1、範圍
本標準規定了唐山市曹妃甸區行政審批局辦公設備的管理維護的主體、對象、內容及要求、監督考核。
本標準適用於唐山市曹妃甸區行政審批局辦公設備的管理維護工作。
2、主體
行政審批局全體工作人員。
3、對象
計算機、複印機、打印機、傳真機、電話機、照相機、攝像機、移動存儲設備、音響設備、投影儀、空調等。
4、內容及要求
4.1計算機
4.1.1顯示器及主機
顯示器的日常維護以除塵為主；在對其除塵時，應關閉電源。定期用乾淨的軟布從屏幕中心螺旋式地向外擦拭，去掉屏幕灰塵，並經常清除機殼上的灰塵和污垢，保持外觀清潔和美觀。
拔插電源線和信號電纜時，應先關機，以免損壞接口電路元件；長途搬運顯示器時，應放回原來的包裝箱內。
不能將盛有水的容器放在機殼上。
4.1.2鍵盤
保持鍵盤清潔：一旦鍵盤有髒跡或油污，應及時清潔；不能用酒精清洗鍵盤，不可讓水流入鍵盤；清潔工作應在斷電的情況下進行。
不同型號的鍵盤不能隨意更換，更換鍵盤時應在關閉計算機電源的情況下進行，鍵盤接口插到主機指定的位置。
在操作鍵盤時，按鍵動作要適當。
4.1.3電源
確保電源的輸入電壓與使用的電源電壓一致，尤其是安裝機器或搬動後的機器應特別注意。
不能頻繁開關電源。
4.2打印機
4.2.1打印機卡紙後如果不能輕鬆移動紙張，請勿強行移動。如果紙張附着在紙盤中，則嘗試通過紙盤上部（如果可以）或從頂蓋區域將其取出。如無法操作請聯繫維修人員。切勿用蠻力以免破壞打印機部件。
4.2.2在正常運行的狀態下，不能強行關閉電源。
4.3移動存儲設備
4.3.1包括移動硬盤和U盤。
4.3.2移動硬盤使用時注意，在硬盤高速運轉時嚴禁硬盤受到外力碰撞，嚴禁移動硬盤。
4.3.3移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進行相關操作，當系統提示“您可以安全的拔下設備”時方可拔除設備。
4.4投影設備
4.4.1使用由政務服務中心專人負責，其它人員未經允許及培訓嚴禁使用該辦公設備。
4.4.2關閉投影儀時應等投影儀的amp燈完全熄滅後再關閉電源。
4.5計算機軟件及應用軟件
4.5.1由綜合辦公室統一購買。
4.5.2軟件在使用時，要按照要求步驟進入或退出，以免造成軟件的損壞。
4.5.3禁止私自在行政審批局計算機上安裝其他軟件，以免病毒傳播。
4.6各類辦公設備嚴禁外借、外用。
4.7其他辦公設備的維護按其説明書要求執行。
4.8報修及修理
4.8.1在保修期內出現故障的辦公設備，使用科室或窗口應立即報告政務服務中心，由政務服務中心直接與供應商（廠家）聯繫，以便能及時辦理退、賠、換、補或保修手續。
4.8.2在保修期外出現故障的辦公設備，發生故障不能使用時，需向政務服務中心提出請修，通過定點公司或專業維修人員進行維修。
4.8.3各科室需外送修理的辦公設備，未經政務服務中心同意而私自送修，所需費用由科室自行承擔。
4.8.4故障辦公設備經修復後應經使用科室或使用人進行質量驗收、簽名。
5、監督
行政審批局政務服務中心負責監督並做好維護記錄。
第一章總則
為使辦公用品管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，降低辦公用品消耗，減少損失和浪費，結合我中心工作特點，在管理上貫徹“管用結合，合理調配，物盡其用”的。原則，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。
第二章辦公用品範圍
1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。
2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等。
3、實物資產：物資價格達300元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機等電腦、打印機的耗材。
4、其他辦公用品、設備。
第三章辦公用品申請
1、各部門如需辦公用品，於每月25日前經部門主管確認，上報辦公室，經中心主任審批後，辦公室統一安排購置。
2、因工作需要，急需的辦公用品，各部門可直接向中心主任報告後購買，事後再補辦有關手續。
第四章辦公用品採購
1、公司辦公用品的採購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經中心同意，可由申請部門自行購買。
2、申購物品應填寫物品申購單。
3、物資採購由辦公室指定專人負責，並採取以下方式：
1)定點：公司定大型超市進行物品採購。
2)定時：每月月初進行物品採購。
3)定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。
4)選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用
第五章辦公用品入庫
1、購入的辦公用品由財務負責按類別、品種清點、驗收，及時登記入冊，統一入庫管理。
2、對於存在質量問題的產品，財務有權拒收，有采購人員負責退換。
3、對購入、發出和庫存的數量，並建立一套領用登記台賬
第六章領(借)用制度
辦公用品使用要堅持“厲行節約、反對浪費”的原則，必須通過財務辦理一定登記手續後方可領取或借用，一般不得私自任意拿用。具體辦法：
1、領用電腦、打印機的各類耗材必須以舊換新。
2、領用其它辦公用品由領用人在辦公用品台賬上登記。
3、凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，並由部門經理簽字認可。
4、借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還。
5、借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。
第七章附則
1、新進人員到職時向財務部領用辦公物品；人員離職時，必須向財務辦理辦公物品歸還手續，未經財務認可的，其他部門不得為其辦理離職手續。
