今年是祖國60週年華誕，欣聞省局開展“情繫蘭台”徵文活動後，我心潮起伏，想到自己參加工作34年來，在人生最寶貴的年華時代卻與檔案事業結下了不解之緣。那是1997年5月，我調到德陽市檔案局工作，從此我的蘭台情結為我的事業撐起了一片藍天。光陰似箭，時間如梭。入檔12年來，我感受到了檔案工作的艱辛與清苦，更享受到了事業成功的快樂與自豪!回首往事，感慨萬千，雖然我進了檔案部門成了“檔案”，但我對所從事的檔案事業初衷不改、無怨無悔。
“鑽”出來的成績
剛到市檔案局，局領導班子分工我分管檔案業務，我欣然接受，因為我從事過共青團工作多年，我喜歡這項富有挑戰性的工作。於是我改變了過去的工作方法，帶領局裏的業務專家下基層，“鑽”了這家“鑽”那家，開展《檔案法》宣傳，履行檔案業務指導的職責。當時，有的同志不理解問：“你是領導，在家坐鎮就行了”，我回答説：“如果我不下去了解情況，怎麼能解決工作中的實際問題”。為此，我提出了檔案工作要主動出擊，服務重點在基層的觀點，使全局上下達成了共識。在之後幾年中，我們以檔案規範化管理為契機，乘勢而上，狠抓機關、學校、醫院、鄉鎮、廠礦企業等單位的檔案達標升級工作，狠抓社區、行政村的標準化建檔工作，掀起了全市檔案規範化管理的熱潮。儘管我們為業務指導疲憊奔波，為檔案工作苦口婆心，有時甚至吃閉門羹，但為了推動檔案事業的發展，我們的付出是值得的。我率同事們就是靠這股子“鑽”勁“鑽”出了名堂，“鑽”出了成績。截止20xx年8月，德陽市機關、企事業等單位檔案規範化管理達1178個，其中國家一級4個、省一級211個。全市1974個行政村全部實現規範化建檔案，其中有20多個行政村村級檔案達到了省級標準。12年來，在檔案學理論與實踐的辛勤耕耘中，我先後在《中國檔案報》、《中國檔案》、《四川檔案》、《德陽日報》等報刊雜誌上發表學術論文和調研文章達18篇，特別是由我組織編寫的調研課題《四川省行政村檔案工作暫行辦法實施細則》榮獲了20xx年四川省檔案局第四次科技進步獎。
愛拼才會贏
20xx年2月，國家檔案局局長毛福民蒞臨德陽視察，對德陽市的檔案工作和館庫建設給予了高度評價，他要求德陽要建成西部一流的檔案館。在國家局、省局領導的親切關懷下，局黨組提出了創建省一級檔案館的目標。同年9月，我從檔案工作外線作戰轉移到檔案館內線作戰。當時，市檔案館除進了5萬卷檔案資料外，其它工作幾乎是空白，要達到省一級標準，難度相當大。“人生能有幾回搏”，我想既然這項任務落到了肩上，有條件要上，沒有條件創造條件也要上。於是我按照省一級檔案館規範化管理的標準，將任務分解到各科室，責任到人。一場時間短、任務重、標準高的創建工作緊張而有序地展開了。由於德陽建市時間短，館藏量又不夠豐富，編研工作是一大難題。為此，我抓住這個薄弱環節，組織了局裏寫作能力強且熟悉檔案業務的同志來擔當重任，值得一提的是年近半百的張大姐為編研檔案資料挑燈夜戰、廢寢忘食的工作態度，感染了身邊的同志，感染了我。在創建工作一年多時間裏，我團結帶領館內幹部、職工發揚檔案人默默無聞、吃苦耐勞的無私奉獻精神，業務規範上精益求精，工作上互相配合協作，加班加點忘我拼搏。到20xx年底，市檔案館接收了85個全宗單位的檔案資料達96267卷(件、冊、盤);編輯了《德陽市檔案館指南》、《德陽市大事記》、《德陽名優特產》等上百萬字的15種檔案編研資料和工具書，創建一級館的其它工作也如期完成。 20xx年12月26日，激動人心的時刻到了，經四川省檔案局評審組考評，德陽市檔案館得到98.5分的高分，通過了省一級檔案館的驗收。從此，德陽市檔案館以嶄新的面貌，良好的服務展示在德陽人民面前。
服務民生是我們的責任
在我分管檔案館工作的日子裏，我們挖掘館藏檔案信息資源，最大限度地為德陽的經濟建設和社會發展提供服務。在社會主義和諧社會建設中，檔案工作服務民生擺到了重要的位置，我們充分利用館藏檔案和現行文件為社會民生服務，特別是對市屬破產企業原職工提供了檔案原始依據，幫助他(她)們解決醫保、社保、就業、就學等方面的困難，我館還採取措施對下崗工人、失地農民、退休工人等弱勢羣體免收查閲費用，為弱勢羣體獻愛心。近3年來，我局館僅檔案服務民生一項，就有1357人受益，查閲檔案文件資料達4250卷(件)/次。在檔案服務民生方面，我還親身經歷了一件事。今年5月19日，我局進駐德陽市政務中心的同志因病請假，我代替去政務中心值班。當天中午1點過，什邡市民卿立鬆前來要求查閲有關醫療事故處理方面的文件，我當即搜索了現行文件目錄，沒有這類文件。原來，他的父親在什邡某醫院做手術後出現了事故，要求醫院賠償，此事已拖了一年多未了結。我看到小卿焦急的樣子，安慰他不要急，承諾想辦法幫他查到所需文件資料。經過一番周折，我到市衞生局複印了《醫療事故處理條例》並交到卿立鬆手裏，此事正在通過法律手段解決中。此時此刻，我在想檔案工作者要為羣眾的民生問題着想，充分利用檔案文件資料，幫助羣眾解決實際困難，儘管這些工作不起眼，儘管這些事例很平常，但它涉及到羣眾的切身利益。我感慨：檔案工作服務民生是我們檔案工作者的責任啊!
進入檔案館工作已半年有餘，我從一個什麼都不懂的“門外漢”到如今能夠妥善處理好日常工作，每個過程走過來都有深深的感觸。新環境、新領導、新同事、新崗位，對我來説是一個良好的發展機遇，是一個很好的鍛鍊和提升自己各方面能力的機會。在這半年的工作和學習過程中，領導的悉心指導，各位同事的大力支持和幫助，使我能很快地適應檔案管理流程與操作，讓我無論是在工作還是為人處事上都學到了很多。
作為專職城建檔案管理的一名新兵，我深知自己的專業知識匱乏，業務能力欠缺，所以在檔案管理逐步走上制度化、規範化軌道的今天我必須更努力的學習才能勝任這一份工作。由於是學財務出身，對城建檔案這一塊從未接觸過，我一方面從最基礎的建設工程知識學起，瞭解整個房屋建設和市政基礎設施建設總體框架和基本流程；另一方面，向經驗豐富的同事請教檔案管理的規範和技巧。半年來，通過我不斷的學習和總結，檔案管理工作基本能得心應手，但仍存在着一些不足的地方，在下階段工作將努力改進。現就目前新洲區城建檔案館現狀提幾點個人的意見。
