採購及報銷流程規定

上海xxx有限公司

採購及報銷流程規定

                               生效時間：

一、目的 
為了加強公司採購及報銷業務工作的管理，做到有章可循，預防採購及報銷過程中的各種弊端，降低採購成本，提高採購及報銷業務的質量和效率，特制定本規定。

二、範圍 
本規定適用於公司所有物品（固定資產、勞保用品、辦公用品、節日慰問品等）或勞務（技術、服務等）的採購。 
三、職責 
 3.1各部門對辦公用品或勞務需求應根據需求物品或勞務的性質和權屬，定期由部門提交《採購申請單》（附件一）於行政部，行政部每月定期彙總各部門的申購內容，提交一份《x年x月採購需求申請總表》（附件二）由公司決策層進行批覆；對於已批准的申購內容，財務部根據申購需求撥款或提供採購金額預算，行政部進行協調及完成採購。

3.1.1行政部在處理採購內容時應以資源最優化和成本合理化為原則，通過合適的渠道完成採購任務，如遇特殊情況或任務，需其他部門或人員參與採購，可於《x年x月採購需求申請總表》（附件二）內標註。

3.1.2各部門負責人應遵從勤儉節約的原則，妥善處理部門內提交的採購需求，對公司財產的使用和保存做好監督工作；各位員工有義務妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍與浪費。董事長有權對生產經營採購、固定資產購置、維修等計劃做最終批覆和調整。  
3.2採購經辦人在採購過程中需負責發票的收集和辦理結算，並對發票的真實性進行嚴格把關；所有票據齊全後於公司規定期限內向財務部提交審核和報銷。 

3.3行政部負責按照本制度第二條所涉及的內容對所有公司財產及物品做好登記備案，以及協調完成對各類固定資產的日常維護和定期檢修。

四、採購作業操作流程
4.1物資採購的申請與審批 
 4.1.1各部門根據工作計劃、實際需要以及庫存情況於每月20日前上報次月的採購計劃，填寫《採購申請單》（附件一），由部門負責人簽字後交由行政部彙總。 
 4.1.2經行政部初審後，由行政部填寫《x年x月採購需求申請總表》（附件二），將月度採購計劃提交公司決策層核准後執行。 

4.1.3未列入當月採購計劃或超出計劃的臨時採購申請需先向行政部確認庫存為零，且對實際工作產生即時影響的情況下，可根據實際情況填寫《特殊情況採購申請單》（附件三），由部門負責人簽字並與行政部溝通後，提交公司決策層審批，批覆後告知行政部執行採買。除不可預計的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨時申請。
4.2採購比價 
 4.2.1行政部在採購前須對所需採購物品的渠道進行了解和多方選擇，根據《x年x月採購需求申請總表》（附件二）中註明預算，對預採購物品提供至少2家或以上的供應商報價和聯繫方式，如有需要可聯繫供應商進行實地考察。 
 4.2.2所有采購及報銷業務應經財務部物價審查後方可報公司決策層籤批，後方可進行採購和報銷。  
4.3採購實施及物資驗收 
 4.3.1公司的採購及報銷業務統一由行政部負責辦理，其他部門或人員不得在未經批准的情況下自行採購。 
 4.3.2採購物資運到本公司時，先由行政部對照核對採購計劃，經確認無誤後進行質量檢驗，檢驗合格的物資由行政部登記入庫，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。 

4.4 物資分配
 4.4.1採購物資分配以收到當月各部門申請的先後順序，並根據實際採購物資數量進行合理分配。由各部門申請人簽字領取。領取記錄由行政部門負責留存備查。

4.4.2對庫存物資應及時更新清點，不出現重複購買或因分配不均而導致的重複支出。

4.4.3對分配的固定資產需由部門負責人簽字驗收，行政部門應及時完成公司固定資產的登記備案。

五、報銷

5.1採購發票按規定能夠取得增值税發票的，必須索取增值税發票；不能取得的，應向供應商索取普通發票。行政部應避免向不能提供發票的供應商進行採購，如遇特殊情況，應向供應商索要收據並附帶有供應商名稱的付款憑證截圖。 
5.2在報銷時需由行政部提交《x年x月採購入庫單》（附件四），連同有關憑證報經財務部審核，並經公司決策層批准後，出納人員方可予以報銷。 
5.3財務部在對採購物品報銷時，應當認真審核採購清單及相關票據，對賬目結算不清、不符合本制度規定以及不符合税務制度規定的報銷憑證財務部不得辦理相關報銷手續。 

六、責任 
6.1不按規定程序及未經審批採購的，由行政部或請購部門人員自行負責處理；已經與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發生的損失由相關人員承擔全部責任及賠償。 
6.2經審批的採購計劃和申請，行政部應在採購期限內採購到位，因非人為原因未能採購到位的部分應及時與需求部門溝通解決方案。

6.3經查實為未經比價導致採購價格明顯高於正常採購渠道價格的情況（除有正當理由解釋外），價格高出部分由採購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；經查實後由採購人員承擔相應損失並接受公司處分。 
6.4物品使用部門必須依據實際需要，填寫《採購申請單》（附件一）。因填寫不規範，導致無法確認請購物資必要信息的，行政部有權拒絕採購。採購計劃及申請必須由請購部門指定專人提交行政部審批。對貪圖省事、亂報採購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照採購物品實際價值的兩倍標準對有關責任人處以罰款。 
6.5財務部必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向公司決策層彙報採購有關事實，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。 
6.6行政部必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購合同規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告公司決策層進行處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。 
6.7行政部對驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向公司決策層報告，同時妥善保管該批採購物品等待處理。對庫存管理工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計劃採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。 

七、本規定自生效之日起執行，原制度（“辦公用品採購及發放管理制度”）即行廢止。

八、本規定經公司股東會議通過並經董事長籤批之日起生效。