一、目的
根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用範圍：
本制度用於財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案範圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。 1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證； 2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附註及文字説明，其他財務報告；
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，以及有關的電子數據和相應軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
2)、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一； 3)、管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝 uaw 訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。 2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； 2)、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數；
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閲保持數字完整；
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全； 5)、記賬憑證上有關人員的印章是否齊全； 6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲；
、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
C、裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。 7)、會計憑證裝訂後的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
、在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬户是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；
2)、然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬户目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊；
、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章；
4)、賬簿裝訂後的其他要求:
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象； b、封面應齊全、平整、並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分户明細賬；
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了後，可暫由本會計部門保管一年。期滿之後，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管；
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。 5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了後的第一天算起；
2)、會計檔案室的要求:應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材；室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，並防止潮濕；
3)、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找； 4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閲
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閲或者複印；
2)、外部借閲會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員和公司領導批准後，方可辦理借閲手續；由檔案部門建立健全會計檔案查閲、複製、登記制度；
3)、借閲手續：借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；
4)、借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽
換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。 7、會計檔案的銷燬
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷燬：
1)、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定，編制會計檔案銷燬清冊（註明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容），經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬；
2)、銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷燬前清點所要銷燬的會計檔案；銷燬後，經辦人應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章；註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查；
3)、會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清單和會計檔案保管清冊中列明；
4)、在建設期間的會計檔案，不得銷燬。六、本制度解釋權歸本公司財務部。
附表一:會計檔案保管期限表
編制/日期：審核/日期：批准/日期：
1、財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納税申報表及税務相關資料、各種票據領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經濟合同、項目成本資料、資產評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據、已使用完的各種票據存根、各項內部審計報告等。
2、每月的原始憑證、記賬憑證應在每月賬務完成納税申報後，由會計人員協同會計主管人員整理、裝訂，並登記編號入庫管理。對於財務報表、納税申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務完後整理裝訂入庫；對於計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝後即刻納入檔案管理；對於其他財務資料應該入庫保管的，但根據工作需要暫時保管在不同會計人員手中，但對於十分重要的資料也應先辦理入庫手續，然後由相關財務人員按照正常借閲手續借出，以明確責任，保證財務資料的安全。
