摘 要：隨着社會生產力的發展，人類社會已經進入了高速發展的信息時代，產業結構也在向信息化邁進，企業辦公也朝着無紙化、信息化、網絡化轉變。
在這樣的大環境下，傳統文祕工作中存在着的許多弊端，無法滿足現代辦公需求。
由此，辦公自動化作為一種可以有效提高工作效率和質量的科學應運而生。
辦公自動化改變了傳統文祕工作的手工的辦公模式。
辦公自動化在文祕工作中的應用，使得文祕工作者，從繁雜的事物和程序中得到解放，將更多地時間和精力，投入到具體工作中，提高了工作質量、優化了工作方式，適應了當前社會的需要。
關鍵詞：辦公自動化 文祕工作 文字管理 檔案管理 信息管理
一、現代文祕工作的特點
隨着企業信息化的到來，現 代文祕工作較以往傳統文祕工作有了較大的變化。
許多事務工作，如速記、謄寫、發文等已經由人為的手工作業向計算機網絡管理轉變，伴隨着（Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨於簡單化、規範化和智能化。
在信息高速膨脹的今天， 網絡通信技術和計算機技術的融入，信息的蒐集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環境中的祕書工作，如何使祕書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用，已經成為一個不可爭議的話題。
因此，辦公自動化已成為現代文祕工作者的最大特點，文祕工作已經進行了高速發展的辦公自動化時代。
二、辦公自動化的內涵、功能與作用
辦公自動化，簡稱 OA，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設備和人機信息系統來協助完成各種常規的人的辦公業務活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。
辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經出現，近20年的發展使得辦公自動化的內涵不斷地豐富和發展。
現如今辦公自動化是一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。
1、使得內部信息交流更方便、暢通。
通過在單位內部建立局域網，使得內部通信、制度信息、文件傳閲、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文祕工作者人為傳遞時的費時費力。
2、使得信息發佈具有時效性。
通過公司內部局域網的信息發佈，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司範圍內得到廣泛而及時地的傳播，為文祕工作減輕了壓力。
3、工作流程的自動化、規範化。
主要體現在對公文的起草、處理、收發文、各種審批、請示、彙報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網絡快速的實現工作流程的自動化、規範化，不僅規範了各項工作流程，還大大提高了文祕工作者的工作效率。
4、文檔管理程序化。
可使各類文檔能夠按權限、時間、分類等性質進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文祕工作更加細緻和嚴謹。
三、辦公自動化給文祕工作帶來的影響
辦公自動化使傳統的抄抄寫寫式的文祕工作方式受到極大的衝擊，迫使文祕人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。
1、信息處理的快捷、簡便化。
通過辦公自動化信息系統，文祕工作者可以通過公司內部網絡和信息系統，快速的閲讀和下載自己所需的文件資料、規章制度、會議安排，及時接收領導通過OA系統審批和傳閲的文件，並按照相關要求及時進行修改和處理。
2、各種財務、人事報表和相關數據處理方面。
文祕工作者可以直接從公司內部相關信息平台上採集、提取數據，避免了以往人為收集和統計數據時，時間、精力的耗費，以及人為測算數據時的產生的誤差。
辦公自動化系統可以快速、高效、準確地處理各種統計數據。
並且能夠按照人的意願將數據轉換成各類圖表，使得數據分析更具直觀化、準確化。
3、收發文件和檔案管理方面，依據企業對文件管理的流程，可以在辦公系統中設置文件審批流程，按照辦公發文要求，文祕工作者在起草好文件以後，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發給相關領導進行審批，審核修改後的文件可由領導電子簽發，同時系統依據文件性質自動存檔，方便今後的管理和查閲，整個收發文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網絡高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。
4、辦理會務工作方面。
企業會務工作看似簡單實則複雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務工作變的簡單、規範，能使文祕工作者輕易應付大量會議。
四、提高文祕工作水平，實現文祕工作現代化
1、建立規範而詳實的文祕工作崗位職責。
制定辦公自動化條件下科學、規範、詳實的崗位職責，能嚴格規範文祕工作者的工作內容和流程，明確崗位職責。
實現文祕工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使採用了各類辦公自動化系統，也要嚴格按照制度要求，進行審批和規範處理，最總達到辦公自動化與傳統文祕工作的真正結合。
【摘 要】推行辦公自動化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。
辦公自動化對開展辦公室祕書工作無疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動化為祕書工作帶來高效與便捷的同時，它的消極影響同樣值得我們反思，並找出相應的解決策略。
【關鍵詞】辦公自動化；積極作用；消極影響；解決策略
一、辦公自動化概述
（一）辦公自動化
