公文管理

目錄

正文

第一篇：公文管理

公文管理

（一）總則

1、為使公司公文管理工作規範化、制度化、特制定本制度。

2、本制度所指公文包括：瀋陽交通工程有限公司起草上報或下發公文；各專業公司（廠）及各部門上報的公文等。

3、公文處理必須做到準確、及時、簡便。公文由綜合辦公室統一收發、分發、傳遞、用印、立卷、歸檔。

4、公文管理工作必須嚴格執行保密制度，確保公司機密安全。

（二）公文種類

1、請示、報告---向上級請求指示、批准，用“請示“；各上級部門彙報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

2、批覆、批示---答覆請示事項，用“批覆”或“批示”。

3、會議紀要---記載會議議定事項和主要精神，要求各有關部門和人員遵照執行，用“會議紀要”。

（三）發放公文一律加蓋印章

1、附件---公文如有附件，應在正文之後註明附件名稱和順序。

2、發文時間---在正文結束後，標註發文的日期及時間。

3、緊急程度---如為緊急公文，需根據不同的要求分別標明“特急”、“急”等，位置在首頁右上角。

（四）公文處理

1、公文處理一般包括登記、分發、批示、承辦、擬稿、審核、簽收、繕印、用印、傳遞、催辦、歸檔、銷燬等程序。

2、收到上級機關下發或交辦的公文，由綜合辦公室提出擬辦意見，送董事長或總經理批示後辦理。

3、凡需審定的公文，綜合辦公室根據內容和性質送公司領導或專業公司（廠）或有關部門辦理，並提出辦理時限。

4、送公司領導批示的公文，一般應在兩日內批覆。緊急公文應當日批覆。交專業公司（廠）或有關部門辦理的公文，綜合辦公室根據時限催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期、延誤或漏辦者，部門負責人負相關責任。

5、以公司名義向政府領導部門等報送的文件須呈董事長或公司總經理簽發。

6、公司下發或轉發帶有文頭之文件均必須歸檔，歸檔文件必須附有公司領導簽發的原稿和所發文件，一式兩份。

第二篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，總局、分局兩級社保機構根據需要，可使用決定、公告、通告、通知、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要和明傳電報等體式的公文種類。農場社保局根據需要可使用公告、通告、通知、報告、請示、意見、函等體式的公文。

二、總局、分局社保局辦公室是公文處理的管理機構。

（一）總局、分局社保局應設或指定專人負責公文處理工作。

（二）農場社保局亦應設兼職人員處理公文、管理印信和檔案工作。

（三）總局社保局辦公室有權對墾區社保系統的公文管理、印信管理、檔案管理等項工作進行監督、檢查和指導。

三、公文處理應當堅持實事求量是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

四、公文處理嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家祕密的安全，同時也要遵守全單位、本系統的保密制度和保密事項。

五、發文辦理

（一）發文辦理是指以本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印登記、分發等程序。

（二）草擬公文應做到：

1、符合國家的法律、法規及其它有關規定。

2、情況確定，觀點明確，表述清晰準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，符合實際，便於操作，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

3、根據行文目的確定文種。

4、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應先引標題，後引發文字號。

（三）草擬公文的程序：

1、各科室草擬的公文在送局領導簽發前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需引文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的要求，公文格式是否符合規定，相關業務內容是否有相關科室會籤，是否有錯別字、標點符號，語法是否有錯誤、層次是否清晰等。

2、辦公室審核後由審核人簽署意見，交草擬部門填寫《發文審批表》送主管領導簽發或由主管領導授權的分管領導簽發，未經簽發的一律不予複核和負責制。

3、公文正式印製前，辦公室應當進行復核，重點是：擬稿部門負責人、擬稿人是否簽字，審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規範等。

4、經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審，對複核無誤的由辦公室對其編號、印製和分發。

5、辦公室應對草擬的文稿、附件和印製好的正式公文一併整理立卷，定期歸檔。

6、需要暫時保密的公文在擬稿、印製過程中和正式分發前相關人員應做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有關政策和辦法的應請示總局社保局方可行文。分局社保局行文一律送總局社保局備案。

六、收文辦理

（一）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

（二）辦公室應對簽收的來文進行登記，《收文登記薄》應登記收文日期、發文機關、公文名稱、文號、發文時間、簽收時處理意見和簽收人姓名。所在來文均應附《來文處理單》送主管領導批閲。主管領導不在送分管領導批閲，涉及重要事項，分管領導應徵求主管領導意見後再行批閲。然後按領導批示意見送交有關科室傳閲承辦，公文禁止橫向傳閲。對有具體請示事項的，主批人（主管領導或主管領導授權的分管領導）應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閲視為同意；沒有請示事項的，圈閲視為已閲知。

