1、祕書服務的根本對象是領導者；
2、祕書活動的基本方式是處理信息和事務；
3、祕書活動的根本性質是輔助性。
（一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）
（二）熱愛本職，忠於職守，埋頭苦幹，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守祕密
1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠於職守，才能搞好文書工作。
2、埋頭苦幹和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。
3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。
（三）應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識
文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：
一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、祕書學、信息學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。
二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是説，文書工作人員不能只瞭解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。
（四）掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力
文書工作的業務技能，主要有以下一些：
1、文字綜合處理能力
2、書寫能力
3、速記能力
4、印製能力
5、校對能力
6、運用現代化辦公設備的能力
【（一）祕書的職業特徵】
服務的直接性和穩定性。
知識化和專業化。
年輕化和女性化。
【（二）祕書日益成為現代社會急需的軟人才】
祕書是“軟人才”中的代表之一。
祕書的職業通道很長，中國加入WTO，為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。
工作性質
【（一）祕書的根本性質——輔助性】
1、輔助性是祕書部門天生的屬性。
2、輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求。
3、輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的。
【（二）祕書工作的特徵】
1、中介性
祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的“紐帶”和“橋樑”的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。
2、直接性
祕書工作的'直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。
3、全面性
是體現在職能輔助的全面性上。
是體現在過程輔助的全面性上。
4、服務性
人們把祕書工作比喻為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把祕書工作説成“沒大沒小，沒完沒了”。
5、被動性
祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。
祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6、潛隱性
祕書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性。
活動過程的幕後性。
勞動成果的潛在性。
7、機密性
對重要信息進行保密工作。
辦公室文祕人員基礎知識考試筆試題
導讀：我根據大家的需要整理了一份關於《辦公室文祕人員基礎知識考試筆試題》的內容，具體內容：祕書人員要深刻認識祕書工作的普遍規律。下面是我為您精心整理的。篇一寫作及語法知識 佔 40 分考核內容：一、寫兩篇應用文（每篇 15 分）。1、學校領導。.。
祕書人員要深刻認識祕書工作的普遍規律。下面是我為您精心整理的。
篇一
寫作及語法知識 佔 40 分
考核內容：
一、寫兩篇應用文（每篇15 分）。
1、學校領導決定召開本學期高中班教學課時安排會議，時間定在1 月26 日下午 2 點，地點在學校行政辦公樓三樓小會議室，要求高中部各課程教研組長，所有班主任參加會議。請根據要求事項以你原來所讀學校教導處的名義寫一份通知。
2、本校高中268 班張明同學代表學校參加全市數學競賽，獲得第一名，學校決定在全校通報表場，併發給 500 元的獎金。請根據以上內容，請以你原來所讀學校的名義寫一份通報表揚張明同學的文件。要求文件標題（由自己根據內容而定）收文單位、正文、發文單位落款，發文日期（隨意確定）五項要素齊全。
