合同管理信息化探索與應用

甘肅電投九甸峽水電開發有限責任公司

【摘要】：合同是企業與外界交往的橋樑，合同行為貫穿了企業管理活動的始終，合同管理水平是企業綜合管理水準的集中體現。傳統合同管理模式存在佔用大量人力，管理效率低、溝通成本高、信息彙總難、容易篡改，缺少關鍵節點預警提醒等弊端，給企業帶來潛在風險。隨着公司的不斷髮展，合同體量越來越大，合同管理工作愈加繁重，傳統合同管理模式已不符合信息化管理要求，信息化的合同管理才是當前企業合同管理建設的新方向，更是企業合同管理髮展到一定階段的必然選擇。公司攻關小組分析公司合同管理現狀，嘗試利用一體化辦公平台、視頻會議系統、NCC財務共享系統及辦公軟件，對合同管理信息化進行探索，實現詢價、合同線上審核會籤，推進視頻合同談判，設計合同台賬、設置自動預警提醒，對合同結算付款進行跟蹤，對合同進行全方位、全過程的動態管理，通過合同管理信息化建設，改變了合同管理以往對人力的過度依賴，合同管理更加科學規範、通過頂層流程設計儘量減少人為干預因素，有效降低了合同管理過程中的失誤，顯著地提高了合同管理的質量與效率，使企業合同管理上升到一個新的高度。

關鍵詞：合同管理 信息化 流程設計

一、企業簡介

甘肅電投九甸峽水電開發有限責任公司（以下簡稱九甸峽水電公司）是致力於洮河流域水力、電力能源項目開發和生產經營的發電企業。公司註冊資本金10.06億元，總資產45.6億元，九甸峽公司經營管理洮河流域的九甸峽、蓮麓、峽城、吉利、海甸峽、三甲及蓮峯7座梯級電站，總裝機容量535 MW，設計多年平均發電量19.54億千瓦時。

按照現代企業制度的要求，公司依法組建了股東會、董事會、監事會，法人治理結構完善，“三會”和經營管理層職責明確，管理流程運轉流暢。內設機構有黨羣工作部、總經理工作部（董事會辦公室）、人力資源部、經營管理部等12個部門。目前，公司在冊員工378人。全年平均發生合同330份左右，涉及採購、服務、工程、銷售、金融、其他等合同類型。

二、實施背景

公司一系列的經濟活動都是圍繞合同的建立和履行來進行，合同是雙方為了維護各自的利益簽訂的書面的文件，合同管理是公司經營管理中一項非常重要的內容，合同管理一方面事關公司的生產經營與市場接軌，另一方面關係到公司履約過程中維護自身的合法權益。合同管理應是一種全過程、全方位、科學的動態管理，包含從方案設計、詢價採購、談判起草、會籤審核、簽訂履行、結算付款、資料歸檔及後評價等全過程的管理活動，合同管理流程是公司合同管理的頂層設計，體現着企業合同管理是否全面、具體、科學、高效。

公司合同管理需要各個部門和崗位的相互對接協調，認真履行合同的法律、經濟、專業審查，只有各個相關部門和崗位共同參與，合同風險才能降到最低。公司清潔能源高質量發展必須高度重視合同管理，從頂層設計、管理機制、全過程管理等方面不斷地完善和加強風險防控，才能確保各項業務合同風險可控，從而為企業的長期健康穩定發展奠定堅實的基礎。

(一）合同管理現狀分析

1.合同會籤時效長，進度慢，效率低。合同線下會籤流轉需專人負責將紙質材料報送有關會籤部門，且無法及時知曉合同的流轉狀態，溝通成本較高，會籤人員在電站與基地往返，各審核人之前紙質版傳閲，耗時耗力，會籤效率低下，會籤審核時效長；各會籤部門對合同提出意見，需修改後重新打印合同，造成紙張浪費；會籤審批單、合同文本存在人為塗改的風險。

2.合同談判面對面，集中難，推進慢。合同承辦部門，經營部、財務部及其他部門參與合同談判。電站員工參與合同談判需往返電站基地，且公司通勤車輛有限，電站基地往返交通不易，耗費大量時間精力；合同承包人大多數不在臨洮當地，部分承包商跨省跨區域，往返來回耗時耗力，合同準備時間過長，合同談判成本高，合同推進效率低，合同談判形式單一。

3.詢價採購不規範，較鬆散，偏差大。合同承辦部門在詢價採購時，存在詢價函（文件）內容不完整，詢價函（文件）要素不全，不能抓住項目實施要點、沒有將項目需求轉化為要求、商務技術要求生搬硬套、評分標準隨意，不具體，針對性不強，往往導致響應文件與項目實際偏差較大；詢價函未經分管領導審核，擅自以公司名義進行詢價，承辦部門未按要求開展詢價、比價，詢價管理流程不健全，缺乏必要的監督。

4.合同文本形式多，情況雜，類型廣。合同承辦部門在起草合同不選用參照已下發的合同模板，起草合同隨意，合同格式不規範，五花八門。合同要素不全，合同條款不符合項目實際及法律要求，違約責任全看個人意願，付款進度、支標方式不符合財務相關要求，合同雙方方責任和義務劃分不明確等，合同層級混亂。

5.合同履約不及時，結算慢，預警遲。合同承辦部門不建立部門合同管理台賬，對所承辦的合同缺乏節點控制和宏觀管理，對工期、質保期不關注。往往導致合同履約執行不全面，合同工期拖延，驗收結算滯後，合同歸口部門與承辦部門溝通不暢，合同歸口管理部門缺乏合同預警提醒，對合同結算付款情況掌握不夠，沒有對合同進行全生命週期的管理。

6.合同管理模式舊，信息化水平不高，合同風險管理手段落後。公司合同管理的信息化建設還比較薄弱，合同科學管理的技術手段還比較落後。大多數時候採用面對面、手動傳閲是傳統做法，對合同缺乏動態的全過程監管，缺乏縱向的信息溝通，管控的效率較低。