（三）承辦部門收到交辦的公文後應及時處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負責催辦和督辦。

（四）科室對政策性和操作指導性較強且須複印的來文，由辦公室複印後送局領導和有關業務科室，如確需借閲原件的，應履行借閲手續，由借閲人在《文件借閲登記薄》上簽字，借閲人應簽名。

七、公文管理

（一）公文由辦公室所設的專（兼）職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷燬。

（二）公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，及時整理（立卷）歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

（三）歸檔的公文，應根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作情況，便於保管和利用。

（四）擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，所有公文用紙張全部採用a4型。

（五）總局、分局兩級社保機構應每兩年清理一次不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經辦公室負責人和主管行政的局領導批准後可以銷燬。

（六）本單位已不符合國家、省和總局政策的發文應予撤銷；台和發佈新規定新辦法後，原已不再使用的公文應同時廢止。

八、為加強行政管理，提高公文處理水平，各級社保機構應認真組織學習國務院《國家行政機關公文處理辦法》和《黑龍江省＜國家行政機關公文處理辦法＞實旆細則及黑墾局發［2014］2號、黑墾局辦文［2014］1號文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規定執行。

第三篇：公文管理辦法

公文管理辦法

根據國家行政機關及鋁業公司公文處理辦法，為確保我廠公文收發工作能準確、及時、安全、規範地進行，促進我廠各項工作順利開展，提高工作效率，特制定本制度。 1職責

1.1廠公文的撰寫、校印、用印、收發、立卷、歸檔等工作，按行政系統和政工系統歸類管理，分別由綜合工作部和黨羣工作部負責辦理。

1.2對廠影響較大，涉及兩個以上分管領導分管範圍的文件，須經廠長和黨總支書記批准簽發。

1.3對廠影響重大的事項，可採取黨、政聯合行文的辦法發佈安排。

1.4廠各單位都必須嚴格執行廠的公文處理程序，做好職權範圍內的公文管理工作。 2原則

2.1公文是廠在管理過程中形成的具有約束力、教育功能、交流效用、行業規範體式的公務文書。

2.2行文前要深入調查研究，行文要少而精，注重效用，做到及時、準確、安全。

2.3公文管理要達到規範化、制度化、科學化。

3公文種類

3.1.正式文件包括：

3.1.1決定、決議

對廠重要事項做出安排用“決定”。

經廠會議討論通過要求貫徹執行的重要決策事項用“決議”。

3.1.2公告、通告

廠決定的重要事項，需向外宣佈用“公告”。

廠決定在一定範圍內公佈應遵守或周知的事項用“通告”。

3.1.3通知、通報

要求各車間（部室）辦理和需要周知或共同執行的事項用“通知”。

表揚先進、批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況用“通報”。

3.1.4報告、請示

向上級單位彙報工作，反映情況，提出建議、答覆上級單位的詢問用“報告”。 向上級單位請求指示、批准，並需要批覆的用“請示”。

3.1.5批覆、函

下級單位提出請示後，答覆請示事項用“批覆”。

各單位或與不相隸屬外單位之間聯繫業務、商洽工作、詢問或答覆問題用“函”。

3.1.6紀要、簡報

傳達重要會議事項和精神，要求各單位共同遵守執行的用“紀要”。

就某項工作或某一事項向外反映的用“簡報”。

3.1.7安排、規定

就某一階段或某項工作，要求下級執行的用“安排”。

就某一系統或某項工作，要求各單位或員工共同遵守執行的用“規定”。

3.1.8意見、議案

對重要問題提出意見和處理辦法用“意見”。

廠行政向廠職工代表大會或主席團提請審議事項用“議案”。

3.2一般文件：即非紅頭文件

3.2.1機關事物公文，包括計劃、總結、調查報告、研究方案和可行性研究報告等。

3.2.2經濟工作公文，包括調查報告、審計報告、招投標書、合同、協議、廣告、説明書等。

3.2.3技術工作公文，包括作業規程、技術措施、產品試驗報告等。

3.2.4禮儀類公文，包括賀電、賀信、表揚信、感謝信、請柬、祝詞等。

3.3簡報類公文，主要是傳遞信息、報道新聞、交流經驗、摘編資料等。

4公文格式

4.1公文一般由文件頭、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄報單位、抄送單位、打印份數、公文管理機關或主辦單位、印發時間、校對和打印人等。

4.2公文標題：一般包括髮文單位、事由和文種三要素。發文單位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。標題中除法規、規章制度和加書名號外，一般不用標點符號。

