1)熟悉客户。熟悉我們客户對商品的需求及其規律，比如客户喜歡什麼樣的商品，什麼規格，有什麼特殊要求等等。這是我們訂貨時必須瞭解和熟悉的。
2)深入瞭解產品知識。只有對自己的產品有了更好的瞭解，才能更有效的工作，減少一些低級錯誤，比如多少公斤的'蘋果用什麼規格包裝，一個容器能裝多少箱，這個容器裏的温度和通風，這也是我們必須瞭解的基本常識。
3)合同和説明。當我們簽訂合同時，我們必須與銷售經理進行更多的溝通，比如客户想要的貨物的規格、重量、數量和裝運時間表。在發送給客户之前，請確保它是正確的。做指令也很重要，指令中的每一項都要認真填寫，因為公司所有員工都是圍繞着我們做的指令來工作的，所以根本不可能有錯。
4)在確認文件時。我們必須理解文件對客户的重要性。在我們看來，一個無關緊要的錯誤可能會給我們的客户帶來很大的麻煩，甚至直接影響客户正常交貨，所以必須準確。
5)在製作裝箱單和發票時。我們拿到原產地證明後，可以開發票，先放好，一天查幾次，再把單據發給客户，可以有效降低差錯率。
6)向客户發送文件。在我們準備好客户要求的文件後，在確認我們可以將它們發送給客户時，我們應該更加小心。根據我們客户的付款條件，有的客户可以直接寄（比如dhl/tnt），有的需要我們通過銀行寄。我們需要製作一個《出口託收委託書》，並在發送給銀行時交給銀行。同時，我們必須準確填寫收款行、付款人和收款金額，然後交給銀行。
7)跟蹤貨物、單據和貨物的付款。我們每次發出一批貨，發出一套單據，都要及時跟蹤，直到收到客户的付款，這就算是完成了對這張票的跟蹤。
如果我們在確認原產地證書、質量檢驗證書和提單時出錯，會給公司帶來一些不必要的損失。如果我們在開具發票時出現數字錯誤，損失將是不可估量的。
1、無誤差完成工作
外貿工作的特殊要求在工作時保持認真細緻，否則一個小錯可能會造成幾個貨櫃的損失。外貿跟單的訂單與國內訂單不一樣，都是有外國客人進行定製，小到產品細節，大到外箱嘜頭包裝等都是由外國客人來指定生產的，所以在這期間，必須每一個細節都要與客户溝通確定好，爭取每個確認內容都有紙質的簽字蓋章文件存底。在對工廠進行跟蹤生產時，要及時核對確認內容，及時發現問題並改正，爭取產品零誤差的出櫃。
2、時間有序
外貿產品都需要運往海外，通常的貨運方式是海運，這就涉及要出海關，有一系列的報檢報關等工作需要去做。各項工作時間安排好，是對產品的順利出櫃是有很大關係的。所以，在產品開始進行生產時就做一張時間安排表，與報檢報關處的工作人員進行提前預約，以確保對產品進行及時的商檢報關，在最短的時間內出海關。
3、提前開產品會與各部門進行有效溝通
外貿這一特殊的工作與各部門的工作聯繫也是非常大，因為外貿產品往往是專門定製，各部門和工廠都沒有做過這種產品，所以需要在接到國外訂單後與各部門組織在一起，開一個產品會，詳細介紹該產品需要訂製的地方和需要注意的地方，以減少在生產中所出現的理解錯誤或者其他矛盾。
以上三點是我從事外貿跟單員一年年所得到的經驗和體會，由於從事時間較短，在這方面工作過程中存在不少缺點和不足，比如迫切需要提高英語水平，增強工作能力，目前來説，我的英語水平不是很高，所以在日常的外貿工作中還不能有一個屬於自己的平台與外國客人進行直接的溝通，只能停留在與外貿公司或者中間商溝通的工作範圍內。或者經驗不足，往往在工作中出現突發狀況而反應不夠及時，還有與客人或者與同事的溝通能力仍有欠缺等等。這些都是我發現的需要在日後的工作中進行改善的方面，相信在不斷的工作中，我能夠提高各方面的能力，將這份工作做的日趨完善。
1、負責倉庫物料進出庫的單證系統錄入；
2、負責倉庫單據建檔、收集、登記管理；
3、對物品的盤點，
4、物品的出入的錄入和核實登記，
5、工作報表。
6、物品的下發。（憑單據）
7、其它領導交待的事宜。
8、配合財務部年底對物品的盤點工作。
9、做周或月生產統計表。
10、文件歸檔，會議記錄之類的雜事；
11、負責倉庫物料進出庫的單證系統錄入。
工作職責：
1、根據倉庫管理員給出的需求數量進行採購下單及跟單
2、跟催採購訂單回覆和物料進度
3、協助供應商物料入庫手續和物料異常處理
4、開發物料供應商和了解市情行情
5、預算採購物料量和價格，進行有效的成本控制
6、進行供應商資源的收集和管理及綜合評估等
