一、制定目的
為了更好地配合公司業務戰略，順利開展業務工作，明確業務部員工的崗位職責，充分調動員工的工作積極性，提高工作效率，幫助員工儘快提高自身營銷素質，特制定以下規章制度。
二、適用範圍
客服組、運營組、美工組、銷售部
三、制度細則
包括：
1、考勤與紀律制度
a.公司實行考勤簽到制度
b.業務人員週一至週五上班時間：上午：9.00-下午：6.00
c.指紋打卡是作為公司考勤形式，出勤記載和核算薪資的重要依據，沒有打卡視為沒有出勤。
d.因公事出差沒有打卡簽到者，可第二天補簽到並註明事由
e.公司實行每月工作日出勤，業務員每個禮拜2天公休，平時不得無故遲到與早退。
f.因私事需要請假者應提前書寫請假條給上級領導審批，1-2天交由業務總監審批，3天或以上需由總經理審批並提前3天申請，如遇到特殊情況未能提前申請，應通過電話等其他通訊方式告知上級領導並在事後補寫請假條。
g.業務員需要外出公幹的需要提前一天告知上級領導，出差需要提前三天告知上級領導。
h.上班期間禁止利用網絡下載或瀏覽與工作無關的軟件，遊戲，影音文件和網站。
2、崗位職責（業務部門為主，美工部門配合）
a、落實店鋪的日常操作工作，包含店鋪的日常維護、產品上下架、產品標題制定和優化、產品價格定製、裝修進度的跟進與落實，負責組織安排市場調研和評估，掌握競爭對手價格、質量、促銷、服務等情況，負責店鋪內產品的品類、價格、質量、售後等的管理，及時根據市場的競爭情況調整經營策略，並向上級領導及時提出可行性建議。
b、維護日常銷售數據，分析市場行情，調整和制定符合店鋪發展的各種策略。
c、制定店鋪各個階段的各類促銷方案和計劃。包括店鋪的首頁框架策劃和文案內容，店鋪內頁展示的策劃和文案內容，店鋪營銷排版的策劃及文案內容，從客户及消費者角度出發，深度挖掘產品的賣點，以文案的形式將產品的優點展示給消費者，提示產品的核心競爭力，制定店鋪的創意裝修方案和創意執行廣告。
d、處理店鋪的所有售後難題，以及各種客户需求。
e、引導和配合美工部門製作和完成店鋪的各種創意方案。
f、落實上級領導指派的營銷推廣計劃及方案執行，並配合完成階段性銷售目標。
g、定期彙報和反饋每個階段的各類推廣計劃以及促銷計劃的執行成果。
h、負責收集和整理客户資料，建立客户數據庫，分析客户購買導向，對客户諮詢率，轉化率，投訴率，以及產品糾紛率進行數據統計和數據監督，實時勘測和處理各種客户突發事件。
3、公司會議分臨時會議和例會。
a、例會
（1）公司定於每週一下午2：00為公司例會，參加人員為全體運營人員。
（2）會議內容主要包括，各個店鋪上週數據總結、上週工作成果以及下週工作計劃；回顧上週內發生的事情，存在的問題點；以及本週工作報告與總結。
（3）參會人員不得遲到，早退，缺席或中途離開。特殊情況不能按時到會的，應提前向上級領導請假。
（4）會議期間與會人員要認真聽取會議內容並做記錄，要關閉手機（或將手機設置振動狀態），會議期間不會客，特殊情況除外。
b、臨時會議
（1）臨時召開的產品會議，業務事項會議，會議期間與會人員要認真聽取會議內容並做記錄，要關閉手機（或將手機設置振動狀態），會議期間不會客，特殊情況除外。
4、工作報告制度：
a、工作報告分為：上週（週會）工作報告，（包含本週工作小結及下週工作計劃以及月銷售總結）、刷單總結、爆款總結表、京準通/快車總結、優化產品總結表。
b、業務人員在本週末需提交下一週的工作計劃，詳細累出工作安排，並對本週工作進行小結。在本月最後一週週末提交月銷售總結及分析。
c、工作報告書寫內容嚴禁敷衍了事，違者警告一次，第二次罰出200元，作為部門活動經費的一部分。
小結與總結報告內容應包含：
1：銷售情況總結：銷售業績和銷售目標達成情況，要求既有詳細數據，又有情況分析。
2、週會報告：本週/月都做了什麼工作，工作時間怎樣安排的，要求簡單明瞭。
3、市場情況總結分析，包括：
（1）負責區域市場客户的主體結構，活躍主體，市場對於產品的接受程度，（型號，價位和其他附加值的服務）。
