第一條
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際狀況，特制訂本制度。
第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件(除領導訂啟的外)均由辦公室收發員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1.辦公室收發員對上級來文拆封後應及時附上“外來文件流單”，並分類登記編號、保管。
2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的閲批與分轉。
1.凡正式文件均需由辦公室主任根據文件資料和性質閲籤後，由收發員分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送公司領導親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要即閲即辦。
2.一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。
第六條文件的傳閲與催辦。
1.傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。
2.閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閲批文件一般不得超過兩天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的職責，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確係工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉，以防丟失。
三、發文的管理
第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。
第八條發文的範圍：
1.凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.下發文件主要用於：(1)公佈規章制度;(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件;(3)公佈體制機構變動或幹部任免事項;(4)公佈重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定;(5)發佈有關獎懲決定和通報;(6)其他有關重大事項;
3.上行文件主要用於：(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定;外發文主要用於：(2)同相關單位聯繫有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4.在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。
5.各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，能夠各業務部門名義發會議紀要。
6.各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各部門的名義對外發函(應各自編號備查)不用公司名義發文。
四、發文程序與要求
第九條發文程序規定：
1.各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請;擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、標定日期;
2.草擬文稿務必從公司角度出發，做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3.辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿;
4.經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿(對文稿資料、質量負責);
5.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚;
6.需經會籤的文稿，由辦公室在交付打印前送會籤部門會籤;
7.經領導批准簽發後的文稿交辦公室統一編號打印;
8.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;
9.文件打字後，由辦公室派專人分發並檢查落實狀況。
五、文件的借閲和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人同意後辦公室方可借閲。
第十一條
借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應指定一位職責心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔範圍：
以公司名義構成的文件統一由辦公室負責歸檔;其它部門日常工作中構成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1.文件立卷應按照資料、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議構成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度構成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。
七、文件的銷燬
第十五條對於剩餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷燬手續。
辦公室
XXXX年XX月XX日
公司文件管理辦法
為了控制公司文件發放的適當範圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。
1、文件的發放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄範圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發放文件時，務必將文件打印並複印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。
(3)任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。
(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改後不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。
(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡狀況，可到現場為原件人更改，也能夠收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改並打印、複印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放範圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重複、衝突而失效的，由彙總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發放人予以回收。
(2)文件發放人在回收文件時，務必持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。
5、其它規定：
(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收後務必領學或傳達應執行的員工，認為有必要複印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門複印按發放程序予以發放。不得私自複印下發，避免文件使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。
(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交文件編制構成部門。
(6)文件發放人務必將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。
6、任何人未經總經理批准，不得將公司文件私自帶給給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。
7、本規定各條款如有違犯，對職責人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。
文件管理制度
一、總則
1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。
2、為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發的整個週期中，設計人員務必按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都務必重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批准;技術文件的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閲使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術文件的借閲
1、任何員工之間不得私自傳閲技術文件，不得非法持續不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閲技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閲登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閲。
3、對於借閲的文件，不得私自打印、傳閲，不得泄露借閲文件的祕密。
4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、文件閲覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閲文件，並補充完整《借閲文件記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件管理制度(六)：
文件管理制度標準版
1、目的
為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2、1總經理負責公司所有對外發文審批。
2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3、1上行文:請示，報告，計劃，總結;
3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;
3、3平行文:信函，會議紀要。
4、文件格式
4、1發文統一使用以上文件類別之一。
4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。
4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。文件管理制度。
4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;
4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;
4、7附件。通常指隨正文發出的補充説明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明“附件:xxx”字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;
4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行“(此頁無正文)”字樣;落款字體與正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般應寫發文日期;
4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期;
4、9、3重要的文件寫簽發的日期;
5、文號
5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。
5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;
5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;
6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。
7、文件管理
7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:
7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審核。
7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閲讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明“同意發文”字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;
7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。
7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。
7、7傳閲。傳閲工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閲讀人在閲讀後應簽署姓名、日期。
7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兑交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8、1文號編碼規則
8、2《文件編號使用登記表》
8、3《對外發文登記表》
8、4《對內發文登記表》
8、5《收文登記表》
8、6《文件處理單》
8、7《傳閲單》
8、8《用印登記表》
8、9對外發文格式
8、10對內發文格式
8、11報告總結格式
8、12會議紀要格式
8、13會議記錄格式
9、修訂及實施
9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9、2本規定修訂權在公司。
9、3本規定從二零零四年五月一日實行。
文件管理制度
第一條管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。
第二條制度規範
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。
7、辦公室管理人員對文件借閲狀況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、借閲流程:提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬
(二)文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閲讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閲→清退→審批→銷燬
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條制度規範
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退
二、辦公用品管理制度
第一條管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
文件管理制度標準版
1、目的
為規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責
2、1總經理負責公司所有對外發文審批。
2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3、1上行文：請示，報告，計劃，總結;
3、2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定;
3、3平行文：信函，會議紀要。
4、文件格式
4、1發文統一使用以上文件類別之一。
4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。
4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。
4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;
4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等持續一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;
4、7附件。通常指隨正文發出的補充説明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明“附件：XXX”字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須註明;
4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置;如果正文恰好佔滿全頁，落款務必放在另頁空白紙上時，並在其上面加註一行“(此頁無正文)”字樣;落款字體與正文相同。
4、9日期：
4、9、1一般應寫發文日期;
4、9、2制度或會議透過的文件應寫透過的日期;
4、9、3重要的文件寫簽發的日期;
5、文號
5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號;具體文號編制規則見附件。
5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理;
5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記;
6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。
7、文件管理
7、1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審核。
7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閲讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明“同意發文”字樣後按正常手續辦理;不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫;
7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。
7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理狀況、備註等。
7、7傳閲。傳閲工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閲讀人在閲讀後應簽署姓名、日期。
7、8保存。文件辦理完畢後，由最後處理部門人員進行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兑交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
8、相關文檔
8、1文號編碼規則
8、2《文件編號使用登記表》
8、3《對外發文登記表》
8、4《對內發文登記表》
8、5《收文登記表》
8、6《文件處理單》
8、7《傳閲單》
8、8《用印登記表》
8、9對外發文格式
8、10對內發文格式
8、11報告總結格式
8、12會議紀要格式
8、13會議記錄格式
9、修訂及實施
9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
9、2本規定修訂權在公司。
9、3本規定從二零零四年五月一日實行。
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