一、確定基本目的
在準備會議之前，首先要明確會議的目的是什麼？是要傳達上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機？
不管具體的目標如何，召開會議的基本目的都是傳達並貫徹所要執行的經營方針，使各個部門的經營策略與公司目標協調一致，羣策羣力，找到解決問題的最佳方案。
二、會議準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。
1、桌椅、名牌、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會議的人數較多，一般應採用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會議的人比較少，一般採用圓桌型，並且要製作座位牌，即名牌，讓與會人員方便就座。
會議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒有特別的要求，礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。
2、簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助瞭解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深瞭解，彼此熟悉。
3、黑板、白板、筆
在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而説明問題，雖然視聽設備發展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4、各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一台小型的影印機或打印機。
5、資料、樣品
如果會議屬於業務彙報或者產品介紹，那麼有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那麼給大家留下的印象就會深刻得多。
6、座次排定
一是環繞式。就是不設立主席台，把座椅、沙發、茶几擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場後自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見於在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶几四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬鬆、愜意的社交環境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌，請與會者自由組合。
四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
三、發言禮儀
會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，後者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席台應步態自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。
自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。
如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地説明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
四、與會禮儀
作為職場中人，在公司裏，一定要養成顧全企業大局的習慣。除開公司和部門內部的會，職場人士也有機會參加其他一些公司以外的會議，因此，在參加會議之前，要做好準備。
開會前，如果你臨時有事不能出席，必須通知對方。參加會議前要多聽取上司或同事的意見，做好參加會議所需資料的準備。
開會的時候，如果讓你發言，你的發言應簡明扼要。在你聽其他人發言時，如果有疑問，你要通過適當的方式提出來。在別人發言時，不要隨便插話，破壞會議的氣氛，開會時不要説悄悄話和打瞌睡，沒有特別的情況不要中途退席，即使要退席，也要徵得主持會議的人同意。要利用參加會議的機會，與各方面疏通，建立良好的人際關係
會議參加者應衣着整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲説話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。
五、主持禮儀
各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否圓滿成功有着重要的影響。
1、主持人應衣着整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。
2、走上主席台應步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，對快、熱烈的會議步頻應較慢。