（2）競爭對手評價：主要競爭對手當月的銷售業績、價格走勢、產品結構變化、重要的宣傳促銷活動、發展趨勢等情況分析；
（3）市場評價：市場情況是好是壞，發展前景如何，存在什麼問題，有什麼機會。
（4）市場問題彙報：當月市場上存在什麼需要公司協助解決的問題：其他需要公司支持的事項。
4、下週/月工作打算和安排：針對上週/月的工作情況安排下週/月的工作。
5、工作自我評價：自己工作的得與失、對與錯。
一、銷售業務基本原則
1、一切銷售活動必須符合GSP要求。
2、業務人員嚴格執行公司委託授權的區域內開展銷售的規定。
3、嚴格按公司規定的銷售價格供貨，不得私自變價銷售。
4、加強對客户維護管理，儘量滿足客户的需求。
5、公司代理、優勢品種的區域要做好市場防範工作。
二、合同管理制度
為保障公司產品銷售業務的正常運行，銷售部門按公司經營產品價格、結算政策、交易方式等規定與銷售客户洽談，達成一致意見。
1、在與客户開展銷售業務活動中，應按規定填寫“銷售合同”，以此作為公司銷售計劃、發貨、回款、折讓的依據。
2、與客户簽訂合同必須嚴格按照公司制定的價格政策、交貨方式、結算政策執行。
3、與客户簽訂合同時，須詳細填寫產品品名、單位價格、交貨時間、購貨方全稱及交貨地點、收貨人、結算方式、期限和註明質量條款等，內容完整無漏項，字跡工整、清晰。
4、銷售部門主管嚴把合同審批關，對所籤合同要認真審核，經確認符合條件後方可批准執行。
5、根據合同上註明的交貨日期安排發貨。
6、銷售部門建立合同台帳，詳細記錄收貨單位、簽訂日期、品名、批號、發貨數量、合同金額、執行情況等，以備查詢。
7、“銷售合同”銷售部門應每月整理、裝訂成冊，存檔備案。
三、發貨管理制度
根據經銷合同約定，及時、準確、安全、經濟的將公司產品運送到目的地。
1、實行公司直接向銷售統一配送，禁止給業務員個人送貨。
2、發貨的依據是“隨貨同行”、並注意核對客户的回款情況（有積壓貨款的情況請示業務經理後再進行發貨）。
3、發貨必須堅持先批號先出庫的原則。
4、根據客户類別和企業具體情況，確定每一個客户的資信限額，以此作為最高發貨限額。
5、進貨應提前7天向公司提出申請，否則公司不能保證按時發貨。
四、發票管理制度
1、給客户開具發票時，須提前上報業務副經理。
2、銷售發票由專人負責依據有關銷售合同、已發貨的銷售單及發票管理法規的規定要求到財務部門開具並建立銷售發票領用登記台帳。
3、若銷售發票由公司銷售部門直接寄到客户指定部門時，銷售部及時與客户收票部門溝通，並辦好籤收手續，
4、已開出的銷售發票應妥善保管，並及時、安全地送達相關單位，不得擅自長期攜帶或個人保存。
5、對違反規定或因管理不善造成的發票丟失等問題，一旦發生，責任人須及時報告，並承擔由此給公司造成的經濟損失；故意延誤報告或隱瞞不報者，一經發現，將加倍給予處罰。
6、開具税票資料必須認真填寫，傳至公司，如税票資料錯誤導致税票不能使用，業務員應承擔相應責任。
7、本公司的供貨價含税，開税票和不開税票都是一個價。當年的發票總額必須當年開完，過期無效。
8、業務員根據貨款到位情況，及時提示公司財務人員開具發票。
五、應收帳款管理制度
1、銷售部門要將正常應收款項控制在公司規定的限額內，及時跟進和催收應收帳款。堅持按時（一般按每月）與經銷單位核對帳目，以確保帳、款、貨相符，發現問題及時處理。
2、在業務活動中要堅持“少量多批、加速週轉”的原則，提高資金使用效率。對沒按合同付款的客户，應儘快組織催收；超出3個賬期的應收款，應向業務經理上報原因，同時制定清收措施，限定清收時限。
3、對有銷售卻5個月不付款的，公司視為呆帳，根據清收的難易程度及與對方協商的具體情況，提出清收報告，報請公司批准後執行。
4、對擬停止業務關係及發生轉制、兼併、股東法人變更等意外變故經銷單位的欠款，按正常業務方式無法付款的，須立即上報原因及清收計劃，經總經理批准後進行清收。在請收期間，除現款現貨或經批准外，原則上不再與該經銷單位建立業務關係。