2、辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。
3、定期開展辦公用品核查工作，盤點、核對，做到帳實相符。
4、全體工作人員要加強對公用物資、辦公用品的使用和保管。嚴格控制不必要的消耗和損壞，對不負責任而造成損失者要追究其責任或經濟賠償。
辦公設備管理制度2
1、目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務於公司各項工作。
2、適用範圍
本制度適用於集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材採購和管理。
3、職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理，採購與報廢的審核，辦用品的收發管理。
3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、並有責任愛護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁（總經理）負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備採購、維修、保養、報廢確認，網絡安全的管理。
3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監控。
4、辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品：
4.1.1辦公傢俱，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦枱、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、複印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、塗改液、剪刀、釘書釘、複寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、複印紙等。
4.2.2生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5、辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請處理。
5.2各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，批准後統一由行政助理負責採購。
5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批後再由人力資源及行政部實施採購。
5.5辦公設備及用品採購回公司，管理部門應先建檔登記，並及時通知相關部門領用。
6、辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續。
6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，並對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監督。
6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7、辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2個人使用電腦、複印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商來公司進行檢修。
7.3故障解決後填寫《辦公設備報修記錄表》，並由報修人簽字確認後，由人力資源及行政部存檔。
7.4經相關技術人員鑑定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；
7.4.2私自拆裝電腦、複印機等設備的；
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的；
7.4.4人為的損壞。
8、辦公設備的報廢
8.1凡屬於正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，説明原因和理由，部門負責人審核，並由信息部技術人員鑑定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，並在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見後交主管副總裁審批。
8.3經主管副總裁審批後《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，複印給財務部、辦理報廢手續，進行帳務處理，並辦理補充新設備的申購或領用手續。
9、辦公設備的外借，必須經公司主管副總裁批准後，到人力資源及行政部辦理外借登記手續。
10、辦公用品及設備的盤點制度
10.1行政助理每月底統計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。
10.2為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。
10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11、記錄表單
11.1個人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
辦公室設備管理規定
1.目的
規範辦公設備管理，保證辦公設備的正常使用，合理控制辦公費用。
2.適用範圍
