一，公司會議由行政部門提前通知。與會者不得無故缺席，遲到或早退。因特殊原因不能參加會議的或有事要遲到或早退的，會前經部門負責人或分管領導批准並通知行政部。
二，會前要認真準備，會中要長話短説，有的放矢，提高會議效率。
三，主持人會前宣佈會議紀律。會議期間要關機或將手機開致震動，需接聽電話的向主持人示意後，到會議室外接聽。會議期間禁止交頭接耳，或做與會議無關的事情。
四，會議一律用普通話。
五，會議期間要認真聽講並做好會議記錄。
六，會議決議事項由公司指定領導負責監督落實，並在下次會議上予以反饋。若不能完成的，需提前向公司領導作出書面説明。否則，按公司有關規定處理。
七，公司會議，公司辦公室要做好會議記錄。重要會議要形成會議紀要，併發至各有關單位。會議記錄或紀要，要妥善保管並歸檔。
八，嚴格保密制度。公司會議內容，未經許可，不的外傳，一經發現，嚴肅處理。
會議管理制度
為貫徹國家、省市關於厲行節約、制止奢侈浪費和精簡會議的有關精神，加強和規範部機關會議費管理，提高會議效率和質量，節約會議經費開支，根據《黨政機關厲行節約反對浪費條例》有關規定，參照《松原市市直機關會議費管理辦法》，結合我部實際，制定本制度。
一、會議範圍
按照《松原市市直機關會議費管理辦法》會議分類規定，我部召開的會議定為二類至五類。
1、二類會議。以市委、市政府名義召開，要求縣（市、區）、開發區和市直有關部門（單位）負責同志參加，由市委組織部承辦的會議；
2、三類會議。以市委組織部名義召開，要求縣（市、區）、開發區和市直有關部門（單位）負責同志參加的全市性工作會議；
3、四類會議。以市委組織部或科室名義召開，要求縣（市、區）、開發區和市直部門（單位）有關人員參加的單項工作會議。
4、五類會議。其他業務性會議，包括小型研討會、座談會、評審會等。
二、會議計劃及審批
實行會議計劃審批制度。每年10月底前，各科室提出下一年度會議計劃（包括會議名稱、召開的理由、主要資料、時間地點、參會人員、工作人員數及所需經費等），由辦公室分類、彙總，構成市委組織部擬召開的年度會議計劃，並按照以下程序審批。
1、二、三類會議。會議計劃經部長辦公會研究後，報送市委辦公室審核、市委批准後執行。三類會議原則上每年不超過1次。
2、四類會議。會議計劃經部長辦公會研究審批後執行，並將會議計劃報送市委辦公室備案。四類會議原則上每年不超過2次。
3、五類會議。由分管部長審核並報部長批准後執行。
4、沒有列入年度會議計劃又確需召開的會議，相關科室應將會議方案報分管副部長審核，再報部長或部長辦公會審定。
三、會期
1、二類會議會期，按照批准的會議方案從嚴控制；三、四、五類會議以及傳達、佈置類會議會期均不得超過1天。
2、會議報到和離開時間，二類會議合計不得超過2天，三、四、五類會議合計不得超過1天。
四、會議規模
1、二類會議參會人員按照批准規模執行，嚴格限定會議代表和工作人員數量。
2、三類會議參會人員不得超過80人，其中，縣（市、區）、開發區參會人數控制在3人以內。
以市委組織部或科室名義召開的單項工作會議，參會人數不得超過120人，其中，縣（市、區）參會人數控制在1人以內。其他業務性會議參會人員視資料而定，一般不得超過50人。
五、會務管理
（一）會務工作由承辦科室和辦公室共同負責。
（二）承辦科室負責的會務工作如下：
1、代擬會議方案、領導講話、主持詞、新聞通稿等；
2、印發通知、組織報名；
3、佈置會場；
4、印發會議材料；
5、組織與會人員入場、簽到，統計會議出席狀況。
（三）辦公室負責的會務工作如下：
1、省級領導、市領導和部領導到會的協調和座次安排；
2、協調落實會議新聞宣傳、安全警衞、交通疏導、醫療服務等事宜；
3、安排與會人員食宿和接待；
4、配合承辦科室安排和佈置會場；
5、製作會議證件，準備會議用品；