5、所發生呆帳，將根據具體原因對當事人進行相應處理。
6、業務中遇有被騙、被搶、被盜等特殊情況時，要在事發24小時內上報，公司根據事發原因進行處理。對隱瞞不報的，視情節輕重對當事人從行政及經濟兩方面進行處罰。
六、業務人員建帳、對帳管理制度
1、每位業務人員均應隨時關注、瞭解和掌握自己所分管業務的往來賬目情況，並須始終保持往來賬目清楚、數額相符。
2、每月20日前將各業務單位的銷售品種、銷售數量、發票號、票面金額、應收款額、已收款額等，以書面形式告知有關銷售主管，銷售主管負責落實核對，及時與業務單位進行對帳。
3、一旦發現公司與業務單位賬目不符的情況，要及時彙報儘快核對清楚。 4、凡在本人所管業務範圍內，無論屬何種原因造成的往來賬目不符，業務人員均須承擔一定的責任。公司將視具體情況，對責任者作出批評教育，限期查清帳目，給予經濟處罰，直至辭退等處理決定。對構成犯罪者，將依法予以追究。
七、換、退貨管理制度
1、以預防為主，防止退貨事件發生，對銷售客户堅持瞭解庫存和批號，根據客户的實際銷售量和資信限額等少量多次、有計劃地發貨。
2、退貨對象必須是與公司有業務往來的經銷商或代理商。退貨範圍包括產品質量發生問題，破損，清理客户，終止合同和呆死帳，銷售政策變化等。
非上述原因的退換貨要求，不予處理。
3、退貨必須填寫《退貨申請表》履行審批手續，由銷售部門經理上報，質量副經理審批。經批准的退貨須填寫《產品退貨記錄》，詳細記錄退貨品種、數量、批號、退貨原因等。
4、在退貨過程中須嚴格按照裝箱規定進行，認真清點，歸類，裝箱，並詳細記錄，備查。
八、客户、用户檔案管理制度
時可採取先開票鋪貨，可實行階段性結算該客户的實際銷售的貨款，根據實際貨款的到位情況，再行開具發票。
十一、工作報告制度
1、各位業務員須與直接領導保持經常性的電話溝通和聯繫彙報工作，有重大事情還必須隨時書面報告。
2、重要事項報告制度：業務副經理如遇不能決定的重要事項應及時向上彙報。
十二、報酬管理制度
1、業務人員在貨款回籠至公司指定賬户後，公司40天內將提成款支付給業務員。
2、具體的報酬按銷售品種和金額而定。
十三、業務交接管理制度
1、無論何種原因形成的人員離職，都必須上報業務部，在獲得批准後，離職人員方可進行業務交接。
2、與公司內職能部門有業務銜接的，營銷部負責通知至相關部門，及時辦理交接及變更手續，防止在財、物管理上出現紕漏。所有離職人員必須通過相應的財務審計。
3、未交結清楚的不得辦理離崗手續，有違法違紀行為的另行處理。
4、在離職人員離崗同時須將業務部書面通知送達至相關客户，以防止出現離崗後私提貨款及貨物等現象。
第一章 貿易業務部崗位職責
一、貿易業務部經理崗位職責：
崗位名稱：貿易業務部經理
直屬上級：總經理 所屬單位：貿易業務部部
崗位目的 負責產品貿易、運輸業務工作
工作內容：
1、組織編制公司年、季、月度產品貿易、運輸計劃，並監督實施，做好貿易業務部的日常管理工作。
2、在總經理的領導下進行工作，做好本部門其他工作。對總經理及產品貿易、運輸業務負責。
3、組織本部門貿易產品和競爭對手在市場上貿易情況的調查，綜合客户的反饋意見，分析及開拓市場，負責合作伙伴的開發。
4、組織貿易、運輸結算、統計工作，依照法律法規、制度處理商務糾紛。
5、組織下屬人員做好合同的談判起草和簽訂履行管理工作。
6、協調合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發運、接收相關工作。
7、監督業務人員做好應收賬款的催收工作，杜絕呆賬死賬的發生。
8、負責本部門規章制度的制定、修訂，指導、管理、監督部門員工的業務工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關心部門員工的生活及思想動態，做好耐心細緻的思想教育工作，杜絕經濟犯罪事件發生。
9、協調部門內部業務上的動態、信息。
10、完成公司交辦的其他工作任務。
11、搞好與公司其他部門之間的團結協助和工作配合。