本規定適用於能多次重複使用並保持原有實物形態，正常使用壽命在1年以上的辦公設備及用品的使用和管理。
3.職責
副總經理負責審批各部門辦公設備的申購及報廢。
辦公室與財務部負責建立健全辦公設備管理制度，並監督落實相關工作。
各部門負責人負責本部門辦公設備的申購及監控管理。品質管理部負責組織辦公設備維修保養分包服務的評價與選擇。
行政祕書負責責任範圍內辦公設備的維保和責任範圍外辦公設備監督管理。
網絡管理員負責協助辦公設備分包服務與日常管理的監控。辦公設備領用人負責所領用辦公設備的保管和日常維護。
4．內容及過程控制辦公設備範圍：
辦公設備包括計算機及附屬設備、網絡設施、打印機、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、採訪機、錄音筆、投影儀等專用於公司辦公、會務及培訓所用的資訊設備。
辦公設備的申購和領用
各部門、維修站根據工作需要通過《固定資產申購單》形式申購辦公設備，經分管領導、總經理審批後，交採購管理員統一採購。
新購入的辦公設備驗收合格入庫後，由倉庫管理員通知申購部門領用，並在《固定資產/低值易耗品出庫登記表》上做好登記。
各部門後勤管理員每月根據倉庫提供的《固定資產/低值易耗品出庫登記表》，錄入部門《資產台帳》中；領用部門對辦公設備指定專人保管，建立《公司資產個人管理登記卡》並辦理保管手續。
保管人因工作變動需將辦公設備轉交他人，由部門負責人指定接管人，並負責監交，暫時沒有接管人的物品，統一由後勤管理員接管。移交完畢後，詳細填寫《資產移交單》，經部門負責人、原保管人、接管人簽字後，在部門後勤管理員處重新辦理《公司資產個人保管登記卡》變更手續。
辦公設備維修維護分包
各部門根據實際情況，以書面形式向總經理提出辦公設備維修維護分包服務需求，批准後由品質管理部安排分包服務方評價選擇工作，詳見《物業服務分包管理程序》。公司本部相關分包需求由人事行政部統一提出。
各部門後勤管理員按照《辦公設備維護保養分包服務合同》監控辦公設備維修維護分包服務質量，結算分包服務費，並對不合格服務方提出更換申請。
辦公設備使用與維護：保管人/使用人應定期聯繫設備維護服務商對辦公設備進行檢測、維護，並在《辦公設備維護保養記錄單》做好維護保養記錄；
計算機及附屬設備的使用與維護
1）計算機由使用人辦理保管手續後，保管責任移交至使用人。
2）嚴格按計算機操作規定進行操作。
3）保持計算機及相關設備整潔、無灰塵。
4）計算機出現故障後，應立即通知分包方或後勤管理員聯繫維修，計算機及附屬設
備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、
更換配置、隨意搬離辦公地點。
5）計算機使用人須遵守公司保密管理規定，做好計算機資料的保
密措施，不得向公司外部人員泄露。
6）計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，如有特殊要求，可刻制光盤作永久性保存。
7）計算機使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實後，按照原價賠償。
8）打印機的日常使用中，色帶、墨盒用完需及時更換，更換時嚴格按操作説明操作。
複印機、傳真機的使用與維護
1）由各部門指定專人負責對機器進行管理，定期保養；
2）嚴格按照規定規程進行操作；
3）保持設備的乾淨整潔；
4）若違規操作導致設備損壞，應追究使用人相應責任並根據情況進行賠償；
辦公設備的維修
所有辦公設備，在保修期內，參照《公共設備維修保養分包服務協議書》執行；保修期外，參照《物業服務分包管理程序》，安排外包辦公設備維修服務商進行維修。
辦公設備在使用過程中出現故障，保管/使用人應及時聯繫設備維護方對設備進行檢測、檢修，並填寫在《機器故障表》做好維護保養記錄，設備維修時若涉及到更換配件，須經公司專業人員核驗後，報歸口部門經理審批後方可維修。修好後，保管/使用人、公司專業人員須在《機器故障表》上簽字、確認。
辦公設備的報廢認定與處理
辦公設備故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫《物品報廢單》，經部門經理審批後交人事行政部進行審核，報總經理批准。
批准報廢的辦公設備交倉庫管理員入庫並登記。後勤管理員出售或報廢處理物品時應填寫《資產處置申請表》交歸口部門經理審核後，再進行出售或報廢處理。
後勤管理員出售或報廢處理的辦公設備，其收入上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行帳務處理。
5.文件
無
6.質量記錄
《固定資產申購單》OA流程
《資產台帳》以電子文本形式或帳本形式記錄
《資產移交單》
《公司資產個人保管登記卡》
《機器故障表》
《物品報廢單》
1、目的：
1.1為了更有效地管理和使用公司的辦公設備， 使現有辦公設備在本公司充分發揮作用，特制定本制度。
2 .範圍 ：公司所有辦公室以及附屬辦公場所（磅房、外來施工、會議室、電教室、門衞室等）
2.1辦公設備，包括計算機、空調、網絡設施、電話機、傳真機、複印機、音響桌椅、檔案櫃、飲水機、水瓶、萬年曆、風扇及附屬設施等專用於公司辦公、開會及培訓所用的設備。
3、職責 ：
總經理批准執行；辦公室負責實施
3.1辦公設備使用人負責設備的正確使用和日常維護與保管，
3.2行政部負責辦公設備的日常管理工作。
3.3公司財務部負責辦公設備的報廢處理工作。
3.4辦公設備配置，由使用部門主管提出申請、經總經理批准後，由公司行政部報採購部採購。
4、辦公設備驗收、入庫、領取：
4.1 辦公設備採購後須辦理驗收、入庫、領用手續，行政部負責設備質量的驗收， 合格後，保管員根據實際入庫數量填寫“辦公設備入庫單”入庫。
4.2行政部按計劃數量核發到所需部門
4.3行政部對各部門及相關部門辦公設備進行登記，部門負責人在台賬上簽字確認
4.4低值易耗品定額、定時發放，掃把、拖把、搓鬥、檔案盒、檔案夾、計算器飲水機、水瓶等以舊換新，人為損壞照價賠償
