為合理安排會議時間，調配會議(客)室之使用，保障會議室的正常使用狀態，同時方便前台正確引領客户至會議室，縮短客户等待時間，維護公司形象，特訂立本規定。
本制度僅適用於公司寫字樓各共用的會議室的管理與使用。
1、行政部前台複印室文員：全面負責會議室的日常管理。 1會議室使用接收及相關協調工作； ○
2會後會議室整理、清潔檢查和維護。
2、行政部寫字樓清潔工：負責會議室日常5s工作。
3、各部門：負責會議室的申請並遵循本規定規範使用會議室。 1會議室的及時申請； ○
2會議中會議室內所有器材設備的準備、保管與維護； ○
3會後“5s”工作。
1、申請：各部門或者個人使用會議室，需預先填寫《會議室使用申請表》（附件1）後交至前台文員處。
1申請時間：
a.正常情況下均需提前4小時申請；
b.特殊情況、緊急會議可電話與前台協商處理；
c.每週固定的例會時間、例行使用固定會議室，可不必重複申請，但需在前台處登記備案。
1、申請會議室規格：可以優先申請條件較好的會議室，但遇有衝突時，可按下述原則進行協○調。
2、前台複印室文員收到《會議室使用申請表》後，及時登記在《會議室使用登記表上》，遇有衝突時，應及時與相關會議室使用者聯繫並相互協調。
3、若申請使用的會議室在預定時間不能按時使用（提前、推後或取消）時，申請人應及時通知到前台文員處。
4、使用完畢，申請使用者應負責關閉會議室的燈、空調、投影儀（並收起投影幕）等設備，並將白板上的字跡清理乾淨、擺放好桌椅、通知前台複印文員後，方可離開。
5、前台複印文員負責檢查會議室衞生和硬件是否完好，並依據使用部門/個人會後整理情況對其提出改進意見。部門/個人整理不徹底或完全未整理達2次及其以上者，將提報至行政人事課進行相應的處罰。
1、會議室使用人員須愛護會議室的設施和物品，若屬人為損壞經查證屬實者，須照價賠償；
2、會議室使用需遵循客户優先，先登記先使用、先緊急後一般、先全局後部門的原則；
3、投影儀等設備有專門人員調試，未經允許，不得隨意變動，如出現故障，影響會議進行，可通知電腦部相關人員進行調測。
4、前台複印文員需定期檢查會議室白板筆是否能書寫，打印紙是否還能使用，電燈/桌椅是否正常，如有損壞馬上知會相關人員維修。
5、會議室只做開會面或接待客人使用，任何人不得在會議室做其它事務（如聊天/打電話/上網/休息等）。
6、接待客人或洽談業務，僅限在會議室進行，未獲準，職員不得將客人帶到辦公室洽談。
7、會議室禁止吃零食或口香糖，不準在會議室隨地吐痰、亂扔紙屑、雜物，不準將未飲用完畢的茶水、礦泉水隨地傾灑，如出現上述情況，使用部門/個人有權勸止，嚴重者將追究當事人責任。
1、會議室、接待室是酒店舉行會議、接待客户的場所，為加強管理，規範酒店會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環境，特制定本制度。
2、酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。
3．酒店各部門如需使用會議室，要提前到總經理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統一穿好！
4．接待室有專人負責引見、招待、接送來賓。
5．任何員工不得隨便移動會議室、接待室的傢俱及物品n
6．任何員工不得隨意使用會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。
7．任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜誌等資料。
8．愛護接待室、會議室的設施
9．會議結束，要整理會場，保持清潔，並去辦公室辦理交接手續。
（1）會議開始前半個小時，將冰水、咖啡準備好，其他各種設備要調拭好。
（2）打開會議室門，服務員在會議室門口迎接客人。
（3）根據客人要求，將指示牌擺放在指定位置。
（1）會議開始後，服務員站在會議室的後面。
（2）保持會議室四周安靜，服務員不能大聲説話，東西輕拿輕放。
（3）通常每半小時左右為客人更換一次煙灰缸，添加冰水等，但要儘量不打擾客人開會，特殊情況可按客人要求服務。
（4）會議中間休息時，要儘快整理會場，補充的更換各種用品。