工作職責：
1、對貿易業務、運輸業務和貨款回收工作負責。
2、對收發貨、運輸業務安全負責。
3、負責提出本部門的業務培訓計劃，並組織部門相關培訓工作。
與上級溝通的方式：向直屬上級彙報，接受直屬上級的口頭和書面指導。
同級溝通：與公司其他同級領導保持溝通協調。
給予下級的指導：對部門工作人員進行業務指導和思想溝通。
崗位資格要求：
教育背景：營銷、經濟管理、貿易經濟或相關專業中專及以上學歷，經濟助理及以上職稱。
經驗：10年以上工作經驗，5年以上相關崗位管理工作經驗。
崗位技能要求：
專業知識：熟悉擬從事貿易行業有關政策法規，營銷管理以及相關業務知識。
能力與技能：較強的組織協調能力、突發事件應變能力、敏鋭的分析判斷與獨立決策能力。
二、貿易業務部副經理崗位職責：
崗位名稱：貿易業務部副經理
直屬上級：貿易部經理 所屬單位：貿易業務部
崗位目的 主要負責運輸業務工作，協助部門經理管理貿易業務
工作內容：
1、在貿易業務部經理領導下，做好運輸業務管理工作，協助經理做好貿易業務部的日常管理工作。
2、在經理的領導下進行工作，做好本部門其他工作。對經理及運輸業務管理負責。
3、積極開展運輸業務工作，積極開拓市場，拓展運輸業務渠道。
4、組織運輸結算、統計工作，依照法規、制度處理商務糾紛。
5、做好運輸合同的談判、起草和簽訂工作。
6、協助經理協調合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發運、接收相關工作。
7、做好貨款回收工作，杜絕呆賬死賬的發生。
8、協助經理負責本部門規章制度的制定、修訂，指導、管理、監督部門員工的業務工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關心部門員工的生活及思想動態，做好耐心細緻的思想教育工作，杜絕經濟犯罪事件發生。
9、協助經理管理本部門相關業務、行政工作。
10、完成公司交辦的其他工作任務。
11、搞好與公司其他部門之間的團結協助和工作配合。
工作職責：
1、對貿易業務、運輸業務和貨款回收工作負責。
2、對收發貨、運輸業務安全負責。
3、負責提出本部門運輸業務培訓計劃，並組織部門相關培訓工作。
與上級溝通的方式：向直屬上級彙報，接受直屬上級的口頭和書面指導。
同級溝通：與公司其他同級領導保持溝通協調。
給予下級的指導：對部門工作人員進行業務指導和思想溝通。
崗位資格要求：
教育背景：營銷、經濟管理、運輸管理或相關專業大專及以上學歷，經濟助理及以上職稱。
經驗：10年以上工作經驗，5年以上相關崗位管理工作經驗。
崗位技能要求：
專業知識：熟悉運輸行業有關政策法規，運輸管理以及相關業務知識。
能力與技能：較強的組織協調能力、突發事件應變能力、敏鋭的分析判斷力與團隊合作精神。
三、業務員崗位職責：
崗位名稱 業務員
直屬上級 貿易業務部經理 所屬單位 貿易業務部
崗位目的 具體執行貿易產品的採購、銷售工作、運輸業務管理、協助經理、副經理做好貿易、運輸業務工作
工作內容：
1、根據公司制定的貿易計劃及運輸計劃，有序的組織實施落實。
2、參與採購、銷售合同的洽談、起草、簽訂，並參與處理合同糾紛和商務事故。
3、建立健全合同台帳，並對合同執行情況進行監督。
4、選擇、評審、管理合同廠商，建立健全合同廠商的信息檔案，並對檔案進行規範管理。
5、做好質量跟蹤，堅持走訪合同廠商。
6、做好市場調查和信息的收集、分析、反饋工作。開拓市場，優化採購、銷售渠道。
7、做好日常用户來電、來函、來訪的接待、處理工作。
8、樹立和提高公司形象，做好相關資料、數據的保密工作。
9、嚴格執行公司、部門規章制度，認真履行工作職責。
10、堅持原則、廉潔奉公、不謀私利、不徇私舞弊，爭強廉潔自律的。自覺性。
11、認真完成公司交辦的其它工作任務。
工作職責：
1、對公司貿易產品採購銷售、運輸業務和貨款回收工作負責。
2、參與產品質量異議處理及運輸業務突發情況處理。
