光陰荏苒，轉眼間，從事檔案工作已有5個春秋，從最初的感受，工作着、寂寞着、美麗着，到漫步於檔案征程，我與檔案結伴，漸漸地我對檔案工作的認識也有了一個由淺至深的過程。隨着時間的推進，我倍加感受到，檔案離我們很近，它就在我們的身邊。在“國際檔案日”來臨之際，全世界檔案工作者互勉共進，共創美好未來，不想用太多的言語暢談所感所思，只想通過切身的工作實際，談點對檔案和檔案工作的認識和體會。
奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔!”這句話揭示了一切事物的終極狀態。我也覺得，所有的喧囂經過歲月的沖刷和時間的磨蝕，都將歸於沉寂，即使最輝煌、最神聖的東西，都將被簡化成一種最純粹的物質形態，被濃縮成最簡單的存在形式，這就是——檔案。縱觀檔案的各種形態，有綜合性檔案，有專業性檔案，離我們近的，有家庭檔案、健康檔案、榮譽檔案、婚姻檔案、房地產檔案、金融檔案、旅遊檔案等等，檔案與我們的生活息息相關，檔案始終相隨。
如果你問我對檔案管理工作最大的體會是什麼?我目前的回答是十個字：繁雜、細緻、重要、責任、坦然。每年每月每天做着：檔案收集、鑑別、裝訂、整理、錄入、編目、查閲、借用等工作，每頁檔案上都留下了我們的指紋，記錄了我們默默無聞的工作過程，也見證了企業逐步發展壯大的歷程。曾經有人問我：你每天在辦公室裏忙忙碌碌地在幹什麼?我的工作，若不瞭解大部分你還真看不到，只有用心做過，切身體會過才能發現其中的意義。自從接觸檔案管理工作，我始終懷着淡定平和的心態，保持着滿腔的工作熱情，儘管清苦、寂寞，但依然坦然面對，樂在其中。曾經聽某位領導人説過：“檔案工作是各項事業發展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們是要負歷史責任的”。由於社會上大多數人對檔案及檔案工作的不瞭解，便容易產生一些片面和狹隘的看法，做檔案工作除了要加強自身業務能力和素質的提高，還要想方設法做好檔案工作的宣傳，努力提高全民的檔案意識，讓更多的人走進它，瞭解它，讓檔案工作有越走越好的勇氣，有越走越光明的前程。
我熱愛我的這份工作。回想剛入職的時候，“檔案”一詞並不讓我怦然心動、激情燃燒，看着一摞摞不會説話的紙堆，心裏的確發怵過。今天，當我做着和前輩們一樣的工作，從我手中裝訂成冊的檔案卷宗也越來越多，發現檔案工作原來是一個單位管理工作的基礎，它是展示成就、總結經驗、最可靠、最寶貴的原始材料，不管是規範實用的文書檔案，還是科學嚴謹的科技檔案，亦或是生動形象的照片檔案，或者是真實直觀的聲像檔案，從檔案收集到檔案整理、檔案鑑定、檔案保護、檔案數字化、檔案信息的編研和利用等，每一個工作環節都是一門科學，都包含着深遠的意義。檔案工作的前瞻性、真實性、追溯性等特點也充分説明了檔案事業的價值所向和與時俱進。書中説，孔子是我國檔案文獻編纂的開創者，他在整理檔案文獻中寄託他的政治理想，尋找“修身、齊家、治國、平天下”的途徑，他把編研工作融入到個人的情趣與愛好中，無以割捨。當得知，我最喜愛的央視主持人崔永元放棄他如日中天的電視事業，即將走進寧靜高校的一隅，投身到潛心研究口述歷史的事業中時，我感慨萬分，由衷欽佩，至此，我對檔案工作有了一份更加特殊的情感。
我崇敬我的這份工作。且不説，規範有序的企業檔案為維護本單位歷史的真實與全貌，為方便利用做出貢獻的事實。試想，在市場經濟飛速發展，社會物慾膨脹，各種矛盾利益錯綜複雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，您可能就會免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優秀文化、借鑑歷史、尋求發展的重要依據，檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據，是生產建設的參考資料，是加強管理的必要手段，是科學研究的可靠資源，是宣傳教育的生動素材。小小檔案，大大貢獻，幾頁薄薄的紙片，能為您實現自己的希望，能為您證明苦苦追尋的答案，也能為您省去成千上萬的損失。檔案工作功在當代、利在千秋!
