各股室：
為加強檔案資源建設管理和開發利用，加速檔案信息化進程，提高檔案管理水平，努力實現檔案工作規範化管理，根據《檔案法》的規定，結合實際，制定如下工作方案：
一、加強領導，明確職責
為保證檔案達標工作順利進行，決定成立檔案達標工作領導小組。其成員組成如下：組長：XX理事長，副組長：XX副理事長，成員：辦公室工作員兼檔案工作人員，負責具體操作和日常工作。
二、加強協作配合
檔案目標管理是機關整體工作一個不可或缺的一項重
要工作，在各門類檔案的收集過程中，各有關人員和有關科室要密切配合，大力支持，積極幫助，共同努力，確保完成機關檔案目標管理任務。
三、工作步驟
第一階段：準備階段（時間：年3月1日至3月5日）
1、制定檔案達標升級工作實施方案，明確工作人員，分解落實責任。
2、組織有關人員學習檔案管理的有關文件、法律法規、廣泛宣傳檔案等級的目的和意義。
3、制定和完善檔案管理辦法，各項制度及歸檔範圍，分類大剛、保管期限表。
4、完善和添置檔案的硬件設施，如：，調整實物檔案陳列室、空調防塵、防鼠、防蟲設施和檔案盒等。
第二階段：實施階段（時間：4月11日至5月30日）做好檔案材料的收集工作。包括各類文件材料的收集、整理、裝袋、著錄、歸檔、打印歸檔文件目錄等。各類檔案的收集、歸檔工作由相關科室負責，即文書檔案、人事檔案由辦公室負責；會計檔、基建檔案案由財務科負責。
第三階段自評自查，總結迎檢。（20xx年6月1日――10月1日）
對照《機關檔案工作業務建設規範》的要求自我檢查，做好迎接縣局檢查的準備。
四、幾點要求
（一）按照本方案規定需收集、整理的檔案資料，各股
室要不折不扣、毫無保留地移交辦公室集中管理。凡因檔案資料移交不及時、不完整而發生的遺失、損毀、泄密等問題，由責任股室和責任人員承擔相關責任；
（二）在收集整理工作開始之前，制定詳細的計劃，分段整理，按時完成；
（三）實行檔案整理定期調度和通報制度。在檔案交由本縣檔案局規範化整理之前，辦公室對檔案整理工作在辦公會上通報檔案整理進展情況。
XX縣殘疾人聯合會
20xx年3月3日
一、現狀
目前，已將20××年檔案收集齊全，20××年辦公室文書檔案也已經收集齊全。
二、人員安排
楊文婷、王繼紅負責文書檔案的整理
徐燕負責會計檔案的整理
龔曉芹負責科技檔案的整理
楊文婷負責專業檔案的整理
劉瓊負責聲像檔案的整理
姚芹負責實物檔案的整理
蔣敏、龔曉芹負責電子檔案的整理
三、下一步工作計劃
（一）到經典檔案參觀學習
6月16日至17日，組織專班人員一同前往經典檔案參觀學習，現場查看已整理好的檔案，學習每一類檔案的整理歸類方法。
同時，請教專業人員，刻檔號章的個數、規格，文件訂孔穿線的標準。
（二）檔案整理計劃
6月18日至7月18日，將2014年檔案全部整理完畢。7月19日至8月19日，將2013、2012年檔案全部整理完畢。
8月20日至9月20日，將2011、2010年檔案全部整理完畢。
9月21日至10月10日，將20××年檔案全部整理完畢。10月11日至10月30日，對2009年以前的檔案重新按照新的標準裝盒。同時按照標準編寫全宗指南、單位組織沿革等資料。
一、指導思想
檔案管理工作是檔案提供利用的前提，檔案經過整理，可以檢驗收集工作的質量，便於檔案的鑑定、保管、統計和檢索，促進檔案工作各環節的良性運動。為了方便公司的檔案材料統一、集中、有序保存，加強公司檔案管理工作，有效地保護，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，同時促進各部門的協調和各項工作的順利開展，為加大檔案規範化管理力度，更有效地積累、保護和利用我公司檔案資源，更好地為公司生產銷售等發展服務，現按照安徽省檔案管理標準的要求，結合我公司的工作實際，特制訂實施方案如下：
1、成立檔案整理工作領導小組，制定檔案的分類方案，保管期限表和歸檔範圍。
2、對單位的文件材料做認真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。
3、按照不同類別及其相互關係，進行合理的排列歸類。
4、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作，有序地為檔案的提供利用工作服務。
二、檔案的保存
1、保存地點：辦公室檔案櫃
2、保存內容：包括過去和現在的公司各部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術資料、協議合同、電腦盤片、音像製品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
3、保存的具體方法見XX有限公司檔案管理制度規定。
三、實施步驟
（一)準備階段(20XX年11月-20XX年12月）
1、考察學習，借鑑經驗。由公司分管檔案工作的領導指導，辦公室相關人員參加，協同檔案管理員建立檔案室。同時檔案管理員自身加強對檔案管理的學習，逐步落實具體計劃實施方案。
2、嚴格執行和完善安徽xxxx科技有限公司制度。根據國家檔案局，結合我局實際，在深入調查的基礎依據《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案管理條例》的有關規定上，完善公司文件材料分類方案、歸檔範圍和保管期限表，為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據和標準檔案管理實施方案檔案管理實施方案。
3、成立檔案管理領導小組。為確保公司檔案目標管理達到標準化、規範化，成立檔案部組長，公司相關成員、公司各部（單位）主要負責人及相關責任成員的檔案管理達標工作領導小組，組織實施我公司檔案管理實施工作。領導小組主要負責全公司人員的。統一協調、項目論證、任務安排、經費使用監督和協商聯繫等檔案管理工作。
4、召開檔案組成立大會。召開由相關責任領導、中層以上幹部和責任人組成成員參加的檔案檔案工作動員會，安排介紹公司檔案管理工作的規定及實施方案。同時，組織相關人員學習《檔案法》及相關檔案業務知識。
（二)實施計劃(20XX年1月-20XX年2月）
1、收集整理各門類檔案資料。
（1）文書文件材料的收集整理
按照歸檔範圍對20XX至20XX文書文件材料進行收集整理，對已經歸檔整理的文書案卷，按照標準進行全面系統檢查整改，進一步規範。
（2）生產檔案
自生產投產以來文件、資料和圖紙，和其它相關圖紙等進行重新裝盒、編號整理。
（3）會計檔案收集齊全，進一步規範。
（4）聲像、圖片文件材料的收集整理
對我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、工作成果包括生產成果、專利申請、工程管理、科研培訓、專家（政務要員）考察來訪等類型的聲像、圖片資料進行收集和規範整理。
（5）電子文檔文件材料的收集
對一部分整理不規範，散存在科室單位和個人手中的電子文檔等進行收集和保護，規範整理。
（6）實物材料的整理
對我公司獲得的獎證、獎牌、獎盃、獎品等具有保存價值的實物進行收集，分類存放檔案室。