3、負責貿易產品的市場調研工作，及時為公司營銷策略調整提供依據。
與上級溝通的方式：向直屬上級請示彙報工作，接受直屬上級的管理和指導。
同級溝通：與本部室工作人員、本公司有關部門保持溝通聯繫。
給予下級的指導：對分管業務下屬人員進行業務指導。
崗位資格要求：
教育背景：營銷、經濟管理或相關專業中專及以上學歷。
經驗：從事煤炭、鋼材、水泥、焦炭等大宗物資貿易相關工作1年以上，有豐富的工作經驗，或3年以上運輸業務工作管理經驗。
崗位技能要求：
專業知識：熟悉貿易行業、運輸行業有關政策法規，具備營銷管理、現場管理以及相關業務知識。
能力與技能：較強的組織能力、管理能力、協調能力、分析判斷能力及團隊合作精神。
第二章 貿易業務部基本守則
1、嚴格遵守公司保密協議，客户資料、項目狀況、部門會議內容及其它貿易業務部資料不得外傳。
2、服裝整齊、潔淨（着裝具體要求見公司規章制度），上班時間內須保持精神飽滿的工作狀態。
3、嚴格遵守公司上班作息時間，不遲到、早退。請假者必須填寫請假申請單，批准後方可休假，未辦理請假手續者作曠工處理。任何請假以不影響部門工作為前提，請假手續按公司規定流程辦理。（詳見公司請假制度）
4、努力學習、提高自身的業務素質和專業知識，加強個人品德修養。要有工作責任心，爭取高效優質完成每項工作任務。
5、工作中服從管理，加強協作，積極主動反映工作中出現的新情況、新問題、並提出合理化建議。
第三章 工作計劃和報表制度
一、工作週報（周計劃和周總結）
1、工作週報的目的：為了避免工作疏漏和獲得公司資源支持，需對本週工作中存在的問題進行分析，並列出下周計劃；
（1）填寫內容：
①周計劃：主要是下週的工作重點，需要支持和資源的在周計劃中説明，以便部門經理安排；
②周總結：主要是針對周計劃的工作重點，説明它的完成情況及存在的問題；
（2）填寫制度：每週五下班前必須遞交本週計劃完成情況與下週工作計劃，如有特殊原因，則需在週一上午9點以前遞交。
二、工作月報
1、對本月工作的回顧，找出本月工作的成果和缺點。
2、當月工作回顧，分兩部分：一為工作成果；二為工作中存在問題；下月工作計劃中必須明確列出工作重點。
3、業務人員必須在每月最後一天遞交工作報告
三、貿易業務部例會
貿易業務部每週一下午16：00召開部門工作例會，會議由貿易部經理主持，如遇其出差由貿易部副經理主持，貿易部副經理做會議記錄並跟進會議討論問題解決情況。
第三章 客户管理制度
一、客户分級制度
1、貿易業務部客户分為三級：A、B、C
1）A主要描述：有明確的需求，並在1月內可以簽約的；
2）B主要描述：有明確的需求，2—3個月可以有意向簽約的，業務人員與該客户關係處理的比較好，並達成一定的合作共識；
3）C主要描述：該客户有一定潛力，3-6個月跟進時間；但尚未有明確的需求日期；
2、客户分級管理制度
1）隨着合作加深，客户的等級會不斷的變化，業務人員可以根據市場開拓狀況來調整客户的等級。
2）客户等級變化決定在該客户投入的時間和資源不同，所以業務人員所負責客户等級變化後必須在工作彙報中體現。
3、客户資料管理制度
1）目的：客户資料的有效管理有助於分析客户的需求，挖掘客户的潛力；輔助公司作業務範圍的定位及營銷策略的制定；
2）新客户資料填寫規範與內容；
①為了方便對客户資料的記錄，針對電話開發的客户或者初次拜訪的新客户，必須填寫客户資料表；
②必須填寫內容：客户名稱、聯繫人、聯繫人職位、聯繫電話、客户狀態；
③針對客户拜訪：每一次的拜訪都要客户拜訪的內容、拜訪人、拜訪的結果及存在的問題寫清楚，以便公司提供更好的資源支持；
3）客户資料更新制度；當發生影響客户跟進程度重要的電話，拜訪、活動都要對客户資料進行更新；
4、客户信息管理
1）客户信息的蒐集主要包括：
①客户的背景資料：客户的組織架構、組織政治；聯繫電話、通信地址、網站、郵箱；區分客户使用部門、採購部門、支持部門；瞭解客户具體的使用人員、採購人員、管理層；瞭解客户同類產品或者解決方案的應用情況；
