書信格式主要包括五個部分：稱呼、正文、結尾、署名和日期。
1.稱呼
也稱“起首語”，是對收信人的稱呼。稱呼要在信紙第一行頂格寫起，後加“：”，冒號後不再寫字。稱呼和署名要對應，明確自己和收信人的關係。稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語或直接用修飾語作稱呼。這裏簡要説明幾條細則：
(1)給長輩的信。若是近親，就只寫稱謂，不寫名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等;親戚關係的，就寫關係的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對非近親的長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
(2)給平輩的信。夫妻或戀愛關係，可直接用對方名字，愛稱加修飾語或直接用修飾語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等;同學、同鄉、同事、朋友的信，可直接用名字、暱稱或加上“同學”、“同志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。
(3)給晚輩的信。一般直接寫名字，如“樂毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字後加上輩分稱謂，如“李花侄女”等;亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
(4)給師長的信。通常只寫其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對於十分熟悉的師長，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫鬆平老師”、“王達夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對於學有專長、德高望重的師長，往往在姓後加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名後加“先生”二字。為鄭重起見，也有以職務相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
(5)給一個單位或幾個人的信，又不指定姓名的，可寫“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機關團體的信，可直接寫機關團體名稱。如“XX委員會”、“XX公司”。致機關團體領導人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務作稱呼，亦可直接在機關團體稱呼之後加上“領導同志”、“負責同志”、“總經理”、“廠長”等。
如果信是同時寫給兩個人的，兩個稱呼應上下並排在一起，也可一前一後，尊長者在前。
上述五種場合，有時還可按特殊對象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛的”、“親愛的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當然，這要用得適宜，如對好友稱“尊敬的”，反而顯得見外，對無特殊關係的年輕女性貿然稱呼“親愛的”，那就有失檢點了。
2.正文
正文通常以問候語開頭。問候是一種文明禮貌行為，也是對收信人的一種禮節，體現寫信人對收信人的關心。問候語最常見的是“您好!”“近好!”依時令節氣不同，也常有所變化，如“新年好!”“春節愉快!”問候語寫在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問候語之後，常有幾句啟始語。如“久未見面，別來無恙。”“近來一切可好?”“久未通信，甚念!”之類。問候語要注意簡潔、得體。
接下來便是正文的主要部分——主體文，即寫信人要説的話。它可以是稟啟、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請託、慰唁，也可以是敍情説理、辯駁論證等。這一部分，動筆之前，就應該成竹在胸，明白寫信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當，最好是一件事一段落，不要混為一談。
3.結尾
正文寫完後，都要寫上表示敬意、祝願或勉勵的話，作為書信的結尾。習慣上，它被稱做祝頌語或致敬語，這是對收信人的一種禮貌。祝願的話可因人、因具體情況選用適當的詞，不要亂用。
結尾的習慣寫法有兩種：
(1)在正文寫完之後，緊接着寫“此致”，轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”。
(2)不寫“此致”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之後。也可以在正文結尾下另起一行寫“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在書信最後一行，署上寫信人的姓名。署名應寫在正文結尾後的右方空半行的地方。如果是寫給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，後邊寫名字，不必寫姓。如果是寫給組織的信，一定要把姓與名全部寫上。而在署名之後，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期一項，用以註明寫完信的時間，寫在署名之後或下邊。有時寫信人還加上自己的所在的地點，尤其是在旅途中寫的信，更應如此。
(書信的格式一)
親愛的老師：
您好!
內容……
……
……
……
祝
身體健康!
您的學生：xxx
x年x月x日
(書信的格式二)
親愛的老師：
您好!
內容……
……
……
……
此致
敬禮
您的學生：xxx
x年x月x日
小溪姐姐：
你好!
現在已經到了冬季，咱們的家鄉又變成了銀色的世界。加拿大那裏的氣候怎麼樣?也很冷嗎?聽媽媽説，你下個月就要回國了，到時請你一定到我家來，好嗎?
我還在繪畫班學習呢。前幾天，我的一幅畫在“中美少年兒童環境美術書法攝影比賽”中得了一塊銀牌，為學校爭了光。頒獎會上，校長親手把銀牌掛在我的脖子上，別提我多高興了。
以上説的是我的成績。我還有些不足之處，比如説英語，我的口語總是不好。如果你下個月能回來，好好教教我那該多好啊!好了，就談到這吧。盼你早點回來。
祝你：
身體健康!