2、制定和完善檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》等有關文件規定，建立健全歸檔、保管、保密、鑑定銷燬、統計和利用等檔案規章制度。同時結合本公司工作實際，制定相關門類資料的管理辦法，如會計檔案、電子文本及圖片等，進一步規範各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閲須知》等制度。
3、做好檔案信息編研工作檔案管理實施方案百科
編寫全宗介紹、立卷、説明、組織沿革、大事記、主要業務工作基礎數字彙編，整理專題彙集、發文彙集等參考資料，收集統計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。
4、完善基礎設施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護結構要求進行檢查維護。二是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閲檔室（榮譽室）和檔案人員辦公室，做到“三分開”；配齊檔案櫃、防磁櫃、空調、抽濕機、裝訂機、刻錄機、電腦、吸塵器、温濕度計、防光窗簾等設備設施，達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關制度上牆，整理好的各門類檔案上架入庫保管。
第一條為加強和規範員工檔案管理
依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《幹部檔案工作條例》，制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。
檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡後滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。
對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模範人物死亡以後，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑑別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閲、借閲、和轉遞手續；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關事項。
第五條人事檔案的內容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經歷、家庭情況、社會關係、成長曆史等自傳材料；
（三）、本人自我鑑定，組織鑑定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別複查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業務）及各種先進事蹟材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《幹部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷燬
一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及複寫紙書寫。
五、按規定需要銷燬檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批准，並編制銷燬清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊後方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號後存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第七條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閲檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批准後，方可查閲。
二、本公司各部門因工作需要查閲員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批准後方可查閲。
三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閲員工檔案。
四、建立檔案查閲登記制度，對查閲職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閲。如必須借出查閲時，應提交報告，分管領導批准，嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閲或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閲檔案必須嚴格遵守保密制度和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務後一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或户口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，並履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，並密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。
第八條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。
接收檔案後，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內註銷員工基本檔案情況。
第九條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《幹部檔案工作條例》辦理。
第十條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
1、總則
1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。
1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關係的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。
1、3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。
1、4公司的檔案工作實行統一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便於公司在經營中的借鑑和利用。
1、5本制度適用於公司所有檔案資料的管理。
2、檔案管理的機構與職責