一、創新檔案審核機制，優化建設工程檔案審核驗收流程。
建立建設工程檔案移交自查制度，要求建設單位在移交工程資料前根據《自查表》逐項自查並蓋章確認，在保證資料齊全的前提下再辦理檔案審核預約登記，以提高進館檔案的質量和審核效率。
二、推進城建檔案信息化建設。
隨着信息化的發展，我管迫切需要啟用檔案管理軟件，協調和完善系統功能，與建設局相關單位通過局域網絡平台連接，建立資源共享平台，為我館數字化檔案建設奠定基礎。及時更新和維護本館網站，把網站建設工作作為對外服務窗口、信息交流平台和檔案宣傳陣地。
三、切實加強檔案保管、保護工作。
庫房嚴格按照“八防”要求，做好日常安全保管工作，確保館藏檔案的實體安全。實時維護好檔案管理軟件的安全運轉和數據庫備份工作，確保檔案數據安全。
四、繼續加強重點建設項目、市政項目、園林項目檔案的接收歸檔工作，提高各類城建檔案的歸檔率。
五、繼續做好城市風貌的聲像資料的採集工作，按照要求進行整理並歸檔。
六、繼續推進城建檔案法制建設，將依法治檔工作落到實處。
七、做好檔案宣傳，舉辦一次城建檔案工作業務培訓班。
在檔案館工作半年的時間裏，我深刻的體會到了不僅要學會怎樣做事，還要學會如何做人。
儘管我在前一階段的工作中取得了一些成績，但距檔案管理的規範化要求，與檔案管理的先進單位相比還有不少差距。我將認真學習其他單位的好經驗好做法，主動查找工作中存在的不足，以更加負責的精神、更加有力的措施，全力投入檔案管理工作中去，不斷推進檔案工作邁上新台階。
作為一種重要的信息資源，檔案在食品藥品市場監管和保障羣眾飲食用藥安全中發揮着積極重要的作用。檔案工作的好壞，將直接影響食品藥品監管各項工作的開展。因此檔案管理工作是食品藥品監管眾多工作中不可忽視的一項重要性、基礎性工作。
一、基層縣局檔案管理的特點
影響基層檔案管理的特點包括積極的和消極的兩個方面。積極的方面：
（一）組建時間不長，一些材料仍可以蒐集並補充歸檔。也就是收集材料的時間跨度不大，如筆者所在的xx縣藥監局於20xx年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監管職能後，於20xx年12月8日，掛xx縣食品藥品監督管理局牌子。現在離組建之初不滿6年，利於蒐集未及時歸檔的相關材料。
（二）垂直管理的行政管理模式，縮短了機構組建時間，包括檔案管理在內的各項工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領導下，根據三定方案很快配齊了班子、較快地選調、招收了工作人員，作為檔案管理的業務股室──辦公室，在最早的時間開展起了工作,這對最初的檔案管理起到了關鍵的作用。
（三）檔案管理得到了重視。歷屆局領導都對檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設備及工具，如檔案櫃、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時，還臨時聘請了檔案管理專業人才對以前的檔案進行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理工作。為便於收集保存有關材料，特為辦公室配備了攝影機、照相機、可刻錄光盤計算機等一些設備。
事物都有兩面性，正因為是新成立的機構，要將檔案管理這樣的單項工作開展好需要一段過程。在機構成立之初，面臨着事情多、人手不夠、經費少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“説起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。
二、基層食品藥品監管檔案管理易忽視的幾點
隨着機構幾年來的發展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設置了檔案庫房、辦公室、閲覽室，購置了檔案裝訂機、先進檔案櫃，制定了檔案管理相關制度，建立了檔案檢索工具，藥監檔案管理工作得到了較快發展。現根據檔案管理的要求，結合食品藥品監管的特點，列舉一些在檔案管理具體業務中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。
1、行政處罰案卷未及時按序移交檔案室
行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強的強制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現場檢查筆錄、調查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護措施嚴密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補的損失。檔案室相對於辦案業務股室，保管條件和防範措施要好。另外，業務股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規範，容易出現檔案管理鏈的脱節，影響檔案安全。所以行政處罰檔案不能長時期存放於業務股室，最好是在案卷辦結一年內，及時歸檔移交到檔案室，並做好細緻的交接手續。檔案室將按年度-類別-案號，一案一號歸檔。
2、機關成立、名稱變化、職能改變時要注意收集檔案
機關成立之初、增加食品綜合監管職能更名為食品藥品監督管理局之際，將產生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調整、職能變化、經費上劃等重要檔案。這些檔案記錄着組織機構的演變發展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動的聲像資料，若當時沒收集，以後將無法補充。
3、機關領導更替、職工花名冊，要定期和隨時收集