評價標準：會議通知作為最常用的公文，要求要素齊全，層次分明，語法通順，言簡意賅，用精練的文字説明問題。
通報表揚的標題要能概括內容，除了説明要通報的具體事件以外，還應表達出通報表揚要達到的效果。
二、糾正病句（10分）
下面的句子存在語法上的錯誤，請找出其中的問題，修改成通順的句子（每題 2 分）。
1、當我走進公司廠區大門，首先看到的是那高大廠房和從廠房裏傳來的機器轟鳴聲。
當我走進公司廠區大門，首先看到的是那高大廠房，並聽到了從廠房裏傳來的機器轟鳴聲。
2、加強管理是生產高質量的保證。
加強管理是生產高質量產品的保證。或者改為：加強管理是提高產品質量的保證。
3、通過技術改造，工業廢水排放達到了國家標準。
通過技術改造，工業廢水污染物排放指標達到了國家標準。
4、公司在臨滄建立了員工生活基地，並安排了上下班交通車，使員工的生活條件得到了改善。
公司在臨滄建立了員工生活基地，並安排了上下班交通車，使員工的生活環境得到了改善。
5、通過技術攻關小組的不懈努力，解決了影響產品質量的原因，產品合格率由原來的90%提高到 95%以上。
通過技術攻關小組的不懈努力，解決了影響產品質量的問題，產品合格率由原來的 90%提高到 95%以上。
篇二
簡述（分析）題 40 分
一、祕書人員的職業道德標準為以下8 條內容。
1、愛崗敬業、忠於職守；
2、服從領導、當好參謀；
3、遵紀守法、廉潔奉公；
4、任勞任怨、樂於奉獻；
5、善於合作、嚴於律己；
6、文明禮貌、謙虛謹慎；
7、實事求是、勇於創新；
8、恪守信用、嚴守機密。
你對其中的第 1 條、第 4 條、第 5 條是如何理解的？
二、在你沒有接觸辦公室工作之前，你認為祕書人員應該具備那些基本思想素質和專業知識，如果讓你擔任該職位工作，有信心做好嗎？
三、你知道雲天化集團企業文化中的核心價值觀是哪三句話嗎，你是怎樣理解的？
四、從學校步入社會是人生的一大轉折，當你的職業與理想抱負有一定差距的時候，你將如何對待。
篇三
單項選擇題（20 分、每題 2 分）
1、辦公室工作的職能之一是()。
A、教育管理 B、事務管理 C、生活管理 D、文化管理
2、辦公室工作的重要地位是由它的()決定的A、工作、職能、特點 B、影響、職能、特點
C、作用、職能、特點 D、地位、職能
3、事務管理的本質特徵是()。
A、服務性 B、安全性 C、創造性 D、集中性
4、辦公室管理工作涉及面較廣，具有一定的()。
A、知識性 B、專業性 C、基礎性 D、實踐性
5、辦公室事務管理工作繁雜、瑣碎、具有()特點。
A、羣眾性 B、統一性 C、分散性 D、集中性
6、優良的職業道德是祕書人員從事職業活動的()。
A、依據 B、要求 C、標準 D、指南
7、遵紀守法、()是祕書職業活動能夠正常進行的基本保證。
A、服從領導 B、嚴格要求自己 C、廉潔奉公 D、按政策辦事
8、企業的主要特徵之一是()。
A、有組織的單位 B、以盈利為目的 C、管理科學 D、自主經營
9、()是現代企業制度的主要形式之一。
A、承包制 B、股份合作制 C、工廠制 D、公司制
10、待人接物應該熱情開朗、温存有禮、()、舉止大方而靈活。
A、温文爾雅 B、微笑面孔 C、和藹可親 D、真情實意
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辦公室文祕工作計劃一
一、會議準備工作
最為領導的文祕我要準備很多工作，比如領導要開會的時候我需要在領導需要之前做好會議室的整理和選擇，一般都會提前詢問領導什麼時候開會需要開會要怎樣做，必須要保證會議的正常進行。
1、在會議的前一天提前做好會議貯備，比如在會議開始前的一些桌椅擺放，水杯礦泉水等購買準備，一些筆記本，紙和筆之類的工具都做好準備，保證在會議中用到的東西一個不少。
2、提高工作的效率，在工作的時候我必須要給領導這堂會議做好記錄，為了保證這次的回憶沒有出現問題，我實現做好視頻錄製，錄音，在會議之後整理領導説話的具體內容並整理成冊。
3、蒐集會議資料，比如開會成員的一些意見和建議，他們子啊會議中提的要求，需要完成的任務，要做的事情，都會在會有手蒐集並整理出來，並且把一些相關的數據資料提前做好收集，提前做好準備工作保證，讓領導開會有依據有數據。
二、提高自己的工作能力
作為一個文祕需要做好自己最基本的工作能力，一些辦公需要的工具必須要掌握，能夠在領導需要的時候及時用這些給領導足夠的幫助，讓他們可以在工作的過程中減少時間浪費。
我們文祕的主要工作的意義就是給領導分擔一些瑣事，給把領導要下達的一些命令和一些工作要求什麼的都在第一時間傳達到各個部門讓各個部門做好工作準備，保證在工作中不影響到領導的戰略佈局，及時配合領導。
需要多讀書看相關的工作書籍和需要工作的相關的工作技巧完成工作任務，每天都會抽時間學習，提高自己的能力，比如在下班之後在睡前抽時間來讀一些管理的書籍，在領導工作中給領導一些合適有用的建議嗎，讓領導能夠在段時間內做好工作。
三、接待人員
有時候需要代表領導接待外來人員，一些合作伙伴之類的，在商業會談中做好下手準備，一些數據資料都及時備齊準備妥當完成工作任務，坐好自己的工作職責，要給其他外來人員留下一個還的印象。