3、入席後，如果是站立主持，應雙腿併攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指併攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按於桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4、主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
5、主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。
6、主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閒談，會議開始前，可點頭、微笑致意。
六、小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特徵，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席台。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1、自由擇座
它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。選好位置，按照層次來選擇。
2、面門設座
它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。
3、依景設座
所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景緻之所在，如字畫、講台等。其他與會者的排座，則略同於前者。
七、會議發言技巧
1、發言內容
注意要點：開門見山，切忌囉嗦
禮儀要求：
首先報告內容必須簡短有力，條理井然。羅嗦而無頭緒的發言不僅讓聽眾失去耐心，甚至會讓他們懷疑你的專業水準。
直接有力的開場白，清晰的觀點陳述，必要情況下的加以強調，這樣的發言會使你驕人的業績、優秀的職業素質立刻給聽眾留下深刻印象。
2、肢體語言
注意要點：自信由內而發
禮儀要求：
走上主席台應該步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定。一般説，對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席後，如果是站立發言，應雙腿併攏，腰背挺直；坐姿發言時，應身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按於桌沿；如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會議場地，不能低頭讀稿，旁若無人。發言完畢，應該對聽眾的傾聽表示謝意。
詳情解析：
1、你在向人們解釋某個問題時，要讓你的一隻手自然地放在一邊，或採用手心向上的動作，這樣顯得坦白而真誠。發言中説教式的動作並不能獲得信任，只會引起別人的反感，就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在台前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。
2、無論你講的主題多麼嚴肅，偶爾的微笑，而不是咧嘴大笑，總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環視會議場地上的每個人，就好像你在對某個人發表演説一樣。即使這種環視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆譭者的眼光，讓他們也抬着頭看你，可以顯示你的自信和坦然，甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衞姿勢，這些動作只能説明你比較保守。
3、發言語調
注意要點：低沉有力、給人以穩重
禮儀要求：女性一般聲線較細，聲頻偏高，這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重，所以，在整個發言過程中，儘量採用低沉而有節奏的語調，這樣的聲音才有説服力。
商務會議禮儀
會議禮儀
會議禮儀，是召開會議前、會議中、會議後及參會人應注意的的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執行有較大的促進作用。
基本目的
在準備會議之前，首先要明確會議的目的是什麼？是要傳達上層決策者的精神、策略，還是為了解決某個具體的問題或危機？不管具體的目標如何，召開會議的基本目的都是傳達並貫徹所要執行的經營方針，使各個部門的經營策略與公司目標協調一致，羣策羣力，找到解決問題的最佳方案。
會議座次排定
一是環繞式。就是不設立主席台，把座椅、沙發、茶几擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場後自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常見於在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶几四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬鬆、愜意的社交環境。
