常用公文寫作技巧

常用公文寫作技巧

省政府辦公廳祕書一處 張茂葉

一、請示的寫作要求

(一)概念與分類

請示“適用於向上級機關請求指示、批准的事項”。

請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據和出發點,是能否得到滿意批覆的關鍵,一定要充分説明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什麼就寫什麼,要明確、具體。③結語。一般用“妥否,請批示”等語。

(二)寫作要求

1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有説服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當,一般不用請馬上、請立即等詞語。

2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質、不同類別的問題,如在一個請示件中羅列了很多不相關的請示內容,請示的事項無法分清主次緩急,上級機關無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個請示擱置下來,影響請示事項的及時批覆。

3、切忌多頭主送。請示要根據機關隸屬關係向上級主管機關或主管部門行文,一般只報一個主送機關。如多頭主送,容易造成責任不明,互相推誘,或領導機關的批覆不一致。如縣(市)婦聯向省婦聯寫請示,同時也讓設區市婦聯知悉,則可用抄報的形式。請示不能送領導個人,不抄送下級機關。

4、請示和報告的內容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種,請示適用於向上級機關請求指示、批准;報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問。

(三)請示與報告的區別

請示與報告的相同之處在於它們都是上行文。其區別是:

(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批覆;報告

則是下情上達,上級領導機關只作為閲知件,不作答覆。

(2)行文時間不同。請示必須事前行文,不允許先斬後奏;報

告可根據實際情況隨時行文。

(3)行文內容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是彙報事項。請示中可以有報告事項,但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經常發生。有的該用請示用了報告,有的報告中夾帶請示事項,有的請示件標題用“關於xxx的請示報告”,這都是極不規範的。

二、報告的寫作要求

(一)概念與分類

報告“適用於向上級機關彙報工作,反映情況,答覆上級機關

的詢問。”

報告一般分為三部分:一是報告的原由,即為什麼寫報告;二是報告的事項,用

“現將??報告如下：”之類的轉接語引出報告的事實和問題,這部分要突出重點,做到點面結合;三是結束語,可根據報告內容的不同寫明"特此報告"、"專此報告"等。

報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答覆報告和建議報告。

(1)綜合報告。是下級機關為了使上級機關全面瞭解下級機關各方面情況,便於上級機關掌握全局,指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:彙報的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結結合起來。綜合報告的正文,一般包括報告起因和報告內容兩部分。報告起因即説明為什麼要寫報告,報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話,報告起因與報告內容之間的承上啟下用語,往往用“現將??情況報告如下”。報告內容,是報告正文的主體,一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據、過程、措施以及結果、成效與存在的問題,今後的打算與安排。報告正文的結尾用語一般用“特此報告”表述。

(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級着重彙報某項工作和某個問題,以使上級瞭解情況,做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是,報告的內容專一。專題報告可分為:反映某項工作

及其存在問題,並提出解決問題意見的專題報告;為總結某項工作而形成的經驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤,需要向上級機關檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調查,在分析研究基礎上形成的調查,專題報告。

各種專題報告的格式大體一致。正文內容,由於專題報告種類不同,在寫法上有所差異。一般説來,專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敍述新情況產生的緣由、情況和問題等作為“依據”,然後用“為了??”等句式點名主題,再用“現??如下”句作為過渡語,轉入分旨部分,提出解決問題的具體措施。

(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的範圍

比較明確,寫法也較簡單,一般只對報送的文件、物件作簡要説明。

(4)答覆報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報,正文開頭一般先引用上級來文(或領導批示要求、函電)作為“依據”,然後用“現將??報告如下。”一句點明“意圖主旨”兼作過渡語,轉入分旨部分的詳細敍述。答覆報告結尾處常用“以上報告如有不妥,請指示”做結語。

(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉的一種祈使性上行文,一旦被批轉後,便可作為下行文下發。正文開頭應先逐一説明本建議的“事實依據”、“理論依據”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然後用“具體建議如下”一句過渡語轉入用“一、二、三”序號列項,或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結束語常用“以上報告(建議)如無不妥,請批轉各地各部門執行”。

(二)寫作要求

1、重點突出,中心明確,詳略得當,即使是綜合報告,也要重點突出幾個問題,對其他問題簡略帶過。

2、要有分析,不能只羅列現象,要着力揭示問題的實質,分析

發展趨勢。

3、要注意反映新情況、新問題即報告的內容要有新意,要注

意時效性。

4、內容要真實可靠,實事求是,要一分為二,報喜也要報憂,講成績也要找出差距和不足。

5、注意一文一事,不要夾帶請示事項,簡明扼要,文字精煉。

三、通知的寫作要求

通知“適用於批轉下級機關的公文,轉發上級機關和不相隸屬機關的公文傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。”