檔案工作給我一種創造的力量。不少人説檔案工作是枯燥的平凡的，卻不知再平凡的工作也需要有人沉下心去做。在我們眼裏，檔案工作也是最能出成果的工作。當你把一頁頁原本零散的紙張理成整齊的一疊，通過穿針引線裝訂成案卷，再給它穿上整潔的外套時，那就像一個裁縫把一塊布料做成了一件衣服一樣。當經過加工再給它封皮印章，一本完整的檔案出爐的時候，感覺就像擁有了一項發明創造那樣讓人開心。當原本空空的密集架漸漸地豐富起來，最終排列成整齊的一行時，那時候看着它們，儼然自己是一位將軍在檢閲隊伍，一種榮耀感油然而生。當把厚厚一疊彙編資料編好目錄印刷成冊，撫摸着光滑的書皮，一種滿足感實在無法形容。因為相信只要盡心盡力，任何工作都會變得充滿活力、富有生機。
檔案工作給我一種別樣的滿足。人們都説檔案工作是“冷門”職業,浪費青春,得少失多,但每當有人懷着期盼而來，抱着希望而歸時，我覺得這不僅僅是一份職業，同樣也是一份快樂。當我看到查檔者焦急而來,滿意而歸時他們感激的微笑和話語，當我知道這些的檔案資料為個人為企業排憂解難，做為真憑實據減少企業損失，為技術攻堅、項目改造、安全生產提供準確翔實的依據時，我的內心又覺得無比的自豪和滿足。記得一次，華東電力設計院的幾位專家來我廠為一項技術改造做評估報告，在對項目實地勘察後，臨走前需要帶回一些相關圖紙和文字資料做為報告的參考和依據，而那天是星期天，我在家裏臨時接到電話説要立即趕到辦公室，給他們提供查檔，我趕忙乘車來到檔案室，一邊接待他們遞上熱茶，一邊根據他們的要求抓緊時間查找檔案，從庫房內搬出近20盒檔案，幫助他們一張張一頁頁的翻看，最終選定40張圖紙，專家門説想把複印件帶走，因為是星期天辦公場所無人上班，我帶着他們來到城裏一家複印店，和店員説明情況幫助他們完成了圖紙的複印，並且把圖紙裝好。臨走時，他們一再感謝，充滿微笑的説：“沒想到這麼年輕的孫工，辦事效率挺高，人還這麼熱情，下次來還要找你哦”。我知道我的努力得到了他們的認可，檔案的價值得到了體現，我們檔案人受到了尊重。
隨着時代的進步和社會的發展，檔案工作的涉及面越來越廣，現代化的要求也越來越高，人們對檔案工作的期望會越來越高，我們的責任也會越來越重。都説一個人可以用一天的時間喜歡上一樣東西，但是要用一輩子的時間去忘掉它，雖説我不是用一天時間喜歡上檔案工作的，但是我用一輩子的時間都忘不了這份特殊的工作。
我榮幸，是一名檔案員，我驕傲，能為檔案工作貢獻一點力量，祝福檔案事業的明天一定會更加美好!