6、帶給必要的車輛保障；
7、會務的其他協調和服務工作。
六、會議經費管理
（一）會議經費支出
1、會議費開支範圍包括會議住宿費、伙食費、會議室租金、交通費、文件印刷費、醫藥費等。交通費是指用於會議代表接送站，以及會議統一組織的代表考察、調研等發生的交通支出。會議代表參加會議發生的城市間交通費，按照差旅費管理辦法規定回單位報銷。
2、會議費開支實行綜合定額控制，各項費用之間能夠調劑使用。綜合定額標準為300元/人天，其中：住宿費150元/人天、伙食費100元/人天，其他費用50元/人天。綜合定額標準是會議費開支的上限，應在綜合定額標準以內結算報銷。
3、不得向參會人員收取會議費或以任何方式向下屬機構、企事業單位、地方轉嫁、攤派。
（二）會議經費結算
1、由辦公室按照會議計劃編制經費預算，報請部領導審批。會議結束後7個工作日內，辦公室財會人員會同承辦科室，共同審核會議實際發生的各項費用，確認無誤後，由辦公室統一結算。
2、會議費報銷時應當帶給會議審批文件、會議通知及實際參會人員簽到表、定點飯店等會議服務單位帶給的費用原始明細單據、電子結算單等憑證。
七、有關要求
（一）每年年底將非涉密會議的名稱、主要資料、參會人數、經費開支等狀況在部內進行公示，理解監督。
（二）嚴禁借會議名義組織會餐或安排宴請，嚴禁套取會議費設立“小金庫”，嚴禁在會議費中列支公務接待費。
（三）嚴格執行會議用房標準，不得安排高檔套房；會議用餐嚴格控制菜品種類、數量和份量，嚴禁帶給高檔菜餚，不上煙酒；會場一律不擺花草，不製作背景板，不帶給水果。
（四）不得使用會議費購置電腦、複印機、打印機、傳真機等固定資產以及開支與本次會議無關的其他費用；不得組織會議代表旅遊和與會議無關的參觀；嚴禁組織高消費娛樂、健身活動；嚴禁以任何名義發放紀念品；不得額外配發洗漱用品。
為保證公司的經營目標順利實現，及時對經營管理中存在的問題決策處理；加強部門之間的工作協調，提高經營管理和工作效能，保證公司經營管理決策貫徹到位。特制定本公司會議管理制度。
一、會議分類
公司會議分為：例會、總結會、專題會三大類。
二、會議目的
傳達公司管理決策、文件、會議精神，彙報、總結前期工作完成情況及存在的問題，安排後期工作；研討問題解決措施；對工作質量、工作效率、工作創新、工作秩序、行政管理、勞動紀律、員工素質進行講評，批評落後，表揚先進；相互交流，互相通報信息，統一思想，協調各部門工作。
三、會議管理
（一）時間和地點
1、公司周例會原則上每週六15:00準時開會（如遇節假日由行政部另行通知），項目周例會的時間、地點由項目經理安排。
2、月例會在月檢查後三天內召開（提前一天通知），召開時間：冬季14：00，夏季14：30（如遇節假日由行政部另行通知）；
3、季度總結會在季度末可合併當月的月例會召開（如遇節假日由行政部另行通知）；
4、年度總結會在次年元月10號左右的週六或週日召開（如遇節假日由行政部另行通知）；專題會時間、地點由行政部臨時通知；
5、公司會議地點：辦公樓會議室。
（二）會議管理
1、公司召開的各項會議籌備組織由行政部安排專人全面負責。會議召開的通知，與會人員的簽到登記，會議紀律的要求；會議場所的佈置、衞生打掃，會議的用品及飲水等的準備工作。項目部（或部門）會議由部門負責人安排。
2．周、月辦公例會
（1）會議議題的確定。公司例會由行政部根據整體安排，與總經理、副總經理各部門主管徵求會議議題或意見，提出增加的會議議題建議。
（2）公司例會由行政部根據總經理的的指示，落實各部門主管準備會議議題的彙報材料及相關依據。
（3）公司例會由公司總經理或總經理指定的領導主持；項目部（或部門）會議由部門主要負責人主持。