通知按內容性質和寫作方法不同可分為:①用於頒佈行政法規的公佈性通知,②用於批轉下級機關來文的批轉性通知,③用於轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關來文的轉發性通知,④用於對下級機關發佈指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知,⑥會議通知。其內容構成一般由“原由”和“具體事項”組成。“原由”要講清目的；“具體事項”的內容要直截了當明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項即可。

通知的適用範圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制,無論機關、學校、企業、部隊、羣眾團體都可以使用。同時,它行文簡便、寫法靈活、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據需要制發通知。

四、總結的寫作要求

總結是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認識的高度概括經驗教訓,並從中歸納出某些規律性的東西,以明確努力方向,促進和指導今後工作的一種公文。

(一)分類和作用

1、總結的分類。依據不同的劃分標準,總結可以分為若干類。

(1)按內容可分為綜合性總結(全面總結)和專題性總結(經驗總結)。

(2)按性質可分為工作總結、教學總結、學習總結等。

(3)按時間可分為月份總結、季度總結、年度總結等。

2、總結的作用。總結是工作中常用的一種公文,其作用具體

如下:

1、總結是推動工作前進的重要環節。任何一項工作,不論是個人或羣體去進行,都需要多次反覆操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐,都有成績與失誤、經驗與教訓。及時總結,就會及時取得經驗教訓,提高認識和工作技能。不斷總結,那麼人們對客觀事物的認識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進行的事業通過總結才會不斷髮展、前進。

2、總結是尋找工作規律的重要手段。任何一種事物,都存在着內在聯繫、外部制約,都有它自身的發展、運動規律。遵循這些規律辦事就能順利達到預期的目的,否則就會受到違背規律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發現客觀規律,就需要總結。

3、總結是培養、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執行某項任務的能力。具體表現有兩個方面:一是專業知識水平,二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。運用所學到的知識,處理實際工作中的問題,並不斷總結經驗的過程,就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結是提高工作能力的重要手段。

4、總結是團結羣眾,爭取領導支持的好渠道。一項工作任務完成之後,必須進行總結。總結能全面深入地回顧、檢查,對成績與不足、成功與失敗、經驗與教訓,實事求是地做出正確評價,使大家認識統一。這樣的總結羣眾心服口服,把羣眾最大限度地團結起來。同時,通過總結把成績、經驗、問題和今後的努力方向等向領導彙報,能引起領導重視,爭取領導的更大的支持和指導。

(二)格式與內容

總結包括標題、導語、正文和落款四部分。

1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題,由“機關名稱+時間+事由+文種”構成,例如(xx市婦聯2007年度巾帽英雄創建工作總結);或由“時間十事由+文種”構成,例如(2007年度春蕾行動計劃情況工作總結);由“事由十文種”構成等。另一種是新聞式標題,這種標題側重在經驗總結上,由引題、正題和副題構成,它要求切實有力地反映出總結的內容和特點。

2、導語。導語是總結的開頭部分。一般是概述基本情況,包括交代總結所涉及的時間、地點、機關和背景;概述基本經驗、點明中心思想、引用數據、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心,簡潔精練,有吸引力。

3、正文。正文是總結的主要內容,這一部分一般要寫明以下幾個問題:

(1)工作情況。即進行了哪些工作採取了哪些措施、方法和步驟,有哪些效果,取得了什麼成績。

(2)經驗和體會。即工作中哪些做法是成功的,取得成績的主客觀因素是什麼。這部分是總結的重點,在全文中占主導地位,寫時要注意主次和詳略,注意把感性認識上升到理性認識的高度。

(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題,給工作帶來哪些損失和影響。這部分着重分析問題、教訓的存在以及產生的主客觀原因。如果是着重反映問題的總結,則應把問題和教訓當作重點來寫。

(4)今後的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實有效的改進措施,提出一些新的奮鬥目標,以表示決心,展望前景,鼓舞鬥志。

4、落款。總結的落款包括署名和日期。機關總結的署名,一般不放在落款處,而寫在標題中或標題下。有的總結隨文發送,所以總結上不署名。個人總結署名,一般寫於正文後的右下方。

(三)寫作要求

1、提高認識,端正態度。要認識總結的重要性,要堅持以黨的路線、方針、政策為指導,認真做好總結工作。

2、找出規律,揭示本質。總結的目的,是面向未來,避免今後工作的盲目性。為此就必須總結出規律性的東西,這樣的總結才具有指導今後工作的實際意義。

3、主次分明,重點突出。進行總結時,對主要工作或有體會的工作要有所側重,不能平鋪直敍、面面俱到、不分主次、羅列現象、堆砌材料、玩文字遊戲。

4、有理有據,實事求是。總結要求內容真實。事實準,不走樣;數字準,不籠統;論斷準,無漏洞;文風正,不浮誇。不能憑想當

然進行總結;不能以偏概全,誇大其辭;不能先入為主,主觀臆斷;不能張冠李戴,拼湊編造;也不能隨意拔高,借題發揮。

5、寫出特色,寫出新意。要總結新經驗,突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點材料缺少新意的總結。

