1、理清工作任務，列出待辦清單
你是不是常常感覺工作任務繁重，頭腦一團糟，不知先幹哪件，不知路在何方如果真的如此，你需要停下手頭的活兒，好好理一理工作思路了。此刻，請準備一張白紙和一支筆，你的煩惱立刻迎刃而解。
首先，在白紙上列下你能想到的所有你要完成的工作任務並標註好截止時間；
其次，在每一個工作任務後面寫下你預計完成此任務需要的時間；
最終，把所有工作任務整理成一份待辦清單。
2、運用四象限法則將你的待辦清單分類執行
四象限法則是著名管理學家科維提出的一個時間管理理論，該理論把工作任務按照重要和緊急兩個不一樣的程度進行劃分，基本上可分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。該理論的一個重要觀念就是有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣能夠做到未雨綢繆，防患於未然。
經過四象限法則，將待辦清單裏的任務一一分類，優先處理既重要又緊急的任務，如重大項目的談判；重點處理重要但不緊急的任務，合理地計劃安排時間，按部就班地完成；在緊急但不重要的任務中學會抽身；對既不重要也不緊急的任務直接説“不”。利用四象限法則指導自我的日常工作，才能掌握自我時間的主動權。
3、將大任務分解成具體可執行的小任務
當你接手一項大任務時，常常感覺壓力山大，不知從何做起。其實，只要把大任務分解成為具體的可執行的小任務，壓力就會瞬時減小。根據自我以往的工作經驗，預算完成需要的時間，盡力完成每一個小任務，最終你會發現，不經意間，這些小任務已經帶你走向成功的終點了。
4、擺脱外界干擾，專注工作
開始工作時調整好自我的工作狀態，堅持平和的心境，給自我倒一杯水，退出聊天工具，手機調成靜音，關掉瀏覽器，讓自我置身於一個清心寡慾的環境中，想象整個空間都是你的，沒有人能夠打擾你，而你要做的就是專注完成你的任務。
5、番茄工作法讓你在工作中勞逸結合
在1992年弗朗西斯科·西里洛創立番茄工作法前，番茄還只是番茄而已。番茄工作法是一種十分簡單易行的時間管理方法。操作步驟很簡單：選擇一個待完成的任務，設置25min的番茄時段，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事情，直到番茄鬧鐘響起，然後給自我5min的休息時間，休息時間一過，開始完成下一個番茄。
以這樣的方法開展工作，能夠讓你勞逸結合，所以在吃掉一個“番茄”後，在工位上做一下5min的放鬆運動吧！
6.2分鐘法則完成簡單小任務
雖説工作時需要先做最重要的任務，可是實際情景是如果有任務能夠在2分鐘內完成，那麼不要猶豫，justdoit!當你完成它之後，你能夠在待辦清單裏劃掉它，這樣心裏也會少一些負擔，何樂而不為呢
7、相似任務集中處理
很多任務都有相似性，如果能夠將其巧妙地捆綁在一齊完成，那麼執行起來真的如行雲流水、無比順暢。比如你需要打6通電話，你會選擇有時間打一通還是拿出一些時間全部打完其實，最好的方法是集中時間打完這6通電話，因為打電話也需要措辭準備，當你連着打完2通電話的時候，你的語言和措辭也會更加流暢，這樣之後的4通電話也會簡便愉快地搞定了。
8、不要太執着於完美
對自我嚴格要求固然是好的，可是太過追求完美反而會影響你的工作效率，浪費你的工作時間。完成任務的過程中總會有一些小問題，而如果你過分關注這些小瑕疵，你會身不由己地陷入自責和悔過中，不要一向想“如果……就好了”，因為當你重複這句話時，時間也在不經意間溜走了。所以，適當放下完美主義，你就會離成功更進一步。