3、建立“財務檔案登記薄”，每項財務檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字（蓋章）。
4、建立“財務檔案調閲、借閲登記薄”，財務部門內部需要查閲檔案的，需由檔案管理人員陪同查閲；需要複印財務資料的，必須由財務負責人批准，由檔案管理人員負責複印；財務部門以外的人員原則上不能直接查閲財務檔案資料，如有特殊需要，確需查閲、複印財務資料的，必須經財務負責人批准，並且在“財務檔案調閲、借閲登記薄”上登記
5、財務資料只能保留在公司範圍內，不能帶出公司。除了財務部門內部工作需要以外，不能借閲給其他人員。如有司法機關工作人員因執法需要調閲或借閲公司財務資料的，按照國家法律規定，必須出具正式的“協助執行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件，並由財務負責人批准後，按照以上手續辦理借閲、調閲。
6、財務檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎工作規範》的規定執行。如果超過規定的保管時間需要銷燬的，應上報財務中心並建立“財務檔案銷燬清冊”，在保管人員、主辦會計及財務負責人共同監督下銷燬，“銷燬清冊”作為財務檔案保管；其中未清債權債務雖超過期限也不得銷燬。
7、財務檔案管理人員及其他財務人員不得擅自公佈財務資料；不得擅自銷燬、塗改、偽造財務檔案；不得擅自提供、抄寫、複製財務檔案；不得損毀、分散、丟失財務檔案；如發生以上情況，應對當事人進行嚴肅處理，對公司造成損失的，應承擔經濟賠償責任；情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關追究法律責任。
8、行政部門應為財務檔案的管理提供必需的條件。
9、財務負責人應定期或不定期檢查財務檔案管理情況；集團財務中心定期對分支機構的財務檔案管理情況進行檢查；內部審計財務檔案管理情況作為審計重點，確保財務檔案的科學管理。
（一）本單位各種門類和載體的檔案均由綜合檔案室集中統一保管，檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收並履行交接手續。
（二）存放檔案設置必需的檔案專用庫房和箱櫃並進行科學分類、排列、編目，便於查找。
（三）庫內配備温濕度計，堅持庫內温濕度測量與記錄，有防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
（四）做到庫內不辦公、無雜物堆放、經常保持庫房清潔衞生。
（五）定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對案卷數一次，做到數字準確、案卷與目錄相符，對破損和變質檔案要及時修復和複製，發現問題及時報告，及時處理、並認真做好記錄。
（六）建立全宗卷，以積累存貯本單位檔案的立卷情況説明、分類方案、鑑定報告、銷燬清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。
（七）庫房鑰匙由綜合檔案室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進入檔案庫房，進出應隨手關門。
（八）檔案人員調動工作時，對所管檔案必須嚴格辦理移交手續，交接雙方和監交人都必須簽名。
檔 案 保 密 制 度
（一）檔案管理人員和利用者，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容，非檔案人員不準私自開箱或者翻閲檔案材料。
（二）利用者只能查閲與本單位或與本人工作有關的內容，其他檔案內容不得隨意翻閲摘抄。
（三）查閲複製有關機密檔案材料時，須經分管領導批准。
（四）借閲檔案資料必須進行登記，收回時核對無誤後及時入庫。
（五）不準將所借檔案隨便轉借他人，不準將檔案帶到家裏或公共場所。
（六）檔案室箱櫃要加鎖，要隨手關門、關燈。
（七）銷燬期滿檔案需要經檔案鑑定小組鑑定，報領導批准，登記造冊，報有關部門備案，嚴把廢紙出售關。
1.目的
為了加強集團財務會計檔案的科學管理，統一會計檔案工作制度，更好地為集團經濟業務核算服務，以保證財務核算資料的安全完整，特制定本辦法。
2.應用範圍
本制度適用於集團各職能部門及各子公司。
3.職責
3.1集團財務部負責集團總部及集團所屬各子公司財務核算檔案的使用與保管工作，必須保證財務檔案的安全完整。
3.2因保管需要，財務部需定期將財務檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財務檔案的安全，並隨時保證財務部門的查詢語調檔。
4.具體規定
4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業資料，它是記錄和反映經濟核算業務的重要史料和依據。集團財務部負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閲和銷燬等管理工作。
4.2集團財務部各子公司財務會計人員對本公司的財務核算資料，必須按照會計歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了，可暫由低櫃架擺放，超過一年以上的會計檔案應存放到高櫃架擺放。三年以上的會計檔案，全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管，並辦理規定的交接手續。
4.3檔案部門對接收保管的會計檔案，必須認真負責保管，原則上應當保持原卷冊的裝訂，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
4.4會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經上級主管批准，但不得拆散原卷冊，由財務部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當日歸還，次日再借。
4.5各種會計檔案的保管期限，根據起特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了後的第一天算起。
4.6會計檔案保管期滿，需要銷燬時，由本單位會計檔案部門提出銷燬意見，編造會計檔案銷燬清冊，並報集團董事會同意後方可實施銷燬。
4.7監銷人在銷燬會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽字蓋章，並將銷燬情況向集團董事會報告。
4.8會計檔案保管期限規定如下：
4.8.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和彙總憑證保管期限15年；其中涉及外事的會計憑證永久保存。
4.8.2銀行存款餘額調節表保管期限3年。
4.8.3會計賬簿：日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年；其中固定資產報廢清理後保存5年，涉及外事的會計帳簿永久保存。
4.8.4會計報表：月、季度財務報表，包括文字分析保存期5年，年度會計報表（決算）永久保存。
4.8.5會計移交清冊保管期15年；會計檔案清冊保管期25年。
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