1、啟用傳真機以前，應當仔細閲讀這些安全教育，以便今後更好的使用傳真機。
2、不能自己拆卸傳真機部件：如果接觸設備內部暴露的電接點將引起電擊。請將傳真機交給您所在地經授權的佳能傳真機維修商維修。
3、傳真機只能在水平的、堅固的、穩定的枱面上運行。
4、在傳真機的背面，底面均有通風孔。為避免傳真機過熱（將引起運轉反常），請不要堵塞和蓋住這些孔洞。不應將傳真機置於牀上、沙發上、地毯上或其他類似的柔軟枱面上。不應靠近暖風或熱風機，傳真機也不應放在壁櫥內、書櫃上及其他類似通風不良的地方。
5、傳真機所用電源只能是設備上標註所指定的電源類型。
6、應確認插在牆面電源插座上的所有設備所用的總電流不超過插座斷路器的電流整定值。
7、不允許電源軟線挨靠任何物品。不要將傳真機放置在電源軟線會被踩到的地方。確認電源軟線無絞纏、打結。
8、不要使傳真機靠近水或其他液體，如果設備上或設備內測到了水，應立即拔去電插頭，並給您所在地經授權的佳能傳真機維修商打電話。
9、不要使小件物品（例如，大頭針、曲別針或釘書針）掉入傳真機內，如果有東西掉入應立即拔去設備電插銷頭，並給您所在地授權的佳能傳真機維修商打電話。
1、手動撥號發送文件
（1）裝入文件。把將要發送的文件放入文件進稿器上，選擇好清晰度和對比度。
（2）呼叫對方。撥對方的電話號碼，若佔線可重撥，直至撥通。
（3）等待對方“準備好”的迴音。此時可能出現兩種情況：
A、如果對方傳真機處於自動接收狀態，用户會聽到“準備好接收”的“嗶”音信號（CED信號）。
B、對方是手動接收狀態，請對方操作員按下“啟動(START)”鍵，你將聽到類似“嗶”音的信號。
（4）啟動發送操作。當聽到對方來的“嗶”音信號，立即按下“啟動”鍵，掛下話筒，文稿會自動地進入傳真機並被髮送到對方去。此時，如果傳輸成功，將會顯示“成功發送”信息，倘若通信失敗，亦會有出錯信息顯示。
在傳真機處於手動接收的狀態下，電話鈴聲響聲後，即可進行接收操作，具體可分兩種情況：A如果對方是手動發送，回答呼叫，按照對方要求，按下“啟動”鍵，掛下話筒，便可接收對方來的傳真文件；B對方是自動發送時，在拿起話筒時，會聽到類似“嗶”音的CNG信號，這表明對方是自動發送傳真狀態，這時按下“啟動”鍵，便能接收文件。
自動接收時，傳真機必須是處於自動接收狀態，可用鍵選擇或者通過編程設置；通常會有自動接收批示燈批示或在顯示屏上顯示現時為自動接收狀態。
對方發送的傳真到來時，電話鈴在響若干聲後（可按要求設置）即轉入自動接收，接收對方來的的傳輸文稿。
接收完畢，若成功，則會有通信成功的信息顯示；不成功，則會有出錯信息顯示或告警。
第一：傳真接收功能
免費傳真接收、郵件接收傳真、漫遊接收傳真、個性化傳真語音提示、傳真值班員管理、自動打印傳真、根據分機號分發傳真、Web接收傳真、公共傳真分發、按線路分發傳真、根據來電號碼分發傳真、手工接收傳真、收到傳真提醒、傳真代接功能。
第二：傳真管理功能
傳真用户管理、傳真用户權限管理、傳真用户等級管理、直傳電子文件、傳真統計管理、傳真清單查詢管理、傳真電話簿管理、傳真公共電話簿管理、傳真常用聯繫人管理、傳真收發速度設置、傳真收發模式管理、與AD緊密集成、傳真全面備份、傳真狀態實時監控、傳真電子簽字蓋章、傳真分類管理、傳真編輯功能、獲取歷史傳真、AOFAX錄音功能、遠程控制、內部即時聊天、傳真軟件二次開發接口、集團傳真解決方案。
第三：傳真發送功能
免費傳真發送、拖動方式發送傳真、指定傳真頁面發送、Web發送傳真、異地漫遊發送傳真、定時傳真自動發送、多種格式傳真文件發送、傳真外部轉發、傳真羣發、傳真內部轉發、一鍵掃描發送傳真、支持內線電話發送傳真、文件合併發送傳真、自動IP發送傳真、傳真自定義標題發送、傳真自動提醒、發送傳真語音提示、傳真封頁、傳真失敗重發機制、傳真優先發送、指定線路發送傳真、傳真籤審發送、傳真自動負載均衡發送、郵件發送傳真。
有何發展趨勢：
低碳環保是當今時代的主題，電子傳真也將是今後低碳辦公的一個發展趨勢，國內電子傳真的。發展剛渡過了起步階段，各方面的技術趨於完善。傳真電子化優勢已經日趨明顯，越來越多的人更青睞節省、便捷、高效、環保的傳真服務器，傳統傳真機廠商將受到極大的挑戰。
一台傳真機收到文件的質量部分取決於發送的原文件的質量，以下幾點將有助於得良好質量的原稿文件；1用打字機機打印；2用黑墨水書寫3用白色或淺色的紙。
為了慎重起見，用户有在傳真之前，可以先將原稿文件用該傳真機複印一下，扶持它送到收端的質量如何，通過調對比度、清晰度（分辯率）或選用圖片（半色調）方式可以改善傳送原稿的質量。
如果被傳真的文件紙非常薄（厚度小於0、06mm），或非常厚（厚度大於0、15mm），或者文件有摺疊、扭曲、撕破、粘貼，則可將原件用複印機複印後再傳送。
傳真機通常備有一張用透明紙做的載體，如果被傳真的文件胡摺疊、扭曲、破損或粘貼而無法複印時，可將其夾入載體進行傳送。將原稿入入載體夾使有文字的的那面朝透明紙面。
如果被傳送文稿尺寸大於傳真機所能接收的最大寬度，或者小於所能接受的最小寬度，亦可先用複印機進行縮小複印或放大複印，使之成為能夠傳送的文件。
複印操作是傳真機最為簡單的操作，但它的意義卻不簡單。
首先，它有類似於複印機的功能。有的傳真機設有專門複印鍵，將文稿放在進稿器上，按下該複印(COPY)鍵，即可完成複印動作，通常複印操作均按“FINE（清晰）”方式進行。現在市場有些中高檔傳真機也具有增強複印功能，比如放大/縮小複印，複印縮放範圍一般為25%~200%，排序複印等；目前大多數傳真機的複印鍵盤和啟動鍵是合二為一(START/COPY)的，這時，要進行復印操作的話，需首先確認傳真機線路是處於未接通的狀態，否則，按下“START/COPY”鍵，將成為發送狀態。
其次，複印操作可以判斷一台傳真機掃描、打印及主控部分是否有故障。若在傳真機上覆印出來的副本不清楚，那接收方收到的文件也不會清楚。所以，我們要知道傳真件不清楚不一定是接收方的問題，要根據具體情況具體分析。
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