為確保各項會議接待工作的順利進行,特制定會議方案如下:
一、會議主題:
待定
二、會議時間:
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、會議地點:
xxx-xxx-x酒店。
四、環境佈置
(一)會場外區域佈置
酒店外圍環境:燈杆棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。
(二)會場內主要區域佈置
1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)佈置主題噴繪、水牌、導示牌、桌籤、插花及橫幅。
五、會議內容
第一板塊 會 議
(一)會議時間:20xx年x月x日、x日、x日
(二)會議地點:待定(200人會議廳)
(三)會議內容:待定
(四)會議佈置:
1)課桌擺放:圍桌式或者課桌式擺放
2)會議鮮花:講台花、胸花、桌花
3)會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾
4)會場氛圍:水牌製作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、x展架
(五)會後合影:
時間:在會議結束前,告知大家不要急於離場,按 序下樓,在指定地點合影留念。
地點:凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)
可以給領導安排座椅,座椅上有貼領導的名字,可以對號入座。
第二板塊 晚 宴
(一)晚宴時間:20xx年x月x日晚(具體時間待定)
(二)晚宴地點:餐廳待定
(三)晚宴方式:圍桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴佈置:室外:空飄(8個)(空飄內容: )、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。
室內:舞台搭建、舞台背景噴繪畫面、舞台裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。
餐桌布置:餐桌桌花、台籤(晚宴安排內容介紹)
第三板塊 會議接待
(一)工作內容
1、會議流程策劃;
2、編撰、印刷會議接待手冊;
3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;
4、會議前期報名的接待、物品分發等;
6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;
7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;
8、提供機(車)票的訂購服務工作;
9、提供專業接待人員服務工作;
10、根據需要,提供其他公務活動服務工作;
11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;
(二)組織機構及職責
1、綜合協調組
工作職責:
(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;
(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯繫工作;
(3)負責與組委會內部的全面對接工作;
(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;
(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協調工作;
(6)負責接待服務手冊的編制工作;
2、接待服務組
工作職責:
(1)負責嘉賓的接機工作,配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。
(2)負責對外具體聯繫落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;
(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察遊覽、物流等其他會議服務;
(4)根據嘉賓的實際情況,具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;
(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓後,將事先準備好的房間鑰匙登記名稱後,交給入住嘉賓,並送嘉賓進入房間,房間內佈置鮮花、茶歇、會議流程等)
(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;
3、服務保障組
工作職責:
(1)負責接待服務組的有關活動安排,如:會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排
(2)負責本組工作人員的一切後勤保障工作。
第四板塊 會後考察
一、會後考察:
1、如果會議結束後,該會組委會有安排會議考察,請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手裏。
2、如果會後考察屬於自願報名,酒店大廳將設有會後考察線路報名諮詢點。(費用自理)
二、當地遊覽服務
(20人或以上/車)(淡季報價)
1、東線一日遊:兵馬俑,華清池,城牆,午餐 價格:298/人;
2、西線一日遊:乾陵,永泰,法門寺文化景區午餐 價格:380/人;
3、市內一日遊:城牆,碑林,大雁塔,午餐 價格:210/人;
以上報價包含門票、車費、導遊服務費及30元標準中餐一次。
4、東線二日遊:兵馬俑,華清池,華山,3正1早,華山3星級住宿,纜車上下 價格:780/人;
5、北線二日遊:黃帝陵,壺口瀑布,延安寶塔山,紀念館,棗園,楊家嶺,3正1早,延安三星級賓館住宿 價格:958人;
以上報價包含門票、車費、導遊服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次,20元標準早餐一次。
三、其他服務:
如果您還有其他服務需要幫忙,我們將為您提供更好的服務。
1、專業禮儀接待:按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衞隊員。
2、可提供代訂餐飲。
3、訂票服務:將提前收集各位參會嘉賓的返程信息,做以記錄後,將機票定好後,通知各位訂票嘉賓,告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。
一、時間
20xx年11月21日(星期三),下午14:00——17:30
二、地點
農業科技發展基地和農科村
三、參加接待人員
1、縣領導:樑**
2、部門:縣外事辦、縣農發局、友愛鎮
四、資料及線路
1、14:00從高新區前往郫縣
2、14:30---15:30參觀農業科技發展基地