②項目信息狀況：客户最近的採購計劃；客户最近項目要解決的主要問題；採購決策人和影響者，誰做決定，誰確定採購指標；誰負責合同條款、採購時間、預算；
③客户關係信息：主要指客户的決策流程，主要決策人在組織結構中的職責和職任；瞭解主要人員的個人經歷、教育背景、專長、興趣、喜好、行為特點、家庭情況以及個人生涯發展趨勢；瞭解不同層次的主要決策人、負責人之間的關係；瞭解同類產品和服務客户使用情況；
④客户規劃信息；
⑤項目信息：項目採購進度、預算、需求、決策、競爭、優先評估項等關鍵因素；
⑥競爭者資料；瞭解競爭者公司的情況、背景、產品的情況；競爭者客户經理、主要領導的名字、銷售的特點；
5、客户投訴管理
客户如對我公司任何部門、任何人的投訴都必須反饋給銷售部經理和銷售總監，由銷售經理協調處理，以保證客户滿意度。
6、客户檔案管理制度
1）業務人員須將聯繫過的所有行業客户資料及有潛在需求的企業客户錄入公司統一格式的客户資料檔案中。
2）對於每一個有可能形成銷售的客户，業務人員須將每一次聯繫的情況登入項目管理檔案中。
3）總經理和貿易業務部經理應督促業務人員做好客户資料的建檔和整理工作。
4）客户資料和項目管理檔案的建立將作為業務人員的日常工作評估的重要依據。
5）檔案建立力求真實可靠全面。
6）客户信息的檔案資料要求每位業務人員在每週五下班前分別向公司總經理及貿易業務部經理髮送一份，對當周增填的內容以不同顏色加以標註。
7）所有涉及客户信息的銷售檔案文檔要求加密，密碼由填表人員自行確定，建議原則上三到六個月換一次密碼，密碼單獨由銷售人員告知部門經理及總經理。
第四章貿易業務部工作流程
一、採購工作流程：
在貿易業務中，採購是為銷售服務的，因此採購工作必須圍繞銷售工作來展開，緊緊圍繞銷售客户有質有量的進行。採購工作流程包括信息收集，詢價，比價，議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨驗收，整理付款。
1、信息收集：根據銷售客户對產品的質量、數量、價格、供貨時間的需求情況，有針對性的收集整理相應的供應商相關資料，特別是供應商資信度調查。
2、詢價，比價，議價，評估，索樣，決定是對產品供應商的考察與確定，合作的供應商不僅關係到公司資金安全，也關係到下一步產品銷售成本的高低，公司能否實現盈利及盈利率大小。因此對產品供應商的考察和確定必須按照上述完整的程序辦理，報公司審批，並制定相應的風險控制預案。
3、下單：根據銷售訂單的要求，特別是產品的數量、質量、供貨時間，將採購訂單下給供應商，訂單必須含有以下信息：產品名稱、型號、數量、質量、單價、金額、計劃到貨日期等。
4、跟催：採購訂單完畢以後，業務人員按照採購訂單上要求的供貨日期，採用時間段向供貨商反覆核對到貨日期直至產品到達我公司或我公司指定的客户所在地。
5、入庫：
一）實物入庫：
業務人員收產品之前需核對供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱，訂單號，產品名稱，數量；如訂單上的信息與採購訂單不符，徵求貿易業務部經理意見是否可以收下。
二）單據入庫：
業務人員按照檢驗合格單，將檢驗單上的數據入到中，便於以後對帳。但也存在些問題，表現為：1.產品的檢驗合格單沒有入庫；2.採購入庫訂單號和數量比較混亂。
二、銷售工作流程：
1、銷售的流程分為五個階段：
1）項目信息開發階段：關鍵點準確的信息；
2）立項階段：關鍵點：售前支持，有效的客户關係推進；
3）招投標階段：關鍵點：投標或議標
4）商務談判階段：關鍵點：合同審批和合同簽訂；
5）實施階段：關鍵點：驗收和資金回款；
2、項目信息開發階段管理；
項目信息管理；從下面六個方面進行項目信息的蒐集：需求、進度、競爭、決策（人和過程）、預算、優勢；
項目價值分析：通過分析，判斷項目是否適合公司戰略規劃，市場定位及產品和技術的發展方向。
3、立項階段的管理；