4.5檔案櫃、桌椅、計算機、打印機、空調等按財務折舊標準執行，特殊損壞報總經理批准
5、使用與維護要求 ：
5.1辦公設備專用於員工辦公使用，不得挪於非工作之外其它用途。
5.2計算機及附屬設備的使用及保管由部門指定專人負責。任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點；
5.3計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處於整潔、無灰塵的狀態；
5.4 如出現故障需行政部派人專業維修，其他人員不得自行安排
5.5計算機及其他有密碼的實施。密碼要到行政部備案，不得私自更改
第一章、總則
第一條、為了加強公司辦公設備的管理，確保合理有效使用，特制訂本制度。
第二條、本制度中的辦公設備包括以下：計算機、打印機、複印機、掃描儀、傳真機、電話機等。
第二章、辦公設備的申請
第三條、因工作需要購買辦公設備的部門於當月20日前提出辦公設備需求申請，報辦公室、財務部、主管副總審核批准後，由辦公室統一列入下一月度預算。
第三章、辦公設備的採購
第四條、辦公設備原則上嚴格實行預算管理，統一採購。如有緊急情況，允許按預算外費用申請程序實施緊急採購，需總經理審批後採購。
第五條、預算獲批後，由辦公室執行採購，並辦理出入庫手續。第六條、貨物送達後，由辦公室文員負責進行核對、驗收，確定無誤後，辦理入庫手續。
第四章、辦公設備的領用
第七條、各科室填寫物品採購申請單，經辦公室、財務部負責人簽字後交行辦公室管理員，管理員核對後，在領用登記冊上做好登記，辦理出庫手續。
第八條、移動硬盤、筆記本電腦等便攜式辦公設備要辦理固定資
產借用單，在規定的使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司範圍內調動辦公設備“機隨人走”，公司範圍外調動的，辦公設備必須上交公司，同時撤回固定資產借用單。
第五章辦公設備的使用
辦公設備的管理和維護
第八條、辦公設備領取後，將開箱驗收記錄及説明書、保修卡等隨機資料移交辦公室存檔。
第九條、公司按照“誰使用，誰管理”的原則，對辦公設備進行日常管理，在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
第十條、辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類編號，並建立辦公設備管理台帳，每半年盤點清查一次，作到帳物相符。
第十一條、辦公室負責公司所有辦公設備的日常維修與保養。
第六章、報廢審核。
對於各部門提交的報廢物品清單，信息員要認真審核，確認不能再次利用後，經辦公室、財務部負責人簽字後方可作報廢處理。
第十二條、對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
第十三條、報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
為了加強辦公室設備的管理，提高辦公設備的使用效率和使用壽命，確保辦公設備安全、可靠、穩定的運行，根據超市的具體情況，特制定本規定。
1、辦公室祕書、各部門負責人為本超市辦公設備保管和使用的第一責任人，對本室辦公設備保管和使用工作負完全責任。
2、愛護辦公設備，嚴守操作規程，嚴禁私自拆卸和利用辦公設備辦私事、玩電遊等。
3、未經領導同意，不得將辦公設備外借或另作它用。
4、任何人未經領導批准，不能將專用辦公設備帶出辦公地點。
5、注意用電安全，做到人離電關。
一、電腦的使用管理規定
為了滿足辦公自動化管理的需要，提高電腦的使用效率，加強對電腦的管理和維護，特制定本規定：
1、辦公電腦分為系統專用電腦和對超市員工辦公開放電腦。
2、系統專用電腦實行專人負責保管，非保管員不得使用系統專用電腦，特殊工作需要除外，但需請示辦公室負責人。
3、上機人員必須掌握電腦操作技能，嚴格遵守電腦操作規程，注意安全操作，以防設備損壞。
4、指定專人負責電腦的使用和維護，未經電腦管理人的同意，不得擅自上機操作；未經許可，操作人員不得進行工作以外的操作。
5、禁止在電腦上玩遊戲，禁止登陸和下載不健康的內容，禁止從事其他與辦公無關的工作。
6、要愛護機器設備，發生故障及時報告並進行維修，建立微機檔案，對微機的相關軟硬件設備的使用及維護等進行登記。
7、注意防止電腦病毒感染，定期用病毒測試軟件進行檢測，一旦發現病毒要進行清理，若不能達到清理效果，應向領導報告，聘請有關專家處理。
8、凡涉祕材料的存貯和微機操作系統中的有關密碼均應採取相應的保密措施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉祕材料等。
9、注意維持機房整潔，機房內嚴禁堆放雜物和吸煙，經常對機房、機器進行必要的整理清掃，做好防塵、防濕、防高温工作。
二、打印機使用管理規定
打印機是為提高工作效率，適應辦公自動化配置的設備之一，為規範對打印機的管理，切實保證打印機的安全、正常、合理使用，特作如下規定：
1、打印機作為內部辦公設備，打印辦公資料、文件，不得對外開放。
2、複印、打印文件、資料時，必須登記、簽名，並註明所用紙張數
3、辦公室祕書負責打印機的管理、使用和保養，祕書不在時，超市員工如因工作需要可按正常操作規程使用打印機，使用後需登記。
4、打印機實行專人保管維護，非保管人員不得拆卸打印機。
5、超市員工打印大量資料時，須請示辦公室負責人。
6、全體超市員工應遵守規定，厲行節約，對違反規定的不合理要求，管理人員有權拒絕。
三、辦公電話使用管理規定
為加強電話的管理，保證各項工作的正常進行，特如下規定。
1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。
2、因工作需要需通國內、國際長話或發傳真時，必須超市經理批准。
3、通話要簡明，避免長時間佔用線路。
4、非工作人員，未經許可，不得使用本超市電話設備。
