1、總則： 為了充分利用互聯網的信息化運作優勢，提高信息傳遞、處理效率，確保安全；節約公司的快遞成本，規範快遞物品 的收發管理，避免造成公司資料的丟失及浪費。
2、適用範圍：本公司所有員工均屬之
3、定義： 3.1 快遞物品：指員工因工作需要，向外部寄送文件，資料， 配件，樣品以及其他貨品等。 （銷售儀器和銷售試劑的發貨除外）
4、組織與職責：
4.1：值班門衞：負責公司郵件、零散快遞物品的收發管理。
4.2：物流部： 負責公司郵件、快遞物品的寄發管理。
4.3：各部門： 遞。
4.4：各部門負責對本部門的快遞費進行管控。
5．流程圖：(略)
6 。執行説明：
6.1 快遞的簽收與發送 寄件人必須按照本辦法規定的寄件要求寄發快
6.1.1 快遞的接收
值班門衞收到文件，資料，貨物等快遞物品時，要及 時通知轉交給相關部門人員。
物品接收人要在《郵件快遞簽收登記表》上簽字接收， 以備查驗核對。
除特殊情況外，如貨物中指定的接收人不在，電話通 知本人是否接受，同意的可指定委託人代為簽收。原則上各部門 人員應代收。 6.1.2 快遞的寄發
因工作需要，需向外部寄送文件，資料，貨物及其他物 品者必須到物流部填寫《郵件快遞寄發登記表》進行登記，經部 門負責人審批後交物流部， 由物流部聯繫快遞公司統一發送。 各 （ 需求部門於每日 16:30 前送至物流部）
未經登記或需快遞物品無部門負責人審批的， 物流部可 拒接受理，對於不合格的件退回發件人。
快遞公司的選擇： 選擇的原則是合理、負責任、低成本； 寄件人必須根據所寄物品的性質，合理、負責任的選擇性價比高 的快遞公司，以低成本完成寄件。能以普通郵寄處理的不選擇快 遞。
各需求人員必須在《郵件快遞寄發登記表》上詳細註明 收件人姓名，地址，所寄物品名稱，以及快遞承運單位及快遞單 號，以備查驗核對，如資料登記不清或不完整者，物流部有權要 求當事人將資料完善，對於無故拒不按要求填寫，且物流要求無效者，物流部有權拒發該物品，並將情況報備部門負責人處理。
填寫快遞單： 用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資 料（地址、收件人、聯繫電話、郵編等） 。
7、寄件相關規定：
7.1.1 物件分類： A 類：緊急件；B 類：貴重件（如票據、證件、貴重配件或 物品等） 類：普通件（如資料、文件、普通配件等） 類： ；C ；D 普通信函、賀卡等。
7.1.2 快遞公司選擇參照表 序 號 1 2 寄 件 類 選擇快遞公司 型 A B 發順豐快遞 發 EMS 或順豐快 遞 3 4 C D 發一般的快遞公司 郵政（發平信）
（物流部將提供各快遞公司的優勢特點及價格，供參考選 擇）
7.1.3 普通物品、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞 公司（非順豐快遞） ，若是特急件貴重配件或物品，方可選順豐 快遞等郵寄方式。
7.1.4 嚴禁公費寄私人物品，一經發現按該單快遞費的 10 倍處 罰。
7.1.5 為便於寄回公司物品損壞時的索賠，外派人員必須選擇有 資質能出具發票的快遞物流公司。
7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款，物流部自本通知發 出之日起將不再支付快遞公司到付付款， 公司任何人不得選擇到 付付款方式，否則造成的耽誤損失由經辦人承擔。
7.1.7 如發生物流部提貨寄回公司物品（含退換、返修儀器及試 劑）產生的費用，動用到物流部備用金的，將歸各業務部門費用 核算。
8、執行時間： 凡以往發文與本文不一致的，以本文為準《郵件快遞收發管理制度》從下發之日起執行。
一、報銷原始憑證必須是印有税務監製章的合法有效憑證，取得的合法有效憑證應該寫明公司全稱，內容必須完整，金額大小寫必須一致，書寫清晰正確，各種收款收據（除財政局印發的非營利性單位收款收據外）一律不予報銷。費用報銷單必須用藍、黑水筆書寫，用膠水粘貼附件，不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規定的，財務部門作退回處理。
二、經手人按要求粘貼好各種報銷票據（除增值税發票不要粘貼外）後，準確填寫報銷金額（填上大小寫金額），註明票據張數，做到清晰無誤，不得塗改。
三、經手人所在部門負責人，核查單據所載內容是否屬實，並簽字確認。
四、部門負責人簽字確認，財務負責人按公司相關規定對各種報銷票據進行審核，審核其手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確。對不符合規定的報銷票據，應予退回。