檔案管理也要堅持“以人為本”，機關領導的變更，關鍵時期的職工崗位情況，職工變動情況要及時收集歸檔。職工花名冊要按年度製表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個人檔案的補充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監管志時，就需要基層局提供此方面相關材料。
4、年度統計報表、總結需按要求歸檔
各類統計報表、總結在按要求報送外，同時留存一份存檔。對於人、財、物方面重要的報表，還需單位負責人簽字、蓋章後存檔。
檔案資源作為國家資源的重要組成部分，其保密工作帶頭檔案事業發展和國家案例。筆者僅就如何做好檔案保密工作，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認識。
一、強化檔案保密意識
和緩檔案部門要不斷增強做好檔案保密工作的責任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強化檔案保密工作。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家祕密的義務。對涉密紙質檔案、磁性介質的借閲、保管、銷燬等環節要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿於檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“預防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痺大意的思想和僥倖心理。要經常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和後果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。
二、加強檔案庫房安全建設
檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控設備等防盜設施，並隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作。其次，檔案庫房應指定專人負責管理，落實雙人雙鎖等嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。其三，涉及國家祕密的檔案應單獨保管，要設帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險櫃等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質應配備專用的檔案消磁櫃；對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細緻的安全檢查，在認真清點核對檔案數目的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，採取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。
三、完善保密檔案借閲管理
加強保密檔案借閲制度建設至善重要。應制定細緻完善的檔案借閲制度、外借制度、複製制度等。各項檔案借閲規章制度的條文應嚴密而簡明，便於執行，並在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閲、移出、銷燬等應嚴格按規定手續辦理，必須按要求填寫撮單，由直接領導、項目負責人簽字，認真履行登記、簽字手續，填寫借閲卡及借閲簿，手續齊全後方可借閲。借閲人要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。保密檔案使用完畢後應及時核對、檢查、維護與安全，不能私自撕拆、塗改，更不得缺頁少項。借閲的檔案要保管好，不能丟失，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，及時向檔案部門報告，進行補救。保密檔案的借閲時間不得超過一年，因項目週期長而不能及時歸還的，應辦理續借手續。對長年欠檔，經追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按國家規章制度嚴肅處理。此外，因工作調離、離退休和長期病休的，出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閲的檔案，由檔案室簽字後，方可辦理有關手續。屬借調工作人員借閲保密檔案時，必須由項目負責人代借，當其離院時由代借人還清檔案。
四、加強電子檔案管理
安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，和種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以複製副本或異地保存。在借閲方面主要應做到以下幾點：
一是所借的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內容相同，且要經主管領導及項目負責人批准，方可借閲；
二是要根據使用者的情況而，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式；
三是應根據電子檔案內容的祕密等級進行有效管理，對祕密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用；
四是要對重要電子檔案的信息內容進行加密處理。
而存儲在網絡數據庫中的電子檔案，則應重點做好數據庫的安全與保密工作。
首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，並對內外網服務器部署好防火牆；涉密計算機不得與國際互聯網相連。
