文祕管理與應用寫作

文祕管理與應用寫作

分 章 輔 導

第一編行政文體

第一章行政機關公文

一、要了解法定公文的廣義和狹義概念：

廣義的公文是指機關中所有的可稱為“文件”的東西，包括計劃、總結等。 狹義的公文指的是法定公文，凡行政機關公文，指按《國務院辦公廳關於國家行政機關公文處理辦法》（本複習中簡稱為“辦法”）列出的公文文種；凡黨的機關公文，又指按《中國共產黨黨的各級領導機關文件處理條例》中規定的文件。

教材中提到的是2000年修訂的《國家行政機關公文處理辦法》，共有十三種公文，現在使用的是國務院修訂的新《辦法》，又增加了新文種“意見”，同時廢止了“指示”。

二、*要牢牢掌握公文的特點：

法定性、政策性、實用性、時效性、規範性

三、 公文的基本功用：

頒佈法規、傳達指示，反映情況、請示工作，

聯繫工作、商洽公務，宣傳教育，依據憑證。

四、*公文的分類：

1.按行文方向和行文關係劃分：上行文、平行文和下行文；

2.按有無緊急程度分：緊急公文和普通公文。

3.其中緊急公文：特急件和急件。

4.按有無保密要求分為：普通文件和保密文件。

其中保密文件可分為：絕密、機密、祕密三種。

五、*公文的格式：

要求會畫出正式文件的規範格式，包括每種公文的格式項目及位置都要準確（如有無簽發人，如有，位置在哪裏等）。

（一） 文頭部分有：

版頭、文號、簽發人、祕密等級、緊急程度等；

行政下行文不應有簽發人；

文號的組成包括機關代字、年份和文件順序號。

（二）行文部分（也叫中間部分）：

包括標題、主送機關、正文、習慣用語、發文機關、年月日、印章、主題詞、附件等。

標題示例：

北京市人民政府

關於撤銷大興縣設立大興區的通知

北京市人民政府辦公廳

關於《北京市加快城市危舊房改造實施辦法（試行）》

執行中有關問題的通知

不同的公文有不同的習慣用語，熟知常用公文的習慣用語，可以幫助我們正確地判斷文種。

發文機關要寫全稱，一般不能簡稱為“厂部辦公室”。

年月日要用漢字書寫，並且用全稱。

正式公文的主題詞設計，要查國務院的《主題詞手冊》。一般地説，主題詞是能夠概括文件內容的幾個詞（或詞組），最後一個詞一定是文種，如“綠化、美化、通知”或“加強、思想政治工作、通知”等。

（三）文尾部分：

有抄報、抄送、抄發和發文機關的辦文機構、印文年月日等。

國家質量技術監督局1999年發佈《國家機關公文格式》，在實際工作中辦理文件的同志請注意新要求。

本次考試以教材為準。

六 *公文寫作的基本要求：

熟悉黨和國家的方針政策及有關法規和規定，

要了解實際情況，

要遵循行文的各項規則。

七、公文寫作示例：

對下述重點文種説明不同的要求：

1. 命令（令）：

主要掌握行政令、發佈令的區別。

發佈令是用以發佈各種法規範和規章的。

行政令是用於採取重大強制性行政措施時使用的。

2*議案：

關鍵是掌握概念：它適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人大常委會提請審議事項。

3. *公告與通告：

要掌握兩個文種在認識和使用上的區別，主要表現為：公告是“向國內外”宣佈重要事項和法定事項的，而通告則是用在“在一定範圍”。

* 4.通知：

這是本章中最重要的文種。除掌握相關知識和寫作技巧外，主要是要求會起草正式文件通知。

“因鍋爐壞了，洗澡堂停用二天”不在此列。

（1）、要研究通知的類別：

第一種類型的通知________關於頒佈法規和規章的：

如《北京廣播電視大學大學生守則》，通知是以學校的名義發給“各區、縣電大分校，各工作站”的，將《守則》隨文下發，《守則》成為附件。

北京市人民政府

關於發佈《北京市實施“國家行政機關公文處理辦法”細則》

的通知

各區、縣人民政府，市政府各委、辦、局，各市屬機構：

現發佈《北京市實施“國家行政機關公文處理辦法”細則》，自2001

年5月1日起施行。1994年9月28日市政府辦公廳發佈，1994年10月1日起施行的《北京市實施“國家行政機關公文處理辦法”細則》同時廢止。

北京市人民政府

二OO一年三月二十七日

第二類通知_________批轉下級耒文的：

“批轉”中的“批”字可見是上對下，並且是先有下級對上報文。例：

北京廣播電視大學貫徹“改革人才培養模式”，以學生學習為中心

的經驗很好，學校就有關問題的創新和實踐工作，給市教委的有關部門

寫了一份報告。

市教委認為很有創意，很具典型性，於是擬定一份通知，將北京電

大的報告隨文下發，這就是批轉下級來文的通知。

北京電大的報告在這裏成為“附件”。

第三種通知_______轉發上級來文的。

按照我國的行政管理層級，最高的是國務院，下邊是各級政府及同級機構。每一份上級政府的下發文如“通知”，都要逐級轉發，這也叫“上邊一根針，底下千條線。”