忘掉工作，有時需要大腦重啟，這個看似與工作效率相反，但事實上在大量的工作面前，需要把已經做完的工作放下，進入下一項。一旦工作結束立即忘記，投入下一項。開始要有意識地培養自己，等到成熟後即便自己沒有意識到，大腦也能自動保持在“重啟”後的狀態下應對項目。這樣做還有益的地方是可以幫助篩選無用信息，我們總會記住比較重要的事情。
能夠很肯定的説，好習慣能帶來高效率。以下就讓我們分享幾條經典又有用的工作習慣，照着改變，你也能成為一位高效率工作人士。
定製晨間例行規劃
對於許多人來説，如果每一天早晨根據固定的、適合自我的安排來度過，就能比較順利的開始新的一天。如果你在早晨運動過，又吃了一份豐盛的早餐後，效率就會異常高，那麼，請着重將晨間運動與美味早餐列進晨間的例行規劃中，讓這些因素堅持其進取作用。同理，你也能夠相應地定製午後規劃，或者晚間規劃。
定義每日要事
每日要事，顧名思義就是你每一天需要做的事情中最重要的那幾件。每一天花幾分鐘定義好今日最重要的3–5件事情，能幫忙提高你的整體效率——畢竟如果你連重要的事情是什麼都分不清楚，更何談高效專注於重要的事情呢？
拒絕多線程工作
支持多線程工作可謂是如今許多設備的標配，而人們的生活也逐漸受此影響，開始傾向於一心多用。可是科學家告訴我們，人類並不能如機器一般完美勝任「多線程操作」，每次專注於一件事情，更有助於高效地完成工作，並且減少錯誤機率。
簡化信息源，保證高效輸入
不得不説此刻是個信息爆炸的時代，有些人手上放不下報紙，眼裏也不錯過社交媒體的種種訊息，可鋪天蓋地而來的訊息哪裏能都接收完整呢？不斷吸收的同時，也常常不經意輸入了許多無關、無意義的資訊。
那麼，如何讓信息輸入更加高效呢？首先，精簡各類信息源，留下最重要、最有價值的就好。其次，充分利用RSS訂閲工具，如Hootsuite及其他支持離線閲讀的App。
堅持簡潔輸出
寫報告、寫郵件的時候，謹記簡潔之道，比起洋洋灑灑的美文，直擊重點才是最為高效的表達方式。寫郵件時，最好在5句話之內表達清楚自我的意思。
做重要的事
在經典作品《高效能人士的七個習慣》中，作者StevenCovey向人們展示了時間管理的四個象限——緊急又重要的、不緊急但重要的、緊急卻不重要的、以及不緊急也不重要的。而我們最應當花時間的，正是那些不緊急但重要的事情，才能保證重要的事情有足夠的時間來完成，而非匆忙之間草草帶過。
集中處理同質任務
簡言之，就是經過集中在某個時間處理同樣的事情，來避免自我原本的工作流程被打斷。即時查看那些時不時彈出的郵件、信息，不免會打斷自我的工作節奏。集中在規劃好的時間來統一查看，有助於提高效率。
刪減與委派
工作中每一天要做的事情很多，然而有些是不必要的，能夠刪減掉；有些是能夠藉助工具、交由技術完成的；有些則是不需要你本人監督的，能夠移交給其他適合的人完成。
離線工作
聯網工作很方便、但也存在許多幹擾因素。如果你容易查着資料、看個新聞就走神了，那麼還是提議選擇離線工作來保證高效率。
最先做最不想做的
把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面。當不想做的事情統統都完成後，它們也不會在你腦海裏持續浮現干擾你的工作心境了。
請相信，提高效率並不必須需要制定多麼完整、多麼高大上的系統框架，掌握以上這些有用又不耗時的好習慣，你也能夠成為高效能人士。