一、要把握和處理好保密與利用工作的關係
在浩如煙海的各類檔案中，有相當一部分是涉密檔案。根據《保密法》規定，這部分檔案劃分為“絕密”、“機密”和“祕密”三級。做好涉密檔案的保密工作，是檔案工作者的神聖職責。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、範圍限制的利用。保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關係，不可偏廢。
利用檔案為實踐活動服務，具有極為重要的現實意義。然而，在實際工作中普遍存在着重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。筆者認為，兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認識，與時俱進，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的基礎上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現出來。
二、要把握和處理好制度與措施的關係
俗話説，沒有規矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作為保障。有制度無措施，執行起來就會落不到實處。有措施而無制度，則會綱目混亂，難以長期堅持執行。兩者是相輔相成，互為補充的。以筆者所從事的檔案工作實際為例，建立了檔案閲覽制度、外借制度、複印制度等，規定不同的審批手續，做到檔案利用工作有章可循。與此同時，按照中央相關法律法規，對收發、分送、傳遞、借閲、移交、銷燬等各個環節，建立相關工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，建立了由主要領導同志任組長的保密工作領導小組，定期監督檢查。由於有多項制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實施，收到較好的實效。
檔案管理是企業管理的重要組成部分，它能記載和反映出公司日常工作和建設活動的全過程和成果，可及時為領導決策和各工作部門提供內容翔實的信息資料。因此，我們必須把檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當做一項十分重要的任務來抓好、抓實。
如何做好本單位檔案管理工作？
一、目標與前提
檔案管理的最佳狀態，即達到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規範、保管妥善、查詢便捷的目標。檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現檔案管理法制化的必要前提。首先，公司必須要有能夠達到防火、防盜、防泄密的檔案室，並配備必要的檔案密集櫃、温度測量儀、滅火器、辦公電腦等相應的辦公設施，這是最基本的硬件保證。其次，單位應該高度重視，分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作。再次，公司要根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業文件材料歸檔範圍和保管期限規定》等相關法律規定，結合實際情況建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。
二、收集與整理
歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯繫；應區分不同價值，便於保管和利用；應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。各部門兼職檔案員應積極配合檔案管理員做好檔案的收集與整理，在規定時間內按要求做好文件的分類、收集，保證歸檔文件材料完整、準確、系統，並及時移交檔案室。
三、立卷與歸檔
立卷和歸檔是檔案管理的一項重點工作，好的立卷歸檔工作對於保存有價值的文件，以及積累檔案史料有着十分重要的意義。因此，做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點：
（一）組件分類。文件收集移交之後，就到了集中統一立卷的環節。我們應將收集到的文件材料逐一進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。歸檔文件一般採用按年度分類、按機構（問題）分類、按保管期限分類三種方法進行分類，確保歸檔的材料都有保存價值，並確定保管期限。在組件分類的過程中，要重點檢查歸檔的材料是否齊全完整，對破損的文件材料要修補或複製，剔除重複、多餘的材料。
（二）排列與編號。歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內按時間結合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先後順序排列，會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。編號時應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編寫應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。
（三）編目與裝訂。一是歸檔文件應逐件編目，並依據檔號順序編制歸檔文件目錄。來文與覆文作為一件時，對覆文的編目應體現來文內容。歸檔文件目錄還應設置序號、文號、題名、日期、頁數、備註等項目。二是案卷的裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、便捷，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂後文件平整，有利於歸檔文件的保護和管理。裝訂時應儘量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。為便於管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應儘量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。
（四）編頁與裝盒。紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼，頁碼應逐頁編制，宜分別標註在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最後將歸檔文件按順序裝入檔案盒，並填寫檔案盒盒脊及備考表項目。
四、借閲與歸還
公司應嚴格執行保密制度，建立、健全檔案借閲制度和檔案查閲登記表。任何檔案的借閲都應該嚴格履行審批和登記手續，凡借出的檔案都應及時催還，歸還時發現文件短缺、增刪等現象應立即追查。
五、保管與銷燬
檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種。到了銷燬的年限時，應先登記，編制清冊，並按有關規定履行審批手續後，再將需要銷燬的檔案逐一進行銷燬，銷燬時需要至少兩人監督，銷燬清單及記錄需打印紙質檔案保存。
學校檔案記載和反映學校發展的真實面貌，具有歷史的內在真實內容和外在形式，它是歷史的真實記錄，是教學管理及行政管理的重要依據。檔案管理工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的重要標誌。檔案工作的範圍很廣，它是指對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代建設服務，為各級領導決策服務。新時期要做好學校檔案工作，要加強領導，加強制度建設，加強隊伍建設，加強基礎性工作，以提高服務質量為重點，認真貫徹落實國家檔案和自治區檔案工作政策法規，切實做好檔案開發、利用工作，使檔案工作在教學、科研發揮了巨大作用。下面我就如何更好地開展好檔案工作結合自己的工作實踐，談談我的認識、收穫和體會。
我校檔案室籌建工作是從20xx年上半年開始整理，在安寧市檔案局和教育局有關領導的指導下進行的，到20xx年8月中旬初步結束。
一、以前檔案狀況説明
我校創建於20xx年，是一所招收外來民工子弟的民辦學校，建校至今已11年，20xx年至20xx年我校處於對檔案工作不瞭解，雖然逐年積累了學校的好多資料。但對檔案資料收集卻不完整，整理也不規範。由於學校在檔案管理上缺乏經驗和標準要求，在類別的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，沒有組卷的散亂成堆，不分保存價值，一律收集，永久保管，而且按學年裝訂成冊。
20xx年張校長參觀了安寧市檔案局和教育局的檔案室後，看到我校檔案工作的癱瘓現狀，十分着急，先後幾次召開班子會議進行研究，並把檔案工作列入學校的議事日程，組織力量進行全面的收集、整理、立卷工作。