三是圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌，請與會者自由組合。四是主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。
會議發言人的禮儀
會議發言有正式發言和自由發言兩種，前者一般是領導報告，後者一般是討論發言。正式發言者，應衣冠整齊，走上主席台應步態自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質。發言時應口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發言完畢，應對聽眾的傾聽表示謝意。自由發言則較隨意，應要注意，發言應講究順序和秩序，不能爭搶發言；發言應簡短，觀點應明確；與他人有分歧，應以理服人，態度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發言人提問，應禮貌作答，對不能回答的問題，應機智而禮貌地説明理由，對提問人的批評和意見應認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應失態。
會議參加者禮儀
會議參加者應衣着整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲説話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。
主持人的禮儀
各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔任，其禮儀表現對會議能否圓滿成功有着重要的影響。
1、主持人應衣着整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。
2、走上主席台應步代穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，對快、熱烈的會議步頻應較慢。
3、入席後，如果是站立主持，應雙腿併攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指併攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按於桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。
4、主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。
5、主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。
6、主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閒談，會議開始前，可點頭、微笑致意。
小型會議
小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特徵，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席台。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
自由擇座
它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。選好位置，按照層次來選擇。
面門設座
它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。
依景設座
所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景緻之所在，如字畫、講台等。其他與會者的排座，則略同於前者。
商務會議上的禮儀禁忌
1、商務會議上發言不可要長篇大論，滔滔不絕，一般原則上發言以3分鐘為限。
2、注意會上不要取用不正確的資料。
3、不要從頭到尾沉默到底。
4、會中不可做人身攻擊，可以發表不同見解，但切勿人身攻擊。
5、不要打斷他人的發言，打斷別人的發言是十分不禮貌的。
6、不要不懂裝懂，胡言亂語。
7、會上不要盡談些期待性的預測。
8、不要談到抽象論或觀念論。
9、不要對其他發言者吹毛求疵。
10、不要中途離席。
1、整體的會議活動策劃
確定召開會議的核心價值是雙方早期溝通的重點訴求，會議策劃公司將根據企業的會議要求提出標準會議模式下為企業量身定製的各個會議版塊，包括會議主題定位，邀請人員，會議內容定製，會議流程安排，會議組織及執行方案等。
2、諮詢服務
在此階段，會議策劃公司將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算範圍內最適宜的會議場地、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。
3、實地考察