1、要有目標意識：首先，要有明確的目標意識，任何一項工作都不是漫無目的的，領導安排給你一定是有意圖的。所以在做事情之前一定要想清楚這件事的最終目的，明確這個目標之後，以後所有的工作優先級最高的一定是與這個目標關聯性最強的。比如自己去跑設計院，你去的目標是什麼，不是去玩的，去了就要有收穫有新的項目。
在以後的工作中，沒做一件事情，都要先樹立一個目標，我做這件事要達到什麼目標和結果，這樣才能讓自己的工作變得更有效率。
2、工作之前必須做好計劃：當你想清楚自己的目標之後，就要根據目標去具體的規劃，為了完成這個目標你需要做些什麼，這些事肯定有主次之分，與目標關聯度最大的肯定是優先要做的；到了這一步，你的時間管理意識就要有了，當然，這裏更多的是事件（或者説任務）管理；結合自身情況，我主要是就是從設計院拿圖紙然後獲得項目信息最終做成項目，那麼這一個過程從設計院到項目落地，每個過程都要做個計劃，比如今天去哪個設計院，找哪位設計師，溝通什麼，詢問哪些項目，哪些項目重要分個輕重緩急最後去聯繫項目，把工作計劃做好，實施起來就是按步驟解題，這樣可以更節省時間更有效地做成項目。
3、注重時效性：制定計劃之後，根據計劃中的事件優先級，綜合自己的能力及外部因素的影響等等，要給每件事都設定一個具體的完成時間（甚至可以細化到從哪天什麼時間開始再到什麼時間完成），這樣你的時間安排就比較有序，如果出現任務延期的情況也不用着急，仔細分析延期原因就可以了，其實分析的過程也是自我總結成長的過程。工作最怕的就是拖延和懶惰，要做到今日事今日畢，每天都做好目標和計劃，那麼每天下班之前一定要完成，比如今天要去聯繫哪些人，去哪些項目和設計院必須今天完成，如果沒有完成要分析一下是客觀原因還是自己主觀原因，並做好補救措施。這樣就可以確保工作及時完成。
4、總結很重要：每一件工作，每一件事情完成後都要有總結，人只有在總結中才能成長，分析工作的得與失，總結自己的不足之處後期加以改進，工作效率才能不斷提升。
1、不管你面對的工作怎樣艱鉅，你都保持心平氣和，集中精力，把自己需要完成的事情都記錄下來。
2、把整件工作劃分為幾個獨立完成的部分，每個部分又分成多個容易解決的步驟，使工作變得有條理，方便自己着手進行。
3、每天為自己制定出先完成的工作目標，並且分先後次序，一切按照計劃進行。
4、把較為複雜又艱鉅的工作，放在最先完成，這樣可以幫助你減輕工作的壓力，發揮你的潛能。
5、把你已經完成的步驟寫下來，再看看你還有什麼需要改進的地方。
6、為每一個獨立步驟定下最後完成的期限，不論在什麼情況下，都不要讓自己拖慢工作的進度。
7、不要只顧工作，忘了經常反省一下，要知道如果只是自己一味埋頭苦幹，就很可能連走失了方向都不知道。
8、很多時候，我們的時間都被自己的“優柔寡斷”給浪費掉了，你得想辦法克服這個毛病。
比如説你在考慮一項計劃是否值得投資的時候，就可以從兩個方面來考慮。一是寫下所有好的和壞的可能性。可以加點想象力、邏輯學，甚至不合邏輯的，以防掛一漏萬。將每個可能性進行詳細地分析，要是想來想去它只有一個好處，那它就不值得你再傷腦筋了。二是要計算每一個可能性。翻看一下過去類似的經驗，你有什麼新看法或新念頭？寫下你到底希望藉此計劃得到什麼好處，再研究一下每個計劃能夠達到你需要的何種程度？經過以上的區別，就能選出最優價值的可能性了。這時候就可以讓選擇變成決定，將其他可能性忘掉，從而將你的精力和時間放到這個決定上。
當然，很多時候，一個可能性計劃能否實現，與你對它的信心程度，以及你打算如何去實踐它有很大關係，所以如果你不打算立即行動，那麼無論有多好的計劃也都只能是空中樓閣。
蒙田範文網