4.3發文字號應包括廠代字、年份、順序號

黨總支文件：兆豐鋁業電廠黨發[xxxx]xx號。

行政文件：兆豐鋁業電廠發[xxxx]xx號。

工會文件：兆豐鋁業電廠工發[xxxx]xx號。

團總支文件：兆豐鋁業電廠團發[xxxx]xx號。

綜治文件：兆豐鋁業電廠綜治[xxxx]xx號。

4.4祕密文件還應標明“祕密、機密、絕密”字樣保密等級。

4.5簽發以廠領導的簽發日期為準。

4.6主送單位：主送單位一般頂格寫在正文之前。上行文為被請示、報告的上級單位，一般只標明一個單位，如需其它單位周知的可採用抄報和抄送的形式。下行文為執行文件的下級單位，主要有決定、指示、公告、通知、通報、安排、意見、批覆、會議紀要等。平行文為有工作聯繫的不相隸屬的單位，主要有議案、函。

4.7正文是文件的主體，要表明文件的具體目的、內容和所要落實的事項，如有附件，在正文後標明附件名稱和順序。

4.8發文單位，也稱落款，應寫單位全稱或規範的簡稱。

4.9蓋印表明文件生效，蓋印時要用力均勻，做到“騎年蓋月”。會議通過的文件，還應在標題後註明會議名稱和通過日期。

4.10在發文日期下方還應標明主題詞、抄報、抄送單位、印刷份數、存檔份數、校對和打印者等。

4.11公文用紙、用字、序號

4.11.1公文用紙

公文用紙一般統一採用gb/t148中規定的a4型紙（如有表格需要可採用a3紙）。

4.11.2公文用字

文件標題一般用黑體二號，正文標題用黑體小二號，正文副標題用黑體三號，正文用仿宋三號，正文小標題用仿宋三號、加粗，公文行距為1.5倍行距，主題詞用黑體小二號。

4.11.3公文序號

公文一般除制度、辦法的結構層次序號用章、條、碼外，其他結構層次序號第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。

頁碼統一用阿拉伯數碼，放在頁面中下方。

5廠發文主要內容

5.1公佈重要規章制度。

5.2轉發上級文件或根據上級文件精神制定的本單位文件。

5.3公佈本單位體制機構變動或幹部任免（聘免）事項。

5.4公佈、安排本單位的重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等決定。

5.5發佈有關獎懲決定和通報。

5.6其它有關本單位的重大事項。

5.7對上級機關呈報工作計劃、請示、報告、處理決定。

5.8對兄弟單位聯繫有關廠重大生產、技術、人力資源、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。

5.9除上述發文內容外。其它一般的日常生產、工作安排等事項應按有關制度辦理，經廠分管領導批准後，由業務主管部門書面或口頭通知執行，一般不用文件發佈。

6發文程序

6.1各部室需要發文，應依據黨的方針、政策和國家法令、上級指示和我廠工作實際需要草擬文件初稿。

6.2草擬文稿必須從本單位角度出發，做到實事求是、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、語言精煉、標點準確、篇幅力求簡短,積極推行用電子版。如果是書寫，要求工整乾淨，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

6.3文稿擬定後，部室擬稿人在發文流程裏需填寫發文卡，詳細寫明文件標題、發送範圍、印發份數、審稿人，標定日期和密級。遞交部門領導審核文稿（對文稿內容、質量負責）。

6.4部門領導審核後的文稿，按批准權限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領導審定批准簽發。

6.5需經會籤的文稿，應在單位領導簽發前送有關會籤部室進行會籤。文稿會籤後，按批准權限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領導審定批准簽發。需要會議研究的文稿，由撰稿部室徵求分管領導意見提前以郵件形式發給副總以上領導和相關部室負責人，經廠會議集體研究後，按照會議研究的結果有撰稿部室修改文件，經廠主要領導審定批准簽發。會議研究的文稿，不再走會籤程序。

6.6經單位領導批准簽發後的文稿遞交綜合工作部機要員，機要員應根據有關文件規定對文稿的字體、格式、錯漏等進行修改審核，修改無誤後以廠oa形式對文件進行打印下發至廠屬各單位。

7文件的接收及傳閲

7.1凡外來本單位的一般性文件（除廠領導親啟的外）均分系統由廠機要員登記簽收拆封，機要文件和機密郵件只能簽收不能拆封，需交部門領導妥善處理。在簽收和拆封時，收發員需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件要查明原因，如是機要文件、密件開口和國外信函郵票被撕等情況，收發祕書應拒絕簽收。

7.2對上級機要部門發來的文件，要對信封、文件、文號、機要編號進行“四對口”核定。如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