(1)省農科院介紹農業科技發展基地狀況;
(2)縣領導樑偉和農發局介紹郫縣農業發展狀況;
3、15:00前往農科村
4、15:30---17:30參觀郫縣農科村
成都高新區----成灌高速郫縣石家橋收費站出口(郫縣外辦人員等候)---省農業科技發展基地參觀-----郫縣農科村參觀---回到成都
五、具體要求
1、請農發局作好省農科院基地的參觀事宜,並作好發言和外賓宣傳資料的準備。
2、請友愛鎮作好農科村的參觀準備,擬出參觀線路圖,並作好沿線的安全和秩序保障。
3、外事辦協助作好翻譯工作,作好新聞媒體的聯繫。
六、聯繫方式
1、郫縣外辦電話xxxxx
傳真:xxxxx
2、李澤137xxxxxx(郫縣外辦主任)
馬敏139xxxxx(郫縣外辦副主任)
一、接待時間:20XX年12月4日—12月8日
二、接待地點:
接送機地點:廣州白雲國際機場
下榻酒店:廣州香格里拉五星級酒店
會議地點:廣州香格里拉五星級大酒店會議廳
三、接待對象:
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員:
總負責:接待辦
跨部門接待小組:相關領導,祕書組,行政組,宣傳組,保衞組
五、接待前期準備工作:
1.制發邀請函,邀請嘉賓,協調時間
2.食宿安排,提前預定
3.迎接車輛安排
4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘,相關人員需做好迎賓工作)
5、相關接待人員,負責相關接待工作
六、機場接待
1.機場一層到達廳內設接待處人員,根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌,在一層到達電梯口等候,接到嘉賓後負責引導至接待處(簽到台桌子規格1.8×0.5×0.75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80×180cm以下易拉寶)。
3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4.對於重要領導等特殊客人,由團省委提出要求,機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證,安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。
硬件附註:易拉寶2個(其中1個2米),接待處牌子和桌子,筆若干支,迎賓牌,授帶10條……
七、酒店入住
1、確定嘉賓入住時間,通知酒店接待人員提前做好相關準備,確定房間住宿安排。
2、嘉賓到達酒店,大廳接待組全員在酒店大廳恭候,攝像記錄組安排攝像拍照。
3、進入酒店後,由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。
4、如飯後休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐後安排客房服務人員帶入房間休息,並問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。
2.餐後安排客房服務人員帶入房間休息,並問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1.選擇會議廳。根據會議參加人員的人數確定會議廳規模。
2.會場佈置。根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席台上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。
3、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。
4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
2、會場整理及佈置
1)提前30分鐘清潔並佈置會場,保持會場整齊有序,空氣清新
2)擺放會場物品,桌面上如需擺放水果、飲料,擦洗乾淨,擺放美觀、統一,香煙可交於陪同人員級別最高者代為分發,調試投影儀,音響等設備,放映相關資料。
3、聯繫陪同人員,講解員。根據客户考察目的及需要,確定陪同人員並及時告知其準備事宜,以便順利溝通:會談開始前1小時,再次提醒相關人員
4.領導嘉賓到達會議廳,由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1.企業宣講(集團,產業宣傳片,企業介紹PPT)
2.技術交流(技術人員PPT講解,互動)
3、會場服務(每20-30分鐘添加茶水或視情況而定)
4、拍照(依重要程度,進行拍照留檔)
5、攝像(依重要程度,進行攝像留檔)
十二、會後服務準備
做好會後服務的準備。提前將場地、椅子等佈置好,攝影師做好攝影準備。會後用車在會議結束前妥善安排。
十三、會後服務
會議結束,攝影師做完攝影工作後,由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。
一、會前
1、與會議主辦方洽談,瞭解會議要求及所需服務項目。
2、供給會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息,並制定完備的會議預案書給會議方。
3、派專人協助客户實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情景。
4、確定方案,簽訂合同,預付定金。
二、會中
1、會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到台、指示牌等。
2、會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。
3、會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4、會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。
5、會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。
6、會議旅遊:旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。
7、會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8、會議服務:會議代表合影留念、為代表供給文祕服務及相關服務。
三、會後
1、結帳:供給會議過程中的詳細費用發生明細及説明,專人與客户進行核對並結帳。
2、資料:會議後的資料收集,根據客户要求製作會議通訊錄或花名冊。
3、合影:會議期間參會人員團體合影,會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。