二、整理後檔案的分類及要求
1、從原來的三大類到目前的九大類：黨羣類，目錄號1號；行政類，目錄號2號；教學管理類，目錄號3號；學生學籍類，目錄號4號；教師業務類，目錄號5號；基建類，目錄號6號；設備類，目錄號7號；會計類，目錄號8號；特種載體類，目錄號9號。
2、以“件”的形式整理裝訂
（1）把建校以來所有原先不分保管年限的各級各類文件以年度為單位分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。
（2）把建校以來所有的教學管理類材料，以學年為單位，按問題排列分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。
（3）基建類、設備類、照片類從文書檔案中抽出單獨編目錄號。
（4）完善和充實教師業務類、特種載體類。
三、體會
1、認真領會有關文件精神，熟悉檔案業務知識，對我校20xx年來的檔案資料進行重新整理，使我校現有檔案更加規範化、標準化。目前的檔案根據不同的類別，編寫目錄號，分櫃安放，改變以前封面標題的隨意性，注重作者、時間、內容、文體四要素完備。
2、進一步增強做好檔案管理工作的自覺性。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有紮紮實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的衝擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
3、學校領導的重視，教師的支持和上級主管業務部門的指導是搞好檔案工作的保證。在這次檔案工作的達標過程中，學校領導充分認識檔案工作的重要性，並召開會議成立檔案領導小組，校長任組長，副校長任主管，制訂計劃，專人整理，增添設備，並提出高層次的要求。還在教師會議上強調搞好檔案工作的必要性。所以在建立教師業務檔案時，要求教師把應歸檔的證書，各類評比、比賽中獲獎的榮譽證書複印件上交，由於教師們配合支持，使這個工作完成較快。
學校檔案從開始到結束，教育局xxx老師、檔案局xxx老師來我校指導工作，同時也得到檔案局監督指導科xxx老師的多次指導，使我校檔案工作逐步趨於規範化、標準化。
4、存在的差距
通過這次檔案整理，與以前比確實取得了一定的長進和成就，但是和上級教育局、檔案局的要求，還有較大差距，主要表現在檔案材料中的文字，書寫用筆尚未統一，格式不夠規範，材料收集中的科學性、規範化等問題上有待於進一步提高。雖然檔案目錄電腦貯存，但也還是開始起步階段，如何運用現代化設備，參加檔案管理，為教育、教學服務這篇文章只開了個頭，有待於繼續深入完善。使檔案管理工作儘快達到規範化、標準化的要求。
通過對檔案的一邊整理和一邊學習，我係統地瞭解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地瞭解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應該具備的職業素養，看到日後管理檔案工作的發展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以後努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進步。
隨着我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今後工作發展的必然趨勢。
一、加強檔案資源建設
1、嚴把檔案收集關。和緩檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理，為檔案的收集、整理工作奠定基礎。在接收檔案前，有關部門要下發通知，明確接收檔案的範圍、內容、標準及要求，及時修訂和完善各種檔案的整理細則、保管期限等，以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時，要擴大檔案徵集範圍，主動向社會徵集有價值的檔案，對個人所有的、具有保存價值的檔案可採取代存、寄存、徵購等辦法進行監管，對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料，可採取複製和建立目錄及編制簡介等形式，達到豐富館藏，為利用者服務的目的。
2、處理好質量與數量的關係。館藏數量的多少一直是檔案館館藏豐富與否的重要標誌。從近年來館藏建設的實踐看，各級檔案館應該不斷豐富和優化館藏，正確處理好館藏數量與質量的關係，使館藏建設從片面追求數量轉變為兩者兼顧。
3、走“特色”發展之路。檔案部門要了解需求，貼進經濟，走向社會，對散存在社會上的各種門類、各種載體的檔案進行廣泛徵集。同時，也應充實認識到館藏建設的“特色”，在特色上下力氣、做文章，分析本地區的歷史特色、經濟特色、文化特色、民族特色、自然區域特色等，突出抓好支柱產業、重點項目、龍頭項目、名優產品、名人、名勝、名產等特色檔案以及與人民羣眾生活息息相關的專門檔案的徵集，進一步豐富館藏，優化結構，體現特色，打造精品。
二、加強檔案現代化管理
1、檔案資源信息化。在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平台和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的核心內容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段建立起各類規範化、標準化、可共享的數據庫和內容數據庫；二是檔案基礎平台建設，即檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平台，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
2、檔案保護現代化。傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨着新型存儲介質的不斷出現和廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今後研究的重點內容，不僅要研究有效保護和保管檔案載貨的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。
3、管理手段現代化。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及 先進的技術手段、技術成果，管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。首先，檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑑和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。其次，先進技術手段的應用。要不斷將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。
4、檔案管理標準化。通過制定和貫徹各種標準、規範，使技術應用和分工協作有統一的科學準則和依據，保證各項檔案工作能夠有機地聯繫起來，並且在檔案管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴於統一的標準與規範，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平台的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規範來實現，必須通過制定和建立種類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
三、加強檔案法制建設
1、加強學習，不斷提高檔案法律觀念。只有加強對檔案法律、法規的學習，才能不斷提高和緩領導、檔案工作人員以及社會各界的檔案法制觀念，真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違反必究。一要認真學習《檔案法》及有關規定，掌握其內容和具體要求。二要加強對檔案法律、法規知識的培訓，不斷提高檔案法制建設水平。三要依法治檔，強化檔案法律的權威，維護檔案法律的尊嚴。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強遵守《檔案法》及相關法規的自覺性。
2、強化監督職能和力度，健全檔案行政執法程序。要規範檔案行政執法行為，履行職責，嚴格執法，依法管理檔案。要建立法制監督隊伍，對各機關、團體、企事業單位檔案工作進行執法監督檢查，真正做到依法治檔，實現檔案事業管理的程序化、制度化，檔案業務管理的規範化、現代化。要嚴肅查處違法案件，表彰獎勵先進。
