如何寫郵件

確保你的郵件被人閲讀並被認真對待

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你是否覺得你的收件人並沒有如你所願回答你的問題？或者他們經常漠視你的郵件，漏掉你要表達的重要內容？你確定你發出的郵件都能讓收件人留下印象麼？

寫郵件的時候，只要遵循以下一些簡單的原則，你就可以給收件人留下良好的印象，得到你想要的答覆。

1.主題欄和標題欄

一般新聞的標題具有兩個功能：抓住你的視線；簡述大意，這樣讀者就可以決定是否要繼續閲讀。而Email的主題欄也必須滿足上述兩點。仔細選擇幾個關鍵詞，這樣讓你的收件人一眼就看到重點。

如果你要寫的Email是一長串定期彙報中的一篇，比如每週項目簡報，請在標題欄中標註日期。如果你需要收件人答覆或立即應對，請加上“請於11月7日前回復”等字樣。每個人都不想收到垃圾郵件。如果你的標題欄寫的明確清晰，你的郵件被閲讀的機會也會大大增加，否則只能錯誤地淪落到垃圾郵件箱裏。

當讓，就如同沒有標題的新聞是荒唐的，請你也千萬不要不設郵件標題。沒有標題欄的郵件通常被作為垃圾郵件對待。

糟糕的例子

主題：開會

吉姆你好，

我想提醒你下星期我們有個會。請告訴我你有沒有其他問題！

祝好！

馬克

這封電子郵件之所以糟糕有以下幾個原因。首先，讓我們來看標題。正如你所見，標題是“開會”。

為什麼這是一個糟糕的標題呢？

這是因為沒有提到任何會議的信息。如果你的日程表上排滿了會議，你可能會猜想馬克説的會到底是哪一個。並且這封郵件沒有任何關於會議主題的信息，比如何時何地開會。並且，沒有説明任何時間地點的開會郵件，讓別人覺得這是垃圾郵件。所以它很可能會被刪掉。

這封郵件的語氣看起來像是一個友好的提醒，這倒沒有錯，但是沒有説出關鍵信息。如果吉姆沒有聽説過任何要開會的事情，或者完全忘記了這事，他還要回復郵件來確認信息。推薦的例子

主題：提醒10月5日10am按期舉行例會，討論PASS方案

吉姆，

你好。

我想通知你我們10月5日，週一，10：00am的會議按期召開。地點在A會議室，我們會討論新PASS方案。

如果你有任何問題，請致電3024

祝好，

馬克

這就可以看出標題欄具體的好處了，收件人甚至都無需打開郵件就可以得到大部分信息。而且這樣的標題還可以起到提示的作用，只要收件人打開郵箱就可以看到會議時間和地點。

2.每封郵件一個議題

電子郵件的一個好處就是你不需要支付費用。所以，如果你要交代一堆事務，不如每個內容寫一封郵件。

這樣，你的收件人就可以依照自己的時間安排回覆郵件。有些內容可能只需要一個簡短的回覆，這樣他可以立即回覆。而其他的議題可能需要更多和時間和考量。分開寫郵件，你會得到更加清晰的回覆，也幫助收件人更好地管理他們的郵件。

如果你確實需要將內容都放進一封郵件，因為有可能這些問題彼此相關，請考慮用數字標註你的要點，並且分行，分段落。這樣可以讓你的觀點更加明顯，並且讓收件人更加願意逐條回答問題。

對於傳統的商業信函，每一封郵件都必須清晰簡練，在第一段中表述重點。語句要簡短和精煉。文中得涵蓋恰當的信息，文字直白，言之有物。

糟糕的例子

主題：銷售報告修改

傑姬你好，

謝謝你上週發來的報告。我昨天仔細閲讀了報告，我覺得你需要在第二章的銷售數據中添加更多具體信息。報告的文筆應該更加正式，因為執行官會閲讀你的報告，報告必須顯示我們的職業素養和專業素質。

