社會團體辦公室管理制度

社會團體辦公室管理制度

一、辦公室管理條例

第一章 總則

為加強商會管理，維護商會良好形象，特制定本規範，明確要求，規範行為，創造良好的商會文化氛圍。

第二章 細則

一）服務規範：

1、儀表：商會職員工應儀表整潔、大方；

2、微笑服務：在接待商會內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答，切不可冒犯對方；

3、用語：在任何場合應用語規範，語氣温和，音量適中，嚴禁大聲喧譁；

4、現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間辦公室內應保證有人接待；

5、電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄。

二）辦公秩序

1、工作時間內不應無故離崗、串崗，不在辦公室進食味道比較大的食物、不大聲喧譁，確保辦公環境的安靜有序；

2、有需要外出用車都應報備、填表，不經辦公室批准不允許私自用車外出；

3、職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束後做好個人工作區內的衞生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔；

4、辦公室專用的設備如飲水機內網、打印機、網絡、電話等由辦公室人員負責叫指定清潔或維修人員進行保養；

三）工作制度

1、員工應嚴格遵守各個崗位職責，熱愛本職工作，對工作盡職盡責；

2、員工對本職工作爭取時效，不拖延，不積壓；努力提高自己的工作技能，提高工作效率；

3、員工之間應通力合作，互相配合，不得相互拆台或搬弄事非；

4、待人接物態度謙和，以爭取公司同仁與客户的合作；

5、服從上級的工作安排，一經上級主管決定，應嚴格遵照執行；

四）工作紀律

1、按規定時間上下班，不得遲到、早退、曠工；

2、在公司內要做到舉止嚴明、坐立端正、待人熱情、講究禮貌。

二、辦公室物資管理條例

第一章 總則

為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。

第二章 物資分類

1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、現金、貴重實物；

2、低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等；

3、管制品：訂書機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器、打洞機等；

4、現金：商會儲備現金；

5、貴重實物：物資價格達500元以上，如：酒類、車輛、卡類、空調、計算機、照相機。

第三章 辦公用品物資採購

1、商會辦公用品物資的採購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購人員自行購買；

1）申購物品500元以內物品辦公室主任批准，直接購買；

2）500元以上（含500元）出具申購單，辦公室同意，財務審核，祕書長/執行祕書長審批；

3）大額活動開支超過5000元，出具預算報告，祕書長/執行祕書長同意，財務審核，上報會長審批。

第四章 現金支出、貴重實物管理

1、現金保管、領用由出納負責，如遇特殊情況個人臨時保管現金遵守不帶回家、存卡里的原則。現金報銷需要填寫費用報銷單，現金預支都需書寫預支申請，並由祕書長/執行祕書長簽字；

2、貴重實物：由辦公室設立實物資產管理台帳，以準確記錄固定資產的現狀。酒類等需要取用需記錄用途；車輛使用需向辦公室報備登記，車輛加油需憑小票報銷，每次充值加油卡需上報公里數；快遞充值卡等卡類的使用向辦公室報備，每月記錄審核存檔。

三、辦公室環境衞生管理制度及秩序

第一章 總則

為創造一個舒適、優美、整潔的工作環境，樹立商會的良好形象，特制定衞生制度。衞生區域分兩塊：公共區域和個人區域。

第二章 制度內容

一）公共區域

公共區域由保潔阿姨打掃，但每位同事都應把辦公室當成自己的家，禁止在辦公室抽煙、吐痰、亂扔垃圾，哪裏有垃圾、髒了都應及時幫忙清理。

1、會議室：保持會議室桌面清潔、椅子擺放到位；

2、公共區域地面整潔，飲水機、飲用水桶、打印機擺放要整齊，保持表面幹掙整潔；

3、當天來客倒茶、引導、茶杯收拾；

4、無用的紙箱、袋子清理，新進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物及時予以清除；

5、在公共辦公區域內禁止大聲交談，不得影響其他同事辦公。

二）個人區域

1、辦公桌面保持整潔，辦公文件、票據等應分類放進文件夾、文件盒中，重要文件放在個人辦公抽屜內並鎖好。

2、下班或離開公司前員工整理個自各辦公區域，辦公桌上用品擺放整齊，收拾好所有資料和文件，關閉電腦及顯示器。