（1）會議結束後，仔細地檢查一遍會場，看是否有客人遺忘的東西和文件等。
（2）將會議後水具、設備整理好。
為了加強會議室的管理，做到合理使用，有效管理保證各類會議順利召開及相關工作開展有序使用，提高會議室的利用率，特制定本規定。
本規定適用於中心各會議室管理。
3.1 辦公室負責公司會議室的安排和管理，保證室內整潔衞生，設施完好。
3.2辦公室負責會議室的鑰匙，會議室設施、衞生等管理。
4.1 會議室僅限於本公司用於舉行會議，接待訪客、商務研討，招聘等工作，各部門安排的各種會議、工作需提前登記，由辦公室負責安排時間，避免發生時間衝突。未經允許不得擅自使用，如特殊情況需借他人使用，需通過申請經辦公室同意方可。
4.2 各部門因公使用會議室，原則上須提前一天需填寫《會議室使用申請表》報備辦公室，會議室使用遵循先全局性會議後各部門會議、先緊急性會議後一般性會議的原則。由辦公室協調安排後，方可在公司前台處領取鑰匙，並使用會議室。
4.3 各部門在使用會議室時，不得在會議室吸煙、大聲喧譁，以免影響到其他同事正常辦公。
4.4 各部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保持會議室的整潔，用完後所有設備放置原位。會議室配置的影音設備由行政部負責監督管理，各部門使用人員應愛護會議室的公共設備，若發現使用部門操作不當及人為造成損壞的，須追究當事的相應責任。
4.5 會議室內所使用設備、工具、辦公用品未徵得行政部同意任何人不得拿出會議室或作為他用。若確因需要借用，必須徵得辦公室同意後方可動用，事後歸還原處。
4.6 凡使用會議室的部門負責會議室內席籤擺放及座次的安排，辦公室協助提供會議用品（包括茶葉、水果、面巾紙等），不得在會議室內隨意亂貼亂畫。
4.7 會議室的照明、空調、音像設備的使用及會務工作由會議室原則上由使用部門負責，辦公室協助指導使用。若主辦會議部門要求懸掛會標，專題會議後應將會標立即撤銷；若有其他特殊性要求，需提前申報，經辦公室同意後，方可進行。
4.8 行政部按每週會議安排表提前準備好會議室，及時做好會議室內設施設備、會務方面的一切安排，安排清潔人員做好會議室整潔工作，保證桌椅排放整齊，地面乾淨整潔。並按會議需要備好茶杯，飲用水，會後及時打掃清理。
4.9 會議結束後，使用會議室的部門負責室內桌面衞生清理和物品整理，並關好門窗、關閉空調、電器等設施設備電源，切實做好防火、防盜及其他安全工作，並及時將會議室鑰匙退回公司前台文員處，並由人員核查使用後物品狀況。如因與會人造成的損失將追究使用人的責任。
4.10 行政部要每天做好會議室場地及消防安全、設備檢查工作，保障各類會議、接待活動的正常進行。
為規範公司會議室的管理與使用，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態，現面向公司內部實施會議室使用管理制度，具體事項如下。
2.1由公司行政全面負責會議室日常管理。
2.1.1會議室使用接收、審核及相關協調工作。
2.1.2會議室物資準備。
2.1.3會後會議室整理。
3.1各部門使用會議室，需提前一天在公司系統登記會議室使用申請表。
3.2先申請，後使用。特殊情況下，經相互之間協商後可以調整使用順序。遇涉及客户的重要的會議，應先讓客户會議使用。
4.1公司行政在接到系統申請後應及時協調審批，以保證會議順利進行。
4.2當同一時間同一地點有多個會議申請時，應提前通知相關申請人，請申請部門內部協商解決，防止會議發生衝突。原則上優先級為客户會議>涉及外部會議>公司內部會議。
5.1會議開始前行政人員應確保會議室環境整潔，空氣清新。
5.2因會議類型不同，行政人員需按申請部門要求提前準備會議物資，確保會議順利開展。
5.3針對會議需使用的電子設備，如投影儀，音響等須提前測試性能，保證正常使用。
5.4會議開始前將準備完畢的會議室交予申請部門檢驗。
6.1會議室使用人員須愛護設備和物品，人為損壞要按價賠償。
6.2部門及個人應按預約的時間內使用完畢，如需延長使用時，請及時通知行政部，以便公司做出協調安排。
會議室使用完畢後，關閉電子設備，整理會議室環境，方便後續使用。
第一章總則為改進工作作風，減少會議，縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。