1）售前支持的目的：為了保證售前技術力量和高級商務人員的有效投入，確保資源的合理配置和公司風險的有效控制，策劃和考核項目步驟與行為，做好項目跟蹤，降低執行風險，提高項目成功率。
2）提出售前支持的項目，必須與上下游客户溝通“產品技術協議”，項目要求有明確的採購進度、預算、需求、決策、競爭、優勢等關鍵的評估；
3）對投入的成本、銷售費用和產出的毛利進行分析，根據分析和風險評估，判斷是否繼續跟進此項目，售前立項申請得到最終申批通過後，才可以啟動跟蹤項目；
4）項目的詢價；只要經過立項的項目，填寫“詢價表”，經部門經理審批後，交由負責採購的業務人員詢價；
5）項目立項後，主管業務人員及時更新項目的進展情況，具體操作如下：
制定銷售行動計劃；根據項目營銷計劃，制定階段性的銷售跟蹤目標和銷售行動計劃。（形式主要有：技術交流、參觀考察、方案演示會，客户拜訪、高層公關、娛樂活動等）
6）在瞭解競爭者的能力和客户需求的情況下，確定公司參與競爭所需要的資源、技術和能力，選擇合適的合作公司；
4、招投標階段的管理；
1）在招投標階段，業務人員的主要工作就是根據招標文件協助技術人員寫投標書。
2）對成本和利潤進行分析；這是能否開展該項目的重點。
3）制定投標方案整體策略；
4）投標成功或失敗填寫投標成功/失敗分析表；
5、商務談判階段的管理；
1）商務談判的內容包括合同部分、項目實施、第三方管理；合同的審批由總經理負責。
2）商務談判過程中和預期相比，合同金額、利潤會發生很大的改變，如有變化要以口頭通知並書面的形式請示總經理；
6、項目實施階段的管理；
1）完成銷售與項目實施的對接工作，填寫銷售—項目對接單，附合同、技術方案。
2）項目實施按照公司貿易業務部制度做好與客户的溝通協調，成功實施項目，保證客户滿意度；
7、技術支持管理辦法；
1）合同簽訂前，以貿易業務部為主導；合同簽訂後，以負責此項目的直接貿易業務人員為主導；
2）技術支持流程：針對立項的項目，由貿易業務部填寫《技術支持申請單》，明確客户需求及預期，交供應商技術部門協助辦理。
第五章 貨款回收制度
業務人員有責任對自己的銷售貨款進行催收，一般所有的貨款在貨到驗收合格結算掛賬後，按照合同約定的時間（賬期）必須收回，回款成本計入銷售成本。
為更好促進綜合業務部各項工作的開展，提升部門運營效率和質量。根據公司行政管理制度以及公司的管理要求。特制訂20xx年度綜合業務部部門管理制度。
一、儀容儀表：
1、員工要注意個人儀態儀表，上班時間需着工裝上班。未達要求者處罰50元/次。
2、自覺維護辦公環境的整潔，辦公桌面不得擺放與辦公無關用品。未達要求者處罰100元/次。
3、工作時間必須使用普通話，不得做與工作無關的事情。未達要求者50元/次。
4、辦公區內嚴禁吸煙，嚴禁在辦公區內出現鬥毆、爭吵等情形。出現任一違規情形者處罰100元/次。
5、辦公區內不得大聲喧譁、嬉笑打鬧、聚眾聊天，不得使用不文明語言，出現違規者處罰100元/次。
二、人員考勤：
1、工作時間：駐司人員，早上9:00—下午17:30，須按時打卡上下班；駐外人員，上班時間為早上9:00—下午17:30，用當地座機電話向終端主管報告上班時間。
2、未遵守考勤時間，當月遲到第一次罰款50元，第二次罰款100元，以此類推。駐司人員2日內上交，駐外人員次月5日前上交。
3、遲到30分鐘以上，且沒有向主管報告考勤的，視為曠工。曠工每次處罰100元。每月曠工二次(含)以上，按公司規定報行政部予以處理。
4、上班打卡後，不得外出吃早點或辦私事。如有特殊情況，應向主管請假。未請假者處罰100元/次。
5、每週日為休息日（公司活動日或工作需要除外）。未得到領導批准，私自調休者，一經核實，處罰200元/次。
6、如有原因需請假，應提前向直接上級提出書面申請，並獲批准，若因急病或者急事不能事先辦理手續的，應立即以電話方式報知直接上級領導（轉告無效），並於假滿後兩日內辦理好相關手續，否則視為曠工，一經核實處罰100元/次。
7、公司工作時間為不定時工作制，如公司要求加班，員工須無條件服從公司安排。如不服從管理者，處罰50元/次。