如果您認為溝通後可以相信了這家會議策劃公司，那麼可以進入這個階段——會議策劃公司會安排委託方或者代表到目的地考察會議策劃公司提供（會議酒店其實是由委託方推薦或直接決定）的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。
4、確定會議方案
這個時間需要的是耐心與細緻——會議策劃公司會一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。
5、執行會議活動
嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本着合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。
6、活動總結
將所執行活動的細節整理成文字及光碟形式交客户存檔，並協助客户對於此次會議活動的整體情況進行彙總及評估。
從禮儀角度講，為合作或談判者佈置好談判環境，使之有利於雙方談判的順利進行，一般來説，應考慮到以下幾個因素：
其一，光線。可利用自然光源，也可使用人造光源。利用自然光源即陽光，應備有窗紗，以防強光刺目；使用人造光源時，要合理配置燈具，使光線儘量柔和一些。
其二，聲響。室內應保持寧靜，使談判能順利進行。房間不應臨街，不在施工場地附近，門窗應能隔音，周圍沒有電話鈴聲、腳步聲等噪音干擾。
其三，温度。室內最好能使用空調機和加濕器，以使空氣的温度與濕度保持在適宜的水平上。温度在20。C，相對温度在40%-60%之間最合適。一般情況下，也至少要保證空氣的清新和流通。
其四，色彩。室內的傢俱、門窗、牆壁的色彩要力求和諧一致，陳設安排應實用美觀，留有較大的空間，以利於人的活動。
其五，裝飾。用談判活動的場所應潔淨、典雅、莊重、大方。寬大整潔的桌子，簡單舒適的座椅（沙發），牆上可掛幾幅風格協調的書畫，室內也可裝飾有適當的工藝品、花卉、標誌物，但不宜過多過雜，以求簡潔實用。
簽到簿、名冊、會議議程
簽到簿的作用是幫助瞭解到會人員的多少，分別是誰，一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員儘快地掌握各位參加會議的人員的相關資料，加深瞭解，彼此熟悉。
各種視聽器材
現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備，給人們提供了極大的方便。在召開會議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來，有時需要立即把會議的結論或建議打印出來，這時就需要準備一台小型的影印機或打印機。
資料、樣品
如果會議屬於業務彙報或者產品介紹，那麼有關的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產品時，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點和優點，那麼給大家留下的印象就會深刻得多。
女性的服裝比男性更具個性的特色，合體、合意的服飾將增添女士的自信；商界女士在正式場合的着裝以裙裝為佳，在所有適合商界女士在正式場合所穿的裙式服裝之中，套裙是名列首位的選擇，職業套裝更能顯露女性高雅氣質和獨特魅力。
一、套裙的選擇：
面料平整、潤滑、光潔、柔軟、挺括，不起皺、不起球、不起毛；色彩以冷色調為主，體現出典雅、端莊、穩重；無圖案或格子、圓點、條紋；不宜過多的點綴；造型有H型、X型、A型、Y型。
套裙的穿法：長短適宜、穿着到位、協調粧飾、兼顧舉止
二、襯衫的選擇：
面料要求輕薄而柔軟，可選擇真絲、麻紗、純棉。色彩要求雅緻而端莊，且不失女性的嫵媚，只要不是過於鮮豔的顏色，不和套裙的色彩排斥，各種色彩的襯衫均可；襯衫色彩與套裙的色彩協調，內深外淺或外淺內深，形成深淺對比，最好無圖案。穿襯衫的注意事項：襯衫下襬掖入裙腰裏、鈕釦一一系好、不可在外人面前脱下上衣，直接以襯衫面對對方。
三、鞋襪 ：
鞋襪是女性的“腳部時裝”和“腿部時裝”；鞋以高跟、半高跟黑色牛皮鞋為宜，也可選擇與套裙色彩一致的皮鞋；穿裙子應當配長筒襪或連褲襪（忌光腳），顏色以肉色、黑色最為常用，尤其要注意的是，襪口不能露在裙襬或褲腳外邊（忌三截腿）。鞋襪要大小相宜、鞋襪完好無損、鞋襪不可當眾脱下、襪子不可隨意亂穿、襪口不可暴露於外。
四、女士飾物佩戴禮儀 ：
提包：女士用的提包不一定是皮包，但必須質地好、款式莊重，並與服裝相配；
圍巾：正式場合使用的圍巾要莊重、大方，顏色要兼顧個人愛好、整體風格和流行時尚，最好無圖案，亦可選擇典雅、莊重的圖案；
女性首飾：泛指耳環、項鍊、戒指、手鐲、手鍊、胸針等。佩戴時以少為佳、同質同色、風格劃一。注意有礙於工作的首飾不戴、炫耀其財力的首飾不戴、突出個人性別特徵的首飾不戴。
五、服裝色彩：
不必過於侷限在黑白灰之間，可以挑選稍稍鮮明的顏色，增添一抹色彩。不過，千萬不要把所有顏色都往身上堆，切忌超過3種顏色。色彩搭配表:
六、注意事項：
1、不要過於性感：在辦公室、商務活動中，避免穿袒胸露背、露臍露肩、薄、透等過於性感的服裝。穿紗質的衣服，需有內襯。
2、裙子長短適度，不能過短或過長：標準職業裙裝按長度來分有三種：及膝型、過膝型（不能太長）、超短型（不能高於膝蓋15釐米）
3、三截腿：指穿半截裙子的時候，穿半截襪子，襪子和裙子中間露一段腿肚子，結果導致裙子一截，襪子一節，腿肚子一截。這種穿法容易使腿顯得又粗又短，在國外往往會被視為是沒有教養的婦女的基本特徵。