7、熟悉常規的電子元器件及相關接插件
崗位職責：
1、具有國中或以上的文化程度，善於溝通，能吃苦耐勞
2、懂電子料採購跟單經驗優先、有一年以上採購跟單工作相關經驗，
3、熟悉電子料採購跟單的流程。
4、有電子料採購跟單經驗優先，靈活性強，
5、有一定承受能力，具有良好的溝通能力，團隊合作意識
我在這期間所負責的工作：
1、負責對採購部非生產性物料這一塊的跟單工作。跟單員工作總結。
2、製作採購供應表下達給每家供應商。根據申購單上所需採購的品名、型號、數量、與之聯繫方式，讓相應供應商進行報價。
3、給供應商下訂單。報價審批後根據各部門的申購單，給相應供應商下達採購訂單。
4、在erp裏下采購訂單，按訂單跟催使品名、型號、數量確認後及時入庫。
5、在每個月10號，20號，月末，對本月採購訂單進行彙總，及時處理完成與未完成計劃進行分析與跟蹤、落實。
心得：雖然只短短的一個多月時間，但在領導和同事的幫助與關心下，讓我用最短的時間內適應在這裏的工作環境，對自己的本職工作有了一定的瞭解。跟單員工作總結。在供應商選擇與供應商溝通等方面越來越熟悉。不過，我目前的工作還是在進一步完善中，所以在今後的工作我會更加努力，虛心請教、刻苦學習、不斷積累經驗，讓自己在今後的工作中越做越好。最後，我感謝部門的領導與同事們，我有今天的進步離不開大家對我的幫助，是你們的協同支持讓我對我的工作更加有信心。
跟單業務工作流程： 一。跟單： 1.製作合同：客户下單以後，核對產品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿專家軟件裏做出口合同給客户確認，如是做t/t30%，並讓其安排打訂金，待定金到帳後，再下購貨合同給工廠進行生產，如果是做100%前t/t，則可直接安排生產。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產品描述，數量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協調好，以免以後趕不交期。下購貨合同到工廠後，要求工廠負責人籤回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準備以後安排訂艙拼櫃事宜。
2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發票。大概兩三天後，工廠在向當地商檢局申請辦好商檢後，傳真換證憑條給你，留存以便日後安排報關。換證憑條只顯示實際報關商品的第一項商品及報關總金額，有效期一般為三個月，實際報關金額可以小於換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重複使用。3.辦理c/o或form a：看所屬客户是屬於哪一個國家或客户的具體要求來辦理c/o或form a。form a是普惠制產地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關税待遇。c/o是一般性原產地證書，只是證明貨物是產自中國的。一般原產地證書得到貿促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產地證還是普惠制產地證，基本程序都是先在網上製作好資料（包括合同，發票，裝箱單等）後再發過去，待機器檢查合格後再由貿促會或者商檢局的人員再人工審單一次，合格後就可以去領取單證了。4.驗貨訂艙：經常注意工廠訂單生產進度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時安排驗貨人員驗貨。驗貨合格後，向貨代訂艙。如是客户指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發貨人，收貨人，通知人，發貨港，目的港，櫃型，箱數，產品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天後，貨代訂好艙後會傳真進倉單給你，注意進倉單上面的截櫃時間，截補料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面註明的時間內將貨物送進倉庫。如果是自己安排拖車拖櫃，則需填好拖櫃委託書，上面註明櫃型，拖櫃時間，裝貨地址，工廠聯繫人，聯繫電話等，與進倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖櫃。