3、正確處理檔案工作與檔案法制建設的關係。眾所周知，實行統一領導，分級管理，維護檔案的完整與案例，便於社會各界利用，是檔案工作的基本原則，這一基本原則是在長期的檔案工作實踐中逐步確定的。而檔案執法正是為了堅持檔案工作的這一基本原則，防止和個人做出危害檔案事業的行為，以鞏固有利社會關係和社會秩序。因此，各級檔案部門要正確處理檔案工作與檔案法制建設的關係，依法管理檔案事業。
一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決於對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠於職守，忠實肯幹，發揮主觀能動性，幹出業績，幹出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。
2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導彙報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施檔案管理現代化是加強文檔管理工作必由之路
隨着改革的深入發展，文檔管理面臨着許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落後直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與造化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、彙集統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今後的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和創造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由於文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，儘快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂於奉獻的工作精神，又要有紮實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備紮實的專業知識，開拓視野、優化籍貫結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。
一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；
二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑑定、統計和開發利用作為檔案人員的職責範圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。
首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；
其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使文檔管理工作人員產和緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鈎，對不參加檔案專業知識培訓的取消評聘資格，激勵文檔工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對於正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。
第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；
第二，相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關係學等，在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；
第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特徵之一，也是文檔現代化管理的標誌之一，文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。
電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在範圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、發佈以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平台中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由於這些公文是通過電子政務公文處理平台產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式並不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，並採取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。
傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，並且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，採取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重複性作業。
一、電子檔案管理的原則
1．1“前端控制”原則
考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑑定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那麼電子文件的真實性就難於保證了，電子文件的流失也是不可避免的，並且還會造成部分的重複勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之後還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中後期階段需要控制的手段提到前端，也就是説檔案部門對於電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命週期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來説，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔後文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之後，將相關文件實時歸檔。並且要求用户及時著錄和鑑定文件信息，並且把著錄、鑑定信息與電子文件之間建立聯繫，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一併移交或發送給檔案部門。
1．2“全程管理”原則
根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷燬進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。
電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生於機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑑定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平台的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對於證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有着重要的作用。
二、電子公文的真實性保障
判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則並不適用於電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，複製起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地着眼於其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是採用法定程序對電子文件的生命週期進行全過程管理，並通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可採取的措施是：
2．1在計算機系統中設置安全防護技術措施