4、穿着黑色皮裙：因為在外國，只有街頭女郎才如此裝扮，所以與外國人打交道時，尤其是出訪歐美國家時，穿着黑色皮裙絕對不可以。
5、裙、鞋、襪不搭配：鞋子應為高跟或半高跟皮鞋，最好是牛皮鞋，大小應相宜。襪子一般為尼龍絲襪或羊毛高統襪或連褲襪。襪子應當完好無損。顏色以黑色最為正統，與套裙色彩一致的皮鞋亦可選擇。顏色宜為單色，有肉色、黑色、淺灰、淺棕等幾種常規選擇。襪口要沒入裙內，不可暴露於外。
6、光腳：不僅顯得不夠正式，而且會使自己的某些瑕疵見笑於人。
一、服飾禮儀
服飾禮儀是國際商務會議中最基本的禮儀。得體的服飾，不僅是個人儀表美、素質高的表現，而且是對他人的尊重。商界歷來最重視服飾規範，服飾是商人成功的關鍵。對國際商務會議這種正規場合更是要求穿得傳統、莊重、高雅。對於男性，一般應穿西裝系領帶，一套非常合體的深色套服— 通常是藍色、灰色或黑色 — 會適合大多數國家，甚至包括出席談判宴會或看演出。對於女性，職業套裝則是最佳選擇，這在世界任何地方都適用。男性切忌穿非正式的休閒裝，運動裝；女性切忌穿得太露、太透，也切忌佩戴太多首飾，適當點綴一、兩件即可。無論男性或女性，稀奇的髮型、過分的化粧、大量的珠寶、濃濃的香水味都會損壞商務職業人員的形象，給外國商人送去錯誤的信號。
中國有句俗話：穿衣戴帽，各有所好。在日常生活中是這樣，可在國際商務會議中卻是大忌。
二、見面禮儀
見面是商務會議中的一項重要活動。見面禮儀主要包括介紹禮儀和握手禮儀。介紹一般是雙方主談各自介紹自己小組的成員。順序是女士優先，職位高的優先。稱呼通常為“女士”，“小姐”，“先生”。中國人有一個稱呼叫“同志”，翻譯成英語是“comrade”，在西方的某些國家，意思是“同性戀”，所以為避免誤會，在商務會議中應禁用此詞。
握手是中國人最常用的一種見面禮，也是國際上通用的禮節。握手貌似簡單，但這個小小的動作卻關係着個人及公司的形象，影響到談判的成功。
握手的力度。中國人初次見面，通常是握到為止，一般不會過重。而歐、美人則喜歡用力握對方的手，握得太輕則被認為是軟弱、沒有信心的表現。
握手的時間。握手的時間不宜太長，也不宜太短，國際上通用的標準是三秒鐘左右。但老朋友重逢，或談判中達成了一項重大協議，或談判成功簽字後，握手的時間可略長。
握手的順序。女士先伸出手，男士一般不先伸出手。在場人員較多時，要穩步尋找握手對象，防止交叉握手、爭手的情況發生。
握手時伴隨的動作。握手時，雙眼要正視對方，面帶微笑，以示致意；不可東張西望，或面無表情。東張西望顯示心不在焉，面無表情顯示不友好，二者都缺乏對別人的尊重。
當然，在有些國家見面時並不握手，譬如日本常採用鞠躬的方式，泰國採用雙手合十的方式，法國人採用親吻的方式，阿根廷人不僅親吻而且擁抱，男人親吻女人，女人親吻女人，但男人不親吻男人。而在大多數非洲國家中，習慣用身體打招呼— 長時間地把手放在客人的肩上。至於選擇採用何種見面禮儀，應視不同文化而定，入鄉隨俗是上策。
三、洽談禮儀
商務會議的過程，就是雙方洽談的過程。任何成功的談判，都是雙方洽談的結果。而任何洽談，都有一定的禮儀。要想洽談成功，就必須遵守洽談禮儀。
語言禮儀。語言是人類進行信息交流的符號系統。談判語言要做到既恰當又禮貌。所謂恰當，就是根據談判需要，該明確時明確，該模糊時模糊。所謂禮貌，就是言語、動作謙虛恭敬，不講粗話，侮辱人格的話。
非言語禮儀。非言語溝通是指不通過語言而傳達出意思的溝通。有關研究表明，一個人所用的詞語遠不及形體語言所傳遞的信息重要。據研究者估計，觀眾只能聽懂整個信息的實際內容的10%，大約30%歸功於一個講話人聲音的高音和次中音，60%的信息來源於非言語交流。非言語禮儀包括目光禮儀，面部表情禮儀，手勢禮儀，身體空間禮儀及沉默禮儀。非言語禮儀是一門真正的藝術— 主要由於它隨着文化的不同而有很大的出入。在一種文化中的歡樂的手勢，可能在另一種文化中表示粗野的侮辱。點頭，在中國、美國和加拿大，表示“同意”。但在保加利亞和尼泊爾，點頭表示“不同意”。同日本人講話時，他們點頭僅表示“理解”，並不表示“同意”。美國人認為眼睛正視對方是誠實和真誠的象徵；而在日本和中國則認為是不禮貌的。
四、饋贈禮品禮儀
饋贈禮品既是國際商務會議中的一種潤滑劑，又是一種文化地雷陣，因為它一方面能加深感情，促進與客户的關係，另一方面卻又由於文化差異而犯種種禁忌。贈酒在法國很流行，尤其是備受法國人歡迎和引以為豪的紅葡萄酒或白葡萄酒，但在阿拉伯國家卻是禁品。贈送綠色領帶給沙特阿拉伯人會大受歡迎，因為綠色是穆斯林喜歡的顏色；但贈送給捷克人則意味着斷絕關係，因為綠色在那裏是毒藥和毒素原料的象徵。歐美人較重視禮物的意義，而不在價值，禮太重則有賄賂之嫌；而在亞、非、拉國家，禮太輕則不受歡迎。在中國，送禮以雙數為吉祥；在日本則以奇數表示吉利。在美國，收到禮品時應當場打開，然後對禮品大加讚賞（即使你不喜歡），並對送禮者表示感謝；而在日本，除非應送禮者請求，否則當面打開禮物是不禮貌的。
辦公室文祕的禮儀
1、電話禮儀在接聽電話時，你所代表的是單位而不是個人，所以不僅要言語文明、音調適中，還要讓對方能感受到你的微笑。同時，更不要忘記每一個重要的電話都要做詳細的電話記錄，包括來電的時間、來電的單位及聯繫人、通話內容等。
2、迎送禮儀當客人來訪時，應該主動從座位上站起來，引領客人進入會客廳或接待區，併為其送上飲品，如果是在自己的座位上交談，應該注意聲音不要過大，以免影響周圍同事。另外，接待客人要切記面帶微笑。