“上邊”一級的通知總是被做為附件下發的，因為這是工作的根本依據。 例：

《海南省人民政府辦公廳轉發“國務院辦公廳關於嚴格控制新聞發佈會和週年紀念活動的通知”的通知》

第四種類型通知________是不帶附件的：

相對帶有附件的通知而言，它更帶有一定的“主動”色彩。

（2）、通知的內容：

A、帶有附件的通知：

一是不加按語，即“照批照轉”。只明確要求下級執行。

寫法上多為“現將《??》發給你們，希遵照執行。”

二是加按語的。

所謂“按語”，是發文機關對所發附件的相關説明，如結合本地區、本行業、本部門的實際情況，做一些補充説明或提出其他要求，有的還可對附件尤其是上級來文做出評價。注意三個問題：

在什麼情況下加按語？

加什麼按語？

按語寫作要注意什麼？

·吃透“附件”精神

·強調的是針對性

·“附件”內容和要求，讓下級理解得更充分和準確

按語的類別：評價、要求、説明等，一般要具體情況具體分析。

如教材中，“海南省政府辦公廳的通知”按語部分分為：

第一個自然段：強調海南的特殊現狀

第二自然段：結合海南本地區的情況制定了更為具體的規定。

*加什麼做為按語？

不是重複附件內容而是必須要寫出特色

檢驗的是發文機關辦文人員的政策、業務素質和寫作水平。

有責任心、有水平的幹部要研究問題，寫出有針對性、有特色的“按

語”，説到底還是幹部素質問題。

B沒有附件的通知：

在正文中要寫好緣由和事項兩部分

a 緣由：目的、意義、現狀等（為什麼通知）

b事項：工作原則、組織安排、活動佈置、 檢查評比等（通知

什麼）

教材中“沒有附件”的通知：

《關於開展國家公務員普通話培訓的通知》、

《國務院關於成立國務院三峽工程建設委員會的通知》、

《關於召開全國高新技術產業開發區工作會議的通知》

根據當前的形勢、任務，我們確定以下內容為思考重點：

a關於加強社會主義精神文明建設工作的；

b關於貫徹落實“科教興國”戰略，加強思想政治工作的；

c關於全面提高北京電大學生素質，改革人才培養模式的；

d以北京電大名義發文抗擊“非典”的。

5、 通報：

通報是適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況的常用公文。

無論是表彰性的還是批評性的通報，都要明確表揚或批評的對象，不論是單位還是個人，都要首先明確指出。其次是説明事由，這也是表彰或批評的直接理由。

*寫表彰通報：

A説明對象、光榮事蹟、精神品質、號召學習和表彰辦法等。

B寫好這種時代精神非常強的文件，關鍵是我們要站在時代的高度，用發展的眼光來審視人或組織的行為。

*6報告：

《國家行政機關公文處理辦法》規定：報告適用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。

A 按其性質不同，可將其分為綜合報告和專題報告；

B 按其具體內容和用途，又可分為情況報告、建議報告等。

C 一般地説，一份報告都會同時分別隸屬於至少兩種類型，如一份“北京電大關於加強對大學生進行思想政治工作的報告”，既可能是專題報告，又可能同時隸屬於建議報告。

7請示：

掌握請示的寫法和注意事項；

特別要注意請示與報告的區別，因為現在工作中仍有一些單位在寫

“關於??的請示報告”。

對辦文人員來説，如果我們的請求理由不符合實際政策允許的範圍，例如，現實政策還未發展到某種程度，那麼上級就會“駁回”我們的請示。

“編織” 請示文件框架：

“關於積極探索人才培養模式”的請示

內容提示：

A、 為什麼要在當前提出改革和探索人才培養模式？

“科教興國”戰略的提出，要求我們對“人才”應有哪些新認識教育將因“人才戰略””而受到前所未有的挑戰

北京電大在覆校二十多年的實踐中，認識到了探索和改革人才培養

模式的極其重 要性

北京電大在人才培養模式的探索上，已具備二十幾年的實踐經驗北京電大這項工作得到了市教委有關方面的一貫支持

北京電大具有開拓創新、與時俱進的條件（軟、硬件）分析

B、具體請示的事項

北京電大目前人才培養新模式的基本內涵

目前學校準備在哪些方面進行這項工作的改革與探索：

教師隊伍的提高

教學和教務管理方面

建立新的管理體制和機制

建立“以學習為中心”和“以學生需要為中心”的新模

式

請求市教委的支持項目

8 函：

函的概念

來函與覆函的不同寫法

函的寫作注意事項。

尤其要注意：

*其他公文一般只有一個行文方向，而函卻除去平行文，在同級和不相

隸屬的機關之間行文外，還可以在上、下級機關之間使用，但要注意它與請示的區別。

9會議紀要：掌握概念及一般寫法，注意與會議記錄的區別。

*10意見：

適用於對重要問題提出見解和處理方法；明確要求下級機關貫徹執行；報請上級機關予以批轉或者轉發。