第二章會議分類及組織
第一條公司會議歸納為四類。
（1）公司級會議：主要包括公司領導會、公司員工大會，公司技術人員會以及各種代表大會，應分別報請公司董事會或總經理批准後，由負責人分別組織召開。
（2）專業會議：指公司的工程、技術、業務綜合會（如施工進程分析會、工程質量分析會、設計準備會、工程技術協調會、安全工作會等），由公司分管領導批准，主管業務部門負責組織。
（3）部門工作會：各部門召開的工作會（如部門辦工會、業務會、部門員工會等），由各部門領導決定召開並負責組織。
（4）班組（小組）會：由各部門小組長或業務主管決定並主持召開。
第二條上級或外單位在公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或公司級業務會（如洽談會、座談會等）一律由綜合辦受理安排，有關業務對口部門協作作好會務工作。
第三章會議安排
第三條例會的安排。
為避免會議過多或重複，公司正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。
（1）總經理辦公會：研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題。
（2）公司業務會：總結評價當月施工行政工作情況，安排佈置下月工作任務。
（3）業務主管以上幹部大會（或員工大會）：總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、全年）工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。
（4）施工、運營活動分析會：彙報、分析公司計劃執行情況和施工、運營成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，找出不足，提出改進措施，不斷提高公司效益。
（5）質量分析會：彙報、總結、上月施工質量情況，討論分析施工質量事故（問題）、研究決定質量改進措施。
（6）安全工作會（含治安、消防工作）：彙報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防範措施。
（7）設計工作會（含設計準備會）：彙報、總結當月設計進程，科研、技術和日常設計準備工作計劃完成情況，佈置下月設計工作任務，研究有關技術問題。
（8）工程技術協調會：調度、平衡生產進度、研究解決各部門不能自行解決的重大問題。
（9）部門業務會：檢查、總結、佈置工作。
（10）部門辦公會：檢查、總結、佈置工作。
（11）班組會：檢查、總結、佈置工作。
（12）部門班前會：對頭一天工作進行講評，佈置當日工作任務和注意事項。
第四條其他會議的安排。
凡涉及多個部門負責人蔘加的各種會議，均須經部門或分管廠領導批准後，分別報綜合辦彙總，並由綜合辦統一安排，方可召開。
第五條綜合辦應將公司例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃並訂印發到公司領導和各部門及有關服務人員。
第六條凡綜合辦已列入會計計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前報請綜合辦調整會議計劃。未經綜合辦同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
第七條對於準備不充分、重複性或無多大作用的會議，綜合辦有權拒絕安排。
第八條對於參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，綜合辦有權安排合併召開。
第九條各部門會期必須服從公司統一安排，各部門小會不應安排在公司例會同期召開（與會人員不發生時間上的衝突除外）。應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。
第四章會議的準備
第十條所有會議主持人、召集單位和與會人員都應分別作好有關準備工作。
第一條公司、各部門根據本企業經營管理的需要確定相應的會議，會議定期、定時、定人召開。
第二條會議必須要有紀要，重要會議必須會籤確認。
第三條會議紀要應編號、及時、規範，按分級管理要求分發、存檔、上報（條件允許可通過電子郵件傳遞）。