五、在財務部負責人審核簽字後，由總經理（或授權副總）簽字批准。
七、報銷時間為每週一次，每月截止時間為每月28日（逢節假日、雙休日提前）。每月29日至月底為財務對賬時間，期間不再辦理報銷業務（特殊情況除外）。具體時間節點為：星期三之前報銷憑證提交到財務部，星期三財務部審核報銷憑證，經總經理或授權副總批准簽字，星期四財務部報銷付款給各報銷人。
八、如總經理不在情況下，又有特殊情況急於報銷，授權副總和財務負責人確認情況下，先給予報銷，待總經理回來後給予補籤。
總則
為規範公司財務管理制度，更好地發揮監督職能，達到強化內部財務管理，加強成本費用控制，保證獎金合理使用的目的，讓各項成本費用開支在預算範圍內做到必要、合理、節約、有效，使賬務工作更好地服務於公司管理，結合公司具體情況制定本辦法。
1、本辦法適用於公司全體員工。
2、發生各類費用、支出事項，應及時辦理財務手續，取得或填制真實、合法、完整的原始憑證，並及時送交財務人員。
費用報銷、支出審批人員和審批權限
公司總經理為公司各類費用、支出事項的有權審批人。各部門在預算範圍內的費用、支出事項須由經辦人員報部門主管核實，再報行政辦公複核，後經總經理批准後才能辦理或執行。未經總經理批准的任何費用由支費人個人自理。
費用報銷、支出審批程序
1、合同或採購經辦人員應按照合同約定的付款方式和付款時限，填寫《用款申請單》並由部門負責人員審查，行政辦公室複核，總經理批准後，財務人員安排資金付款。
2、費用報銷審批程序
費用報銷時，經辦人按規定的格式粘貼原始憑證並選擇填寫《費用報銷單》或《用款申請單》等，由部門負責人核實費用並確認簽字，後交行政辦公室複核，後經總經理審批同意後付款，付款後將憑證交由賬務人員歸檔。
3、員工因公借款審批程序
（1）借款人填寫借款申請單，參照費用報銷審批程序進行審批；
（2）借款申請單送財務人員複核，如果借款人以前欠款已清償完畢，准予借款，堅持“前不清，後不借”。
（3）因公出差的借款人，在返回公司後的5日內報賬並結清餘款；其他借款人在業務完畢後的三日內結清借款。
（4）出差費用報銷項目：交通費、住宿費。（如需其它項目支出須經部門負責人或總經理同意後方可使用，未經審批的支出由經辦人承擔。）
有關規定
1、費用發生時，應取得合法、有效的原始憑證作為報銷依據。
2、原則上當月發生的費用當月內報銷，當月未及時報銷或確因客觀情況未及時在當月內報銷的費用，必須在次月初起三個工作日內完成報銷手續。
3、員工因公借款且在借款發生費用報銷時應先衝借款，直至衝完借款為止。
第一部分總則
第一條為了加強公司內部管理，規範公司財務報銷行為，倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。
第二條本制度根據相關的財經制度及公司的實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、差旅費用、借款等，以下分別説明報銷相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。
第三條本制度適用公司全體員工。
第二部分借支管理規定及借支流程
第一條借款管理規定
（一）出差借款：出差人員憑審批後的《出差申請表》按批准額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續。
（二）各項借款金額超過1000元應提前一天通知財務部備款。
（三）借款銷賬規定：借款銷帳時應以借款申請單及實銷票據為依據，據實報銷，超出申請單範圍使用的，須經主管領導批准；
（四）借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。
第二條借款流程
（一）借款人按規定填寫《借款單》，註明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得塗改）、支票或現金。
（二）審批流程：主管部門經理審核簽字→副總經理複核→總經理/財務審批。
（三）財務付款：借款憑審批後的借款單到財務部辦理領款手續。
第三部分日常費用報銷制度及流程
第一條日常費用主要包括差旅費、電話費、交通費、辦公費、低值易耗品及備品備件等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。
第二條費用報銷的一般規定
（一）報銷人必須取得相應的合法票據，且發票背面有經辦人簽名。