其次，為了防止內部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權限控制，確保保密數據只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防禦，事後追蹤。
其三，可根據權限查閲，在權限範圍內更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內容下載到終端用户及任何設備上。
這樣，所有的保密數據統一集中地保存在服務器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。
隨着我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今後工作發展的必然趨勢。
一、加強檔案資源建設
1、嚴把檔案收集關。和緩檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，有關部門要下發通知，明確接收檔案的範圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案徵集範圍，主動向社會徵集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可採取代存、寄存、徵購等辦法進行監管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可採取複製和建立目錄及編制簡介等形式，達到豐富館藏，為利用者服務的目的。
2、處理好質量與數量的關係。館藏數量的多少一直是檔案館館藏豐富與否的重要標誌。從近年來館藏建設的實踐看，各級檔案館應該不斷豐富和優化館藏，正確處理好館藏數量與質量的關係，使館藏建設從片面追求數量轉變為兩者兼顧。
3、走“特色”發展之路。檔案部門要了解需求，貼進經濟，走向社會，對散存在社會上的各種門類、各種載體的檔案進行廣泛徵集。同時，也應充實認識到館藏建設的“特色”，在特色上下力氣、做文章，分析本地區的歷史特色、經濟特色、文化特色、民族特色、自然區域特色等，突出抓好支柱產業、重點項目、龍頭項目、名優產品、名人、名勝、名產等特色檔案以及與人民羣眾生活息息相關的專門檔案的徵集，進一步豐富館藏，優化結構，體現特色，打造精品。
二、加強檔案現代化管理
1、檔案資源信息化。在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平台和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規範化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平台建設，即檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平台，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
2、檔案保護現代化。傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨着新型存儲介質的不斷出現和廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今後研究的重點內容，不僅要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。
3、管理手段現代化。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及 先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先，檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑑和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次，先進技術手段的應用。要不斷將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
4、檔案管理標準化。通過制定和貫徹各種標準、規範，使技術應用和分工協作有統一的科學準則和依據，保證各項檔案工作能夠有機地聯繫起來，並且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴於統一的標準與規範，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平台的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規範來實現，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
三、加強檔案法制建設
1、加強學習，不斷提高檔案法律觀念。只有加強對檔案法律、法規的學習，才能不斷提高和緩領導、檔案工作人員以及社會各界的檔案法制觀念，真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違反必究。一要認真學習《檔案法》及有關規定，掌握其內容和具體要求。二要加強對檔案法律、法規知識的培訓，不斷提高檔案法制建設水平。三要依法治檔，強化檔案法律的權威，維護檔案法律的尊嚴。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強遵守《檔案法》及相關法規的自覺性。
2、強化監督職能和力度，健全檔案行政執法程序。要規範檔案行政執法行為，履行職責，嚴格執法，依法管理檔案。要建立法制監督隊伍，對各機關、團體、企事業單位檔案工作進行執法監督檢查，真正做到依法治檔，實現檔案事業管理的程序化、制度化，檔案業務管理的規範化、現代化。要嚴肅查處違法案件，表彰獎勵先進。
