企業白皮書寫作技巧

企業白皮書寫作技巧

白皮書是一種介於新聞專稿和市場營銷材料之間的企業寫作形式。在最近於紐約召開的ASJA（美國新聞記者與作者協會）年會上，三位白皮書寫作專家討論了白皮書寫作的本末細節，包括：白皮書到底是什麼，寫作者在展開工作前要了解的重點，以及編寫白皮書的技巧。

一、白皮書的定義

Pamela Oldham（有25年豐富經驗的業內老前輩、市場營銷題材獲獎作家，讀者擁護作家；很多財富500強企業、領先的非營利組織和政府機構白皮書都出自他的筆下）認為：白皮書是受眾下載頻率最高的媒體文件，這類文件的最大好處的可以很好的評估新技術，並且獲得較高的投資回報。Weiner解釋説，白皮書對很多寫作者來説極具吸引力，因為這類文件會起到很好的宣傳效果。另外，許多機構組織都會用到這類文章——企業、非營利性組織、政府機構、智囊團等等，白皮書有廣闊的應用前景。

白皮書的三個基本特徵：

提供公允的信息和分析

?提出問題並給出解決方案

?基於權威的研究，給出利於問題的建議和主張。 ?

白皮書標準格式：

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?開場概要簡介問題的解釋建議的解決方案結尾總結簽名（作者簡介、公司概況）聯繫信息

白皮書通常是7-10頁（包括圖形信息，所以文字部分一般約5頁）。高科技領域文章可以允許有20頁之長。白皮書寫作過程中，通常要所涉如下幾類人員：一位項目經理、若干主題相關的專家、寫作者、一位編輯校對、一位插圖畫家或設計師。住，如果你作為某個企業的代筆來編寫白皮書，你是沒有署名權的。

二、白皮書寫作流程

在開始寫作前，一定要明確文章主題。任務、主題、目標讀者、要解決的問題分別是什麼？該白皮書將要提出的解決辦法是什麼？目前有沒有關於這一主題的主流研究？

Oldham建議首先應確定工流程（SOW），以確保全文主題在邏輯上的一致，避免涉及項目範圍的任何誤解。 需要提前預設的內容包括：

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?頁面及文字數預期的修訂及編輯版數受訪者人數文章中預計使用的標註工具、側邊工具條及它們出現的位置?制定圖形信息創建者截止時間（通常來説白皮書製作的最短期限是30-45天）?

以上準備工作完成後，可以遵循以下九個步驟開始寫作：

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?評估需求啟動會議獲取信息展開寫作為內容制定合適的版面組織內容插圖製作報審、修訂、獲得審批發表

三、白皮書寫作技巧

Oldham和我們分享了一些白皮書寫作的使用技巧：

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?簡明扼要。避免使用行話、流行語或其它“內行”語言。以第三人稱書寫，反映客户的要求和聲音。確保白皮書提出的見解是足以令讀者信服的。 “獲取讀者的擁護！”通過最基本淺顯的知識引導讀者。通過視覺元素（標註工具，側邊工具條）捉住讀者的心。做好新聞實踐，包括採取必要的步驟落實信息來源。? 堅持使用有事實依據、現實生活中的例子。堅決抵制未經證實的意見、社論。在條件允許的情況下，引用第三方信息，以增強文章的可信度，同時顯出寫作者的知識淵博。如果文中涉及到客户對產品/服務的真實體驗，安排寫入白皮書的後三分之一處，以增加可信度，保持讀者閲讀的興趣。避免任何推銷用語。你的任務是傳遞信息，而不是推銷。學習各種白皮書寫作技能，保持與時俱進。閲讀各種類型的白皮書文章。

四、自我推銷

如果你還在白皮書寫作領域經驗尚淺，你可得在這一特殊行業中好好推銷自己。不是所有的企業都一定要經驗豐富的白皮書作家來寫作的。有些企業會用到你的

書面報告或其它有寫作內容，以引出專題調查或者是幫助讀者對某個專業論題有所瞭解。Hecht建議，在你比較有經驗的領域找到你最適合的位置，鎖定行業話題。“別把自己定義為在各行各業都可以寫點兒什麼的專業作家；白皮書寫作需要的精、準，而不是萬事略懂。”找到與你的專業對口公司部門。尋找這一市場的現有客户，包括企業客户和定向出版社。在這裏企業客户還包括政府機構、非政府組織、研究機構、醫院、專業協會等等。

Hecht還提到：要勇於使用你的人脈關係。如果您已經有了一些企業客户，嘗試為這些企業寫一些領域白皮書，看看他們是否從中受益。如果有機會跟編輯聯繫，問問他們有沒有你可以接洽、聯繫、並提供白皮書寫作服務的企業。如果你善於某個特定領域的白皮書寫作，聯繫該行業的專業協會。你還可以與市場營銷推廣公司或公關公司聯繫，國內的優渡網都是新聞營銷界的領軍者。優渡網更是可以通過新聞通稿的模式將企業新聞同時在數百家媒體發佈，通過它們找到需要製作企業白皮書的公司客户。

最後一點，如果你善於某一領域的白皮書寫作，保持與該行業專業人士的在線聯繫至關重要。Hecht表示：“不能僅僅和其他寫作者保持在線聯繫，得讓行業專家們知道你的存在。”