**市公共就業和人才服務中心主任**
十九大報告指出，要堅定實施人才強國戰略，破除妨礙勞動力和人才社會性流動的體制機制弊端，使人人都有通過辛勤勞動實現自身發展的機會。流動人員人事檔案服務作是實施就業優先和人才優先戰略的重要支撐，也是提高人才社會性流動效率的重要支撐，建立起與新時期勞動力市場和人力資源服務業發展水平相適應的國家基本公共服務制度意義重大。經過30餘年發展，我國已經建立覆蓋全國的流動人事檔案公共服務網絡，服務內容不斷規範，服務設施和平台窗口不斷完善，信息化和數字檔案建設不斷推進。但從我們近期調研情況來看，也發現流動人員人事檔案管理服務工作面臨體制機制轉型滯後、業務人員能力水平低、設施設備陳舊、流動人員檔案意識弱化、信息集成互聯水平較低、經費難以保障、流動人員數量激增、檔案利用率低等問題。今後我們要完善檔案管理體制機制、加強業務培訓、加強信息化建設、加強基礎設施建設，進一步建立我市流動人員人事檔案基本公共服務體系。現把調研情況報告如下。
一、我市市直流動人員人事檔案管理服務現狀
我市市直流動人員人事檔案管理在存檔數量就現容納水平來看基本飽和，硬件軟件基本齊全但多數設施設備已顯陳舊，軟件配置和先進地區相比已顯落後，部分配置更新不夠及時，基本情況如下：
（一）存檔情況。我市市直現管理流動人員人事檔案14000餘份，其中單位代理9000餘份，個人存檔5000餘份。單位代理的檔案中，衞生類單位有4000餘份，佔市直流動人員人事檔案總數的30%，教育類單位600餘份，佔市直流動人員人事檔案總數的8%，公安消防類單位600餘份，佔6%公路交通類單位佔200份，佔市直流動人員人事檔案總數的7%，文化媒體宣傳類單位有300份，佔市直流動人員人事檔案總數的9%。國有企業流動人員人事檔案100份，佔總數1%。非公有制企業佔900餘份，佔流動人員人事檔案總數的10%。由此看出我市市流動人員人事檔案遍佈各行各業社會各個領域。
（二）硬件設施。聊城市公共就業和人才服務中心早就建設了標準化檔案庫房，檔案室、閲檔室、辦公室嚴格按規定實行三室分離，檔案“防火”“防潮”“防蛀”“防盜”“防光”“防高温”六防設施配備基本齊全，配備了十組大型鐵質標準化檔案櫃，流動人員人事檔案全部按規律有序排放在標準化檔案盒裏。閲檔室、辦公室也配備電腦、打印機、複印機、切割機等日常工作必備設施。但目前多數設施比較陳舊，需要更新換代。由於檔案數量不斷增加，庫房面積已顯不足，無法滿足實際需求。
（三）軟件設施。這裏的軟件設施主要指的是管理檔案所用的軟件系統，聊城市公共就業和人才服務中心沒開發自己的軟件系統，過去是使用excel表格對流動人員人事檔案進行管理，近幾年來，全省統一使用省公共就業和人才服務系統平台管理檔案，現在正在把管理檔案的信息逐一錄入全省統一的流動人員檔案管理系統。
二、流動人員人事檔案管理存在的主要問題
在我們調研時發現，我市流動人員人事檔案管理體制機制比較落後，工作人員專業水平有待提升，流動人員人事檔案管理意識有待加強，信息化水平較低等諸多方面存在新的挑戰。
（一）體制機制落後服務方式有待創新。流動人員人事檔案資料提交歸集不夠及時，出現資料收集不夠完整、資料整理不到位、信息傳遞不夠及時等問題，導致公共就業和人才服務中心無法為用人單位提供更有價值的信息。傳統檔案管理模式效率較低，紙質檔案容易出現損壞，數字化進展緩慢等現象。人事檔案管理全過程缺乏規範標準，這種現象在中小企業中較為突出，如果資料丟失、損壞就無法進行有效管理，進而導致管理水平低下。現階段，人員流動速度日益加快，目前的管理模式若未改進，就難以滿足實際需求。