3、正確處理檔案工作與檔案法制建設的關係。眾所周知，實行統一領導，分級管理，維護檔案的完整與案例，便於社會各界利用，是檔案工作的基本原則，這一基本原則是在長期的檔案工作實踐中逐步確定的。而檔案執法正是為了堅持檔案工作的這一基本原則，防止和個人做出危害檔案事業的行為，以鞏固有利社會關係和社會秩序。因此，各級檔案部門要正確處理檔案工作與檔案法制建設的關係，依法管理檔案事業。
檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何和檔案工作，實現文書檔案管理的規範化、科學化，是新時期文書和檔案管理人員的歷史責任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結合實際工作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。
一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決於對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠於職守，忠實肯幹，發揮主觀能動性，幹出業績，幹出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。
2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導彙報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施檔案管理現代化是加強文檔管理工作必由之路
隨着改革的深入發展，文檔管理面臨着許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落後直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與造化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、彙集統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今後的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由於文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，儘快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂於奉獻的工作精神，又要有紮實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備紮實的專業知識，開拓視野、優化籍貫結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑑定、統計和開發利用作為檔案人員的職責範圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使文檔管理工作人員產和緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鈎，對不參加檔案專業知識培訓的取消評聘資格，激勵文檔工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對於正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關係學等，在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特徵之一，也是文檔現代化管理的標誌之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。
信息時代的來臨已成為不可逆轉的世界潮流。知識和信息已成為經濟發展的重要資源，並引起全球性增長模式和發展觀唸的變化。信息化建設的發展對包括檔案工作在內的各行各業產生了強大的衝擊和深遠的影響，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應新時代檔案工作的需要。網絡技術為核心的現代信息技術的應用，認真分析信息化建設與檔案工作的檔案工作如何實現信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。
一、信息化建設與檔案工作的關係
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨着信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特徵，它依附於檔案的內容有密切聯繫;三是綜述、彙編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2、信息化建設是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將馬人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負着掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素髮生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由於檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。
