一、做好各類行政文件，信函、報告等材料的收發、轉遞工作，做到手續完備，及時準確。 需要清退歸檔的，資料應做好登記和立卷工作。
二、負責做好公司內外來訪人員的接待工作， 認真熱情， 態度和藹， 做到積極主動、不推諉、不拖拉。
三、負責保管和正確使用公司印鑑，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據可查不出 差錯。
四、及時、準確地向領導和有關人員傳達上級機關及有關部門的通知事項和每週的會議安排。
五、負責公司各類行政會議的通知，記錄和辦公會議紀要、決議、決定的起草，印發，同時 協助公司領導起草有關行政文件。
六、要準確無誤地完成公司領導交辦的事宜，並將完成情況及時彙報。
文員的工作內容：
1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。
2、負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經理辦公室的清潔衞生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6、負責傳真件的收發工作。
7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10、做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11、每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12、管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13、社會保險的投保、申領。
14、統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15、管理辦公各種財產，合理使用並提高財產的使用效率，提倡節儉。
16、接受其他臨時工作。
辦公室文員基礎工作內容
辦公室文員的工作內容並不是很複雜。每個公司的辦公室文員的工作內容各不相同，所負責的工作也不一樣。但是，在某些部分上還是有共通點的。
辦公室文員的基本工作技能需要熟練的操作各種辦公軟件，有的工作是需要製作表格的，這要對OFFICE軟件相當瞭解，即使做不到精通，最起碼也要會用。
辦公室文員要對平常的一些辦公文件進行管理，對會議室的使用進行安排。
辦公室文員還要幫助其他員工進行復印、打印、傳真等工作。
在公司有訪客時，辦公室文員還要負責接待或引見的工作。
另外，還有一些辦公室的瑣碎工作也需要辦公室文員進行處理。一句話，有些時候，辦公室文員就好像是整個公司的打雜人員，所有與辦公室工作有關的瑣碎事情都是由辦公室文員負責。
在平時的工作中，辦公室文員還要在業餘的時間學習一些日常所需要具備的技能，抱着技多不壓身的態度，多學習一些能力，這對自己日常工作也是有所幫助的。
一、負責一般性行政公文、主任交辦的文字材料及行政領導講話和相關材料的起草工作；
二、負責由部門代單位起草的行政公文和有關文字材料的核稿工作；
三、負責組織大型行政工作會議的記錄及會議紀要的起草工作；
四、負責每週會議安排的編制工作，協助主任做好其他會議的組織通知等會務工作；
五、負責督促檢查行政工作計劃、辦公會決議事項的落實情況，將瞭解的情況及時反饋給領導；
六、負責辦公室日常政務接待，來訪客人接待及日常事務性工作；
七、負責印章保管和監印、辦理各種介紹信；
八、負責辦公用品、儀器設備、傢俱等購置、建帳、保管和發放；
九、負責辦公室安全防範工作；
十、負責各項信息統計和管理；
十一、完成領導交辦的其他工作。
1、總經辦接待工作：接聽電話；引導客人進入會議室，倒茶，通知相關人員會見；簽收信件快遞等；
2、各類行政公文（通知、請示、呈報、發函、會議紀要、總結等）的起草、呈送、複印、分發、催辦、登記、清退、歸檔；
3、填報開發公司月報表，於次月12日上交報表；
4、編制房地產市場月報表；
5、填報統計（番禺統計）局房地產統計報表，每月月底前上交；統計年報於次年1月前上報；
6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發合同、借閲等）；
7、公司營業執照年審，填報年檢報告書，準備年檢材料；
8、聯繫保險公司，購買公司車輛強制險及商業險；
9、公司網絡、辦公設備（電腦、複印機、打印機、指紋機等）維護、管理與報修；
10、跟進各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請；
11、負責打掃會議室、總經辦衞生，以及會議室與總經辦花草的護理；
12、核算工地後勤費用、每月辦公室物業水電費；
13、制定月度物資使用計劃，做好物資的採購、驗收、入庫、發放和管理工作；
14、公司固定資產的管理，定期進行盤點；
15、每週預定團隊活動場地，準備相關物資（球、水等）；
16、總經理、副總經理、各部門經理交辦的其他工作。
1、負責總公司辦公會議和其他重要會議的準備、記錄和資料整理等工作。
2、主動收集總公司的運行情況，及時做好宣傳報道工作。
3、負責編排每週主要工作安排表，安排節假日干部值班工作。
4、協助主任做好來賓接待和信訪工作。認真接聽師生投訴電話，並做好記錄和 反饋工作。
5、負責總公司文件、資料的電腦打印和校對工作。
6、及時做好各類文件的收發、傳遞、呈批、立卷、歸檔工作。
7、嚴格執行保密制度，定期收集、整理有關檔案資料，及時整理歸檔。