2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統一歸檔的原則。
2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一的歸檔和日常管理，並對公司各部門的檔案管理進行指導、監督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。
2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集、保管本部門的檔案資料並督促其及時歸檔。
2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。
2、5檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷燬。
2、6所有檔案工作人員應忠於職守，遵守公司保密制度，嚴守公司祕密，不得向無關人員泄露檔案內容。
3、檔案管理
3、1檔案的歸檔
3、1、1公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。
3、1、2對於應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。
3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。
3、1、4公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應於每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。
3、2檔案保管
3、2、1公司所有檔案資料均進行專人、專櫃管理。
3、2、2檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。
3、2、3檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，並根據檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。
3、2、4檔案工作人員應參照國家的規定和公司，對檔案資料進行密級劃分，並確定保管期限，上報董事會，經批准後執行。
3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、祕密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見。
3、2、6檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防黴、防光。
3、2、7對於檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定執行。
3、3檔案的查閲、借閲
3、3、1公司員工查閲、借閲檔案時，應嚴格辦理查閲（借閲）手續，由檔案管理員對查閲（借閲）人、所查閲檔案名稱、查閲（借閲）時間和歸還時間進行詳細登記。
3、3、2查閲（借閲）密級檔案時，如查閲人為中知曉範圍外的員工或公司外部人員，須填寫，經檔案管理員審核，批准人審批後方可進行查閲（借閲）。公司員工不得查閲（借閲）檔案內容與本身工作無關的檔案。
3、3、3檔案查閲（借閲）的批准權限：普通檔案由辦公室主任審批；祕密級檔案由行政總監審批；機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。
3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料複製副本，供需要部門借閲，副本在使用部門使用完畢後，由檔案室回收、保管和銷燬，其處理等同於檔案原件。
3、3、5查閲、借閲公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標誌和塗改，不得損壞檔案。
3、3、6嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和複製，否則將按照公司的有關規定予以處罰。
3、4檔案的銷燬
3、4、1對於超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷燬。銷燬前，檔案管理員應將銷燬檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經辦公室主任審核，報批准人批准後，方可銷燬。
3、4、3任何人不得私自銷燬檔案。普通檔案和祕密級檔案的銷燬由總經理審批，機密級和絕密級檔案的銷燬由董事長審批。檔案的銷燬具體見。
3、4、4檔案銷燬時應有2人以上進行現場監督，嚴禁私自銷燬檔案。
4、附則
4、1本制度由公司辦公室制訂，並負責解釋和組織實施。
4、2本制度報總經理批准後施行，修改時亦同。
4、3本制度施行後，凡既有的類似規章制度自行終止，與本制度有牴觸的制度以本制度為準。
4、4本制度自頒佈之日起施行。
實用的企業檔案管理制度
1、目的
規範全公司的檔案管理。
2、適用範圍
本制度適用於公司及所屬各部門檔案管理。
3、管理原則
分類分部門管理，行政部統一監管。
4、職責與權限
4.1各部門必須設兼職的檔案管理員，規範部門檔案管理。
4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監督和檢查（每月至少抽查一次），對違反本制度的部門有權進行處罰。
5、檔案的分類
（1）證照類：如營業執照及各類證照。
（2）文件類：分外來文件和內部文件。
（3）制度類。
（4）合同類。
（5）計劃總結和會議紀要類。
（6）財務類。
（7）圖紙類：工藝文件、圖紙、説明書等。
（8）人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。
6、檔案的歸口存放部門
（1）公司級檔案存放在行政部。
（2）其它檔案由歸口部門負責存放。
7、檔案建檔要求
建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。
8、檔案裝訂
檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，採用卷盒、相冊等保管。
9、保存年限
原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷燬時經公司領導批准。
10檔案日常管理
10.1借閲
10.1.1借閲手續
（1）各部門經辦人員因業務需要借閲檔案時，應出示經公司領導批准的《檔案資料借閲登記表》，經辦人在公司借閲登記表上簽字後方可借閲。
（2）檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。
10.1.2檔案借閲審批權限
（1）證照類：由公司總經理或者其授權人審批。
（2）文件類：由行政部審批，財務、技術類等重要文件借閲須由總經理或者其授權人批准。
（3）制度類：由行政部審批。