4、信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源於兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨着信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨着人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨着社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閲上，而且可以和文化教育、社會休閒等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關係的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。
2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規範，避免重複開發，並規範市場管理;二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效;一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間;三是光盤存貯服務。由於光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防於檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務;四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衞星、郵電信息網絡寺，將檔案信息發佈出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案;五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務;六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等製作檔案信息，並向公眾發佈。
3、培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”;這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有着更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決複雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案
人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是説，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑑優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯繫，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。
三、檔案法制建設是信息時代檔案工作的重要節點
由於檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產權的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須儘快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。健全檔案法規體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應該充分運用檔案法律法規，加大執法力度，依法行使管理監督職能，為檔案信息化建設提供強有力的保障。
幾乎每天，都有帶着各種各樣問題的市民從檔案館找到能為自己解決問題的證明資料。憑這些證明，他們就可以享受國家應給予的很多優惠政策、就可以證明自己的身份、就可以知曉自己的歷史、就可以辦理相關的手續、就可以實現自己的希望……每次拿着一紙證明材料，他們便不停地説：“謝謝!太謝謝了!”儘管只有簡單的一句話，我從中體會到的卻是：幫助別人是件很快樂的事情!這也是我五年檔案工作的感想。
構建和諧津市檔案功不可沒
五年的任職生涯讓我感覺：檔案工作雖沒有驚天動地的壯舉，但功不可沒卻一點兒都不誇張!列舉幾組數字讓大家看看：一是我們現有的館藏量。津市檔案館所存檔案最早的年份是1745年，現存有208個全宗，檔案、資料總量超過10萬多卷(冊)。有明、清檔案，有革命歷史檔案，有建國後各機關、鄉鎮街道在工作活動中形成的具有保存價值的檔案資料，有國有改制企業檔案。它們就是津市歷史發展、經濟建設的積澱和全部文明成果的載體，它們就是津市社會發展、經濟發展的寶貴資源。試想：一份城市建設規劃、一張新農村建設藍圖、一份脱貧致富的經驗總結、一項新的發明創造、一項價值連城的科研成果、一份感人的英雄事蹟材料都是社會歷史的記載，是文明成果的彙集。你説這些檔案資料是不是社會和諧發展的寶貴財富呢?因此，構建和諧津市離不開這些檔案資料。二是這些館藏檔案資料究竟起了哪些作用?從2006年起，我們先後為1000多名企業下崗職工辦理再就業優惠證、失業登記證提供原始憑證;為200多名農村下放知青落實政策、享受待遇提供原始依據;為300多名企業工人辦理特殊工種提前退休提供證明材料;2009年，相關部門利用館藏的改制企業檔案原始資料為離退休工人爭取上級補助資金上千萬元，市政府為全市2000年前離退休的企業工人補發了拖欠的工資。
儘管我們庫房裏碼的、堆的都是些“故紙堆”、“死資料”，平時不引人注目，但當你真正需要它的時候，它就會變得彌足珍貴，也就會產生巨大的作用和威力。對構建和諧津市是不是功不可沒呢?
每當有人懷着僥倖而來，抱着希望而歸時，你會覺得這不僅僅是一份職業，同樣也是一份快樂!
