XX公司社會責任管理體系程序文件內外部溝通控制程序

XX公司社會責任管理體系程序文件內外部溝通控制程序

編號：SA-012-01-20190203

第一條 目的

為了規範公司對內對外信息溝通, 確保體系的有效運行, 特制定本程序.

第二條 適用範圍

本程序適用於公司對內對外有關社會責任的信息溝通的活動.

第三條 職責

1．綜合辦公室:與內部員工、當地政府、工會和其他外部利益相關方進行社會責任溝通.

2．採購部:與供應商和分包商進行社會責任溝通.

3．市場部:與顧客進行社會責任溝通.

4．社會責任代表:就社會責任溝通提供必要的指導和支持,若需要,向總經理報告社會責任有關事宜.

5．其他各部門/員工代表:支持和配合社會責任對內對外信息溝通.

第四條 工作程序

1. 總則

A. 信息溝通方式可視需要而定, 可以為書面、口頭、電話、傳真、電子郵件、座談會、研討會和新聞發佈會, 等等.

B. 必要時, 對內對外社會責任信息溝通應該保留記錄. 如: 《聯絡單》, 《會議記錄》等.

C. 一旦收到有關質疑、質詢和投訴信息, 應儘快核實質疑或投訴者的身份(包括: 姓名、職位、服務機構和聯絡辦法等), 查清質疑回投訴的原因.

D. 應該及時作出反應, 對質疑或投訴的問題進行解釋公司政策和程序, 重大問題應上報總經理, 以期妥善處理質疑或投訴.

E. 一旦發現有違反公司政策、法律法規或SA8000標準的事項, 應及時採取補救和糾正行動. 情況嚴重時, 應該及時報告總經理.

F. 信息溝通過程中, 應該注意保護個人隱私和公司商業祕密.

G. 若有員工向外提供公司資料, 應該及時解釋公司內部投訴和申訴程序, 不得采取懲罰或歧視性措施.

2. 對內信息溝通

2.1. 公司社會責任政策、管理體系運行情況, 由社會責任代表和綜合辦公室及時傳達到公司各部門和員工.

2.2. 社會責任管理體系運行中產生的信息資料, 應該根據政策和程序要求及時傳達到相關部門和人員, 並記錄其內容和處理結果.

2.3. 員工的諮詢、質疑與投訴, 由員工代表或綜合辦公室收集, 並負責答覆.

3. 對外信息溝通

A. 與供應商和分包商的信息溝通由採購部負責;

與顧客的信息溝通由業務部負責;

與當地政府、工會和其他外部利益相關者的信息溝通由綜合辦公室負責.

社會責任代表應該對上述溝通提供支持和溝通, 必要時, 向總經理報告.

B. 公司任何人收到來自外部有關社會責任的文件、電話、傳真或其它信息資料, 應及時轉交給上述部門進行處理.

C. 當地政府、工會或其它外部利益相關者提出的檢查、參觀或訪問要求, 由社會責任代表與綜合辦公室進行接待, 並報告總經理.

D. 外部利益相關方提出的意見、建議、投訴或質疑, 應由社會責任代表責成相關部門進行調查核實, 並進行處理和回覆.

處理和回覆的結果應該報告總經理.

E. 社會責任代表應定期訪問本地利益相關方團體, 徵求他們的意見和建議, 並公佈《SA8000社會責任管理報告》以通報公司實施SA 8000 標準的進展和效果, 提供相關數據和資料, 包括社會責任管理評審和監督活動的結果.

F. 如果有合約要求, 社會責任代表應對利益相關方提供合理的資料和獲取資料的渠道, 以核實公司是否符合SA8000的要求.

若合約有進一步的要求, 公司應通過採購合同的條款, 要求供應商和分包商提供上述安排和渠道.

第五條 相關文件

《事故、不符合項、補救及糾正行動程序》

第六條 附件

6.1 《聯絡單》

6.2 《會議記錄》

6.3 《社會責任管理報告》