第四條與會者到會必須有準備，發言坦誠、有序、嚴肅、精煉。
第五條與會者必須對會議內容貫徹執行，做到有佈置、有落實、有檢查。
第六條會議不得無故缺席、遲到。遲到每次罰50元，無故缺席每次罰100元。
第一條目的。
本規程旨在明確本公司會議的運營原則，確定會議運營的基本事項，以提高會議的效率與效果。
第二條適用範圍。
本規程適用於公司內部的所有會議。
第三條一般原則。
（1）減少會議次數原則。
①對各類會議是否有必要召開，應嚴格審查，如通過個別聯繫、協商或請示，能夠解決的問題，原則上不召開會議討論。
②嚴格限定出席會議人數。
（2）嚴守時間原則。
①會議主持人會前須向與會者通報有關事項，聽取有關人員意見。主持人和會務工作者須提前進入會場。
②按通知時間準時開會。
③按通知時間準時結束會議。
（3）會議通知的明確性原則。
①在會議通知上，必須明確寫明：日期、開始時間、結束時間、場所、出席人、會議議題和準備事項。
②利用內部通訊系統（廣播、電話等）下達會議通知，須在會前由總務科下達。
（4）缺席、遲到的事前聯絡原則。
①因客觀原因而缺席或遲到時，必須事先與主持人（或召集人）聯繫。
②會前儘量不安排會客和接打電話，以免影響按時與會。
（5）效率性原則。
①事先安排好會場，確定座序，確定會議記錄人。
②事前向與會者分發有關會議資料（一般應提前兩天）。
③必要時需限定發言時間。
④主持人有權中斷遊離會議議題的發言。
第四條召開會議要領。決定會議時間與場所。
（1）會議決定。下月會議日程，原則上依照“例會一覽表”，由各科科長向總務科提出申請，每月20日前由部長會議作出最終決定。
（2）公佈月度會議安排。依據會議日程，由總務科編制“月度會議預定表”，在公司公告欄上公佈，並分發各科。“月度會議預定表”需列示會議時間、場所、主要議題和與會人。
（3）會議日程變更通知。當會議時間、地點等發生變化時，總務科必須迅速發出變更公告，或個別通知有關人員。
第五條會議運營要領。
會議運營的核心是提高會議的效率。
第六條會議記錄要領。
（1）明確機密事項。會議主持人需向會議記錄人明確機密事項的範圍及處理注意事項。
（2）統一記錄用紙。會議記錄用紙應統一編號，便於裝訂和複製。
（3）會議記錄保管。會議記錄原件應由專人負責保管。
（4）注意事項。會議記錄除記載會議時間、場所、出席人、議事內容外，還要簡潔地記錄會議結論、主要意見和議事過程。
第一章目的
第一條實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作。
第二條提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。
第三條集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。
第四條協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。
第二章會議分類
第五條總經理辦公會。
（1）會議組織：行政辦公室。
（2）會議主持人：公司總經理。總經理若因公出差無法主持時，則由副總經理或指定公司高級幹部代行職權。
（3）會議參加人：副總經理、總經理助理、各部門經理。
（4）列席人員：視需要，可讓其他有關人員。
（5）會議內容。
①聽取各部門主管對所屬工作的彙報，對完成有困難的工作集體協商，並尋找解決辦法。
②對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因並及時改正、總結。
③探討公司經營活動的最佳方案，並對各階段經營業績及時總結，以達到整體經營目標的實現。
④對上期工作總結，並部署下期工作任務。
（6）會議記錄人：行政部祕書。
（7）會議時間：時間為每月末5日內。
第六條管理例會。
（1）會議主持人：各部門經理輪流主持。
（2）會議參加人：各部門經理。
（3）列席人員：視需要，可邀請其他人員。
（4）會議內容。
①協調各部門工作進度，使各項經營活動按照預期目標有序進行。
②對涉及部門較多，對公司整體有較大影響的問題集體探討。集思廣益，尋求解決問題的方法。不能達成共識時，上報總經理辦公會請總經理裁決。
③追蹤並改進日常管理工作。
（5）會議記錄人：行政部祕書。