6、條理分明,結構嚴謹。綜合性總結,內容多,篇幅長。因此,安排結構一定要嚴謹,層次一定要分明,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準確,修辭方法運用恰當。

五、調查報告的寫作要求

調查報告是對某一問題或某一事件調查研究後,將所得的材料和結論加以整理而寫成的書面報告形式的公文。

調查研究是調查報告的寫作基礎,調查報告則是調查結果的書面形式。調查報告的使用範圍很廣,凡制定方針政策,解決實際

問題,弄清事情真相,扶植新生事物,推廣典型經驗,都離不開調查報告。

(一)分類和作用

1、調查報告的種類。常見的調查報告主要有以下四種:新生事物的調查報告,典型經驗的調查報告,社會問題的調查報告,抨擊時弊的調查報告。

2、調查報告的作用

(1)為上級機關全面瞭解情況提供真實材料。調查報告不是

一般的瞭解情況,而是經過周密系統的調查之後,對客觀事物深刻感受獲得的真實情況。

(2)為制定出切實可行的科學政策提供依據。調查報告不是對真實情況不加選擇的反映,而是對調查來的情況進行科學地分析,從中找出它們之間內在的合乎規律的聯繫,從而達到對客觀事物的深刻認識。

(3)是介紹先進經驗的手段。在調查報告中,不僅有真實情況的反映和認識而且有包合作者對情況的判斷、評價以及由此得出的相應結論,從而形成比較有實際意義的結果,有利於互通有無、相互學習。

(二)格式與內容

調查報告由標題和正文兩部分構成。

1、標題。調查報告的標題有多種形式:

(1)單行標題。由調查對象、事由和文種構成。例如:《600名女大學生公德狀況的調查研究》。

(2)多行標題。用簡明、醒目的短語概括調查報告的主題(主要內容、基本觀點、主要結論)。例1:《揚長避短、發揮優勢》。例2:《發展深度加工提高產品附加值xx市婦女經濟合作組織小商品出口大有潛力可挖》。

(3)提問式標題。是單行標題的特殊形式,將調查報告的主要內容或調查後的結論概括成一個問題。例如:《XX村婦女是如何

走向富裕的》。

2、正文。正文包括前言、主體和結尾三部分。

(1)前言

①前言的表現形式。前言,即調查報告的開頭,一般有四種寫法:

第一種:對調查的時間、地點、對象、範圍作必要的介紹,點明調查報告的主題。第二種:概述調查報告的主要內容,總領全文。

第三種:用議論開頭,點明所要調查的問題的重要性。第四種:開頭提出一個問題由此引出對所調查對象的介紹。②前言的寫作要求簡明扼要,深刻有力。

(2)主體。主體部分是調查報告的主幹部分,充分表現主題之所在。通常用小標題來顯示主體部分的內容。

①主體一般有四種表現形式。具體如下:

第一種:調查多個對象時,按照調查的順序逐點來寫,既分別總結出它們各自的特點與經驗又從它們各自的特點與經驗中總結出共同的規律來。

第二種:根據調查對象發展過程各階段的闡述,從事物前後情況的對比中體現出調查報告所要闡明的觀點或規律。

第三種:調查某一對象的性質,按照事物的內在特點去寫,從各個側面或不同角度全面反映事物的複雜面貌。

第四種:調查兩個不同的對象,按照它們的指導思想、具體表現、工作結果的不同對比去寫,使讀者在對比中肯定所是,否定所非。

②主體的寫作要求。中心突出,觀點鮮明,條理清楚。

(3)結尾。結尾是調查報告的結束部分。有以下四種形式:①總括全文以加深讀者印象。

②由點到面指出所調查問題實際的普遍意義。

③提出建議給讀者以建議性指導。

④省略結尾。

結尾,無論採取何種形式,都應精練概括,明確肯定。

（三）寫作要求

1、認真調查佔有材料。材料是形成文章主題的基礎,對調查

報告來説,尤為重要。

2、分析材料進行研究。分析研究材料首先是對材料進行鑑別篩選,其次是對材料加以比較,分析整理後找出規律性的實質問題,使材料更加典型,更能表現主題。

3、綜合材料確立主題。一是尋找材料之間的本質聯繫和規律,二是確定構成事物的主要矛盾,三是把結論與其他同類事物比較,從而作出評價。