3、握手禮儀愉快的握手是堅定有力的，這能體現你的信心和熱情，但不能太用力且時間過長。如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和別人握手了，但要主動向對方説明不握手的原因。
4、名片禮儀遞送名片時，應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，並認真看一遍上面的內容，使對方感覺你很重視他。參加會議時，應該在會前或會後交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。
5、在辦公室工作，服飾要與之協調，以體現權威、聲望和精明強幹為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室裏去，否則使內衣若隱若現很不雅觀。
6、在辦公室裏工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環會分散他人注意力，叮噹作響的手鐲也不宜戴。
7、在辦公室裏對上司和同事們都要講究禮貌，不能由於大家天天見面就將問候省略掉了。"您好"、"早安"、"再會"之類的問候語要經常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應以姓名相稱。對上司和前輩則可以用"先生"或其職務來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。 8.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優先原則去作未必會讓女同事高興。
9、行為要多加檢點。儘量不要在辦公室裏吸煙，更不要當眾表演自己擅長的化粧術。如很想吸煙或需要化粧，則應去專用的吸煙室或化粧間。若附近沒有這類場所，則只好藉助於洗手間。
10、辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或將腿整個翹上去的樣子都是很難看的。
11、要避免口銜香煙四處遊蕩，不要與同事談論薪水、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老闆面前打同事們的小報告，常會被當作不務正業，弄不好會搞掉自己的飯碗。
12、接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求於自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。
13、去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯繫，準時赴約，經過許可，方可入內。在別的辦公室裏，沒有主人的提議，不能隨便脱下外套，也不要隨意解釦子、捲袖子、鬆腰帶。未經同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準。
會議簽到禮儀
參加會議人員在進入會場一般要簽到，會議簽到是為了及時、準確地統計到會人數，便於安排會議工作。有些會議只有達到一定人數才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席也是會中任務的重要內容之一。會議簽到一般以下幾種方法：
1、簿式簽到
與會人員在會議工作人員預先備好的簽到簿上按要求籤置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等，與會人員必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優點是利於保存，便於查找。缺點是這種方法只適用於小型會議，一些大型會議，參加會議的人數很多，採用簿式簽到就不太方便。
2、證卡簽到
會議工作員將印好的簽到證事先發給每們與會人員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證瞳交給會議工作人員，表示到會。其優點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用於大中型會議。
3、會議工作人員代為簽到
會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單後畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規定的記號表示。例如：“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“0”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會議工作人員必須認識絕大部分與會人員，所以這種方法只適宜於小型會議和一些常規性會議。對於一些大型會議，與會人員很多，會議工作人員不能認識大部分人，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜採用這種方法。
4、座次表簽到方法