你的表弟：張釗
9月29日
一、常用書信套語
提稱語，用在對方稱呼後面，表示尊敬——
父母：膝下、膝前、尊前、道鑑
長輩：幾前、尊前、尊鑑、賜鑑、道鑑
師長：函文、壇席、講座、尊鑑、道席、撰席
平輩：足下、閣下、台鑒、大鑒、惠鑑
同學：硯右、文幾、台鑒
晚輩：如晤、如面、如握、青覽
女性：慧鑑、粧鑑、芳鑑、淑覽
二、祝願語
父母：恭請福安 叩請金安
長輩：恭請崇安 敬請福祉 敬頌頤安
師長：敬請教安 敬請教祺 敬頌海安
平輩：順祝
三、常用的提稱語
提稱語是提高稱謂的語詞，用以表達盼望受信人閲覽這封書信之意。
膝下 對祖父母、父母親用。
尊鑑 對祖父母、父母親輩的長輩用。〈鑑，是看信的意思。〉
道鑑 對師長用。
賜鑑 對普通長輩用。
大鑒 對平輩用。
惠鑑 對平輩用。
鑑 對晚輩用。
對長輩：叩稟 敬叩 拜上
對平輩：謹啟 鞠啟 手書
對晚輩：字示 白諭
書信上的稱呼
四、書信一開頭，便是稱呼;信的末尾，再具名的上面，也要稱呼;信的中間，提到別人時，又要稱呼。稱呼弄不清，容易鬧成笑話。
〈一〉家族稱謂表
稱人 自稱 對他人稱 對他人自稱
祖父 母 孫 孫女 令祖父 母 家祖父 母
父 母親 兒 女 令尊 堂 家父 母
伯父 伯母 侄 侄女 令伯 伯母 家伯 伯母
兄 嫂 弟 妹 令兄嫂 家兄嫂
弟 弟婦 兄 姊 令弟 弟婦 舍弟 弟婦
姊 妹 弟妹兄姊 令姊 妹 家姊 妹
吾夫 妻 尊夫 外子
賢妻 夫 尊 嫂夫人 內子 人
吾兒 女 父 母 令郎 媛 小兒 女
賢媳 愚 賢媳令媳 小媳
賢侄 侄女 愚伯 伯母 令侄 侄女 舍侄 侄女
君舅 姑 媳 令舅 姑 家舅 姑
〈二〉親戚稱謂表
稱人 自稱 對他人稱 對他人自稱
外祖父 母 外孫 女 令外祖父 母 家外祖父 母
姑丈 母 內侄 侄女 令姑丈 母 家姑丈 母
舅父 母 甥 甥女 令母舅 舅母 家母舅 舅母
姨丈 母 姨甥 甥女 令姨丈 母 家姨丈 母
岳父 母 子婿 令岳 岳母 家嶽 岳母
姊丈 內弟 姨妹 令姊丈 家姊丈
妹丈 內兄 姨姊 令妹丈 舍妹丈
表兄 嫂 表弟 妹 令表兄 嫂 家表兄 嫂
表弟 弟婦 表兄 姊 令表弟 弟婦 舍表弟 弟婦
內兄 弟 妹 姊婿 令內兄 弟 敝內兄 弟
襟兄 弟 襟弟 兄 令襟兄 弟 敝襟兄 弟
賢甥 甥女 愚舅 舅母 令甥 甥女 舍甥 甥女
賢婿 愚嶽 岳母 令婿 小婿
五、書信開頭語
惠書敬悉，情意拳拳。 接獲手書，快慰莫名。昨得手書，反覆讀之。
諭書敬讀，不勝欣慰。 拳拳盛意，感莫能言。頃接手示，甚欣甚慰。
久不通函，至以為念。 前上一函，諒已入鑑。喜接來函，欣慰無量。
頃奉惠函，謹悉一切。 頃接手示，如見故人。得書甚慰，千里面目。
得書之喜，曠若復面。 數奉手書，熱摯之情，溢於言表。
頃奉手教，敬悉康和，至為欣慰。 久未聞消息，唯願一切康適。
手書已接多日，今茲略閒，率寫數語。
欽佩語
奉讀大示，嚮往尤深。 喜接教誨，真解蒙矣。大示拜讀，心折殊深。
謹蒙悔語，用祛塵惑。 大作拜讀，敬佩之至。頃讀惠書，如聞金石良言。
久欽鴻才，時懷渴想。 德宏才羨，屢屢懷慕。蒙惠書並賜大著，拜服之至。
思念語
分手多日，別來無恙? 歲月不居，時節如流。別後月餘，殊深馳系。
一別累月，思何可支? 海天在望，不盡依依。別後縈思，愁腸日轉。
離別情懷，今猶耿耿。 別來良久，甚以為懷。近況如何，念念。
前上一函，諒達雅鑑，迄今未見覆音，念與時積。
問候語
春寒料峭，善自珍重。 陽春三月，燕語雕樑，想必心曠神怡!
當此春風送暖之際，料想身心均健。 春日融融，可曾乘興駕逰?
春光明媚，想必閤家安康。 時欲入夏，願自珍重。
赤日炎炎，萬請珍重。 漸入嚴寒，伏福躬無恙。
入秋頓涼，幸自攝衞。 汗暑無常，伏維珍重自愛。
自術語
敝寓均安，可釋遠念。 闔寓無恙，請釋懸念。賤體初安，承問極感。
賤軀如常，眷屬安健，聊可告慰。 微恙已愈，頑健如往日，免念。
祝賀語
欣聞......，謹寄數語，聊表祝賀。 謹以至誠，恭賀你們......
喜聞...... ，由衷快慰，匆致此函，誠表賀意。
致歉語
惠書敬悉，甚感盛意，遲復為歉。 音問久疏，抱歉良深。久未通函，甚歉。
六、結束語
結尾問候語，是問候受信人安好。
草率書此，祈恕不恭。 匆此先復，餘後再稟。特此致候，不勝依依。
臨書倉卒，不盡欲言。 謹申數字，用展寸誠。書不盡意，餘言後續。
諸不具陳。謹申微意。 請長紙短，不盡依依。言不盡思，再祈珍重。
日來事忙，恕不多談。 專此奉復闢。 手此奉復。 敬候回諭。
對長輩用：
敬請 福安。/恭請 崇安。/敬請 教安。
對平輩用：
敬請 大安。/敬請 枱安。/順頌 時綏。
對晚輩用：
順頌近佳。
對居喪的人用：
〈對長輩用〉恭請 禮安。
〈對平輩用〉敬請 禮安。
對生病的人用：
敬請 痊安。
蒙田範文網