（二）檔案管理工作人員專業能力有待提升。通過走訪調查發現目前市縣公共就業和人才服務機構的人事檔案管理人員專業能力不足，檔案管理人員並不是檔案專業畢業，且大部分屬於兼職；未進行專門、系統的業務培訓，責任心不、服務態度有待改善，不僅會影響到公共就業和人才服務中心的社會形象，而且難以為相關機構以及流動人員提供有價值的服務。
（三）基礎設施設備有待進一步更新。流動人員人事檔案管理工作需要有獨立的庫房以及專門的辦公場地，需要配置密集櫃，並確保庫房環境達標，但是完善的基礎設施設備需要較高的成本，又因公共就業和人才服務中心資金有限，進而導致設施設備更新不夠及時。同時由於條件限制，庫房面積不足，從而無法滿足實際需求。
（四）流動人員人事檔案工作意識有待加強。有很多流動人員的檔案意識不強，進而造成“棄檔”“死檔”現象。通常來説，非公有制單位本身並不具備管理人事檔案的權限，所以這類單位通常委託當地公共就業和人才服務中心進行保管。部分流動人員認為將檔案託管之後就萬事大吉了，對自身檔案不再重視，長期不聞不問；還有一部分人並不清楚自身享有哪些人才公共服務，造成檔案“失聯”情況，時間一長也就無法保障檔案信息質量的準確性及實效性。尤其是收集資料過程中，很多流動人員或其工作單位對資料的更新並不重視，造成流動人員檔案資料長時間未能更新，舊檔資料不完整與新資料無法進行鏈接，以致很多流動人員在今後的工作道路上想要依照個人檔案資料進行參考時，卻因資料上沒有工作經歷、學習經歷等情況而無法出具相關證明，對其造成嚴重的影響。
（五）檔案管理機構不統一不規範。通常情況下，流動人員的人事檔案資料是由縣級以上人才服務機構進行管理，也有很多鄉鎮人力資源中心對其進行管理，同時還有少部分私營人力資源對流動人員人事檔案進行管理。最重要的是，很多沒有經過授權處理的管理機構也參與其中，導致管理問題出現嚴重的混亂情況，流動人員的人事檔案資料也因此出現了安全隱患，這在一定程度上擾亂了此項管理工作的秩序。
（六）管理經費無法得到保障。從2015年開始，我國已經取消了對流動人員人事檔案管理進行收費，提出人才服務機構應對流動人員人事檔案管理服務應進行免費服務，各地應將相關的經費都納入同級別財政預算當中。但是在實際的操作工作當中，存在經費不足的問題，尤其是一些縣級機構，在沒有經費保障的情況下，很難開展人事檔案管理工作，工作無法正常運行。
（七）人事檔案作用無法發揮。流動人員的情況屬於人與檔案分離的情況，並且人是在非公有制單位進行工作。非公有制單位評價員工晉升標準是以員工的工作能力為主，並沒有從員工的人事檔案入手，這在一定程度上致使人事檔案的作用無法得到發揮。流動人員對自身的人事檔案作用瞭解甚少，認為檔案是可有可無的東西。很多的大學生在畢業之後沒有為自己辦理人事檔案託管工作，檔案還放在自己的手中，甚至已經丟失，這種情況下，會造成很嚴重的影響。也有很多人的聯繫方式已經變更但卻沒有及時到人才服務機構更改，導致日後出現與本人無法聯繫的情況。由於檔案資料不夠完善以及管理內容不符合現實需求，所以流動人員人事檔案資料信息利用率還有待提升。
（八）人事檔案管理信息化水平較低。我國很多人才機構在人事檔案管理方面沒有較高的信息化水平，各地區的信息化水平程度有很大的差距。有的較發達的城市在信息化建設方面起步較早，對流動人員人事檔案管理建立了信息平台，將所掌握的檔案資料進行資料共享，人事人才有的較落後的城市在信息化方面起步較晚，對流動人員人事檔案管理工作還沒有進行有效開展，影響了對流動人員的服務水平。與此同時，還影響了人才流動的整體效率，嚴重製約了我國的經濟發展。