5、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設備，因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。
四、本規定自發布之日起執行。
1、目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用，更好地服務於公司各項工作。
2、適用範圍
本制度適用於集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材採購和管理。
3、職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理，採購與報廢的審核，辦用品的收發管理。
3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、並有責任愛護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁（總經理）負責單價XX元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備採購、維修、保養、報廢確認，網絡安全的管理。
3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監控。
4、辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品：
4.1.1辦公傢俱，如：各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦枱、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類，如：電腦、打印機、電話機、傳真機、複印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、塗改液、剪刀、釘書釘、複寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、複印紙等。
4.2.2生活用品，如：面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5、辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底，各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部，逾期不交的部門，視放棄申請處理。
5.2各部門經理應嚴把審核關，以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量，編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批，批准後統一由行政助理負責採購。
5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核，費用超過XX元的辦公設備須送高級副總裁審批後再由人力資源及行政部實施採購。
5.5辦公設備及用品採購回公司，管理部門應先建檔登記，並及時通知相關部門領用。
6、辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產，使用者有責任和義務妥善保管、合理使用，不能隨意轉交他人，造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案，員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3員工因工作變動或離職的，應及時到管理部門辦理移交退庫手續。
6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用，並對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監督。
6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午，特殊情況或急用物品除外，計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償，設備折舊年限為5年，以每年折舊率20%計算。
7、辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修，人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2個人使用電腦、複印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障，應及時通知信息部，由信息部工作人員檢修或通知相關供應（維修）商 來公司進行檢修。
7.3故障解決後填寫《辦公設備報修記錄表》，並由報修人簽字確認後，由人力資源及行政部存檔。
7.4經相關技術人員鑑定下列情況造成損壞的，由責任者按物品的購置價格和使用時間，新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；
7.4.2私自拆裝電腦、複印機等設備的；
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的；
7.4.4人為的損壞。
8、辦公設備的報廢
8.1凡屬於正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的，由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》，説明原因和理由，部門負責人審核，並由信息部技術人員鑑定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據相關技術人員的意見，並在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見後交主管副總裁審批。