會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印製座次表，與會人員座次安排要求有一定規律，如從×號到號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便於與會者查找自己的座次號。採用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己的座次號。採用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己座位的排數和座號，起到引導的效果。
5、電腦簽到
電腦簽到快速、準確、簡便，參加會議的人員進入會場時，只要把特製的卡片放到簽到機內，簽到機就將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會議人員到會結果由計算機準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都是採用電腦簽到。
1、會議旅遊需要選擇合適的下榻酒店。商務型酒店和度假型酒店比較適合作為會議旅遊的下榻酒店。另外，您還需要考慮到酒店所處的位置，儘量選擇位於市中心的酒店，需要考慮酒店與機場的距離，包括交通是否擁擠。如果與會者來自國內或本地區，那麼選擇這樣的酒店是明智的。會議策劃者一般喜歡選擇位於理想的城市裏且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨性家屬便有很多活動可做。
2、會議旅遊時要尊重當地的習俗。我國是一個多民族的國家，許多少數民族有不同的宗教信仰和習俗忌諱，俗話説“入鄉隨俗”。切勿不可忽視禮俗或由於行動上的不慎而傷害他們的民族自尊心，在國外也是一樣的。
3、在會議旅遊期間，住宿酒店休息和外出時務必鎖好房門；貴重物品務必妥善保管，出門時切記“財不外露”原則，挎包或手提包一定看管好；不要和陌生人隨意交談，以防被騙；外出時最好兩人以上結伴而行，注意交通安全。
4、會議旅遊期間如果需要進行排擋或者其他消費一定要先了解價格或詢問相關人員，避免被白白浪費錢。
5、會議旅遊時還要注意飲食衞生，一面因為飲食不衞生而造成意外生病，從而導致無法正常參加會議。
6、參加大、中型會議應穿着整潔，儀表大方，準時入場或者提前一點入場，進出有序，依會議安排落座。坐在主席台上的人應按要求就坐，姿態端正，不要交頭接耳，不要擅自離席，當聽眾鼓掌時也要微笑鼓掌。
7、會議上有發言任務的人，儀態要落落大方，掌握好語速、音量。注意觀眾反應，當會場中人聲漸大時則意味着發言人該壓縮內容，儘快結束。發言完畢應向全體與會者表示感謝。
8、鼓掌意在歡迎、歡送、祝賀、鼓勵他人。作為一種禮節，鼓掌應當做的恰到好處。
9、商務會議旅遊時在參加會議的着裝問題，男士最好穿正裝，而女士最好穿的端莊大方就最好了。
商務會議中見面禮儀的差異
稱謂的差異
中國人對稱謂有泛化使用的傾向，年輕人通常對長輩稱“叔叔”、“阿姨”、他們對平輩稱“大哥”、“大姐”。而西方對於親屬稱謂相對模糊，而且指稱寬泛，對於他們除了區分輩分之外，什麼都不那麼重要。例如，一個單詞“aunt”，就相當於中國的“阿姨”、“姑姑”、“嬸嬸”、“舅媽”這4個詞。因為西方人倡導的是人格平等，不必太在意年齡，可以直呼其名，對話時無論輩位多高直接稱呼為you。因此，在英語中親屬稱謂根本沒有漢語那樣多與複雜，使用頻率也沒有這麼高。
在會議人員初次見面時的稱謂尤為商務禮儀的展現，作為中方的代表要稱外方的代表中的女士為Miss or Mrs.而男士為Mr.其實中國人不必拘泥於西方人的職位，而特別在稱呼時一定要叫什麼經理什麼部長；相反地，中國人則很在乎職位，外方要常將其職位掛在對中方的稱謂後面。只有這樣的稱謂才會讓雙方都舒服且合理的接受。
問候的差異
在召開商務會議前的打招呼，主要用以向對方詢問安好、表示關切，或者致以敬意。常用中國人最常用的漢語是説一聲： “您好！”。但是西方人更願意説“Nice to meet you”。除此之外，中國人問候的同時習慣於與對方握手，而西方人甚至有時候會熱情的擁抱，中方一定要接受這種友好的方式並同樣熱情的擁抱對方。有時見面簡單的問候之後，人與人之間會有簡單的寒暄，即人們在平日問候他人時所講的一些應酬話。外國人見面的寒暄主要是從天氣開始，如果用中國人的習慣去問候就會被認為你是在關注對方的隱私，打聽他們的私事，被認為是不尊重對方的行為。
所以，在會議前的寒暄時雙方一定要多注意對方的禁忌，説話講求適度合理。
交際語言的差異
在商務會議中，由於文化的差異而引起的語言習慣的不同會不同程度的影響到這次會議的成功與否。在中國的文化價值觀念中，認為謙遜是一種美德，當面對別人的誇獎的時候，中國人通常都喜歡説“不行，不行，還不好”、“哪裏，哪裏”、“還不夠”等，而這種回答方式卻與西方人的傳統截然不同。在西方的文化價值觀念裏，誇別人的人總是希望被誇獎者對他的讚揚做出認可。例如，在商務會議中，中方人稱讚外國人時，他們而則會毫不猶豫地説聲“Thank you”，這樣的舉動在中國人看來是不謙虛的，而中國人的做法在外國人看來也比較虛偽。
因此，雙方都需要深入瞭解兩國的文化背景及價值觀念，更多的去考慮對方，用雙方都可以接受的的話語交談。
中西方商務會議中社交禮儀的差異
時間觀念的差異