（九）流動人員自身分散性易失性特點帶來挑戰。流動人員人事檔案具有其自身的特點：流動性、分散性、易失性、管理難度大。這是由流動人員的自身特點而決定的，流動人員人事檔案的建立是動態變化的，隨着流動人員個人的發展不斷補充記載，也是隨着流動人員的流動而不斷流動。分散性是由於流動人員類別較廣，其檔案所歸屬管理部門也是分散的，有的可能在人才流動服務機構保存，有的在勞動力市場。易失性即流動人員人事檔案在流動過程中會發生遺失的情況，檔案和人的流動不能保持完全同步，造成“人檔分離”狀況的發生。由於流動人員頻繁流動的特性使得用人單位對其人事檔案的利用率大大提高，這也進一步增加了其人事檔案管理的難度。這些由流動人員決定的特性，必然會造成流動人人事檔案在檔案轉遞、收集整理、保管和利用等方面存在各種的問題。如流動人員從原單位進入新的人才市場時，由於已離職而導致原單位對其人事檔案的管理不重視，讓其各自帶檔案進行保管，一些高校學生由於未按時找到工作而導致其檔案也由個人保管，這都是檔案傳遞移交不規範的行為，易導致後期信息資料蒐集難，信息核實困難，檔案更新不及時，檔案傳遞效率低，檔案滯留、檔案泄露和遺失等檔案管理不規範的問題。
（十）流動人員數量激增與利用方式保守利用率較低不平衡。大學生擴招、國家機關企事業單位流動性增強等原因，導致近年來流動人員數量激增，傳統的人事檔案管理機制，為確保個人檔案的機密性和安全性，往往要求人事檔案必須是封閉的，當事人和其他人員都無權查閲，這在一定程度上確保了人事檔案管理的安全可靠性，但在這種絕對保密的管理模式下，使得流動人員人事檔案的價值大打折扣，這種對人事檔案的利用方式大大降低了人事檔案的利用率。由於這種不夠開放的管理，導致了各部門對檔案利用率不足，比如招聘環節，用人單位對人員的證書更為青睞而不重視檔案，又如人員進入用人單位後檔案沒有在單位，給單位選人帶來不便。同時由於一些檔案管理機構對流動人員人事檔案管理方式不先進，現代化信息技術利用程度不高，人事檔案管理部門各自為政，沒有進行交流合作，也未構成一個全面、開放、共享的檔案網絡化管理系統，導致了檔管理效率低下。
三、流動人員人事檔案管理問題解決路徑探析
根據調研中發現的問題，我們深入挖掘問題深層原因，廣泛分析探求解決措施，結合具體工作實際，積極探索如下解決路徑。
（一）完善管理機制促進服務模式創新。結合流動人員人事檔案管理的特點與需求完善管理體制，組建專業團隊以及成立專門的領導結構，確保工作能夠有序開展。同時，公共就業和人才服務中心應完善流動人員數據庫，目的是對流動人員的就業意向及專業情況進行及時分析，從而為其提供崗位需求信息，有利於提升就業成功率。加強服務模式創新，構建並完善“流動人員人事檔案公共服務信息系統”，流動人員可通過網絡進行查詢以及辦理存檔信息、開具調檔函、變更個人信息、開具相關證明、代辦個人社保信息、預約申請個人退休等各種人事檔案業務。例如，在新冠疫情期間，北京人才檔案公共管理服務中心創新了網上辦、郵箱辦、電話辦、掌上辦、諮詢辦等各種“不見面”的人事檔案服務，不僅能夠提升服務效率，而且減少了羣眾辦事聚集的現象。