（二）填寫報銷單應注意:根據費用性質填寫對應單據；嚴格按單據要求項目認真寫，註明附件張數；金額大小寫須完全一致（不得塗改）；簡述費用內容或事由。
（三）按規定的審批程序報批。
（四）報銷1000元以上需提前一天通知財務部以便備款。
第三條費用報銷的一般流程:報銷人整理報銷單據並填寫對應費用報銷單→須辦理申請→部門經理審核簽字→副總經理複核→總經理/財務審批→到出納處報銷。
第四條差旅費報銷制度及流程。
（一）費用標準:
交通工具：根據交通情況及項目需求緊急情況而定；
住宿標準：根據當地消費標準情況具體而定；
出差補貼：原則上每人每天不低於50元，特殊情況可酌情增加；
（二）費用標準的補充説明：
1、住宿費報銷時必須提供住宿發票。
2、實際出差天數的計算以所乘交通工具出發時間到返京時間為準。
3、宴請客户需由部門領導批准後方可報銷招待費。
4、出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷任何費用，但出差補貼正常支付。
（三）報銷流程
1、出差申請：擬出差人員首先填寫《出差申請表》，詳細註明出差地點、目的、行程安排、交通工具及預計差旅費用項目等，出差申請單由部門經理簽字→副總經理複核→總經理審批。
2、借支差旅費：出差人員將審批過的《出差申請表》交財務部，按借款管理規定辦理借款手續，出納按規定支付所借款項。
3、返回報銷：出差人員應在回公司後五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費用標準填寫《差旅費報銷單》，部門經理審核簽字，總經理/賬務審批；原則上前款未清者不予辦理新的借支。
第五條電話費報銷制度及流程
（一）費用標準
1、移動通訊費：為了兼顧效率與公平的原則，員工的手機費用的報銷採用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，具體標準見行政部相關管理制度規定。
2、固定電話費：公司為員工提供工作必須的固定電話，並由公司統一支付話費。
（二）報銷流程
1、公司人力資源部每年初（10月1日前）將本年度員工手機費執行標準（含特批執行標準）交財務部，若次年沒有新標準出台，一律按上一年度執行。
2、財務部通知員工於每月下旬（25日前）按話費標準將發票交財務部集中辦理報銷手續。
3、財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續。
4、員工到財務部出納處簽字領款（次月5日前）。
5、固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。
第六條交通費報銷制度及流程
（一）費用標準：為了兼顧效率與公平的原則，員工的交通費用的報銷採用與崗位相關制，即依據不同崗位，根據員工工作性質和職位不同設定不同的報銷標準，特殊情況可以申請公務車或乘坐出租車，乘坐出租車需要保存相應車票，具體標準見行政部相關管理制度規定。
（二）報銷流程
1、員工整理交通車票（含公交或地鐵票據、出租車票據），在車票背面籤經辦人名字，並由部門經理簽字確認，按規定填好報銷單。
2、審批:按日常費用審批程序審批。
3、員工持審批後的報銷單到財務處辦理報銷手續。
第七條辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程
（一）管理規定:為了合理控制費用支出，此類費用由公司行政部統一管理，集中購置，並指定專人負責。
（二）報銷流程
1、購置申請：首先由部門經理提出季度大方面的辦公用品採購需求，其它特殊少數辦公用品由需求人提出，部門經理批准。
2、報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單（附出入庫單），按日常費用審批程序報批。審批後的報銷單及原始單據（包括結賬小票）交財務部，按日常費用報銷流程付款。
第四部分附則
第一條本辦法中未做出規定的，按照公司的有關規定辦理。
第二條本辦法由公司財務部制定並負責解釋。
第三條本辦法自2012年6月1日執行。
1、目的
為了加強公司財務管理，強化費用控制。
2、適用範圍
公司員工費用報銷管理。
3、職責
3.1客服部負責制度的制定；
3.2各部門負責按照制度執行。
4、內容
4.1費用報銷審批權限：
4.1.1公司的費用開支均由各部門經理負責審核，財務核實，但最終批核權由總 經理審批。
4.1.2如遇總經理外出，又急需於支付時，可按下列情況處理：
