第一章：總則
一、為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實際，根據不一樣的制度資料編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章：職責範圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衞生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展供給相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印製、收發傳真等。
第三章：工作規範
一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。
第四章：辦公室事務管理
一、文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自我的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件；而文書特指內部一般性傳閲資料。檔案是文書基礎上構成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
（一）文件管理制度
第一條：管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規範，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。
第二條：制度規範
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。
7、辦公室管理人員對文件借閲情景進行登記，做好借閲記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條：文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、借閲流程:提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬
（二）文書管理制度
第一條：管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，堅持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條：制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閲讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條：流程設計
起草文書→填寫《發文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閲→清退→審批→銷燬
（三）檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條：制度規範
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，異常是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條：流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退
二、辦公用品管理制度
第一條：管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節儉辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條：制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊情景急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制《需求計劃表》審批採購入庫登記發放
編制需求計劃統計申購情景月末清算彙總出庫登記
三、圖書管理制度
第一條：管理要點
1、為了讓大家有一個良好的借閲環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。
2、圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。
3、根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閲。
第二條：制度規範
1、各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。
2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。
3、對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、按照規定時間借閲圖書、歸還圖書；借閲期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。
5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。
第三條：管理流程設計
1、申購流程:填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記
2、借還流程:查閲圖書目錄卡→填寫借閲單→圖書卡簽字→圖書借閲→續借圖書，再次填寫圖書借閲單
四、會議管理制度
第一條：管理要點
1、為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動本事，進而規範會議管理。
2、根據公司實際及具體的情景，確定會議召開的必要性。
3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。
4、會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的本事與水平，保證會議實效。
5、按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。
6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。
第二條：制度規範
1、收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印並張貼。
4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理並歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閲應嚴格按照文書管理制度規定執行。
第三條：管理流程設計
會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:進取參與，做好會議記錄→會後:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衞生管理制度
第一條：管理要點
1、為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衞生管理工作順利進行。
2、按照規定，清潔人員完成所有規定項目，併到達相應潔淨標準。
3、辦公室管理人員為第一職責人，管理所有清潔項目並不定時對衞生進行堅持與維護。
第二條：制度規範
1、清潔區域包括:辦公區域、衞生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衞生檢查工作。
3、清潔衞生實行衞生職責制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衞生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。
4、由辦公室管理員不定時對清潔衞生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衞生紙供應等工作。
5、值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衞生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衞生監督表》。
6、未按要求清潔者，按照規定予以處罰。
第三條：流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理
六、日常事務管理
（一）接待管理
第一條來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。
第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自我要求，做到言行、禮儀規範。
第三條接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。
第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔
（二）報刊收發整理
第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閲報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閲的有關手續。
第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閲覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閲覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閲畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條：報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。
第五條：流程設計:收發報刊→整理→放置資料架→定期清理
（三）後勤管理
第一條：為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的進取性和主動性，根據實際嚴格制度。
第二條：後勤管理分為日常清潔衞生管理和考勤登記彙總管理工作。
第三條：辦公室人員負責每日的清潔衞生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。
第四條：根據外出工作人員情景，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。
第五條：辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。
第六條：流程設計:監督→如實審核→彙總登記→報表
（四）文化宣傳管理
第一條：負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條：根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條：關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。
第四條：收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閲單進行進度跟蹤。
第五條：流程設計:獲取信息來源→修改整理→張貼→學習→存檔
（五）其他事務
第一條：名片製作、收發傳真等其他事務。
第二條：負責公司文書的打印複印工作。
第三條：負責樹木花卉的養護工作。
第四條：協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。
附則
第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。
第二條：本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。
利用這種方法能簡化操作步驟，也更清晰明瞭。
1、移動文件夾
選中“bkill”文件夾，然後單擊任務側邊欄中的“移動這個文件夾”。
2、選擇移動路徑
在彈出“移動項目”窗口中單擊“我的文檔”前的“+”，然後在下拉菜單中選擇“圖片收藏”文件夾，然後單擊“移動”按鈕即可。
為了規範公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用於公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。
第一條 公文的種類
一、決定、決議類
1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。
2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。
二、通知、通報類
1、適用於批轉或轉發有關公文、發佈規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位瞭解或共同執行的事項，用“通知”。
2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。
三、報告、請示類
凡上行文均使用呈批呈閲件。其中，向上級主管和部門彙報工作、反映情況、提出建議，用“報告”；向上級主管和部門請求批示、批准，用“請示”。
四、公函類
對外商洽工作、詢問和答覆，用“函”。
五、會議紀要
記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定範圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。
第二條 公文的格式
一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附註、發送範圍等部分組成。
一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，並應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關於××××的通知。
二、發文字號。
（一）發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
（二）公司級文件。
1、使用“上發”字的，僅限於由總經理起草和公司辦公會確定的文件。
2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核後在“審籤人”處簽字確認。
3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，並由主辦部門經理對內容進行審核後在“審籤人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字號為：
（三）部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用於部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件；涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，並以公司級文件形式由總經理本人直接簽發；涉及獎懲的文件；涉及其他部門的文件。
三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用於電腦文件的檢索。如《關於春節放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。
四、公文一律加蓋印章，並應註明簽發人。
五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符説明（此頁無正文）。
六、公文應註明發送範圍和印數。上行文用“報送、並報、抄報”字樣，下行文用“發送”；平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應註明“傳閲”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用並報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互瞭解各自對某一文件的看法、意見、態度可採用傳閲方式。
七、密級公文應分別標明“祕密”字樣，是否屬於祕密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。
八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。
九、文件頁面標準格式（附件1-1、1-2、1-3）。
第三條 行文規則
一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。
二、公司各部門可以聯合行文。
三、公司所屬各部門不得越級請示。
四、請示的公文一般應一文一事。
第五條 起草公文要求。
一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。
二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理籤批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。
三、凡以“上(*)發”字號發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。
四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導籤批後，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。
五、傳遞祕密公文時，必須採取相應的保密措施，確保文件安全。
第六條 收文處理程序。
一、公文的收發、傳閲登記制度由辦公室統一制定，並隨時抽查各部門執行情況（收文登記、文件編號、傳閲追蹤記錄等）。
二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門覆命。
三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回覆。
四、各部門凡需由總經理以上領導籤批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。
第七條 公文立卷、銷燬。
一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。
二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理後，向辦公室集中移交。
三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料後，採取年度—組織機構—檔案內容的分類編目方法，進行整理立卷。
四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，徵求業務部門意見後，經辦公室主任批准即可銷燬。對於批准銷燬的文件，要指定專人（兩人以上）監銷，監銷人應在銷燬文件清冊上簽名。
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