8.3經主管副總裁審批後《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔，複印給財務部、辦理報廢手續，進行帳務處理，並辦理補充新設備的申購或領用手續。
9、辦公設備的外借，必須經公司主管副總裁批准後，到人力資源及行政部辦理外借登記手續。
10、辦公用品及設備的盤點制度
10.1行政助理每月底統計各部門的領用單，編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審核。
10.2為控制庫存數量，辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。
10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點，對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11、記錄表單
11.1個人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發揮作用，並進一步提高員工的計算機應用水平，把企業計算機信息管理提到公司戰略管理日程，特制定本制度。
2.0、範圍
計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等專用於公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。
3.0、職責
3.1、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養。
3.2、信息管理課負責計算機等辦公設備的採購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。
3.4、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執行工作。
3.5、集團公司企業管理委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
4.0、作業內容
4.1、相關作業流程圖和責任人、配合人。（詳見流程圖）
4.2、流程圖相關事項説明
4.2.1、辦公設備請購
、辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認後提交信息管理課（若同一部門多個員工均須請購，則由部門彙總、部長簽字，統一提交信息管理課）。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見（包括預計費用），依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排採購（若有庫存貨，則直接按領用程序領用）；在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批後，由信息管理課安排採購（若有庫存貨，則直接按領用程序領用）。採購審批權限參照《財務審批制度》。
4.2.2、辦公設備入庫、驗收
、採購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格後，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設備領用與配置
、計算機等辦公設備專用於員工辦公使用，不得挪於非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照《崗位職務説明書》中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照《財務審批制度》審批權限要求進行審批後，到信息管理課領用。
、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長簽字後，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯繫單”，由本部門部長、分管總監簽字，提交人力資源總監審核，報總裁批准後，交信息管理課負責辦理。
4.2.3、辦公設備使用與維護
、計算機及附屬設備的使用與維護
、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動（調崗、離職等），辦公設備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執行。
、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處於整潔、無灰塵的狀態。
、規定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種遊戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，並對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執行。
、接收E-MAIL的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒後，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。
、禁止私自更改計算機的IP地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。
、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。
