英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結尾用語及署名。
電子郵件最重要的部分是主題,假設我們都是很忙的人,在打開郵箱閲讀郵件時,第一眼看到的就是郵件的主題。所以,主題應當做到言簡意賅並突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過35個字母,將位於句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如:SomequestionsaboutC++。在比較正式的格式中,需要把每個單詞的首字母大寫(介詞、冠詞除外)。
稱謂如果是第一次給對方寫信,那麼稱謂最好用“Dear+全名”,這樣會讓人感覺比較正式。如果對方以非正式口吻來信,我們也可以類似非正式地回覆。比如:“Hello/HiLillian”。在實際通信中可能遇到不知道對方姓名,可以用“Dear+對方頭銜”,如“DearPresident”,或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國人習慣在稱呼後加“,”,美國人習慣在稱謂後加“:”,有時也可以不加任何標點,是具體情況而定。
在書寫正文時,把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內容較長時寫在第一段。為了讓收件人閲讀郵件比較舒服,我們需要注意郵件正文結構的美感,郵件段落最好控制在兩三段之內。如果一封電子郵件涉及多個信息點,我們可以採用分條目的方法,如符號、小標題、編號來使得郵件想要表達的內容層次清晰。郵件內容應注意單詞的拼寫、大小寫、標點、語法等。所謂以小見大。
結尾語在正文之後添加。注意一般結尾語中只有第一個單詞首字母大寫而剩餘單詞都小寫,此處與稱呼不同。
一般電子郵件:
Sincerely,
Sincerelyyours,
私人電子郵件:
Regards,
Bestwishes,
Bestregards,
Withbestwishes,
Wishbestregards,
Yours,
Cheers,
Asever,
Withlove,
Affectionately,
。.。.。.
在正文最後需要署名,可以寫全名,也可以只寫名字。需要辨明性別時可以在姓名後面註明(Mr./Ms.)。對於咱們中國人,為了區分姓和名,可以把我們的姓的字母全部大寫,例如XIONGLillian.如果寫信人代表的是一個組織或部門,應在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。
郵件中常用詞彙:
附件attachmentIamattachingthereport.我把報告放在了附件中
轉發forwardedI'veforwardedyoure-mailtoAlice.我已經將你的郵件轉發給Alice
保持聯繫stay/keepintouch
對方告知決定。Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.
寫信給別人時一般常用Howareyoubeenrecently?
回覆別人郵件時一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.
日常生活中經常會使用到表達謝意的郵件,在國外,參加完朋友邀請去的一次party,或者接受了別人饋贈的禮物等情況下都需要寫一封thanksletter。而此類郵件也非常好寫,只要能夠表達自己對收件人的真摯的感激之情即可。
DearAlice,
ldliketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.
Bestregards,
Lilian