為此在下一年中我會重點學習禮儀和處事方式，讓自己在接待人員的時候表現的足夠優秀大氣，配得上領導文祕這個身份，給領導解決一些瑣事，完成每天的工作。在招待的時候做好禮儀，擺正姿態，不會擅自決定，最多隻會做好一個傳達人，及時把來訪人的一些事情做好安排，更具領導的工作空閒情況，給領導安排會面時間，在需要拒絕一些事情的時候也會主動的去做，不讓領導浪費時間在這些瑣事上面。
辦公室文祕工作計劃二
首先，辦公室文祕這一職位是中介性的職位，整個集團的上傳下達都是由辦公室承接代辦的，因此文祕工作一定要做到以下幾點：
1、服從，一切工作要聽從領導的吩咐和安排。
2、領會，要完全理解、遵照領導的意圖辦事。
3、執行，要堅決地落實貫徹領導意志，強化執行力。
但是服從並不是被動，很多工作可以提前預測、積極主動地開展，及時準確地掌握各方面的工作動態，及時向領導反饋各方面的信息，注重調查分析，為領導提供決策參考；同時，辦公室工作還要講策略，講工作藝術，認真、科學地搞好領導與領導、同事與同事、部門與部門之間的溝通協調工作，不能扯皮、推委、出現工作空檔。
其次，辦公室文祕工作相當於集團的小管家，辦公室日常的物品採購、發放；各子公司常用物品的登記、備案等都由辦公室完成，因此辦公室文祕一定要有足夠的耐心並熱愛本職工作。
未來工作的計劃：
1、在日常事物工作中，我將做到以下幾點：
（1）協助辦公室主任做好了各類公文的登記、上報、下發等工作，並把原來沒有具體整理的文件按類別整理好放入貼好標籤的文件夾內。
（2）做好了各類信件的收發工作。
（3）做好低值易耗品的分類整理、出入庫、各類帳務的報銷工作。
（4）協助辦公室主任做好公章的管理工作。公章使用做好詳細登記，嚴格執行集團公章管理規定，不濫用公章。
（5）做好辦公用品的管理工作。做好辦公用品領用登記，按需所發，做到不浪費，按時清點，以便能及時補充辦公用品，滿足大家工作的需要。
（6）做好辦公室設備的維護和保養工作，（7）協助辦公室主任做好節假日的排班、值班等工作，確保節假期間集團的安全保衞工作。
（8）認真、按時、高效率地做好領導交辦的其它工作。
在日常事物工作中，我一定遵循精、細、準的原則，精心準備，精細安排，細緻工作，幹標準活，站標準崗，嚴格按照辦公室的各項規章制度辦事。
2、在行政工作中，我將做到以下幾點：
（1）做好領導服務：及時完成辦公室主任、集團各部經理和部門主管交辦的各項的工作。要成為領導的助力、助手，急領導所急，想領導所想，勤跑腿，多彙報，當好參謀助手。
（2）做好各部門服務：加強與各部門之間信息員的聯絡與溝通，系統的、快速的傳遞信息，保證信息在公司內部及時準確的傳遞到位。
（3）做好員工服務：及時的將集團員工的信息向公司領導反饋，做好員工與領導溝通的橋樑。
（4）協助辦公室主任完善集團各項規章制度。
（5）做好信息保密的工作：保存好辦公室常用文檔，做好存檔保密的工作；要及時、準確、全面的收集各方面信息並做好存檔工作。
（6）做好文書工作：及時完成領導交辦的各種文稿，學習各種文字材料的寫作，提高自身寫作功底。
3、提高個人修養和業務能力方面，我將做到以下三點：
（1）積極參加集團安排的基礎性管理培訓，提升自身的專業工作技能。
（2）向領導和同事學習工作經驗和方法，快速提升自身素質。
（3）通過個人自主的學習來提升知識層次。
我深知：一個人的能力是有限的，但是一個人的發展機會是無限的。現在是知識經濟的時代，如果我們不能很快地提升自已的個人能力，提高自已的業務水平，那麼我們就這個社會淘汰。當然要提升自己，首先要一個良好的平台，我認為太平洋集團就是我的平台，我一定會把握這次機會，使業務水平和自身修養同步提高，實現自我的價值。
4、其他工作
（1）協助人力資源部做好各項工作。
（2）協助財務部、物業部、項目部做好相應工作。
（3）協助各子公司做好各項工作。工作計劃
（4）及時、認真、準確的完成其它臨時性工作。
辦公室文祕這個工作崗位是瑣碎、繁雜的。我將根據實際情況進行合理分工、合理安排，認真落實崗位責任制，確保工作井然有條；還要創造性地工作，不斷探索工作的新思路、新辦法和新經驗；同時增強工作創造性的同時，我一定注意辦事到位而不越位，提供服務而不干涉決策，真正成為領導的參謀助手，成為上、下溝通的橋樑。
辦公室文祕工作計劃三
祕書處本着服務、求實、規範、高效、關懷、團結的管理理念，緊扣年級學生會中心工作，立足於事蹟，做好年級學生會各部門關係協調的樞紐角色，對學生會各項工作的順利開展起了積極的推動作用。
增強服務意識，全力做好日常工作。
四個月以來，我部門深化全心全意為同學服務的意識，持着敢於負責，不推卸任務的工作態度，憑着按時保質完成任務，認真做好工作總結，積累經驗的工作信念，做好部門內各項日常工作。列舉如下：
1、做好協調工作。
祕書處是年紀學生會的重要組成部分，直接受年級主席的領導，並對其負責。同時也是溝通各各部門的重要橋樑。其主要的工作為：完成年級主席與各部門的上傳下達工作，及時將年級主席的決策傳達給各部門，分配各部工作，同時將各部門情況及時反映給主席，及協調活動中各種任務，以備主席及時做出工作調整。祕書處起着樞紐這一重要作用更在於，其協調工作直接關係到整個學生會日常工作和活動開展的運轉。
2、年級學生檔案整理工作。
祕書處基本職能之一，即負責年級學生會的文件起草、信息彙總等事務性工作。如：