（二）實施多維度培訓提升檔案管理工作人員業務能力。公共就業和人才服務中心要重視檔案管理人員的培訓，建議採用“內部互學”、“走出去”、“請進來”、“定期考核”等綜合培訓方式，督促檔案管理人員能夠重視業務學習培訓，通過邊學、邊練、邊提升來掌握前沿的人事檔案管理知識與技能，有利於為實際工作奠定堅實的業務基礎。同時，培訓還要做好評估，培訓完成之後通過調查問卷的方式分析培訓的優勢與不足，為下一次培訓的改進提供有價值的參考依據。此外建議廣開招賢之路，吸納更多人事檔案管理領域具備專業知識、計算機管理能力、熟知法律法規的複合型人才，這將有利於滿足實際工作的需求。
（三）完善檔案管理制度提升信息化建設力度。對傳統流動人員人事檔案管理模式進行改革，公共就業和人才服務中心可以與相關人員或是組織機構簽訂委託管理流動人員人事檔案的協議，目的是明確各方的職責，而且有利於確保檔案資料的完整性、及時性以及準確性。按照相關規定檢查檔案資料。例如，在接收檔案資料時需要全面檢查，如果發現資料不齊全，就需要及時向有關單位進行詢問，從而及時完善流動人員的檔案資料。完善基礎設施設備，加快信息化建設。結合流動人員人事檔案信息化管理的實際需求，應配備必要的場地、辦公設備以及人員，對信息審核、數據錄入、標籤張貼、入櫃存檔等工作進行完善與規範，以統一的標準提升人事檔案的管理效率與質量。加強檔案信息資源開發利用。隨着流動人員的增多，人事檔案的庫存量、服務以及流轉量也在日益提升，因此必須做好信息資源共享以及數據互通互聯，這樣才能加強檔案信息資源的開發利用。同時，要善於分析公眾以及企業的需求，從而對現有的管理方式進行改進，也可以提升檔案信息資源利用率，這將有利於發揮檔案“資政惠民”的作用。
（四）加強宣傳強化流動人員的檔案意識。流動人員檔案意識的高低也會影響到自身檔案的完整性與實效性，為此非常有必要強化其檔案意識。公共就業和人才服務中心可以在辦公大廳張貼流動人員人事檔案服務的辦事流程、服務指南、人事人才信息、注意事項等內容，也可以印發一些有關流動人員人事檔案作用、轉遞流程等宣傳畫冊。此外，更要利用好互聯網載體，例如公共就業和人才服務中心網站、微信公眾號、微博等，對流動人員人事檔案相關內容進行分享，讓廣大有需求的人們能夠及時瞭解人事檔案的動態情況。當流動人員的檔案意識變強了，才會主動積極配合公共就業和人才服務中心及時完善人事檔案資料，這樣才能發揮人事檔案的真正價值。
（五）加強現代化建設實現信息化管理。人事檔案的管理與保存要滿足現代化社會的發展，傳統的紙質檔案給檔案管理人員的工作增加了很大工作量和不便，檔案對存儲環境的要求也十分高。而隨着先進科學技術的發展，互聯網逐步走進各行各業為人們帶來工作便利，針對流動人員人事檔案管理，也應充分發揮好現代化設備和互聯網絡平台的優勢，發揮大數據技術的作用，加強人事檔案管理信息化建設。要利用現代化先進設備給檔案存儲提供良好的保障，同時構建網絡化的服務平台，將現有紙質檔進行數字化處理，向信息化方向發展，做到信息公開、數據共享、幫助需求對象進行網上一鍵登錄，一鍵查詢以及各種業務辦理。信息化保存技術將有利於檔案的檢索、追蹤溯源、便於及時地更新與隨時的查閲管理。流動人員人事檔案管理的現代化進程是一個隨網絡技術發展逐步完善的過程，未來可以從地方到全國，逐步統一人事檔案網絡的建立，完善流動人員人事檔案數據庫系統，做到統一標準，實現對全國範圍內的流動人員進行自動化以及動態化的檔案管理工作，保持軟硬件設備的及時更新，為流動人員的人事檔案的傳遞縮短通道，讓流動人員的人事檔案發揮更大的利用價值。