（4）合同類：由公司總經理或者其授權人審批。
（5）計劃總結和會議紀要類：由行政部審批。
（6）財務類：由總經理或者其授權人審批。
（7）圖紙類：由總經理或者其授權人審批。
（8）人事管理類：人力資源部審批。
10.1.3借閲人不得轉借、拆卸、調換、損壞、複印所借檔案。
10.1.4借閲人必須在規定期限內歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。
10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經濟損失的，行政部對相關責任人進行內部行政或經濟處罰。
10.2銷燬
10.2.1公司任何個人或部門非經公司批准，不得銷燬公司檔案。
10.2.2銷燬前按照清冊清點，銷燬時由行政部監督銷燬，銷燬後相關人員在清冊上簽名，並將監銷情況存檔。《檔案銷燬審批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。
10.3.2移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份並永久保管。
11、如有違反本制度規定的，公司對其進行行政、經濟處罰，嚴重時移交司法機關。
12、附則
本制度解釋權歸人力資源部，經總經理審批後執行。
一、目的
為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平台進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，
具體時限要求如下：
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閲
1、調閲員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閲申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閲需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閲其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閲。
5、調閲檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閲。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管
批准。借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，
借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閲檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
發出部門：行政人事部
借用、查閲人事檔案審批表
公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司
人事檔案管理辦法
20xx年9月
一、規範公文處理，把好公文形成關
檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敍的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規範的處理公文，細緻的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。
公文的草案擬製是公文形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬製部門各不相同，有些單位的公文草案擬製是由相關辦公室統一擬製，有些則是由相關的部門先立草案然後遞交給辦公室負責印製。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對於公文擬製所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬製的文件質量上不盡人意。主要存在着以下幾個問題：
1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區分；一份公文卻請示多個事件；沒有按照規則運動文種。
2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標註出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。
3、公文主題標註不明確，不便查閲。
4、公文中沒用規範的使用數字。
以上情況，對於公文轉變成檔案的立卷和歸檔有着較大影響。因此，負責公文起草擬製的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要儘快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
在將公文相關事務處理結束之後，便可以將公文進行保存，並把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標註，以備隨時查閲。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：
1、對於這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的'管理規範熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重複，使檔案管理更便捷、科學。
2、作為檔案工作人員，必須要有職業責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。
3、作為公文文祕要時常學習新的專業知識，及不斷提高自身的職業素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業書籍，時常範圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閲其他附屬資料，如果發現公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一公文中有個別公文沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的複查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：
1、檔案整理工作必須從平時做起
對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑑別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨着現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑑和利用，因此應按檔案整理規範要求，用不鏽鋼釘子重新裝訂，後進行傳閲，閲辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閲。