（1）做好年級學生檔案整理工作。
（2）負責簽到工作。每次大型會議和大型活動中，簽到工作是必要環節，並將在期末將出勤表移交給何老師，使何老師根據實情做出更公平的考核。如：劉傑師姐會議的簽到，中國近代史課堂簽到，計數機課堂簽到，體育概論課堂簽到，形式與政治課堂簽到。
3、財務管理。
年級學生會的活動經費由祕書處備案管理，並對各項活動中的籌備資金進行報銷。控制經費的支出，做到將錢用在必用的地方，防止任何一方的私自挪用。
4、協助學院，老師和其他部門的工作。
5、每週到何老師辦公室進行彙報工作，處理日常事務，保證工作的順利進行並認真填寫工作記錄。
6、做好每項活動的申請工作，確保了活動、工作經費的來源，並使何老師知道年級學生會的近期工作。
7、為了讓年級廣大的同學對年級學生會有更大的勒戒，祕書處建立了年級qq羣，博客，內容豐富，裏面有各類活動照片，活動新聞稿件，等等。
8、收集年級學生會各個部門通訊錄，製作成通訊錄。
9、製作了大學生入黨動機隨機調查問卷。
10、羅榮華師姐ppt的製作與演講。
11、劉潔師姐活動的策劃，安排，組織，總結。
12、預備黨員到曬胡小區老人公寓獻愛心活動的策劃，安排，組織，總結。
13、黨員進寢室活動的策劃，安排，組織，總結。
14、年級學生會成員問卷調查製作。
在這裏我代表祕書處感謝何老師以及年級所有的同學對我們工作的支持與配合，你們的需要，我們的責任！
辦公室文祕人員基礎知識考試筆試題
時間要求：120分鐘
第一部份：寫作及語法知識 佔40分 考核內容：
一、寫兩篇應用文（每篇15分）。
1、學校領導決定召開本學期高中班教學課時安排會議，時間定在1月26日下午2點，地點在學校行政辦公樓三樓小會議室，要求高中部各課程教研組長，所有班主任參加會議。請根據要求事項以你原來所讀學校教導處的名義寫一份通知。
2、本校高中268班張明同學代表學校參加全市數學競賽，獲得第一名，學校決定在全校通報表場，併發給500元的獎金。請根據以上內容，請以你原來所讀學校的名義寫一份通報表揚張明同學的文件。要求文件標題（由自己根據內容而定）收文單位、正文、發文單位落款，發文日期（隨意確定）五項要素齊全。
評價標準：會議通知作為最常用的公文，要求要素齊全，層次分明，語法通順，言簡意賅，用精練的文字説明問題。
通報表揚的標題要能概括內容，除了説明要通報的具體事件以外，還應表達出通報表揚要達到的效果。
二、糾正病句（10分）
下面的句子存在語法上的錯誤，請找出其中的問題，修改成通順的句子（每題2分）。
1、當我走進公司廠區大門，首先看到的是那高大廠房和從廠房裏傳來的機器轟鳴聲。
當我走進公司廠區大門，首先看到的是那高大廠房，並聽到了從廠房裏傳來的機器轟鳴聲。
2、加強管理是生產高質量的保證。
加強管理是生產高質量產品的保證。或者改為：加強管理是提高產品質量的保證。
3、通過技術改造，工業廢水排放達到了國家標準。 通過技術改造，工業廢水污染物排放指標達到了國家標準。
4、公司在臨滄建立了員工生活基地，並安排了上下班交通車，使員工的生活條件得到了改善。
公司在臨滄建立了員工生活基地，並安排了上下班交通車，使員工的生活環境得到了改善。
5、通過技術攻關小組的不懈努力，解決了影響產品質量的原因，產品合格率由原來的90%提高到95%以上。
通過技術攻關小組的不懈努力，解決了影響產品質量的問題，產品合格率由原來的90%提高到95%以上。
第二部分：單項選擇題（20分、每題2分） 1.辦公室工作的職能之一是（ ）。
A、教育管理 B、事務管理C、生活管理 D、文化管理 2.辦公室工作的重要地位是由它的（ ）決定的 A、工作、職能、特點 B、影響、職能、特點
2 C、作用、職能、特點 D、地位、職能 3.事務管理的本質特徵是（ ）。
A、服務性 B、安全性C、創造性 D、集中性 4.辦公室管理工作涉及面較廣，具有一定的（ ）。 A、知識性 B、專業性C、基礎性 D、實踐性
5、辦公室事務管理工作繁雜、瑣碎、具有（ ）特點。 A、羣眾性 B、統一性C、分散性 D、集中性
6、優良的職業道德是祕書人員從事職業活動的（）。 A、依據 B、要求C、標準 D、指南
7、遵紀守法、（ ）是祕書職業活動能夠正常進行的基本保證。 A、服從領導 B、嚴格要求自己C、廉潔奉公 D、按政策辦事 8.企業的主要特徵之一是（ ）。
A、有組織的單位 B、以盈利為目的C、管理科學 D、自主經營 9.（ ）是現代企業制度的主要形式之一。 A、承包制 B、股份合作制 C、工廠制 D、公司制
10、待人接物應該熱情開朗、温存有禮、（ ）、舉止大方而靈活。 A、温文爾雅 B、微笑面孔C、和藹可親 D、真情實意 第三部分：簡述（分析）題40分
一、祕書人員的職業道德標準為以下8條內容。
1、愛崗敬業、忠於職守；
2、服從領導、當好參謀；
3、遵紀守法、廉潔奉公；
4、任勞任怨、樂於奉獻；
5、善於合作、嚴於律己；
6、文明禮貌、謙虛謹慎；
7、實事求是、勇於創新；
8、恪守信用、嚴守機密。
你對其中的第1條、第4條、第5條是如何理解的？
二、在你沒有接觸辦公室工作之前，你認為祕書人員應該具備那些基本思想素質和專業知識，如果讓你擔任該職位工作，有信心做好嗎？
三、你知道雲天化集團企業文化中的核心價值觀是哪三句話嗎，你是怎樣理解的？