（6）會議時間：時間為每週五下午或週一上午。
第七條公司全體會。
（1）會議主持人：公司總經理或者總經理指定人員。
（2）會議參加人：公司全體人員。
（3）列席人員：視需要，可邀請公司外部人員。
（4）會議內容。
①公司營運狀況，日常工作進度以及將要採取的重大決策向全體員工宣佈，促使上下信息的溝通。
②公佈有關員工獎勵或懲處措施，以求公開、公正、合理。
（5）會議記錄人：行政部祕書。
（6）會議時間：時間為每月初5日內。
第八條部門工作會。
（1）會議主持人：部門經理或部門經理指定人員。
（2）會議參加人：部門所有人員。
（3）列席人員：視需要，可邀請其他部門人員。
（4）會議內容。
①協調部門內部工作開展，對工作中的問題及時發現，及時解決。
②所屬工作有進展難度時，提出幫助請求，並集體討論解決。
③明確部門工作在公司整體經營活動中的進展狀況，及時總結工作的經驗教訓並制訂下期工作計劃。
（5）會議記錄：部門文職人員。
（6）會議時間：時間由部長自行安排，每週至少兩次。
第三章會議記錄
第九條總經理辦公會會議記錄應在一天內整理完畢，送交會議主持人核閲，核閲後應複印分發給各出席人一份，並要求閲者簽字為據。該份記錄最後傳回會議主持人，作為下一次會議的重要資料。
第十條管理例會會議記錄整理完畢後，分發至各出席人一份。
第十一條公司全體會會議記錄由行政部祕書整理完畢，先請總經理簽字確認，然後分發至各部門，以備查詢。
第十二條部門工作會議各與會人員均應記錄會議要點，與本身工作相關內容應詳記，以便指導日後工作。
第一條會議實行簽到制度，凡不能參加會議或不能準時參加會議者，要向主管領導請假，不請假又不按時到場者，將記工作差錯一次，並責令寫出檢討。
第二條與會人員提前10分鐘入場，不得無故遲到、早退，不得中途退會。
第三條會議期間關閉通信工具或將通信工具設在振動位置。
第四條不準在會場或有上級領導出席的任何會議和正規場合接打手機。
第五條會議期間不準大聲喧譁、交頭接耳或打瞌睡。
第六條會議內不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。
第七條與會人員不準做與會議無關的雜事，不得在會場上隨意走動。
第八條不準泄露會議機密，妥善保管會議材料，不得向無關人員泄露會議內容。
第九條會議內容要“精”、“短”、“實”。
第一條會議室是公司舉行會議、接待來客的場所，為了加強會議室的管理，保證各類會議的順利召開及規範有序使用，提高會議室的利用率，特制訂本制度。
第二條會議室由行政部負責管理。
第三條會議室只限本公司相關職能部門使用，外單位借用會議室須經行政部經理批准，併到辦公室辦理借用手續。各部門無權將會議室借給外單位使用。
第四條公司各部門使用會議室須經辦公室同意後，辦理相關手續，領取會議室鑰匙。
第五條使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用後應及時清洗水杯和煙灰缸，打掃衞生，檢查安全，鎖好門、關好窗，將鑰匙交還辦公室。
第六條任何部門和個人未經辦公室同意，不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
第七條會議室內的衞生每週至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清潔。
第八條每次會議之前，管理人員應進行電源檢查，配備飲用水、水果（必要時）等工作。
第九條會議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護（含花木等），做到會散、人走、電源關、門上鎖。
第十條與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞要賠償。
第十一條本規定由行政部制訂，自頒佈之日起執行。
本制度規定了現場會議的管理要求。適用於河南華中星科技電子有限公司工程項目。
2.1河南@有限公司工程項目部（以下簡稱為項目部）負責現場會議的明確工作。
2.2工程承包方項目部負責現場會議的會務工作。
2.3監理單位按照分工負責主持相關現場會議，並檢查、督促會議紀要的落實工作。
