公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之後，先主動報出公司或部門的名稱。如：“您好，羽西公司。Can I help you?”如果是一位祕書，則應説：“您好!這裏是(某先生∕小姐)辦公室，我是(名字)。Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂!找誰!”
如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了。”
第一種情形，説：“我就是，請問您是哪位?”
第二種情形，接話人説：“他要旁邊，請稍候。”
第三種情形，接話人則説：“對不起，他剛好出去。您需要留話嗎?”切忌只説一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間。
“現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談。
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，説一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就掛斷電話。 無論什麼原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥。
如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎?”而他在接電話的時候也應該説：“對不起，我一定要接這個電話。”
當你通話時，注意背景不要太吵。有太鬧的電視或收音機，請儘量調輕一點。
當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費。
如果打電話撥錯了號碼，應當説一聲：“對不起，我撥錯了號碼。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪。
如果你用了一個新祕書，應該 教你的祕書有一個良好的電話禮儀，並逐漸把所有要領灌輸給她。
首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯繫。為此，作為她的老闆，你至少應該給她提供如下的名單：
你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯繫的人。接到這類電話，祕書會説：“我知道老闆很想立即與你通話。”
你的重要客户______如果你有時間就和他們通話。如果暫時沒有時間，祕書應説：“我知道老闆很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的。”
此外，還要教你的祕書怎樣將電話轉給其他的人。換句話説，讓她多瞭解公司，什麼人是負責什麼事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人。
留意時間差
我在美國的家，有時候在凌晨5點，會接長途電話，這實在是太沒有禮貌了。打國際長途尤其要注意時間差。
若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的設備，以便讓別人知道有沒有人打電話給他。
時間選擇，包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短。除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以後打電話，以免影響人家休息。同時還應注意到各個國家和地區的時間差。比如美國，東海岸和西海岸就有3個小時的時差。夏威夷和東海岸有8個小時的差別。
不要煲“電話粥”
當你有急事，對方一直戰線，你一定會心急如焚。然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢?打電話，切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、説個沒完，而要簡明扼要，節省時間。
電話交談所持續的時間，以談話內容多少來定：事多則長，事少則短。如果不是預約電話，時間須5分鐘以上的，那麼就應首先説出自己的通話大意，並徵詢對方現在講話對對方是否合適;若不方便，就請對方另約時間。
有時候來電話的人囉囉嗦嗦，你不願再花費時間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地説：“我不想佔你太多的時間，以後再談，行嗎?”
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