郵件禮儀及注意事項

電子郵件禮儀及注意事項

電子郵件在日常工作中時刻伴隨着我們，在職場活動中起着重要的作用。電子郵件的表達方式代表了我們的職業素養、專業程度、可靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的郵件包含主題、稱呼、正文、附件、結尾、署名、日期、收件人等。

【關於主題】

主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的；

2．標題要簡短，明確；不宜宂長，不要讓郵箱用?才能顯示完你的標題；

3．標題要能真實反映文章的內容和重要性；

4．一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理；

5．可適當用使用大寫字母或特殊字符來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；

6．回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串；

7．主題千萬不可出現錯別字和不通順之處；

8．對於外部郵件，最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存；

9．不發無意義的郵件。

【關於稱呼與問候】

1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度，忌不稱呼，忌亂稱呼

稱呼是第一行頂格寫。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。1

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。 不少人寫郵件一上來就直接説事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。

2、Email開頭結尾最好要有問候語

開頭問候語是稱呼換行空兩格寫，最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”。

結尾在日常工作中常被忽略，常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，但還是應注意尺度，不然會適得其反。

【郵件正文】

1、正文要簡明扼要，行文通順、重點突出、段落清晰

若對方不認識你，第一件應當説明的就是自己的身份；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述； 多采用主動語氣，讓收件人知道是誰應該來做這件事情。

2、選擇恰當規範的語言進行表述，應符合書面語言表達，不要使用口語化，避免情緒化用語，慎用含有敵意的詞句或者批評的語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適，郵件發出前多站在對方的角度感受一下。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀， “郵件門”就是深刻的教訓！

3、正文多用1234之類的列表，以清晰明確

4、一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部説清楚，説準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。在郵件發送之前，務必自己仔細閲讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息，可使用大寫、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過多使用

過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閲度

7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述，引用資料時要註明出處；

8、慎用表情符號；

9、正文不能太過擁擠，應保持一定的字距和行距；

10、轉發或回覆郵件時，應保持原郵件格式和內容，不要刻意壓縮或隱淡字體；

11、郵件的總體結構應符合“第一段與最後一段是重點”，要主動説出你期待對方做的事情。

電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是説，重點在最前面

的第一段。如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。當你想要收件者採取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就説明

你的要求。如果內容很短，不超過一個屏幕可以讀完的範圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可

【附件】

1、如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件；

2、附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理；

3、正文中應對附件內容做簡要説明，特別是帶有多個附件時；

4、附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中説明打開方式，以免影響使用；

6、如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送

【結尾、簽名、日期】

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1、簽名信息不宜過多；

2、不要只用一個簽名檔，對內、對私、對熟悉的客户等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化；

3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些；

4、郵件的日期與時間要明確，最好明確到年月日時，以免雙方認知不同產生誤會。

【收件人、抄送人】

收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應； 抄送人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

請示性的郵件一般只有一個收件人，不相關的人一定不可隨意抄送。收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客户。有內外之別時，以客為先。

抄送的作用：

1、讓自己和對方的領導知道你們在做什麼；

2、讓與該項工作相關的人知道事情的進展，保持信息對稱；

3、當遇到困難的時候可以請求抄送領導的援助。

【語言的選擇和漢字編碼】

1、只在必要的時候才使用英文郵件；

如收件人中有老外建議用英文，因為中英文編碼不同，中文有可能會變成亂碼。

2、尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件；

3、對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決；

4、選擇便於閲度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閲度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

【郵件回覆、轉發等】

1、及時回覆Email

及時回覆郵件是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。無法及時確切回覆，應告知原因並約定回覆時間。記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該提前告知或設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

2、回覆原則：有針對性、清楚、簡潔、禮貌

A、回覆應讓對方一次性理解，避免反覆交流，浪費資源；

B、回覆不得少於10個字，顯示出你的尊重；

C、不要就同一問題多次回覆討論，回覆超過3次應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷；

D、郵件回覆時儘可能保留原郵件主題；

3、區分單獨回覆和回覆全體

A、只需要一個人知道的事，就回復給他一個人；

B、你對發件人提出的要求作出結論響應應回覆全體；

C、你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論；

D、好的事情可以抄送給他人，不好的事情儘量一對一處理；

E、點擊“回覆全部”前，要三思而行！

4、主動控制郵件的來往

為避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。

5、保存好發E-MAIL的證據；

6、轉發郵件要突出信息；

轉發之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。 如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦。

7、不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關係的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，郵件會被保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。