5.報關：訂好艙後在文件補料時間至少三天以前，填寫報關資料寄給報關行或讓貨代幫忙報關。報關資料包括：外銷合同，裝箱單，發票，報關單，核銷單（注意核銷單在寄給報關行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委託書，換證憑條，c/o或form a等。
6.拿單：貨物報好關，進入倉庫後，及時出提單補料給貨代，並與其核對提單草本。船開後兩三天內，貨代會列出費用清單來，包括文件費，ams費用，清關費，操作費等。安排工廠付款，並將水單傳給貨代。貨代在錢到帳後，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委託書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。
7.通知客户：貨物開船後，發郵件通知客户船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。8.催款寄單：拿到提單正本後，掃描複印件電郵給客户，催其付清餘款。客户貨款到帳後，再寄正本提單，裝箱單（數據應與提單上一致），發票給客户，在發票裝箱單上寫明櫃號，封條號及發票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。
9.退税：在報關後一個月後，報關行或貨代會將報關底聯及核銷單退税聯退還給你，拿上這些單據與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退税了。
注意：
1.有些產品比較工藝比較複雜，在生產前可以要求工廠打產前樣，或為了控制質量，在出貨前要求工廠出具船前樣。
2.跟單工作是需要很細心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產進度，及時安排船期，在製作各種單證時，一定要特別小心，所有單據都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發現了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準備好，在拿出去前再仔細檢查一遍，就可以避免不少錯誤。可以每隔一段時間對自己的工作總結一下，有哪些貨要出，哪天要準備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客户等等。
工作職責
一：跟單文員是從接到訂單起的那一時刻起都要忙，對價錢，跟客户確認，製作廠內訂單，通知各部門。
二：待貨物快完成時還要聯繫報關，船務公司與拖車行，以及報關單證的填制，信用證跟單和跟進有關的業務。
三：另外，跟單文員也必須對電腦有一定的瞭解，熟悉互連網基本操作，比如手發E-mail等，報關也是相當重要的一部分，需要有這方面的相關經驗，知識。
工作性質
（1）尋找客户：通過各種途徑尋找新客户，跟蹤老客户。為自己下一步的工作打算。
（2）設定目標：我們的工作着重點及分配的工作時間。主要客户和待開發的客户。
（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。
（4）推銷產品：主動與客户接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。
（5）提供服務：產品的售後服務，及對客户的服務。
（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。
（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客户。
跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客户，因此跟單員要：