一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。
二是設置操作日誌，自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。
三是對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒佈有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。
2．2身份識別技術
身份識別技術主要用於正確識別通信用户或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用户一個“通行字”，代表該用户的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用户要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統內有關該用户的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用户，就可接受他對系統進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用户對系統進行訪問。
2．3防寫技術
將數字信息文件設置為“只讀狀態”，在這種情況下，用户只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用户更改數字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。
三、電子公文的完整性保障
傳統文件的完整性保障主要是通過鑑別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持着作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨着使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用於電子文件。
信息時代的來臨已成為不可逆轉的世界潮流。知識和信息已成為經濟發展的重要資源，並引起全球性增長模式和發展觀唸的變化。信息化建設的發展對包括檔案工作在內的各行各業產生了強大的衝擊和深遠的影響，傳統的檔案工作觀念和方法已經不能完全適應新時代檔案工作的需要。網絡技術為核心的現代信息技術的應用，認真分析信息化建設與檔案工作的檔案工作如何實現信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。
一、信息化建設與檔案工作的關係
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨着信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內在信息，也就是檔案的內容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特徵，它依附於檔案的內容有密切聯繫;三是綜述、彙編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2、信息化建設是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將馬人類聯貫在一起，構成一個全球化的人和機器的共同體，形成所謂的“網絡空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環境。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設的必然要求。在信息社會中，信息消費將成為加快社會信息化進程的源動力。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負着掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。生產要素髮生了變化，信息將成為失去生產力發展的關鍵因素。同時，由於檔案部門作為重要的文獻信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經濟發展途徑的變革和發展模式的轉變，從根本上改變了社會各部門工作的發展方式和運作模式。
4、信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源於兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨着信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨着人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨着社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閲上，而且可以和文化教育、社會休閒等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業務售貨員、檔案學科研究人員以及其他與檔案工作有密切關係的人們。當他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責任感日益增強。而當他們作為信息的消費者，感覺到信息消費的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。
2、改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。目前市場上各種檔案計算機管理系統很多，國家檔案部門應制定統一的標準和規範，避免重複開發，並規範市場管理;二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效;一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間;三是光盤存貯服務。由於光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防於檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務;四是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如通訊衞星、郵電信息網絡寺，將檔案信息發佈出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案;五是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務;六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等製作檔案信息，並向公眾發佈。
3、培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的`“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”;這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有着更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決複雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是説，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑑優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯繫，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。
三、檔案法制建設是信息時代檔案工作的重要節點
由於檔案的憑證作用可以有效地證明信息產權的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產權的保護問題。進入信息時代，不但在理論上要解決“網絡空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術上也必須儘快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產權的保護才能落到實處。健全檔案法規體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應該充分運用檔案法律法規，加大執法力度，依法行使管理監督職能，為檔案信息化建設提供強有力的保障。
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