四、從學校步入社會是人生的一大轉折，當你的職業與理想抱負有一定差距的時候，你將如何對待。
（一）祕書的知識結構
祕書的知識結構就是祕書工作所需要的知識，就是祕書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。
祕書工作的綜合性，要求祕書具有較寬廣的知識面；祕書工作的專業性，要求祕書具有較紮實的專業知識。
1、基礎知識層次
基礎知識層次是祕書知識結構的根底，是祕書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建祕書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要紮實，而且要寬廣。
（1）文化基礎知識
祕書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關幹部的共同要求，也是祕書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等；
（2）理論基礎知識
掌握基礎理論知識，是提高祕書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策；
（3）法律基礎知識
法律基礎知識是祕書從事祕書工作的重要依據。祕書工作要規範化，首先要求祕書人員掌握基本的法律知識。
2、輔助知識層次
輔助知識層次指的是雖非祕書專業知識但又與祕書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。
（1）傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識
（2）新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。
3、專業知識層次
專業知識層次是祕書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事祕書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成祕書職業特色、與祕書工作目標密切聯繫的部分。它由兩個部分組成：
（1）業務知識
主要指祕書業務知識，這是區別於其他專業的重要標誌。大體包括：普通祕書學；分支祕書學（如行政祕書學、企業祕書學、科技祕書學、涉外祕書學、基層祕書學、高級祕書學）；祕書寫作學；祕書心理學；文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識；調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。
（2）行業知識
祕書必須掌握以下必要的行業知識：瞭解所屬行業知識的總體構成和知識門類；瞭解所屬部門工作的任務和特點；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業的管理知識
注意：A、當今比較合理的祕書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性；寬闊性；動態性；層次性。
B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。
（二）祕書的能力結構
祕書能力是指祕書人員在實踐中完成祕書工作的本領，也就是説祕書能力只能通過祕書的一系列活動才能顯示和發展。
1、基礎能力
指祕書從事祕書活動所需要的能力，是從事祕書工作的基本條件。
（1）祕書的觀察力
一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。祕書的觀察力應重點置於領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏鋭性。
（2）祕書的記憶力
良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。
（3）祕書的思維力
思維力在祕書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在於：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
（4）祕書的想象力
想象力在祕書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。祕書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。
2、專業能力
（1）閲讀能力
祕書閲讀能力的一般要求是：要準確、要快速。祕書閲讀能力的'培養，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發展，最後要有科學的閲讀方法。
（2）寫作能力
即書面表達能力，這是祕書的基本功，是文字祕書的“看家本領”。祕書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。祕書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規範。