7.3綜合工作部機要員對上級來文拆封後要及時進行登記，並掃描傳閲。單位領導親啟的公函文件啟封后，也應分別交綜合工作部辦理正常登記、傳閲等其它手續。

7.4廠外出人員開會帶回文件及資料應及時交綜合工作部機要員登記編號歸檔或傳閲等，不得個人保存。

7.5為加速文件運轉，避免文件積壓誤事，一般應在當天或第二天閲簽完畢，緊急文件必須即閲即辦。如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序傳閲，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

7.6傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶往公共場所或家中，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

7.7機要員應催促有關領導等人員抓緊時間閲讀文件，閲批文件一般不得超過兩天，閲後應簽字以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”等指示，應責成有關部門部室和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

7.8文件閲完後，綜合工作部機要員應及時進行歸檔保存。

7.9綜合工作部機要員對文件負有催辦督辦責任，承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理。不得將文件積壓，如需查閲，應按照有關保密規定，並徵得綜合工作部部長同意後，予以複印或摘抄，原件及時歸檔。

8文件的借閲和清退

8.1各部室因工作需要借閲一般性文件，需經本部門負責人簽寫借條後，到綜合工作部或黨羣工作部進行借閲，對有密級的文件須經綜合工作部（黨羣工作部）負責人同意後方可借閲。

8.2借閲文件應嚴格履行借閲登記手續，按時歸還。任何人不允許拆卷和在文件上批註。

8.3綜合工作部機要員對承辦的公文應抓緊催辦，並定期對己經辦妥的文件和上級要求限期清退的文件進行收繳清退工作，一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

9文件的保密

9.1文件的密級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三級

9.1.1絕密是最重要的祕密，泄露會使本單位的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的祕密，泄露會使本單位權益和利益遭到嚴重的損害；祕密是一般性祕密，泄露會使本單位的權力和利益遭受損害。

9.2保密措施

9.2.1各單位要指定一名責任心強的同志負責本部門文件的保管和保密等工作。

9.2.2嚴守祕密，不得以任何方式向本單位內外無關人員散佈、泄漏本單位機密或涉及本單位機密。

9.2.3嚴格遵守文件（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。祕密文件存放在有保密設施的文件櫃內，計算機中的祕密文件必須設置口令。不準帶祕密文件到與工作無關的場所，不得在公共場所談論祕密事項和交接祕密文件。

9.2.4 嚴格遵守祕密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用祕密文件、資料、檔案，須經廠領導批准，並按規定辦理祕密文件借用登記手續。

9.2.5 祕密文件、資料不準私自翻印、複印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、複製時，應按有關規定經廠領導批准後辦理。複製祕密文件應按照文(轉載請註明來源)件、資料的密級規定管理。不得在公開發表的文章中引用祕密文件和資料。

9.2.6 工作人員離開辦公室時，必須將祕密文件放入抽屜和文件櫃中，嚴禁在辦公桌上擺放。

第四篇：xx公司公文管理制度

公文管理制度

第一章總則

第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。

第二章公文處理原則

第二條公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達、發佈指示、請示和答覆問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

第三條公文處理包括公文擬製、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

第四條公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。

第五條行政部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷燬等工作。

第三章公文種類

第六條常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。

（一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”。

（二）意見：用於對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。

（三）通知：用於傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。

（四）通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

（五）報告、請示：向上級部門彙報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批准用“請示”。

（六）規定：用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。

（七）函：是相互商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門提出請求的公文。

（八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

第四章公文格式和行文規則

（一）公文用紙幅面及版面尺寸

1.公文用紙幅面尺寸公文用紙採用gb/t 148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

2.公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

（二）公文中圖文的顏色

未作特殊説明公文中圖文的顏色均為黑色。

（三）排版規格與印製裝訂要求

1.排版規格

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.製版要求

版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

3.印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100%，紅色油墨應達到色譜所標y80%，m80%。印品着墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

4.裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

（四）公文中各要素標識規則

組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。臵於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱眉首；臵於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；臵於主題詞以下的各要素統稱版記。

1.眉首

（1）公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

（2）祕密等級和保密期限

如需標識祕密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，祕密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（3）緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

（4）發文機關標識

由公司全稱或規範化簡稱後面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標識公司全稱或規範化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。

（5）發文字號

發文字號由公司代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“??”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

公司對第三章提及的常用公文發文字號統一規定如下： 決定、決議、意見、通知、通報、報告、規定等下行文以及對外發送的文件一律用粵金晶??xx號，請示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函??號，會議紀要一律用粵金晶紀??號。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發人

公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。

2.主體

（1）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

（2）主送部門

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送部門名稱後標全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。（3）公文正文