中國的傳統文化裏的時間觀念深受儒道兩家思想的影響，因此對時間是一種環形認識。孔子曰： “温故而知新。”只有反思過去，才能知道現在的缺點，才能知道下一步去做什麼。而道家思想認為，萬事萬物都出於“道”，經過生長變化之後又都復歸於“道”。在這種觀念的影響下，中國人使用時間靈活性較強，一定程度上也可以説，中國人對時間的隨意性較強。這也就是經常可以看到中國公司的領導人更改時間表。但是，在外國人的思想中，他們要把時間算得十分精確，所以，他們會有嚴格的時間安排，如在美國、西歐的商務會議活動應提前兩個星期，甚至更長時間來安排好約會。由於觀念的不同，中西方在商務活動中對時間的處理方式也不同。例如，西方人認為時間是金錢，會談開始就直入主題，在會談的過程中，他們多是速戰速決。而中國人在貿易往來中比較注重細水長流，通過宴請或非正式會晤等商業活動，慢慢和對方建立良好的合作關係。
商務交涉禮儀的差異
在商務會議中對方發言時，中國人總是習慣於默默地聽着，並且認為此時提出問題打斷別人講話時非常不禮貌的，是不謙遜和愛挑剔的一種表現。而西方國家的人則對此感到非常疑惑，認為你這樣做表示你沒有好好聽，要麼就是厭倦和生氣了，這時他們會不高興的一再重複。因為在西方國家如英國或者美國，他們在聽別人講話時總是不斷做出各種反應，提出各種問題。因為他們的員工和領導都是平等的地位，有什麼想法與意見可以隨時提出。
饋贈禮品的差異
會議雙方互贈禮品已成為不可缺少的確認夥伴關係的形式，不僅中國人有送禮的習慣，外國人同樣講究送禮之道。但是，中外對送禮的認識上卻是截然不同，外國人不會送非常貴重的禮物，他們講求的是文化格調與藝術品位，以及浪漫的情調，比如本國有紀念意義的工藝品，而且他們非常在意禮物的外在包裝，體現感情的深厚。正所謂“禮輕情意重”。然而。現在的中國人都喜歡送和接收貴的禮物，這樣反而讓西方人不知如何是好。 相比較之下，我更喜歡西方人的觀念，金錢是無法衡量感情的深厚的，禮物送的有意義遠比用錢來砸人好得多。
1、確定接待規格
會議規模是由主持單位領導決定。一般來説，企業內部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對於上級單位主持的會議，因為邀請各企業的代表參加，所以接待工作要求比較規範。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究佈置會議接待接待的有關工作。
2、發放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯繫方式等內容。通知後面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。
3、會場的選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，鬆鬆散散，給與會者一種不景氣的感覺；會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾説：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應儘量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衞生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這裏開的，沒出什麼問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
4、會場的佈置
會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席台上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗乾淨，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利於互相交換意見。這種形式適於10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。
③教室型。這是採用得最多的一種形式，它適用於以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席台與聽眾席相對而坐。主席台的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其餘按左為下右為上的原則依次排列。
正式會議中接待禮儀
1、會議資料的準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。
2、接待人員提前入場
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
①簽到。設一張簽字台，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脱下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。
②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席台就座。
③接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供儘可能周到的服務。
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