2檔案整理工作應注重細節
對於單位的文件以及領導簽發後，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整並統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給後期的查閲工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。
檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閲，瞭解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數據；也是向社會各界證明其單位優越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。
做好檔案的管理工作不僅僅是對於單位有益，對於整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現目前不斷的發展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創新，以更創新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對於不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑藉自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創造性的進行歸檔，但切記要根據相關規範來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。
五、結語
檔案管理工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對於檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規範化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。
1.認清形勢，統一思想
1.1做好檔案工作，是服務大局的需要。
近時期政府把“推進城市化、加快工業化、全面發展各項事業”作為工作重點來抓。檔案工作是服從和服務於整體，並且在服務的同時要更快、更好的發展。鑑於此，檔案工作人員必須要發揮自身優勢，開發、利用好檔案信息資源，以便更好的為領導決策，做好輔助工作，為經濟更好發展、現代化更好建設服好務。以史資政、服務大局的作用得以有效發揮。為更好發展檔案工作有所作為、與時俱進，不斷的提高成績。
1.2準確分析和把握思想狀況，做好檔案工作。
文書檔案管理的現代化現在已經引起檔案界的高度重視，在實踐中已經取得了初步成效。從理論上説進行了激烈的討論和探討。但是在多篇文章裏面還是存在少數脱離實際的傾向，如有是現代化的理論在其中，缺少檔案行業真實特色，關於思想狀況的科學具體結論有兩點，一方面是細緻周到的研究調查，另一方面是鄧小平關於初級階段論述。檔案管理是一個比較偏冷的專業，與生產和經濟前沿差距大。與科技研發、熱點新聞不直接相關。
檔案工作是廣集、整理、鑑定、保管、檢索、編研、利用和統計工作程序，工作方法、工作技能，真正能勝任是職業道德的要求也是事業發展的需要，更是為了檔案事業能取得今後成就的保證。這樣的工作作風以及敬業的精神要堅持下去、發揚下去，要認清在一段歷史時期以內，手寫檔案是各級綜合檔案的庫藏主體。
2.不斷提高檔案幹部隊伍素質
檔案工作是以提供檔案為形式，來服務各項事業的工作。這項工作的要求專業技術性很強。從事這項工作的人員不但要能甘當無名英雄，而且還要有比較高的政治思想、業務等素質。
3.在現階段，如果想做好檔案管理服務，應該做到：
3.1要精通檔案專業、掌握外語知識、有較強的政治理論、政策水平和較高的文化素質以及現代經濟、科技、法律、管理和計算機知識，領導重視、支持是做好檔案工作、促進發展提前。
3.2是檔案工作要競爭考核上崗，開展公開挑選檔案幹部，選拔出高素質檔案幹部，更重要的是這樣才能形成健康向上的導向，優秀人才能嶄露頭角。實現檔案事業的發展還在於專業技能教育，可用的教育的方式為，全面開展檔案人員崗位培訓，同時可以開展廣播、電視、函授、自學考試等遠程教育，對職工進行全面的培訓。這樣才能成為一名稱職的檔案工作者，另外檔案專業知識的培訓外還應做到理論知識與實踐相結合，實現學有所用的目的。
4.加強掌握運用新技術的能力
科學技術在飛速發展，電腦、網絡等已經在檔案工作中不可缺少，這就要求檔案工作者必須學好這項技能。如計算機、掃描儀、無線上網等各類新技術，必須做到信息數據不能丟、機密不能泄露。檔案工作者會使用計算機的同時，在使用過程中電腦出現問題，要知道是什麼原因，從而保證數據不丟失。
檔案工作者在計算機檔案管理系統的使用中要學會電子數據安全保護。只有這樣才能確保數據不會丟失。在應用計算機進行檔案的編目、著錄、檢索、統計等工作時，通過軟件設置口令密碼，設定不同操作人員對不同內容的訪問權。對不同密級的檔案應設置不同的保護措施，或對高密級的檔案除設置多級密碼保護之外，還應對文件內容進行數據加密。
。5建立健全檔案管理制度
當前要做好新時代檔案管理工作，建立建全各項規章制度是關鍵，只有規章制度健全，實現現代化、規範化、標準化的檔案管理才指日可待。檔案工作人員還要明確檔案管理規定範圍、管理原則和管理方法，基層的檔案管理工作才能做到有章可循。
一是制定歸檔制度。
歸檔制度要明確，各種文件材料歸檔原則、範圍、文件需要及時歸檔，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。
二是安全保管制度。
做好檔案保管工作是實現維護好檔案完整、安全的主要方式。安全保管制度必須要考慮好現有客觀條件，和與之相適應的安全保管措施。
三是建立檔案保密制度
對檔案的保密措施、檔案人員的保密要求。
四是建立檔案借閲制度。
借閲制度應明確規定借閲檔案時所應具備的各種手續及借閲時對檔案保護等的要求以及複製、抄錄、反饋登記等制度。
6.檔案現代化管理要實現法制化
檔案現代化建設必須貫徹執行《檔案法》。實現檔案管理法制化，一是要轉變觀念、提高認識、積極進取、迎接挑戰。二是看清社會發展形式，擺正自己的位置觀念，牢固樹立服務意識。三是要主動出擊，充分發揮潛力，加快提高服務質量和工作效率；四是要充分提供現代化的設備。
隨着檔案數量的迅速增加，檔案種類變得的多樣化，傳統的工作方式不能滿足人們對檔案的要求。因此，需要引進先進的技術，使用現代化的工作設備是十分必需的。實現了這些物質條件，檔案工作做到現代化管理模式。將進一步拓寬檔案工作的服務領域，它將能更好地解決檔案工作由被動服務轉向主動服務的問題。
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