還有，我想告訴你我週五與公關部有一個會議，討論新的廣告活動。11點開始，我會在小會議室召開會議。

請告知你是否能來。

謝謝！

莫妮卡

莫妮卡的標題寫得非常清楚，而且她也清晰地表達了她希望傑姬改進的地方。但是她哪裏做的欠妥呢？

其實第二段關於會議的內容相當重要，但是她卻把它加在一個要求修改報告的郵件裏。如果傑姬不立即將會議安排記錄在日程表裏，她必須要記得在一封題名為“銷售報告修改”的郵件裏有會議信息，而這多麼不符合邏輯。

把這兩個信息放在一封郵件裏，結果可能是這兩件事都被忘記。讓我們看一個優秀的例子：

優秀的案例：

主題：銷售報告修改

傑姬你好，

謝謝你上週發來的報告。我昨天仔細閲讀了報告，我覺得你需要在第二章的銷售數據中添加更多具體信息。報告的文筆應該更加正式，因為執行官會閲讀你的報告，報告必須顯示我們的職業素養和專業素質。

謝謝你的努力

莫妮卡

主題：週五10/9, 11am 公關部門會議

還有，我想告訴你我週五與公關部有一個會議，討論新的廣告活動。11點開始，我會在小會議室召開會議。請告知你是否能來。

謝謝！

莫妮卡

把兩個郵件分開，傑姬可以更加快速地找到她要處理的郵件。

同時，傑姬還可以更好地管理她的郵件，只要她修改好了報告，她就可以刪除這封郵件，但是留着提醒本週末開會的那封郵件。

3.明確你想要的回覆

確保一定要在郵件中告知你想要的答覆，比如電話，或者開會。然後，附上你的聯繫方式，包括你的姓名、職務和電話號碼。就算是公司內部郵件也要附上相關信息。如果你給收件人提供方便的聯繫方式，他們回覆的可能性就更大。

糟糕的例子

主題：企劃

林，

你收到我上週發出的企劃書了麼？我沒有收到你的回覆。

你能打電話來，我們討論以下麼？

謝謝！

彼得

這封郵件漏掉了許多重要信息。

首先郵件裏沒有提到企劃的具體內容。如果林收到了好幾封企劃呢？或者彼得使用郵寄，還不是電子郵件呢？

還有，作者並沒有告訴林如何跟他聯繫。他的辦公室電話號碼，手機號碼，商業聯繫信息，這些林都必須自己查找。

並且，他並沒有在郵件署名時給出自己的全名和職位。

優秀的案例：

主題：核查是否收到景觀建設的企劃

親愛的林，

我想問你上週收到我們關於景觀建設的企劃書了麼，我附在郵件附件裏。我沒有收到你的回覆。

你能在週四前給我電話，我們可以討論以下麼？週四我們的促銷活動就要結束，我想確保你不錯過機會。

最好打我的移動電話。

謝謝！

彼得舒爾 歐文

佳美景觀設計公司

555.135.4598 (office)

555.135.2929 (cell)

彼得現在給了林所有她必須知道的信息。她知道彼得上週用電子郵件方式發出了企劃書，並且希望她在週四前回復，並且聯繫他的移動電話。

更重要的是彼得附上了他的職務，這樣林就知道她要打交道的人是誰，聯繫方式是什麼。標題使用內容縮寫EOM

如果你只要發出一個簡短的訊息，你可以使用縮寫方式EOM （End Of Message）技巧。

你可以把所有信息放在標題欄裏，用EOM結尾。看到EOM字樣，收件人就知道不需要打開郵件看具體內容，所有信息都在標題欄裏了。

例子：

主題：10/5 開會, 10am, Ａ會議室, 關於Pass,EOM

4.做個好的回信者

經常檢查郵箱並且回覆郵件。這雖然是個禮節性問題，但是也會讓他人更加迅速地回覆你的郵件。如果你收到一封細節繁複的郵件，暫時沒有時間回覆，請簡短回覆發信人你收到郵件，但是需要時間更好地答覆他。

若要離開公司出差，請提前設定外出郵件自動回覆，通知發件人。

內部郵件

內部郵件與其他郵件類似，不能特別隨意。記住這些郵件也有可能被打印出來給其他人閲讀，所以請注意拼寫，並且少用俗語和俚語。</P< p>