公文寫作知識和技巧講義

公文寫作知識和技巧講義

教學目的：

瞭解和掌握公文（通知、函、請示、報告、計劃、總結等）的種類、格式和物業管理中常見公文的寫作要求和技巧（公文寫作的規範，如何寫好公文）。 教學重點：

物業管理中常見公文的格式和寫作的技巧。 教學手段：

PPT演示和案例講解相結合。 教學時間： 兩課時

教學步驟： 導入

今天僅就公文的基礎知識以及我們物業管理中常見的幾種公文的寫作技巧和大家進行探討，希望能一起進步。今天課程分兩課時，包括兩個章節，一是公文的基礎知識（含義、種類、要素特點以及格式）和二是物業管理中常見公文的寫作要求、技巧。 具體步驟講解第一章（第一課時）

公文的基礎知識

一、公文的含義：

1、要説公文先説應用文（公文是什麼）。

“應用文”指個人與個人、個人與單位、單位與單位(即:私與私、私與公、公與公)之間,為彼此交往或辦公處事的目的而撰制的,具有某種規範結構和法定格式的文字材料。

它可以分為公用的和私用的兩大類:公用的應用文即人們通常所説的“公文”,私用的應用文可以稱為“私文”。 公文是應用文的一類。 2、公文的含義：

從性質上講，公文是用來頒佈法律、傳達政策法令、請示公務、報告情況、聯繫工作、商洽事務以及記載政務活動的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：

發文方（誰，體現在標題和署名上）、受文方（給誰，體現在稱謂上）、內容（做什麼）。

二、公文的種類和分類？（那些是公文）： 1、公文種類（文種）：共有16種，命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要、條例、規定（只是一種説法，只是應用公文）。

其實還包括常用文書，計劃、總結、調查報告、述職報告、開幕詞、閉幕詞、簡報等。

2、公文的分類：

按其行文方向，分為上行文（報告、請示等）、下行文（命令、決定、指示、批覆、公報、條例、規定、通報等）、平行文（函等）。

上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級

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機關向所屬下級機關的行文，如命令、決定、指示、批覆、公報、條例、規定、通報、公告、通知、通告、公文紀要等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、通告、公文紀要有時也可作為平行文。 特別提示：弄清楚行文關係，才能選對文種，把握好措辭。 公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、祕密公文、普通公文。 三、公文的格式（結構）： 1、應用公文的格式

文頭：文件頭的簡稱，在公文首頁的上頭，約佔首頁的三分之一，包括： ①發文機關的名字；

②發文號，在文件頭下邊正中處； ③發文號下邊用一根紅線與正文分開；

④如系密件或急件，密、急級可標在文件頭的左角或右角（可無）； ⑤份數號及簽發人（可無）。 正文：

①標題。標題通常由發文機關、公文的事由和公文文種三部門分組成。標題應力求明確、簡要、醒目。

②主送機關。指主要發送的機關，一件文件特別是“請示”，一般只寫一個主送機關。

③公文內容。這是文件的主體，要求文字準確、簡練、邏輯清楚、標點正確。一般一文一事，以便研究和處理。

附件：附件是附在公文正件之後的文件，是公文的重要組成部分。附件應在正文末尾另起一行空兩格註明，附件的標題要具體明確，不得隨意簡化，末尾一般不用加註標點符號。附件文件放在正文末頁之後。

④屬印及成文時間（公文生效的時間，需用方塊漢字）。 文尾：

①附註（可無）。指對公文的發放範圍以及使用時應注意的事項的説明。

②主題詞。主題詞必須準確，一般由三至五個詞或詞組構成。不能把標題與主題詞混淆，主題詞不一定表達一個相對完整的意思。 ③抄報抄送機關。

④印發機關（文件的印發主管部門）、印發時間。印發機關不是指公文的發文機關，而是指文件的印刷主管部門，通常是指機關的辦公室和文祕部門。印發日期以公文付印的時間為準，它與公文的生效日期是不同的，用阿拉伯數字書寫。印發機關和日期只能佔一行 ⑤印發份數。

2、常用文書的格式

標題（單位﹢時間﹢事由﹢文種） 稱謂

正文（前言﹢文中﹢結尾/結束語） 落款（署名﹢時間）

講解第二章（第二課時）

如何寫好常見公文

物業管理中常見公文：（物業）通知、（工作）計劃、（工作）總結、述職報告。

一、掌握“格式要求”及“行文規範”，這是寫好公文的第一步。 通知 例文：

住户供水系統停水通知

尊敬的各位業主：

由於進行供水系統維修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期間內，會出現短暫停水供水或不正常水壓情況。

請各位住户預先儲備適量用水以供使用。

若住户有任何疑問，請立即致電60010069與管理處聯絡。 維修工作中給您帶來不便，請諒解，謝謝合作﹗

××物業管理有限公司

××管理處 2008年8月11日

1、格式：標題﹢稱謂﹢正文﹢落款。

2、瞭解通知的本意和用途（因為某種原因通曉對象某件事情，有時要求對方做出配合），敍述要清楚、完整（原因、事情）、簡潔，注意措辭。

計劃 例文：

1、格式：標題﹢正文（前言、目標或目的、步驟、措施）﹢落款。

2、瞭解工作計劃的本意和用途（對下一步工作的事先安排，以指導工作順利完成），下一步工作的目標、開展工作的步驟以及保障措施一定寫清楚。

總結 例文：

1、格式：標題﹢正文（前言、經驗、教訓、展望）﹢落款。

2、瞭解工作總結的本意和用途（回顧歸納以前的工作，找出有規律性的認識-經驗、教訓，以指導今後工作），要寫清楚工作中的經驗和教訓。

述職報告 例文：

1、格式：標題﹢正文（第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職範圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。第三部分是今後的設想和決心。）﹢落款。

2、瞭解述職報告的本意和用途（評價自己一定期間的工作），要突出個人的工作能力和管理水平，是如何盡職的。 二、“照葫蘆畫瓢”，善於借鑑，（）。 三、平時積累，多寫多練。（基本功較差的，還要多看，廣泛閲讀）。

2008年8月13日