三、行為規範：
1、不得無故缺席部門的工作例會及公司的重要會議。遲到或無故缺席者，處罰每次50元。
2、遵守保密紀律，保存各類文件及資料，不得將公司資料（培訓課件、促銷方案、廣告策劃、政策通知等）外泄。一經核實每次處罰500元/次。如造成公司嚴重損失，報行政部予以處理，並將追究其法律責任。
3、參加部門工作例會及公司重要會議，應認真彙報總結，禁止做與會議無關的事情（如：玩手機等）。違反者處罰100元/次。
4、愛護公司固定資產，發現損壞應及時報修，因故意或使用不當損壞公物者，應與相應賠償，同時處罰100元/次。
5、駐外人員在分公司或經銷商處辦事，應遵守相應規範條例，愛護經銷商或分公司固定資產，不得損壞物品，因故意或使用不當損壞公物者，應與相應賠償，同時處罰100元。
6、業務人員或市場督導在經銷商處辦理業務，應尊重經銷商，為經銷商提供良好的服務，不得和經銷商發生爭執。如有投訴一經核實處罰200元/次。
四、職責規範：
1、公司短信在收到後20分鐘內及時回覆，如未回覆，處罰50元/次。
2、每天短信工作彙報，在當晚10點前發到部長手機。第二日10點前發到公司高層領導手機。並應保證發送內容一致。如有未發或內容不一致者，處罰50-200元/次。
3、工作日報和短信匯報不得出現錯別字或語句不通之情形，如有違反，處罰5元/字。
4、《工作日報》必須在每晚24點以前上交到部長及主管郵箱，如未按時提交，處以50元/次。
5、業務經理及市場督導應及時向上級領導反映區域內的市場非正常情況、突發事件及競品動態。未及時彙報或給公司造成損失者。處罰100元/次。
6、業務經理必須每週日前及每月5日前上交工作計劃及相關數據資料，未按時上交者，每次處罰50元。
7、業務經理與經銷商業務往來中，應嚴格遵守公司財務制度，不得徇私舞弊。因此造成公司損失的，處罰200元。嚴重違反者報行政部予以處理，並承擔經濟損失。
8、業務經理應及時向分公司和經銷商宣慣公司各類政策及流程，為經銷商提供良好業務支持，如因業務人員未及時宣貫，或因解釋不清造成經銷商沒有按公司規定執行或形成不良後果的。處罰100元/次。
9、每月25日前，培訓組講師需完成高質量的課件並上交主管審核通過，若沒有按時上交或不符合標準，每次處罰100元。
10、培訓講師應每兩月定期組織分公司培訓主管學習，提升業務能力。如未按期完成且未上報特殊原因備案的，每次處罰200元。
11、培訓師應組織所轄分公司培訓主管圓滿完成各類培訓任務。如無故中斷或取消培訓，造成培訓資源浪費或培訓任務無法完 ww 成，每次處罰200元。
12、督導應定期抽查全區域網點的終端實際情況，並及時以文本形式向上級領導彙報。如遇突發事件，第一時間與領導溝通。未及時反映的每次處罰100元。
13、督導應每月5日前上交市場推廣方案，並與大家分享溝通。未按時上交者處罰50元/次。
14、督導巡查網點狀況應及時、真實、有效反映問題。不得徇私舞弊。違反者處罰200元/次。
15、樣機專員應將新到物料、樣機信息等在一個工作日內告知終端主管，未及時告知處罰每次50元。
17、連鎖督導每週日22點前向終端主管上交《市場分析報表》，未按時上交處罰100元。
18、終端內勤每天22:00前，需將當日的銷量明細，發送至部長、終端主管、連鎖督導郵箱。不論何種原因未按時提交，處罰每次50元。
19、終端內勤每月15日將上月贈品明細及總價值發送到部長、終端主管、連鎖督導郵箱。如未按時完成，處罰每次50元，每延期一天處罰金額翻倍計算。
20、終端內勤每月20日前將工資報表準確無誤彙總完畢上交相關領導。每月30日將當月導購異動明細發送至終端主管及連鎖督導郵箱。如未按時完成，處罰每次50元。
五、附則
本制度自20xx年8月起執行，其他臨時性的各項通知、函告等文件都作為本管理制度的補充條款，本制度由綜合業務部行使解釋權。
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