(1) 函電的回覆：
（2） 計算報價單
（3） 驗簽訂單
（4） 填對帳表
（5） 目錄，樣品的寄送與登記
（6） 客户檔案的管理
（7） 客户來訪接待
（8） 主管交辦事項的處理
（9） 與相關部門的業務聯繫
注意事項
1：物料是否正確。
2：尺寸是否“準確”。
3：款式是否錯誤。
4：做工是否細緻。
5：成品顏色是否“正確”。
6：有無漏定物料。
7：物料是否能按預定時間到加工廠。
8：時間上是否有問題。
員工的一切行為代表着整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。
自己總結。
一、工作的主要職責
1、合同
（1）合同的制定：與客户及業務員確定合同規格及價格進行制定合同。
（2）合同的審批流程：根據公司要求接程序要求完成合同的審批。
2、下單及發貨跟進：下單員根據合同下單後，及時進行核對；訂單審批完，跟進物流發貨情況並週一、週三、週五跟蹤貨櫃狀態，最終完成貨物達到客户公司。
3、產品質量及破損投訴
（1）產品質量投訴：因客户生產過程中發現玻璃質量問題提出投訴。（2）破損投訴：因客户在接收玻璃時，發現玻璃破損提出投訴。
以上情況，及時與客户溝通，並讓客户將相關資料（玻璃相片、箱票、發貨清單）提供於我，我及時將投訴信息交於客服部，並跟進質保部調查情況，質保部調查出結果後，根據調查結果與客户及業務員溝通，提交處理意見。
4、生產計劃：與客户及業務確認下月生產計劃，並制定表格發於計劃部，分時間段跟進生產情況，以確保及時生產。
5、回款及餘額查詢：定期與業務員確認當週或當月回款情況，並每天查看客户帳上餘額。
6、每月對賬單及發票
（1）每月對賬單與客户核對，如有問題及時溝通並及時處理。確保每月賬目明確。
（2）發票：每月三次開票，及時寄於客户，並確認客户收到。
7、客户三證及開票資料：開發新客户需提供齊全資料，老客户定期查看證件是否有效。
8、工作聯絡函：因工作需要，需與各部門協調幫助。例：箱票的變更、產品包裝的變更等。
業務跟單流程
（一）業務客户備案流程 瞭解客户公司背景、經收到業務客户寄樣或 營範圍、公司性質、勢建立客户跟蹤表 下單的客户 力等
（二）產品下單流程
填寫樣品或訂單製造單 無異訂單評審（業務、工程、常 採購、生產、品質、跟單）給各部門簽字確認，跟單發放簽名的製造單給相關部門，並在訂單背面簽名 跟進樣品或訂單生產與採購進度並隨時知會業務 無 如有異常，通知（業務、異 工程、採購、生產、品質、常 跟單），解決異常 繼續跟進 生產將要做好的產品貼好標籤點亮通知業務拍照
（三）外購產品下單流程
填寫樣品或訂單製造單 無異訂單評審（業務、工程、常 採購、生產、品質、跟單）給各部門簽字確認，發放簽名的製造單給相關部門，並在訂單背面簽名 跟單跟進樣品或訂單生 產與採購進度並隨時知 會業務 無 如有異常，通知（業務、異 工程、採購、生產、品質、常 跟單），解決異常 繼續採購 將測試好的產品點亮通知 業務拍照
（四）出貨流程 注：在下單的同時，業務員需將客户的名稱、地址、單價發過來，以便確認貨款與出貨
外購、樣品或訂單經
qa檢驗合格後貿內外入庫，再出給業務 貿外 業務確認收款方財務確認收到樣式 品或訂單全款並在送貨單上簽字確認 其他方式的收財務確認收到樣款，業務要在送品或訂單全款並貨單上寫有確在送貨單上簽字認能收到引此相關責任人簽字確認 款等字樣 確認 相關責任人簽字確認 安排發貨並把業務的名片、目錄、禮品等放入貨物中 安排發貨並把業務的名片、目錄、禮品等放入貨物中，打包好 把貨物拍照給客户確認 安排快遞或物流 嚴格跟公司指定的貨運公司合作 要隨時把貨物的運輸狀況告訴業務或客户 要隨時把貨物的運輸狀況告訴業務 客户收到貨後，安排款給貨運公司
（五）客訴流程
業務收到客户投訴 填寫內部聯絡單 問題開客訴整改會 不嚴重 責任部門找出原因、應對措施及補償辦法 業務回覆客訴
以防止問進行客訴存檔，題再次發生
（六）業務對賬流程
經相關責任發給客户，確回覆付款日將上月發出去的貨人簽字確認認簽章後回傳期沒有付款的客户先 做一份對賬單
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