8、按時收發各中心（部門）的考勤考核表和部門工作月度報表，及時交主管領 導審閲。
9、協同做好員工的考勤考核工作，負責審核員工請、銷假手續，核籤補休證明。
10、協助做好招聘員工的登記工作。負責發放上崗證件。
11、完成領導交辦的其他工作。
1、做好每天晨會記錄，並對晨會內容進行跟蹤，將未解決事項上報總經理。
2、協助辦公室主任做好總經理日程表。
3、每天早上應該將當天的有關活動內容以及主要工作通報給總經理。
4、審閲各部門上報文件、財務單據，無誤後交總經理審批。
5、按照總經理要求，起草本企業綜合性的業務報告、總結、計劃、決議等公文函件。
6、協助辦公室主任組織安排總經理辦公會議和行政會議，做好會議記錄，並檢查各項決議、決定的貫徹執行情況，及時瞭解和反饋信息。
7、彙總各類報表，做好企業大事記和目標落實記錄。
8、負責有關業務資料的收集、積累、分析，瞭解市場和企業經營管理狀況以及趨向，為領導當好參謀。
9、協作總經理做好日常接待，來信來訪，投訴等事宜，負責審核對外發文和對內行文。
10、及時承辦個部門遞交領導批閲的請示、報告等，並按批示的意見，及時處理。
11、為總經理管理好常用的各種文件和資料。
12、努力完成總經理交辦的各項任務。
祕書工作的特點
祕書工作的性質與任務，決定了祕書工作具有下列特點：
1、從屬性
從屬性是現代祕書工作最根本的屬性和特點。
第一，祕書工作不能脱離領導而獨立存在，祕書工作總是圍繞領導工作而開展的，領導工作涉及到哪裏，祕書工作的範圍就必須延伸到哪裏；
第二，祕書人員在處理任何問題時，只能根據領導的意圖和指示精神辦理，不能超越職權範圍自作主張、自行其是；
第三，祕書人員雖然也常常參與領導班子的某些會議，與領導者共同研究各種有關問題，但祕書人員在會上只有發言權，而無表決權。
2、被動性
祕書機構的輔助地位，決定了祕書工作的被動性。
祕書工作的被動性主要表現為：
第一，祕書工作是為滿足領導工作活動的需要而產生和展開的，是受領導活動的制約和支配的。
第二，祕書部門需要處理的許多日常事務工作（如處理來往公文、信件，接聽電話，接待內、外賓，以及處理某些突發事件等），往往預先估計不到，只能隨機應變，來了什麼文件就處理什麼文件，遇到什麼事或者領導叫辦什麼事就去辦理什麼事。這一類工作，大都是被動的，卻又是祕書人員非幹不可的。
3、事務性
祕書工作絕大多數都是具體的事務工作，如收發文件、起草文件、打印校對、接聽電話、迎來送往、佈置會場、派車買票、安排食宿等等，雖然很瑣碎、很繁雜，但都需要祕書人員一件一件地去辦。有人説祕書工作“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，這兩句俏皮話也説明了祕書工作具有事務性的特點。
4、綜合性
由於祕書機構是綜合性辦事機構，祕書工作也就具有明顯的綜合性。具體表現在以下三方面：
第一，祕書工作的內容紛繁複雜，且涉及到本機關的全部工作。
第二，祕書部門處於機關的樞紐地位，擔負着溝通上下、聯繫左右之責。
第三，祕書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。
總經理祕書職位説明書
1、職務名稱：總經理祕書
2、直接上級：總經理辦公室主任
3、本職工作：協助總經理辦公室主任和總經理處理行政事務、董事會的祕書性工作。
4、直接責任：
（1）按要求時間
要活動情況，做好總經理的工作日程安排。
（7）負責企業大事記的登錄與歸檔。
（8）及時向直接上級彙報本崗位工作的真實情況和有關數據。
（9）定期向直接上級述職。
（10）完成直接上級交辦的其它工作。
5、主要權力：
（1）對各種文件、講話、資料有保密權。
（2）行使總經理交辦事宜所賦予的權力。
6、任職資格：
（1）必備知識
①具有經濟、管理或文祕類專業本科以上學歷，並有較強的自學能力。
②取得經濟類初級以上專業技術任職資格。
③熟悉公司法、合同法、檔案法、税收、工商管理等法律、法規知識，熟悉公司經營策略、經營計劃、各部門職責分工及各部門的經營目標。
（2）技能要求
①能全面領會工作指令和工作要求。
②能撰寫工作計劃、總結、報告、指示
崗位職責:
1、根據公司發展戰略規劃，進行公司品牌戰略規劃及品牌體系建設，持續提升公司品牌形象；
2、準確理解公司品牌定位，品牌體系和品牌戰略。建立高效的品牌管理體系，樹立有企業核心價值與特色的品牌和市場形象，完善品牌管理制度與流程；
3、根據公司品牌戰略，在充分理解公司品牌架構體系的基礎上，制定公司品牌推廣計劃並有效實施；制定並實施品牌營銷策略，開展主題品牌活動、廣告投放和企業文化建設，有力推動業務發展；
4、開展聲譽風險管理，建立和維護與媒體、客户等公眾的良好關係；
5、具備良好的媒體資源，善於挖掘，整合以及運用媒體資源，為公司品牌戰略服務；
6、有效處理危機公關事件，維護公司形象；
7、做好品牌活動項目評估、成本管控等工作，提高品宣的投入產出比；
8、統籌公司文祕品宣組織架構搭建、團隊建設等工作，提升品宣隊伍的整體效能。
任職資格:
1、全日制大學本科及以上，市場營銷、媒體、行政管理等相關專業；
2、銀行、保險相關金融行業5年以上經驗或者優秀的品牌策劃商業經驗，8年同類崗位工作經驗並且有管理經驗；
3、有良好的新媒體應用經驗和成功案例，具有新媒體工具運用技能、紮實文案功底和新聞策劃技巧；
4、出色的商業敏感度、用於嘗試及創新的思維；優秀的人際敏感度及社會活動能力，優秀的資源整合及協調能力、談判能力、大局意識。
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