探究社會發展檔案首當其衝
和管人、管錢的單位相比，檔案部門顯得弱勢，顯得冷清，沒有車馬喧鬧、沒有人來人往，但這項工作有其獨特性、有其不可比擬性，它在探究社會發展的歷程中發揮着首當其衝的作用。如果沒有檔案工作，一個過去發生的重大事件就沒有記錄，就無從考證，歷史就會被割裂;如果沒有檔案工作，過去取得的經驗教訓就沒有記載，就不能總結提高，促進發展;如果沒有檔案工作，很多涉及民生的資料就無從查找，就不能及時助民，排憂解難。檔案工作是存史資政的工作，是記載歷史，服務現實，放眼未來的工作;檔案部門比起經濟部門暫時較為困難，但隨着社會的發展，工作環境肯定會越來越好;隨着《中華人民共和國政府信息公開條例》的實施，信息化技術對檔案的滲透將進一步深入，國家綜合檔案館除了為政府和現代化建設提供檔案服務外，還主動為公民、為法人或其他組織提供獲取政府信息的便利，綜合檔案館作為政府信息的查閲場所，當然應該成為政府信息的服務平台，最大限度地滿足人民羣眾對政府信息的需求，也會最大限度地滿足不同階層探究社會發展的要求。今後，我們還將進一步完善計算機檢索、檔案信息數字化、網絡化管理、網上在線查詢等課題。隨着檔案的完善，越來越多的資料都會在檔案館找到，羣眾對我們的期望會越來越高，我們的責任會越來越重。一想到我們保管的檔案資料能為廣大羣眾解決很多現實問題，心裏就深深感受到了自身工作的價值，就更加覺得：檔案部門無錢但決不能無為!
五年來，我們清理、整理了所有的檔案庫房：搬櫃子、運檔案、掃庫房、倒架上架，這一系列工作幹起來既辛苦又勞累。我們錄入案卷級目錄3萬多條、重要全宗文件級目錄2萬多條，在津市檔案網站發佈400多份文件資料，近200多條檔案信息，不僅有市級網站採用，還國家級網站和兄弟縣市網站採用。近年來，省檔案局、常德檔案局先後在不同場合對我們的工作進行了表彰和鼓勵，津市檔案局的各項工作得到了上級業務部門的肯定，評為了常德檔案工作先進單位，這是歷年來少有的。去年，在全市領導幹部大會上，檔案局的班子被評為全市20個優秀班子之一。
其實，只要我們把各項工作做得精益求精，做得盡善盡美，做得富有創意，富有成效，即使無錢的單位也能幹出有為的成績來。
創造美好未來檔案盡心盡力
剛到檔案局任職時，沒有興奮，只有茫然;雖有熱情，但沒方向。況且：檔案的性質決定了我們的工作幕後。
我在想：創造美好未來，檔案工作者幹什麼?雖然我們的工作只能順其自然，但不代表從事檔案工作的同志就暮氣沉沉，不要活力。我們應該為創造美好的明天盡心盡力!這是五年來我任職最真實的感想。
因為是幕後工作，所以我們的工作就是蒐集、整理、再開發、再利用的工作。通過對資料的整理、分析，我們可以發現問題，吸取教訓;總結成績，推廣經驗，向組織上提出好的發展意見和建議，這樣，既盡了心盡了力，還是一項十分有創新意義的事。
五年來，我們對農業、農村檔案、對民營企業檔案、對社區檔案、對重點項目檔案、對機關事業單位檔案進行規範化指導，所有這一切都是在幕後規劃着做的。我一直認為，只要檔案工作者靜下心來，鑽進檔案中去，認真研究，科學分析，就一定能為一個地方的發展提供一些有價值的分析成果，就一定能為創造美好的明天去掉暮氣、去掉自卑，就一定能滿懷激情地幹好自己的本職工作。這樣，即使檔案工作者平凡，但也不會平庸;即使我們的工作年復一年，日復一日，但通過我們的工作也可以激發大家“知我津市，愛我津市”的熱情和鬥志。
奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔!”這句話揭示了一切事物的終極狀態。我也認為，所有的喧囂經過歲月的沖刷和時間的磨蝕，都將歸於沉寂，即使最輝煌、最神聖的東西，都將被時間這把利劍擊得粉碎，都將被簡化成一種最純粹的物質形態，被改寫成最簡單的存在形式，這就是——檔案。
儘管“檔案”一詞並不使人怦然心動、激情燃燒。但“檔案”是萬事萬物塵埃落定之後的必然歸宿。所以，作為芸芸眾生中的一員，大家也應該順應事物發展的規律，保持平和的心態，立足平凡的崗位，修身養性，用勤勞的雙手譜寫自己最完美的人生檔案!
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