公司總部辦公電腦配置及管理實施細則

公司總部電腦配置實施辦法細則

1         總則1.1       目的

為規範公司辦公電腦（以下簡稱電腦）及信息設備管理[1] ，提高工作效率，充分利用各方資源，在便於員工工作，滿足工作需要的前提下控制辦公費用、節約成本、保證電腦及信息設備的安全性，特制定本實施細則。

1.2       適用範圍

本實施細則適用於公司總部。司屬各公司、項目部及後續增設的各級管理機構經批准同意後方可實施本細則。

1.3       術語定義

1.3.1     本實施細則所稱的辦公電腦主要是指：日常辦公用電腦、鍵盤、鼠標、移動存儲設備等。

1.3.2     信本實施細則所稱的信息設備是指產權歸屬公司的公共使用的信息設備，如產權歸屬公司的機房及會議室等場所的專用電腦、圖形工作站、服務器、路由器、交換機、網絡行為管理設備、視頻會議設備。

1.3.3     信息設備管理是指對信息設備以及相應的各類應用軟件配置及使用的管理。

1.4       管理原則

1.4.1     堅持“厲行節約、反對浪費、能用則用、能用盡用”的原則，嚴格控制電腦更換速度及庫存數量。

1.4.2     員工領用和購置電腦後，遵循“誰使用、誰保管、誰負責”的原則，需嚴格服從集團公司有關信息化管理制度要求，包括但不限於電腦軟件、敏感詞彙、網絡使用等規定，確保電腦及信息的安全；因違規操作或違反保密規定導致辦公電腦損壞、遺失、信息外泄或造成公司損失事故的，追究使用人責任。

1.4.3     為更好地區分電腦的使用和保管責任，公司電腦專人專用、定人管理，堅持相對穩定的管理原則。即員工領用電腦後，儘量保持“人機一致”、“機隨人離”，未經批准，不得挪作他用或借給他人使用。

2         職責分工      2.1       員工

根據工作情況，申請或購買符合工作需要的電腦，並負責自己使用的辦公電腦的安全，對電腦負有保管和日常維護的責任。應定期進行系統軟件與硬件的維護，定期查毒，做好數據備份工作。樹立保密意識，定期檢查各項安全保密措施，發現隱患及時報告、及時採取措施，防止公司機密信息泄露。

2.2       部門負責人、分管領導

負責員工電腦購置申請及報廢的審核，確認購置電腦型號、數量、金額及電腦報廢的合理性。

2.3       綜合辦公室

負責電腦及信息設備的購置、報廢的二次審核，評估電腦及信息設備型號、數量及設備報廢的合理性，負責購置後的登記、分發、定期盤點及報廢等工作。

2.4       財務部門

負責電腦及信息設備購置的報銷審核等。

2.5       紀檢監察部

負責電腦及信息設備購置使用合理合規性監督。

3         總部員工電腦配置方案

3.1       適用對象

公司部門副職及以上員工。

3.2       審批流程

3.2.1     員工根據自身崗位工作需求，選擇滿足工作要求的筆記本電腦，申購方式為填寫《申購審批表》（詳見附件1，內含管理協議）；如申購限額高於5000元，則需另外再填寫《固定資產購置表》（詳見附件2）。

3.2.2     員工將填寫好的上述表格交部門經理審核，綜合辦公室核實，總經理審批後，由綜合辦統一進行購買、登記領用、報銷事宜。如申購電腦限額高於5000元，報銷時需再附上《固定資產驗收單》（詳見附件3）

3.3       適用對象

          公司部門副職以下員工。

3.4       審批流程

3.4.1     公司綜合辦公室根據員工自身崗位工作需求調配庫存電腦以供員工使用；如無法調配或確有筆記本使用需求的可申請新購筆記本電腦，方法及申購流程見“3.2 審批流程”

4         權利與義務

4.1       實施本細則後，電腦使用人即為第一保管人。電腦需服務三年或以上，員工應保證自購電腦保持良好使用狀態，滿足正常辦公和工作需要。電腦服務期滿，經公司財務部門對資產進行財務處理後，電腦所有權歸員工所有。

4.2       若電腦在服務期內需要升級、維修，或者遭遇損毀、丟失的，由保管人承擔全部責任。

4.3       若保管人在電腦服務期三年（36個自然月）內，由公司或個人提出終止勞動關係的，需將可正常使用的電腦（包括不得卸載的隨機附贈操作系統、office等正版辦公軟件）退回公司綜合辦公室；辦公室檢驗無異狀後方可重新分配。

4.4       離職前，離職人員所在部門的部門經理需監督離職員工刪除其電腦上所有有關公司的辦公資料，尤其是核心商業機密。

5         報銷限額

5.1       設計、成本、採購、投資、發展部的電腦配置標準為限額8000元整。

5.2       除上述五個部門外，其他部門的電腦配置標準為限額5000元以下。 

5.3       上述報銷限額原則不可調增，如有特殊原因，經董事長審批後最高上調至不超過10000元整。

6         使用要求

6.1       禁止安裝和運行與公司工作內容無關的軟件，禁止瀏覽與公司工作無關的網頁、資料等，已正常運轉的軟件不得隨意修改程序或相關參數。

6.2       嚴禁未經檢查的軟件或數據文件上機操作或上網下載來源不明的軟件，避免病毒感染。

6.3       若服務期內，保管人發生公司總部內職務、崗位變動的，筆記本電腦隨保管人流動，無需回收或重新配置；發生公司總部外變動的，電腦退回綜合辦公室。

7         舊電腦處置方案

7.1       原則上公司只為每名員工配置一台電腦。部門副職以上人員以配置筆 記本電腦為主；如已獲公司配置台式及筆記本電腦，則需將台式電腦退回綜合辦公室進行再分配。

7.2       個人已獲配置筆記本電腦且使用未滿一年的按本細則進行管理；使用未滿三年的，繼續使用至期滿為止；使用已滿三年的，可申請新購筆記本電腦，原筆記本電腦退回綜合辦公室。[2] 

7.3       筆記本電腦在實際工作中存在不便的，可繼續維持現電腦配置狀態，即公司配置的電腦由公司負責維修維護。但出差、外勤會議等筆記本電腦需求由員工自行解決。

8         附則

8.1       本細則由公司綜合辦公室負責修訂和解釋。

8.2       本細則自印發之日起施行。

公司綜合辦公室

二〇二〇年  月  日