、電腦使用人須遵守公司的保密規定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。
、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設備，若經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。
、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規範進行關機。
、電腦使用人須經信息管理課確認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗（參見《員工培訓管理制度》）。非計算機使用人不得上機操作，如有發現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切後果自負。
、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料彙總做成光盤作永久性保存。
、打印機的日常使用中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作説明操作。
、電話機、傳真機、複印機、音響及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護
、以上辦公設備操作，詳見《使用説明書》，出現故障須叫專業人員維修。
、若使用過程中出現人為損壞，經發現、核實後，照原價3倍進行賠償。
4.2.4、辦公設備的維修
、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯繫單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯繫單”安排技術人員進行維修。修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”上簽字、確認。
、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”；若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯繫單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修服務聯繫單”安排相關技術人員維修，修好後，使用人須在“維修服務聯繫單”確認、簽字。
、所有辦公設備，在保修期內，參照《設備保修協議》執行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員（可以外請，涉及費用須事先上報核准）進行維修。
4.2.5、辦公設備的'報廢認定與處理
、計算機、打印機、複印機、傳真機等辦公用品，由於故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。
、資材管理部確認無誤後，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批准後，進行出售或報廢處理。
、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。
第一章 總則
第一條 為了加強公司辦公設備的管理，確保合理有效使用，特制訂本制度。
第二條 本制度中的辦公設備包括以下：計算機、打印機、複印機、掃描儀、傳真機、電話機等。
第二章 辦公設備的申請
第三條 因工作需要購買辦公設備的部門於當月20日前提出辦公設備需求申請，報辦公室、財務部、主管副總審核批准後，由辦公室統一列入下一月度預算。
第三章 辦公設備的採購
第四條 辦公設備原則上嚴格實行預算管理，統一採購。如有緊急情況，允許按預算外費用申請程序實施緊急採購，需總經理審批後採購。
第五條 預算獲批後，由辦公室執行採購，並辦理出入庫手續。 第六條 貨物送達後，由辦公室文員負責進行核對、驗收，確定無誤後，辦理入庫手續。
第四章 辦公設備的領用
第七條 各科室填寫物品採購申請單，經辦公室、財務部負責人簽字後交行辦公室管理員，管理員核對後，在領用登記冊上做好登記，辦理出庫手續。
第八條 移動硬盤、筆記本電腦等便攜式辦公設備要辦理固定資
產借用單，在規定的使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司範圍內調動辦公設備“機隨人走”，公司範圍外調動的，辦公設備必須上交公司，同時撤回固定資產借用單。
第五章辦公設備的使用
辦公設備的管理和維護
第八條 辦公設備領取後，將開箱驗收記錄及説明書、保修卡等隨機資料移交辦公室存檔。
第九條 公司按照“誰使用，誰管理”的原則，對辦公設備進行日常管理，在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
第十條 辦公室負責對公司所有辦公設備進行分類編號，並建立辦公設備管理台帳，每半年盤點清查一次，作到帳物相符。
第十一條 辦公室負責公司所有辦公設備的日常維修與保養。 第六章第十二條 報廢審核。對於各部門提交的報廢物品清單，信息員要認真審核，確認不能再次利用後，經辦公室、財務部負責人簽字後方可作報廢處理。
第十三條 對決定報廢的辦公設備，辦公室應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
第十四條 報廢品由辦公室集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第七章辦公設備的報廢處理 第十五條
附則
第十一條 本制度由辦公室負責制定、解釋、及修改。 第十二條 本制度自下發之日起執行。
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