3.1召開工程例會時間：每週二下午15：00-17：00，各單位參會人員應提前到會議現場，超過15：00即為遲到，遲到兩次計一次缺席；工地例會持續的時間為——工程項目開工之日至工程竣工驗收結束；在施工過程中，項目部根據需要隨時可以召開工地會議。會議前各單位應在週一上午11時之前以統一的文本格式把本單位的周生產情況、周施工組織計劃和需要協調的事宜上報至監理單位，監理單位整理彙總後，於週一下午3時前上報項目部。例會上只協調解決平時解決不了的問題，凡是例會之前未進行溝通協調解決的問題，在會上不予協調。其目的是為了提高會議效率，加強平時溝通。
3.2會議由監理單位總監主持，參加人員：建設單位：項目部項目負責人等有關人員。監理單位：總監理工程師，現場監理工程師。施工單位：項目經理、土建技術主管、安裝主管、材料員、資料員。
3.3例會的主要目的是溝通工程建設情況，協調解決工程建設中各單位存在的各種問題，同時對各參建單位的工作進行檢查、督促。
3.4會議內容和發言順序
3.4.1監理單位：總監總結上週會議提出問題的解決及工作安排的落實情況，提出下一步工作意見。總結上週施工情況，就工程安全、質量、進度以及其他有關方面的內容進行分項總結並提出監理意見。
3.4.2施工單位：施工單位項目經理彙報上次例會議定事項的落實情況，分析未完成事項原因。施工單位項目經理彙報上一週施工項目的工程質量，分析出現質量問題的原因以及採取的相關措施。土建技術負責人、安裝技術負責人作補充。施工單位項目經理彙報上一週施工項目的工作進度，對照上一週進度計劃和總進度計劃，分析未完成項目進度計劃的原因，以及採取的相關措施。土建技術負責人、安裝技術負責人作補充。施工單位項目經理彙報上一週原材料檢測情況及材料檢測報告取出情況。資料員等相關人員作補充。施工單位項目經理彙報上一週安全施工、文明施工情況、彙報上週施工計劃、進度等完成情況，主要彙報上週計劃項目未完成的原因以及擬採取的措施，彙報下週施工計劃要點，並提出施工中需協調解決的問題等，在會上進行綜合協調，落實責任單位及完成時間。
3.4.3項目部：對相關單位提出的問題給予協調答覆。
3.5監理單位負責記錄和整理會議紀要，經項目部審閲、確認後由總監簽發。會議紀要格式詳見附表。
3.6現場專題會議
3.6.1需多方協商、討論、研究才能解決的專題，提出問題的一方可向監理單位申請召開專題會議。監理單位審核後認為可行時，與項目部相關部門溝通後，由監理單位通知各方，説明會議的目的、內容、時間和地點，同時對參會各方需攜帶/或編制的文件等提出要求。
3.6.2現場專題會議由監理單位主持，必要時由項目部主持。會議記錄由主持單位負責。
3.7其它要求
3.7.1會議紀要中所達成的結論性意見應註明完成日期，對採取的措施應落實責任單位或責任人。
3.7.2如果會議的任何結果影響了在此之前簽訂的協定或合同，則這種結果必須用正式文件確認。正式文件的確認須由雙方授權代表正式簽署。
3.7.3監理單位負責跟蹤“會議紀要”中待落實的內容，並以適當的方式對落實結果進行記錄。會議紀要應分發到參加會議的各方並留有分發記錄。
4.1工地例會將加強對所有施工單位管理人員的管理，所有參會人員均應按時參加工地例會。施工單位參會人員缺席超過三次者，除採取罰款措施外，項目部有權要求施工單位更換相關管理人員。工地例會召開期間禁止吸煙，酒後不準參加例會。會議所要求的參加單位必須準時到會，無特殊情況不得遲到早退。
4.2開會期間將手機（手機可設置震動）或其它聲音信號的通訊設施關掉。會上嚴禁談論與會議主題無關的內容，會議主持人應嚴格掌握。
4.3會議紀要作為檢查工作落實情況的依據，由會議主持單位負責整理、編寫，要求在會議次日下班前分發到有關單位（包括網上信箱）。對會議佈置的工作 ，各單位要認真落實，並按要求及時彙報完成情況。
4.4要求施工承包商項目經理必須參加各類會議，特殊情況必須事先向會議主持人請假並派代理人開會。
4.5參會人員不得無故缺席，因故無法參加會議的人員應徵得會議主持人的同意。管理人員未請假缺席者，項目經理工地例會缺席一次，罰款500元，以後缺席每增加一次罰款增加500元；其他管理人員例會缺席一次，罰款200元，缺席每增加一次罰款增加200元。所有罰款於下次週會前上交項目部。
4.6會議均設在項目部會議室，會議時間、地點發生衝突時另行通知。
會議簽到表；會議紀要；會議落實工作任務表
蒙田範文網