物品的採購，必須按每月使用計劃及合理庫存需要，經營業部門經理審核後報總經理批准，不得因提前或拖延採購而影響營業，也應避免因超計劃採購帶來積壓或損失。
採購人員在採購物品時，應根據請購單的數量，規格質量要求，用途、審核同意後報總經理及董事長審批方可採購，管理用物品的採購，如固定資產，X器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單，經所購物品的部門經理審核後，報總經理及董事長批准後統一購買。
辦理購物付款時，應附付款申請單，購銷合同，請購單已經董事長審批的付款計劃或購貨合同執行情況表，報財務部審核後，方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全，否則財務有權拒付，並要求補齊相關手續。
採購人員報銷時，應辦理入庫單，入庫單內容必須填寫清楚，數量、產品規格、保質日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析，對庫存物品的積壓，變質，沉澱、列表清查，處理，對造成不必要的損失負直接責任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況彙總製成報表報財務部備案，並對庫存物品現狀如短缺毀損等列示清楚，及時處理減少不必要的損失。
五、採購人員不得營私舞弊，吃回扣貪污，假公濟私，如發現有上述行為，將嚴厲追究當事人經濟法律責任。
一、總則
酒店批量物資（廚房每日採購的非儲備食品材料除外）和酒店零星物品的採購計劃（含分店）必須執行分管副總會簽制度。
相關人員在採購、收貨過程中，須遵從商業道德、努力提高業務水平，講究文明禮貌；以酒店利益為重，相互監督，相互配合，共同把好進貨關，維護酒店的社會形象。
中心倉庫負責物資的保管和收發，各使用部門指定專人憑本部門負責人簽字的領料單到中心倉庫辦理領用手續。
二、部門物品領用和採購審批存放籤批負責人：
1、總經理：（黃世賢、朱玉貴）
2、水療部：（李林）
3、人力資源部：（胡詩琴）
4、財務部：（方娟）
5、保安部：（韓正亞）
6、工程部：（徐建武）
7、營銷部：（周晨）
8、前台部：（李國賢）
9、客房部：（羅旭東、楊攀）
10、採購部：（王鬆來）
11、餐飲部前廳：（楊昌球）
12、餐飲部中餐廚房：（楊昌球）
13、餐飲部西餐廚房：（楊昌球）
三、採購項目的申請審批
凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據庫存及各部門使用情況填寫申購單，經總經理確認後，交採購部執行。
各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式三聯的“零星食品、物品採購申請單”，經廚師長簽字確認，於16：00前提交採購部，特殊情況下可推遲至17：30分前，填寫清楚後提交採購部。
各部門所需非倉儲之外的物品，由各部門填寫“採購申請單”一式三聯、附以申購説明，寫明用途，並經部門經理簽字提交總經理籤批後轉採購部。
本地採購的營業應急用品和工程所需設備及零配件應提前三天提交採購計劃；需異地購買的物品，至少需提前七天將採購計劃提交採購部。
所有采購項目經審批成為有效訂單後，方能實施購買。
附：採購項目申請審批程序：
申請部門填寫採購申請單——部門負責人簽字確認——分管副總簽字——總經理批准——中心倉庫確認無庫存——提交採購部
四、採購項目的購買
1、採購部是酒店採購工作的專業部門，酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統一採購，其他部門有參與監督，支持配合的權利和義務，但一般不準自行採購。
2、所有采購訂單由採購部經理直接落實到採購員實施購買，所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限及其他要求進行，並在貨到後交總庫房及相關部門。
3、對於長期使用餐飲、工程物品，一次需5000元以上；對雖長期使用數量小，金額大於2000元以上的產品，需先期詢價後，方可實施採購。
4、供方的優惠、折扣、贈送等須歸酒店所有，嚴禁私拿回扣，一經發現，按雙倍罰款，並按情節輕重給予解聘、辭退直至開除。
5、對於有特殊要求或需特殊加工的採購項目，需方要作詳細的圖解説明或提供實樣，採購部根據需方要求按規定程序選擇合適的供應商實施採購。
6、採購部對內要主動與使用部門保持密切聯繫，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準與使用情況；經常做好市場調查，掌握市場信息；主動向使用部門推薦適路新產品及質優價廉的代用品，積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與採購部門溝通配合，對掌握供方及購物意向須主動通報採購部，由其進行考核、評定、擇優錄用。
7、確屬疑難採購項目，採購部和使用部門雙方須及時聯繫、溝通、研究對策，無力解決的須及時請求酒店領導，不得耽誤。
五、採購項目的結算
需預付貨款的採購項目，在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同，付款前採購員憑手續完備的供銷合同填寫付款申請單或“支票領用申請單”，經總經理批准確認，向財務部申請付款。
實時付款的供應項目，採購員必須憑有效採購申請填寫“支票領用單”或“付款申請單”報總經理籤批，向財務部申請付款。
以現金支付，金額較低的採購項目，先由採購員以核發的備用金支付，貨到各項手續辦理完結後向財務部申請作領備用金。
延時付款的供應項目，其付款單據統一由採購部管理，定時核發無誤後由財務部付款。對不能提供有效入庫，驗收單據的貨款結算，財務部有權拒絕付款。
六、採購數據文件
採購文件必須説明所訂購產品的資料，包含下列內容：
1、採購計劃，包括《酒店零星食品/物品材料訂購單》、《採購申請表》。
2、《酒店食品、物品直撥驗收單》、《酒店食品、物品入庫驗收單》
3、採購資料在工作結束後由採購部辦公室妥善登記保存。
七、物品的領用手續
1、廚房所需之非儲備食品材料庫房驗收後，開具《直撥單》，通知各廚房領用並辦理簽字手續。
2、維修材料由工程部負責驗收並建帳保管，每月憑《維修工作單》的部門聯出庫，財務聯辦理部門費用轉移手續。
3、部門零星專用物品，由採購部採購後入中心庫，部門根據需要領用。
4、所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領用手續。
5、各廚房需根據酒店菜譜上所列菜品，提供本部門貴重原材料清單，建帳登記使用，財務部每週根據實際銷售數量進行核對。
6、餐飲部、客房部應建立二級倉庫保管帳，使用《內部調撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領用手續，週末將《內部調撥單》轉財務部進行成本和費用的分配和考核。
7、供應商贈送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗貨主辦理出入庫手續，視同購入商品進行消耗核算。
8、中心庫須建立辦公用品保管帳，各部門憑領料單辦理領用手續。
9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前，向財務部報送各部材料的消耗表，財務部以辦理費用結轉手續。
10、非經總經理、副總經理特批，嚴禁各部門領用非本部門日常消耗用品。
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