學校辦公室主任要充分發揮其協調職能

辦公室作為一個綜合性辦事機構，承擔的職責和任務涉及很多方面，如文稿撰寫、文書打印、電話傳真、信息處理、內部協調、檔案收存、公關接待、會議組織、機要保密、信息發佈和督促檢查等，擔負着日常行政事務及相關的服務工作，起着承上啟下、協調左右和聯繫內外的中心樞紐作用。通過辦公室的經常、廣泛的協調工作，可以使各部門和諧統一，步調一致，增強整體凝聚力，提高工作的效率。因此，正確認識辦公室工作的協調功能是相當必要的。

搞好協調，是辦公室主任的基本素質和經常性工作。學校辦公室主任的協調能力如何，直接關係到領導決策的落實效果，關係到辦公室工作的質量和效率。具體來説，一是可以統一步調。在貫徹領導決策過程中，由於各職能部門工作性質的差別，工作層次要求不同，產生這樣或那樣的不同意見是在所難免的。辦公室主任要積極配合領導者進行統一步調的解釋説明工作，必要時可以採用行政強制手段。二是能夠化解矛盾。由於各具體部門的差異，如果控制不當，很有可能產生兩類矛盾：部門間的局部利益衝突和局部與整體利益衝突。由於辦公室是一個綜合機構，處於相對超脱的地位，辦公室主任可以站在公正的立場上來進行勸解和協調，進而化解矛盾。三是可以做到合理安排。為了使矛盾不產生或少產生，辦公室主任應當協助領導班子安排好決策實施過程中的人和事。因為平衡合理安排各項工作會使各職能部門都得到滿意結果，進而將矛盾解決在萌芽狀態。

辦公室主任的協調職能有諸多方面。根據多年的辦公室工作經驗，我以為主要要做好以下幾個方面的協調工作：

一是做好學校領導成員之間的協調工作，使學校領導在重大決策問題上保持一致。辦公室主任是領導之間關係的橋樑和紐帶，是團結友好的“使者”。學校領導成員間存在着認識上、個性上、利益上等差異，這些差異反映在決策上，有時出現了對同一決策方案產生不同乃至相差甚遠的意見。這時，作為辦公室主任，就要充分地發揮自身的中介作用，及時在領導成員間溝通信息，做好解釋工作，避免了領導成員間由於互不通氣而帶來的各種矛盾。對於在工作中領導之間由於不瞭解真實情況而導致的矛盾衝突，則主動、客觀、公正地説明事情的發生過程、歷史背景、實際目的，使雙方全面、真實地掌握情況，達到消除誤會、團結工作的目的。有時，領導之間因處理某一問題互不相讓，形成僵局，就應從分析問題的相關因素入手，找出雙方認識問題的共同處和相近處，並通過思想溝通的辦法，將這些相同、相近處融合成一個雙方都能接受的方案，使問題得到圓滿解決。

二是致力於上下級之間關係的協調，竭力為學校創造一個寬鬆和諧的工作環境。作為領導的參謀和助手，要經常通過各種形式深入開展調查研究瞭解情況，經常向領導提供有關的統計數據和業務管理信息，並結合實際工作，適時地提供可行性建議。在辦公室業務上，要堅持從大局出發，以事業為重，出於公心，不怕説真話，丁是丁，卯是卯。在為學校領導提供決策服務時，既不必擔心因為人微言輕口難開，要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟面”的困擾，也不把自己的意見強加給領導，不左右領導決策。同時，還應該認真對待和妥善協調好上下級之間可能存在的矛盾，做好羣眾工作，積極維護領導與羣眾間的團結，並利用從事辦公室工作政策學得多、信息瞭解得多、領導意圖瞭解得多的優勢，幫助相關職能部門出點子、理思路和提建議。

三是樹立整體觀念，致力於學校內部各部門之間的協調工作。在辦公室工作中，經常會遇到學校有的部門或職工之間因為一些細小、繁雜的事情而產生衝突。就應該通過聯繫、溝通、調解、協商等方式來有效地統籌協調左右之間的關係，弄清楚問題的來龍去脈，站在全局的立場和高度上對各方面進行綜合平衡，集中多方意見，多方協商，求同存異，秉公處理，而不把遇到的矛盾簡單地上交領導。以公正平和的心態調整、理順和改善各部門之間、人際之間的關係，解決工作中的矛盾，並且不斷建立和健全各種協調製度，使協調工作逐步規範化、程序化。在進行協調工作的時候，要注重牽牛牽鼻子，注重抓關鍵環節、抓主要矛盾，做到工作有重點，緊緊圍繞領導關心的重點和羣眾關注的熱點及改革發展中碰到的難點問題，通過牢牢抓住重大事項，推動辦公室各項工作的開展。

同時，還要注重搞好內外協調工作。注重協調學校與上級機關、兄弟院校、友鄰單位等的關係。對學校的重大決策和意見，當好“二傳手”，主動加強聯繫，及時溝通情況，爭取支持和諒解，促進了學校工作意圖的實現。

在辦公室工作中，同是一類問題，同是一樣的條件，一些同志協調得好，一些同志協調得不很如意，一個重要的原因是協調者的素質差異。提高自身的協調素質，除了需要自身政治信仰的感召力、才華出眾的吸引力、優良品德的歸服力以及情感交流的感化力之外，還應特別注意嚴以律已，通過完善人格，以高尚的品格和正派的作風來充分發揮一個辦公室主任的作用。具體來説，提高辦公室主任的協調素質，以下幾個方面非常重要：一是要建立良好的人際關係。着手建立一個上下里外和諧的人際關係，平時可以瞭解掌握信息，遇到工作上有矛盾，協調起來就很自然、很順利，即使協調對象還不十分通，但看在情感上，也會“禮讓三分”。二是正確認識辦公室主任的權力。辦公室是綜合管理部門，是協助領導施政、指揮和管理的左右手，辦公室主任在任何時候都不能忘記按章辦事，按領導意圖、按工作程序辦事，對一些重要事情要按照職責分工和上下級領導關係，有請示，有彙報。凡遇到超越職權範圍的事，不擅自作主，不亂表態，不亂辦事。三是要點子多，辦法新。隨着社會的發展和改革的深化，協調工作面臨着不少新情況、新問題，要求越來越高，辦公室主任要創造性地開展工作，既要運用已有的經驗處理問題，又要在實踐中不斷創新工作方法。四是任勞任怨不叫苦。有人説：辦公室是個大籮筐，什麼事情都往裏面裝。作為聯絡上下左右的“中樞”，辦公室經常處於矛盾的交叉點，稍不注意不是上不滿意就是下有意見。面對誤解和委曲，辦公室主任要受得起、不氣餒，認真對待，有則改之，無則加勉。不應該因為領導要求嚴、批評多，就鬧情緒，不想幹，也不能因為矛盾多、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事，而應該主動做好一切有利於工作的事，敢於管事、敢於擔事、敢於辦事，變被動服務為主動服務。五是要努力探索總結協調工作的特點規律。協調既是一門學問也是一門藝術，要掌握其內在的特點規律，辦公室主任不僅要從理論上熟練掌握協調的基本內容、形式、原則、方法和藝術，而且要在工作中大膽實踐，不斷總結提高。

總之，作為一個溝通上下、聯繫左右的綜合管理機構的管理者，學校辦公室主任要善於統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協調工作，使領導之間、部門之間、員工之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。