（4）例會議題應包括以下內容：工作的進度説明及完成情況；工作中存在的問題、分析及改善措施；需要會議討論或協調解決的問題；其他臨時性工作的完成情況及有關説明。下步工作部署及安排；協調各部門工作進度，使各項工作按照預期目標有序進行；項目進度彙報時，結合月度、年度工作目標的進度彙報，對進度或對公司、部門工作有較大影響的問題，要拿出相應解決方案供領導決策。
（5）公司例會會參加的人員：公司總經理、副總經理及各部門主要負責人。會議列席人員：公司指定的相關人員和臨時安排的人員。
（6）各部門必須有與年計劃（或項目整體計劃）相銜接的周計劃（月計劃），並將書面材料報行政部，以便公司進行督促和考核。
（7）部門（項目部）會議紀要要在24小時內由互聯網傳至或紙質送行政部備案。
3、總結會
（1）總結會一般在季度末、年末或重大項目結束後舉行，一般應有全體員工參加。
（2）總結會目的：總結經驗，查找不足，統一思想，聚攏人心，鼓舞士氣。
一般議程是：宣貫公司經營和管理方針，總結工作，安排下一步計劃，年末要表彰先進。
（4）總結會的籌備、組織由行政部落實。
4、專題會
（1）公司專題會議準備工作：包括會議地址、電腦、投影儀、攝像機、會議記錄等，要及時完備，由行政部溝通提案部門（人），保證會議按時召開。
（2）會議過程管理
提案部門要明確召開專題會議目的，及時與行政處溝通；提出需要解決的問題和解決方案；説明需要有關部門配合藉助的資源。説明工作進程，具體時間。
（3）專題會議流程管理。
部門負責人提出存在問題確定召開專題會，專題會需經總經理或主管副總經理審批，確定會議時間和與會人員，行政部通知參會者，提案人主持會議，確認問題處置措施，行政部記錄者根據會議記錄擬寫專題會議會議紀要，交主持者簽發，（會議決議由與會者簽字）會議紀要（決議）下達任務到提案部門、考核部門監督和相關工作責任人，提案完成完成材料交給提案部門和考核部門。提案部門（人）反饋任務完成結果並點評後轉考核部門。考核部門將考評效果反饋至總經理及財務中心核算。
（三）會議紀律
1、參會人員實行簽到制度，不得遲到、早退、中途離場，遲到、早退者每次予以30元的罰款，無故不到會者按曠工處理；
2、應…本站 …參加會議的人員不得缺席，特殊情況不能參加者必須提前半天向總經理（部門會議向負責人）請假，履行請假手續，提前指定熟悉本部門的代表人員參加會議，並報行政部備案；
3、開會時與會人員通訊工具應調為無聲或關機，否則發現一次罰款20元，必須接的電話可到會議室外接聽。
4、與會人員必須做到提前準備，周計劃或重要議題要準備有紙質材料，會場發言做到簡明扼要、言簡意賅；
5、與會人員需自帶筆記本，做好會議記錄，以便會後落實；重要會議決議或會議記錄未正式公佈前，與會者不得提前透露會議內容。
（四）會議記錄
1、行政部設專人記錄會議內容，設專門會議記錄簿，記錄簿不得更換、不得缺頁、不得會後更改，記滿後換新，舊簿存檔。
2、公司會議記錄由行政部根據與會人員發言如實準確記錄。並在會議結束後2小時內整理出會議紀要由會議主持者簽發，通過互聯網或紙質傳發至各部門執行落實。
3、會議紀要要分類編碼存檔，不得借閲；公司內部查閲，不得帶走原件。
4、會議紀要要按固定格式填寫。（後附格式模板）
（五）、會議落實
1、例會和專題會議後，行政處沒有及時整理專題會議記錄（紀要）並及時下發，罰款50元。
2、例會和專題會議的要求沒有被貫徹執行，責任人罰款100元，並且根據造成的後果嚴重程度繼續追加罰款。
3、考核部門沒有將任務完成追蹤結果反饋給總經理（或主管副總經理）和提案人的，一次處罰人民100元，造成連帶責任的加倍處罰。
4、提案人有責任追蹤提案執行過程，對影響提案完成的，有督促和彙報的責任。
四、本制度於下發之日起執行。
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