主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號並在其後標識附件（或帶序號）。

（5）成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間的標識位臵見下文。

（6）公文生效標識

a.單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b.聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

c.特殊情況説明

當公文排版後所剩空白處不能容下印章位臵時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（7）附註

公文如有附註，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。

3.版記

（1）主題詞

主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；回行時與冒號後的抄送部門對齊；在最後一個抄送部門後標句號。如主送部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。

（3）印發機關和印發時間

位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔1行位臵；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文複印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（4）版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（5）版記的位臵

版記應臵於公文最後一頁，版記的最後一個要素臵於最後一行。

4.頁碼

用4號阿拉伯數字在頁面底部居中標註頁碼，空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。

第五章行文規則

第八條行文應當確有必要，注重效用。

第九條行文應根據隸屬關係、職權範圍和工作需要確定。

第十條各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答覆問題、審批事項外，一般不得向控（參）股企業正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。

第十一條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。

第十二條“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。

第六章發文辦理

第十三條發文辦理指以公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序。

第十四條草擬公文應當做到：

（一）符合法律、法規及市集團有關規定。如提出新的規定、辦法、制度等，要切實可行並加以説明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關係確定。

（四）擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當稱引標題，後引發文字號。引用外文應當註明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第十五條公文送公司總經理簽發前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第十六條以公司名義制發的公文，由總經理審批後簽發。

第十七條公文正式印發前，行政部應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規範等。

經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審。

第七章收文辦理

第十八條收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十九條收到需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或企業職權的事項是否已協商、會籤；文種使用、公文格式是否規範。

第二十條經審核，對符合本辦法規定的公文，行政部應及時提出擬辦意見送總經理批示後，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。

第二十一條承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以説明。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部並説明理由。

第二十二條收到集團下發或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經理批示後辦理。

第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。

第二十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閲視為同意；沒有請示事項的，圈閲表示已閲知。

第二十五條交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。

第八章公文歸檔

第二十六條公文辦理完畢後，應當根據檔案管理規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第二十七條歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便於保管和利用。

第二十八條歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向行政部

移交。

第二十九條擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料應符合存檔要求。

第九章公文管理

第三十條公文由行政部專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷燬。 第三十一條行政部應當建立健全公司的公文處理的有關制度。

第三十二條集團或上級單位的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外， 經公司領導批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。

第三十三條公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印機關證明章。 第三十四條公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第三十五條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經集團公司領導批准，可以銷燬。

第三十六條銷燬祕密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷燬絕密公文應當進行登記。

第三十七條部門合併時，全部公文應當隨之合併管理。部門撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交行政部。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第十章附則

第三十八條本制度由行政部制定，本制度的解釋、修改、廢止權歸行政部。 第三十九條本制度自簽發之日起生效。

第四十條本制度未規定事項，按公司相關管理制度規定執行。

第五篇：行政公文管理辦法

行政公文管理辦法v1.0

第一條 目的：為了加強內部信息傳遞，督促管理動作。以確保各相關單位及時並有效的

獲得最新公文指導工作，特制定此管理辦法。

第二條 適用範圍：需跨部門從上到下多層傳達到普通職員的分享類或執行類的行政公文，

需通過此管理辦法進行公文處理。

第三條 職責：由公文發文單位負責公文擬定，總經理負責審批，各相關單位負責人負責

在單位內部執行公文的處理動作。人事行政部負責公文派發、回收以及傳遞過程的統一協調與管理，保證公文處理工作有效運行。

第四條 處理原則

1. 所有公文需經總經理簽字審批後方可發文。

2. 相關單位需對公文處理要求開展管理動作，不允許走形式，以確保公文處理效果。

第五條 處理程序：

1. 發文申請：由發文單位負責公文的起草和擬定，由發文單位負責人填寫《發文申請單》，提交總經理簽字審批，交由人事行政部進行公文編號並簽收。

2. 公文分發：由人事行政部根據收文單位複印相應份數的公文，每份公文附上《收文處理單》，向各收文單位進行分發。由收文單位負責人或指定人員簽收。

3. 公文處理：收文單位根據公文處理要求在單位內部執行相應的管理動作，並把處理結果在《收文處理單》上進行反饋，單位負責人審核簽字後在規定時間內把《收文處理單》交回人事行政部。

4. 收文管理：由人事行政部負責督促催辦，並回收各收文單位的《收文處理單》，全部彙總後遞交到發文單位負責人處。

5. 歸檔：由人事行政部負責將公文原稿一份和《發文申請表》進行歸檔保存，以備查閲。

第六條 本管理辦法自頒佈之日起實行，最終解釋權歸人事行政部。

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