（3）説話能力
即口頭表達能力，祕書説話能力的一般要求是：要發音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高説話能力的途徑：首先要多説，其次要多想，此外要注意其他方面的修養和磨練。
（4）辦事能力
祕書的基本職能就是辦事。祕書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善於相機行事，要善於接人待物。
3、特殊能力
指祕書從事一些專門祕書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成祕書能力結構個性差異的重要方面。
（1）協調能力
指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規，不搞“隨意性”；要掌握協調原則，使協調有根有據；要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。
（2）調研能力
一般要求是：要有計劃；有科學的方法；有較強的洞察力；要善於與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。
（3）操作能力
主要包括打字、複印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。
（三）祕書的心理素質
祕書的心理素質，指祕書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩定心理特點的總和，它影響着祕書的輔助行為、人際關係和自我修養。
1、祕書心理素質的構成
（1）祕書的興趣
即認識傾向，常説的愛好。祕書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性
（2）祕書的情感與情緒
情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。祕書情感的品質是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。
情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態度體驗。情感比較穩定而持久，情緒容易變化而不穩定。祕書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發生強度、速度和持續時間分為三類：心境、激情、應激。
（3）祕書的意志
良好的意志是祕書工作取得成效的保證，是自我修養不斷提高的動力。
良好的意志應該具備的特徵：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動搖性；任性）
（4）祕書的氣質
氣質是指人們比較穩定的心理活動動力特徵。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質（活潑型）的人、膽汁質（興奮型）的人、粘液質（安靜型）的人、抑鬱質（抑制型）的人。
注意：
上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，並不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的祕書安排工作可以有不同的考慮。
祕書進行氣質修養的途徑：自我控制、職業環境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。
（1）祕書的性格
祕書性格是祕書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態度上和行動的方式上。
祕書健全的性格主要包括：要堅強執著而不固執；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利於搞好人際關係，有利於適應環境，有利於身心健康。
2、祕書的心理健康
（1）影響祕書心理健康的因素
負擔過重；輿論壓力；關係複雜。
（2）祕書心理健康的標準
一個心理健康的祕書應具有以下的主要標誌：智力正常；情緒成熟；行為協調；工作專注；關係和諧。
（3）祕書常見的心理障礙及消除
嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態，從病態的自卑或自尊中解脱。
焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，
急躁：遇事冷靜，處變不驚。
厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟於事的。
自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。
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