一、目的:為規範公司對外接待的工作,使對外接待工作規範化、標準化的運作模式,特制訂本制度。
二、適用範圍:集團總部及各分子公司
三、權責部門:
1、人力行政部:負責集團董事長客户的接待工作,協助、監管各部門的接待,保持公司清潔衞生,確保接待工作正常運作。
2、來訪接待部門:負責接待各自部門的來訪客户,向其它部門提出接待協助要求。
3、信息部:負責前台水牌,確保接待現場的電腦、投影儀、音響設備正常運作。
4、其他各部門:執行、配合、遵守本制度。
四、接待程序
1、接待事務分類
來訪人員 | 負責接待部門 | 接待準備內容 |
貴賓(董事長客户、集團戰略伙伴等) | 人力行政部 | 1. 來訪人員身份 2. 來訪人數 3. 來訪時間 4. 來訪目的 5. 是否需要接送 6. 是否安排住宿 7. 是否安排用餐 8. 是否需要安排參觀(檢測室、車間等) 9. 有無特殊接待要求 |
客户 | 歸屬事業部負責、人力行政部協助 | |
應聘 | 人力行政部 | |
各分子公司出差人員 | 歸屬事業部/人力行政部 |
2、接待流程
接待部門填寫《中膳金勺子集團接待流程表》,提前發佈在企業微信接待羣。
接待流程表 | ||||
客户名稱 | 接待日期 | |||
預計到達時間 | 接待地點 | |||
客户出行方式 | 客户人數 | |||
我方接待人員 | ||||
序號 | 接待內容 | 負責部門 | 具體內容 | |
1 | 會前準備 | 接待部門 | 是否需要接送:是£(用車申請),否£ | |
人力行政部 | 1、是否需要發重要客户來訪通知?是£,否£2、是否需要水果?是£,否£ | |||
2 | 水牌準備 | 信息部 | 是否需要歡迎水牌:是£(水牌內容),否£ | |
3 | 會議室準備 | 信息部 | 確保會議電腦、投影、ppt、音響設備等正常 | |
人力行政部 | 根據會議人數整齊擺放椅子,確保空調遙控器正常、抽紙盒有紙巾。 | |||
接待部門 | 準備畫冊、A4紙和墊紙板、筆、水(茶水)、水果(洗淨切好,分裝,準備2個叉子)、歡迎客户PPT、提前20分鐘開啟空調; | |||
4 | 清潔衞生 | 人力行政部 | 1、前台衞生整潔,大件快遞擺放到桌子下面; 2、會議室窗户、地面、桌椅、牌匾等確保乾淨整潔 3、公共洗手間、包房洗手間保持乾淨整潔,清潔檢點表保持更新。 | |
5 | 參觀檢測室 | 食安部 | 保持檢測室乾淨整潔,儀器擺放整齊。 | |
6 | 參觀配送中心 | 配送事業部 | 1、客户參觀時,配送中心暫停拉物資,避免噪音影響會議室的談話;2、保持配送中心的乾淨整潔; | |
7 | 參觀淨菜加工中心 | 淨菜事業部 | 1、確保參觀時加工車間正常運轉,展現食材加工過程;2、整理原料庫,成品庫須提前通風去味,並擺放成品; | |
8 | 用餐 | 餐飲事業部 | 是否需用餐:是£(餐飲部提前準備菜單),否£ |
3、接待結束
接待結束後,會議室由接待部門收拾整理,各參觀區域由負責部門整理,用餐區由餐飲部收拾,人力行政部對各接待區域進行檢查,確保空調、燈等用電設備關閉。
五、附則:本制度於2020年12月20日起生效,最終解釋權歸公司人力行政部所有。