費用在300元以下的，經部門經理審批後，財務可予以先行報銷；
費用在300元以上的，先由部門經理向總經理報告，再由總經理口頭（電話）或書面（傳真、E-mail）指示財務人員先行處理。
以上兩種情況，財務部出納必須待總經理回來時，再將有關單據交給補籤。
4.1.3具審批權限的人員，不得籤涉及自己的費用，其費用由其上級主管負責籤 批。
4.1.4所有的費用開支必須先獲享有審批權人同意，才能實施。不得“先斬後奏”。
4.2費用報銷流程：
4.2.1當費用發生後，受款人必須在三天內填寫有關的報銷憑證，並辦妥本部門的審批手續，再送往財務審核，超出三天的費用不予報銷，責任自負。
4.2.2.財務部必須認真、負責地審查有關的報銷憑證及原始單據，重點要審查其內容是否真實合理，計算是否正確無誤，手續是否完備無缺，有無違反公司規定和作弊嫌疑。如有異議時，財務應當拒絕受理，並退回當事人重新辦理。情節嚴重的，必須立即報至其部門經理及總經理。
4.2.3由部門經理審批無誤後，經財務審核無誤的單據，應由財務送給總經理審批。
4.2.4財務在收到經獲總經理批核的單據時，應在一天內，足額地支付有關款項給受款人，並在費用報銷單上簽收。
4.2.5受款人到財務處領取款項，在收款時，應當麪點清款項。
4.3借款：
4.3.1當事人因公辦理涉及到費用需借款，必須填寫借款申請單。
4.3.2借款時寫清借款的理由或用途，當日借款金額在300元（含）以內的經部門經理審核。借款金額超過300元時，除完成以上程序外，還須上報至總經理報準後方可支付。
4.3.3借款人在辦妥相應的事項後，應及時辦理報銷手續，儘快與財務結算清楚。
4.3.4、借款人在財務處已有借款沒有還清時，財務有權拒付二次借款。
4.3.5當借款人不及時結清借款之項目時，財務有權從薪資中抵扣。
4.4重點費用有關規定：
4.4.1工資：
每月15日為職員薪資發放日。
薪資計算週期，每月1日至最後一日為一個月週期，每月25日後入職當月不發放薪資，計入下一個月薪資內。
客服部在每月5日前，將上月各部門員工的“考勤情況”、“門票領取情況“上報財務。
財務在每月13日前，將所有員工的工資計算完畢，並交總經理籤批。
4.4.2交際應酬費：
一般人員不能以任何理由請客送禮，確因需請客送禮，應當掌握分寸，發生金額在100元以下，事先須經部門經理同意。如發生額在200元以上/餐次的，必須先獲總經理的批准。
一次的金額應控制在人均50元以內，如發生額在500元以上的，必須有證明人簽字。
一次發生的交際費，必須如實填寫清楚所應酬的項目方可報支。
市內交通費：
（1）因公事外出的車費可實報實銷；但必須註明起止地和事由。
（2）交通工具均以公交車、專線、小巴、BRT為主；
出租車費一般不予報銷，但特殊原因需打出租車時，應事先經部門經理同意方可。
4.5費用報銷的有關規定：
4.5.1每次報銷費用，必須在事項結束起3日內，特殊情況一週內完成，過期財務可不予報銷。
4.5.2有關費用必須按相關“費用報銷憑證”準確、如實地填寫，具體要求如下：
報銷憑證一律使用鋼筆或水筆填寫：
受款人姓名一律使用中文字書寫，字體要清楚。
所屬部門按受款人所在部門的名稱填寫：
填報日期按填寫當日的日期填寫：
附件張數按所附單據數量填寫：
大、小寫金額必須填寫一致，不得塗改：
發票、收據必須分開填寫有關“費用報銷憑證”；
凡涉及購物或非本人事項的'報銷，必須有本部門同事作驗收或證明人的簽名；
4.5.3如填報未符合上述要求，財務部有權要求經辦人重新填報。
4.5.4所有費用報銷，必須憑“發票”或“收據”為原始憑證，如確實無法取得原始票據的，須以“支付證明單”代替，並必須註明未能取得票據的原因。
4.5.5如遇有票據丟失的，將視同沒有發生費用，相關的損失由票據丟失人承擔。
4.5.6所有票據必須真實，如發現作弊時，財務將按票面金額的兩倍處罰當事人。
4.6關於辦公用品的採購及維修：
4.6.1各部門所需辦公用品必須於每月3日前上報客服部文員，由客服部進行審核彙總，上報總經理審批。
4.6.2客服部根據審批採購計劃，填寫“借款單”，到財務借備用金採購。
4.6.3所採購的物品必須統一保管，領用物品時填寫領用表。
4.6.4辦公設備的維修，要求事先申請到客服部備案，由客服部負責，請專人維修及購置維修所需物件，各部門無權自行處理。
5、其它
5．1本規定由客服部制訂並歸口管理；
5．2本規定將會根據公司實際情況隨時修訂；
5．3本規定自簽發之日起實施。
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