商務英語寫作的原則和注意的要點

商務英語寫作的原則和注意的要點

寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想説什麼。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：

1 禮貌體諒原則(consideration) 2 體諒原則(consideration)

3 完整原則(completeness)

在信函寫作中,信息完整很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的信息。

4 清楚原則(clarity)

5 具體原則(concreteness)

6 正確原則(correctness)

做到這幾個原則應該主意一下幾點：

一、謹慎選用極易混淆的詞語

英譯商務合同時，常常由於選同不當而尋致詞不達意或者意思模稜兩可，有時甚至表達的是完全不同的含義。因此瞭解與掌握極易混淆的詞語的區別是極為重要的，是提高英譯質量的關鍵因素之一，現把常用且易混淆的七對詞語，用典型實例論述如下。

1、shipping advice 與 shipping instructions

shipping advice 是“裝運通知”，是由出口商（賣主）發給進口商（買主）的。然而 shipping instructions 則是“裝運須知”，是進口商（買主）發給出口商（賣主）的。另外要注意區分 vendor（賣主）與 vendee（買主），consignor（發貨人）與 consignee（收貨人）。上述這三對詞語在英譯時、極易發生筆誤。

2、abide by 與 comply with

abide by 與 comply with 都有“遵守”的意思．但是當主語是“人”時，英譯“遵守”須用 abide by。當主語是非人稱時，則用 comply with 英譯“遵守”。

雙方都應遵守/雙方的一切活動都應遵守合同規定。

Both parties Shall abide by/All the activities of both parties shall comply with the contractual stipulations.

3、 change A to B 與 change A into B

英譯“把 A 改為 B”用“change A to B”，英譯“把 A 摺合成/兑換成 B”用“change A into B”，兩者不可混淆。

交貨期改為 8 月並將美元摺合成人民幣。

Both parties agree that change the time of shipment to August and change US dollar into Renminbi.

4、 ex 與 per

源自拉丁語的介詞 ex 與 per 有各自不同的含義。英譯由某輪船“運來”的貨物時用 ex，由某輪船“運走”的貨物用 Per，而由某輪船“承運”用 by。

由“維多利亞”輪運走/運來/承運的最後一批貨將於 10 月 1 日抵達倫敦。

The last batch per/ex/by S.S. "Victoria" will arrive at London on October (S.S. = Steamship)

5、 in 與 after

當英譯“多少天之後”的時間時，往往是指“多少天之後”的確切的一天，所以必須用介詞 in，而不能用 after，因為介詞 after 指的是“多少天之後”的不確切的任何一天。

該貨於 11 月 10 日由“東風”輪運出，41 天后抵達鹿特丹港。

The good shall be shipped per M.V. "Dong Feng" on November 10 and are due to arrive

at Rottedaml in 140 days. (M.V.= motor vessel)

6、 on/upon 與 after

當英譯“……到後，就……”時，用介詞 on/upon，而不用 after，因為 after 表示“之後”的時間不明確。

發票貨值須貨到付給。

The invoice value is to be paid on/upon arrival of the goods.

二、慎重處理合同的關鍵細目

實踐證明，英譯合同中容易出現差錯的地方，一般來説，不是大的陳述性條款。而恰恰是一些關鍵的細目．比如：金錢、時間、數量等。為了避免出差錯，在英譯合同時，常常使用一些有限定作用的結構來界定細目所指定的確切範圍。

1、限定責任

眾所周知，合同中要明確規定雙方的責任。為英譯出雙方責任的權限與範圍，常常使用連詞和介詞的固定結構。現把最常用的此類結構舉例説明如下。

and/or

常用and/or英譯合同中“甲和乙+甲或乙”的內容，這樣就可避免漏譯其中的一部分。 例：如果上述貨物對船舶和（或）船上其它貨物造成任何損害，託運人應負全責

The shipper shall be liable for all damage caused by such goods to the ship and/or cargo on board.

by and between

常用by and between強調合同是由“雙方”簽訂的，因此雙方必須嚴格履行合同所賦於的責任。

例：買賣雙方同意按下述條款購買出售下列商品並簽訂本合同。

This Contract is made by and between the Buyer and the Seller, whereby the Buyer

agrees to buy and the Seller agrees to sell the under mentioned commodity subject to the terms and conditions stipulated below.

2、限定時間

英譯與時間有關的文字，都應非常嚴格慎重地處理，因為合同對時間的要求是準確無誤。 用雙介詞英譯含當天日期在內的起止時間。

用“not(no) later than+日期”英譯“不遲於某月某日”。

例：本合同簽字之日一個月內，即不遲於12月15日，你方須將貨物裝船。

Party B shall ship the goods within one month of the date of signing this Contract, i.e. not later than December 15.

3、限定金額

為避免金額數量的差漏、偽造或塗改，英譯時常用以下措施嚴格把關。

英譯金額須在小寫之後，在括號內用大寫文字重複該金額，即使原文合同中沒有大寫，英譯時也有必要加上大寫。在大寫文字前加上“SAY”，意為“大寫”；在最後加上“ONLY”．意思為“整”。必須注意：小寫與大寫的金額數量要一致。

例：聘方須每月付給受聘方美元500元整。

Party A shall pay Party B a monthly salary of US$500 (SAY FIVE HUNDRED US DOLLARS ONLY).