明確崗位職責，對優秀的專、兼職檔案人員和有突出服務與研究成果，以及對檔案事業建設有重大貢獻者建議學校給予表揚和獎勵。

第三十二條對於違反《檔案法》的行為，由學校根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的程序和處理辦法予以處罰，並按有關規定建立備案制度。

第九章附則

第三十三條本辦法由學校辦公室負責解釋。

第三十四條 本辦法自印發之日起執行。