辦公自動化(Office Automation，簡稱 OA)是一項綜合性技術，利用計算機、通信和自動控制等技術與設備，實現辦公業務的自動化。
現代辦公自動化系統是由計算機、通信網絡和自動化辦公設備以及相應的軟件所組成的人機信息處理系統。
（二）辦公自動化系統的主要功能
1、文字處理。
2、數據處理。
3、資料處理。
4、行政事務處理。
5、網絡通信。
6、其他，如信息管理、輔助決策、專家系統等功能。
二、辦公自動化對現代文祕工作產生的積極作用
（一）有利於提高現代文祕辦理公文的效率
傳遞、辦理公文是文祕的常規工作。
應用辦公自動化後，辦公室祕書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過辦公自動化系統分別或同時發送給不同的領導批閲。
領導可以隨時隨地對文件進行瀏覽、批示，即使領導在外出差、開會，也能充分利用網絡處理各種大小事務，不會影響工作進展，極大地提高了工作效率。
（二）方便文件歸檔、查閲，信息資源共享更為便捷
祕書在工作中經常需要查閲大量文件資料，有時甚至需要看多年前的文件。
傳統的方式基本是將資料以紙質檔案的形式存儲，祕書人員每次查閲都要花費大量時間去查找翻閲所需文件。
應用辦公自動化後，除了紙質存檔之外，祕書人員也可以直接在計算機上對文件進行電子歸檔，方便自己以及其他祕書人員日後查閲，提高祕書人員的工作質量和效率，同時也使得信息資源共享更為便捷。
（三）有利於辦公室祕書人員之間的協同合作
辦公室工作涉及到多個環節，通常需要多個辦公室祕書之間相互協作才能完成。
比如緊急通知或文件，需要多個祕書人員共同處理，傳統的辦公模式效率太低，浪費的時間也比較多。
應用辦公自動化後，可以直接在辦公自動化系統上進行文件的羣發和共享，以最快的時間內傳遞到相關部門和人員，為祕書工作的及時性提供有力保證。
三、辦公自動化對現代文祕工作產生的消極影響
（一）工作的保密性難度加大
辦公自動化系統的特點就是數據共享。
而共享度越高，保密工作就越做。
隨着網絡技術飛速發展，各種先進技術加入到現代竊密活動中，辦公自動化系統保密技術防範工作稍微不到位，就可能造成辦公自動化系統被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。
此外，文祕工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有祕密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數據和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。
（二）過分依賴辦公自動化容易使文祕工作陷入被動狀態
辦公自動化的應用使文祕工作越來越離不開計算機和網絡平台，如果平時沒有養成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計算機或網絡發生故障等，將會嚴重影響正常工作的開展。
此外，許多資料可以從網絡輕鬆下載、拷貝，會誘導文祕人員養成惰性，這不但降低祕書工作的積極性和主動性，也會使自身的創造性思維得不到良好的發展，也不利於自身發展。
（三）辦公自動化對文祕人員的身體健康帶來危害
辦公自動化是藉助計算機、複印機、打印機等自動化辦公設備來實現的。
這些先進的辦公設備雖然操作便捷，效率高，但是給文祕帶來的負面影響也是不容忽視的，這些設備往往輻射性強，長時間接觸會導致各種疾病，造成身體上的危害。
同時，辦公室文祕因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產生頸椎病等職業病，對身體健康帶來危害。
四、解決策略
（一）做好保密工作，維護辦公自動化系統的安全
維護辦公自動化系統安全是文祕的責任，文祕資料員要加強辦公自動化系統安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件並及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網絡入侵的威脅；在數據庫、物理設備、服務器的數據上採取必要的保護措施。
此外，文祕資料員要及時瞭解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發生。
（二）合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴
文祕人員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。
同時，文祕人員要合理應用辦公自動化系統，避免過分依賴。
文祕資料員要養成務實的工作作風，掌握第一手材料，把傳統工作環節和先進的自動化手段相結合，真正提高工作效率。
（三）加強體育鍛煉，養成良好的生活習慣
體育鍛煉對身體健康的重要性我們不言而喻，加強體育鍛煉不僅有助於我們形成強健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文祕工作中，還有助於我們緩解工作壓力，將樂觀積極的工作態度帶到辦公室中。
文祕人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長時間端坐，也可以利用上下班的時間，儘量爬樓梯，不乘坐電梯，達到鍛鍊的目的，總之，方法很多，關鍵是要有鍛鍊的意識。
（四）強化學習意識，提升自身能力
辦公自動化是一個高效的人機交互系統，在這個系統中，具有現代思想和技能的人始終是活動的主體。
作為祕書工作人員，不僅要積極參加辦公自動化方面的培訓，掌握一定的計算機軟硬件知識。
還要學習祕書工作的業務知識在實際工作中加以運用，更要加強辦公自動化理論學習，接觸儘可能多的新技術，完善自己的知識結構。
祕書工作錯綜複雜，千頭萬緒，祕書人員不僅要掌握電腦、傳真機、複印機等現代辦公手段，尤其要掌握計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用辦公自動化軟件 （如 Word、Excel等），以適應新環境對高校祕書的新要求，充分發揮文祕職能。
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