（六）規範人事檔案管理各環節強化監督。組織人社及檔案管理等相關部門應出台相應的政策，規範應對人事檔案管理過程中會出現的各種狀況，對相應的人員行為做出明確的獎罰規定，並將人事檔案的具體操作和規則進行細分。同時，針對各人事檔案管理機構進行資格審查，聯合市場監管部門對沒有權限的私自管理檔案的機構處進行嚴查，確保人事檔案管理的規範性，嚴格禁止無資質的管理機構隨意接受和管理人事檔案資料，切實保障流動人員人事檔案管理的各環節安全有保障。針對檔案管理的具體環節也應設置相應的規範化管理機制，如採樣蒐集階段，關係到流動人才人事檔案的完整性和準確性，需要建立完善的管理體制，可以創建綜合統一的信息化採集網絡，結合現代化手段，定向採集，定時採集，查缺補漏，防止各環節造成檔案信息資源的遺漏，並且強化相關管理人員職責，保證檔案在流出和接收過程中的完整性。再如針對流動人員人事檔案資料內容方面，可建立定時調整和動態更新機制，結合流動人員的個人經歷，不斷調整檔案內容，並結合新時代對流動人員人事檔案的發展需求，創新檔案內容欄目，確保突出流動人員各項技能和專業水平。因此，要在創新人事檔案管理新模式的同時保障好人事檔案管理中各環節的規範性，不斷加強對管理人員職責的監督。
（七）加強檔案管理工作人員隊伍建設。檔案管理單位要實施持證上崗制度,定時對檔案管理者進行職業道德培訓及專業培訓,要不斷加強檔案管理人員對流動人員檔案管理的思想重視，加強專業的人事檔案管理人員隊伍建設，避免工作人員缺乏工作主動性、創新性的思維倦怠，同時由於流動人員檔案管理工作的繁瑣，要確保足夠的人手，避免由於人手不足導致的工作紕漏。在提升隊伍專業水平的同時，要加強對管理人員現代化管理技術的培訓，做到具備現代化信息技術本領。在人事檔案現代化管理的發展趨勢下，管理人員日常工作中難免要進行計算機操作和掃描儀等先進設備的使用，利用現代化設備可以對日常的檔案蒐集掛檔、傳遞、查閲、統計、更新等工作做到更便捷的處理，這樣不僅減輕了工作人員的工作量，提高了工作人員的工作效率，也減小了流動人員人事檔案各環節的出錯率，為新時代檔案管理人才隊伍的發展做出貢獻。
（八）完善流動人員人事檔案公共服務體系。人事檔案管理部門應積極走公共服務體系的道路，這個趨勢是指人事檔案管理部門要變化角色思想，從管理者變換為服務者的思想。針對流動人員人事檔案實行公共服務管理有利於合理配置並更好地開發利用流動人員人力資源，實行公共服務體系更好地體現了以人為本的科學發展觀思想，能進一步促進流動人員人事檔案管理，緩解就業壓力，提高公共資源的配置效率，緩解社會矛盾，構建和諧社會。流動人員人事檔案管理部門要創新服務手段，配額和市場經濟發展建設，促進流動人員的就業，變被動為主動，主動保持各檔案館之間的流通，承擔相應職責，確保人事檔案的真實可靠性，不斷追求服務更優化，整合職能，開發服務新思路。完善流動人員人事檔案公共服務體系，將以提高服務水平，保障服務品質為目標，進一步優化流動人員人事檔案管理。
綜上所述，流動人員人事檔案管理是政府人事人才公共服務的重要工作內容，在保障民眾權益以及提高人事服務等方面發揮着巨大的作用。現階段流動人員人事檔案管理尚存在一些問題，只有正視這些問題，才能有針對性地提出改進對策，進而提升人事檔案管理的整體水平。隨着經濟社會的發展和現代化科學技術的發展，要多角度提高流動人員人事檔案的管理方法與途徑，推動流動人員人事檔案朝着信息化、專業化、規範化、服務化的方向發展，真正做好流動人員人事檔案管理工作，為流動人員人力資源的配置提供紮實可靠的基礎，從根本上提升人事檔案公共服務水平，促進人才流動和社會發展。
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