告知函
告知函的寫法
告知函和答覆函十分接近.它們的主要區別在於答覆函是答覆對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況. 告知函的正文通常包括兩項內容.一是告知原由.説明制發本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敍述告知對方有關事項的具體內容及應注意的問題.
函的結構和寫法
(一)標題
函的標題一般由發文機關、事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1.開頭。寫行文的緣由、背景和依據。
一般來説,去函的開頭或説明根據上級的有關指示精神,或簡要敍述本地區、本單位的實際需要、疑惑和困難。 覆函的開頭引用對方來文的標題及發文字號,有的覆函還簡述來函的主題,這與批覆的寫法基本相同。繼而,有的覆函以“現將有關問題覆函如下”一類文種承啟語引出主體事項,即答覆意見。
例一:
敬啟者:
我方xxxxxx致貴方函諒悉,故在函中曾強調我方xxxxxxxxx重要,務心將貨物於xxxxxx前運達。
貨物雖已運出,但尚未接到貴寄來的任何資料,除取消本訂單外,別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期,這樣做實出無奈,至感遺憾。
發函者
例二:
告知函
敬啟者:
貴方訂購貨物的出口許可證已獲批准。貨物即於八至十天內製伯完成,特此奉告。我方建議,以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。
我方一接到貴方確認書後,信用證就已開出,而貨物即行啟運並將文件寄出,作為向銀行結帳任據。
敬上
發函者